Planeación de directivas de administración de información (SharePoint Server 2010)

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

Este artículo describe cómo planear e integrar directivas de administración de información en la solución de administración de documentos de Microsoft SharePoint Server 2010.

En este artículo:

• Directivas de administración de información y características de directiva

• Informes de directivas de administración de información

• Integración de directivas de administración de información con aplicaciones del sistema Office

• Características de directiva disponibles en SharePoint Server 2010

• Planeación de directivas de documentos

Directivas de administración de información y características de directiva

Una directiva de administración de información es un conjunto de reglas para un tipo de contenido. Cada regla de una directiva es una característica de directiva. Por ejemplo, una característica de directiva de administración de información podría especificar el tiempo que debe conservarse un tipo de contenido o proporcionar la auditoría de los documentos. Las directivas de administración de información permiten controlar quiénes puede tener acceso a la información de la organización, qué pueden hacer con ella y cuánto tiempo debe conservarse.

Las directivas pueden implementarse para ayudar a una organización a cumplir los requisitos de conformidad con las leyes, como la necesidad de conservar registros. Por ejemplo, una directiva de recursos humanos, que una organización usa para garantizar que los registros de empleados se administran conforme a directrices legales recomendadas, podría incluir las siguientes características de directiva:

• Auditoría, para registrar el historial de modificación y visualización de cada documento relacionado con los empleados.

• Retención, para asegurarse de que el contenido de trabajos en curso no se mantenga durante un período innecesariamente prolongado.

• Etiquetas, para asegurarse de que las copias físicas de cada uno de los documentos sean correctamente identificables.

• Restricciones de impresión, para garantizar que los documentos confidenciales relacionados con los empleados solo se impriman en impresoras seguras. Tenga en cuenta que éste es un ejemplo de característica de directiva personalizada que debe implementarse mediante el modelo de objetos de Microsoft SharePoint Server 2010 o adquirirse a través de un proveedor de software de terceros.

Las características de directiva se implementan como programas que se ejecutan en SharePoint Server 2010. Pueden ser habilitadas y configuradas por un administrador del servidor y, una vez habilitadas, pueden ser usadas por los administradores del sitio para definir directivas. SharePoint Server 2010 incluye características de directiva para ayudarle a administrar el contenido. Mediante el uso del modelo de objetos de SharePoint Server 2010, se pueden diseñar e instalar características de directiva personalizadas que permitan satisfacer necesidades particulares de una empresa.

Una característica de directiva puede usar uno o varios recursos de directiva, que son programas que proporcionan alguna funcionalidad a una característica de directiva. Por ejemplo, un recurso de directiva para una característica de directiva de generación de códigos de barras podría proporcionar el valor único del código de barras. Se pueden desarrollar recursos de directiva personalizados e instalarlos para admitir las características de directiva.

Cuando la organización usa aplicaciones cliente de Microsoft Office System junto con SharePoint Server 2010, las directivas se aplican tanto en el servidor como en las aplicaciones cliente. Esto se realiza de forma transparente. Las características de directiva que se aplican a un documento se describen en una declaración de directiva asociada al mismo, y las aplicaciones que reconocen la directiva impiden que los usuarios realicen tareas que infringen la directiva del documento.

Para implementar una directiva, debe asociarla con los tipos de contenido, las bibliotecas o las listas de sitios.

Puede asociar una directiva con una biblioteca, una lista o un tipo de contenido de las siguientes maneras:

• Asociar características de directiva con una directiva de colección de sitios y, a continuación, asociar esa directiva con un tipo de contenido, una lista o una biblioteca. El sitio de nivel superior de una colección de sitios incluye una galería de directivas de colección de sitios en la que los administradores del sitio de nivel superior pueden crear nuevas directivas. Después de crear una directiva de colección de sitios, puede exportarla para que los administradores de otras colecciones de sitios la importen en sus galerías de directivas de colección de sitios. Esto le permite estandarizar las directivas en toda la organización.

  Cuando una directiva de colección de sitios se asocia con un tipo de contenido, y ese tipo de contenido está asociado con una lista o biblioteca, el propietario de la lista o biblioteca no podrá modificar la directiva de la colección de sitios en la lista o biblioteca. De esta forma, se garantiza que las directivas que están asignadas a un tipo de contenido se apliquen en cada nivel de la jerarquía del sitio.

• Asociar un conjunto de características de directiva directamente con un tipo de contenido y, a continuación, agregar el tipo de contenido a una o varias listas o bibliotecas. Para asegurarse de que una directiva que se crea con este método se use en toda una colección de sitios, asóciela con un tipo de contenido en la galería de tipos de contenido de sitio de la colección de sitios de nivel superior. De este modo, cada elemento de la colección de sitios de ese tipo de contenido, y cada elemento de un tipo de contenido que herede el tipo de contenido original, incluirá la directiva. Cuando se usa este método de asociación de una directiva con un tipo de contenido, resulta más difícil volver a usar la directiva en otras colecciones de sitios, ya que las directivas creadas con este método no se pueden exportar.

  Nota

  Para controlar de manera más estricta las directivas que están en uso en una colección de sitios, los administradores de colecciones de sitios pueden deshabilitar la capacidad para establecer características de directiva directamente en un tipo de contenido. Cuando se restringe la posibilidad de establecer características de directiva en un tipo de contenido, los diseñadores de tipo de contenido solo pueden asociar las directivas de la galería de directivas de la colección de sitios con los tipos de contenido. Para obtener más información acerca de la configuración de características de directivas para una colección de sitios, vea Creación, eliminación y visualización de colecciones de sitios.

• Asociar un conjunto de características de directiva directamente con una lista o biblioteca.   Este método sólo puede usarse si la lista o biblioteca no admite varios tipos de contenido. Este método de creación de una directiva sólo es útil para una directiva estrictamente definida que se aplica a una única lista o biblioteca.

  Nota

  Para controlar de manera más estricta las directivas que están en uso en una colección de sitios, los administradores de colecciones de sitios pueden deshabilitar la capacidad para establecer características de directiva directamente en una biblioteca. Cuando se restringe la posibilidad de establecer características de directiva en una biblioteca, los diseñadores de tipo de contenido sólo pueden asociar las directivas de la galería de directivas de la colección de sitios con las bibliotecas.

Informes de directivas de administración de información

Para realizar un seguimiento del uso de las directivas en cada aplicación web de una solución, puede configurar los informes de uso de directiva de administración de información mediante Administración central de SharePoint Server 2010. Los informes de directiva de administración de información ayudan a supervisar el grado de uso de las directivas por parte de la organización. Puesto que las directivas suelen implementarse para ayudar a una organización a cumplir con normativas específicas, la supervisión frecuente del uso de la directiva le ayudará a asegurarse de que su organización las cumpla.

SharePoint Server 2010 incluye una plantilla de informe de directiva predeterminada en formato de hoja de cálculo XML y permite crear una plantilla de informe personalizada basada en el mismo esquema. Se puede especificar una programación de creación de informes de directiva o generar los informes de forma manual.

Se genera un informe de directiva para cada colección de sitios de una aplicación web. Para cada lista y biblioteca, el informe registra lo siguiente:

• El número de elementos que usa cada directiva.

• Para cada directiva en uso, ya sea que esté basada en una directiva de la colección de sitios o configurada en un tipo de contenido, un resumen de la directiva (su descripción), junto con una descripción de cada característica de directiva.

Integración de directivas de administración de información con aplicaciones del sistema Office

Las directivas de administración de información de SharePoint Server 2010 se exponen en las aplicaciones cliente de Office System. Al configurar una directiva de administración de información en el servidor, puede escribir una declaración de directiva que informe a los trabajadores de la información acerca de las directivas que se aplican en los documentos. Por ejemplo, la declaración de directiva podría indicar que un documento expirará tras un determinado período, o que éste incluye información confidencial que no se debe revelar a personas ajenas a la compañía. La declaración incluso podría proporcionar un nombre de contacto en caso de que el trabajador de la información necesitase obtener más información acerca de la directiva.

Las directivas incluidas en SharePoint Server 2010 se exponen a los trabajadores de la información a través de características de las aplicaciones cliente de Office System. Por ejemplo, cuando se define una etiqueta como parte de una directiva, los usuarios pueden insertar etiquetas en documentos mediante el menú Insertar de la mayoría de las aplicaciones cliente de Office System. Si un documento requiere una etiqueta, la aplicación solicitará al usuario la etiqueta cuando éste guarde un documento en el que no se ha insertado una etiqueta. De forma similar, los usuarios podrán insertar códigos de barras desde aplicaciones cliente si esa característica de directiva forma parte de la directiva del documento.

En Office System, también se pueden integrar características de directiva personalizadas. Sin embargo, se deben implementar los comportamientos específicos de la directiva que se desea que estén disponibles desde aplicaciones cliente de Office System, y se debe proporcionar a los usuarios un medio para instalar estos comportamientos en sus equipos cliente a través de determinados mecanismos, como complementos, que permitan que los comportamientos estén disponibles desde aplicaciones cliente de Office System. Por ejemplo, si implementa una característica de directiva personalizada que restringe las impresoras que se pueden usar para imprimir un tipo de contenido, debe proporcionar un complemento personalizado para que las aplicaciones cliente de Microsoft Office apliquen la restricción desde dichas aplicaciones.

Características de directiva disponibles en SharePoint Server 2010

En esta sección se describen las características de directiva incluidas en SharePoint Server 2010.

• Expiración La característica de directiva de expiración ayuda a descartar o procesar contenido mediante un método coherente que se puede controlar y administrar. Cuando un elemento de contenido expira, se puede especificar que se descarte o que se ejecute un flujo de trabajo personalizado. Se puede establecer que el contenido de un tipo específico expire en una fecha determinada, basado en una columna de fecha u hora asociada con el tipo de contenido, lista o biblioteca, o tras un período calculado a partir de alguna actividad relacionada con el documento (como su creación).

• Auditoría La característica de directiva de auditoría registra los eventos y las operaciones que se realizan en los documentos y elementos de lista. Puede configurar la auditoría para registrar eventos como los siguientes:

  • Modificación de un documento o elemento

  • Visualización de un documento o elemento

  • Protección o desprotección de un documento

  • Modificación de los permisos de un documento o elemento

  • Eliminación de un documento o elemento

• Etiquetado La característica de directiva de etiquetado especifica una etiqueta para asociar con un tipo de documento o elemento de lista. Las etiquetas son áreas de texto que permiten realizar búsquedas y que SharePoint Server 2010 genera en función de las propiedades y el formato que se especifican. Por ejemplo, en un bufete de abogados, un documento relacionado con una causa legal podría incluir una etiqueta con los nombres de los clientes, el número de caso, el abogado asignado a la causa, etc. Las etiquetas resultan especialmente útiles en las versiones impresas de documentos como una forma de mostrar las propiedades del documento en una copia impresa. Además de usar etiquetas para los documentos, es posible asociar una etiqueta con un elemento de lista e incluir dicha etiqueta en las vistas de la lista.

• Código de barras La característica de directiva de código de barras permite realizar un seguimiento de las copias físicas de un documento mediante la creación de un valor de identificador único para un documento y la inserción de una imagen de código de barras de dicho valor en el documento. De forma predeterminada, los códigos de barras cumplen con el estándar común de código 39 (ANSI/AIM BC1-1995, código 39). Además, es posible conectar otros proveedores de códigos de barras mediante el modelo de objetos de directivas.

Planeación de directivas de documentos

Al planear las directivas de una solución, primero debe determinar las necesidades de directivas en toda la organización y, a continuación, diseñar directivas de colección de sitios para satisfacer estas necesidades y distribuir las directivas para su inclusión en las galerías de directivas de colección de sitios de todos los sitios relevantes. Esto podría requerir la planeación de características de directiva personalizadas. Tenga en cuenta que, si la directiva requiere características y recursos de directiva personalizados, éstos deben estar instalados y habilitados en todos los conjuntos de servidores en los que se usa la solución.

Un ejemplo típico de una directiva aplicable a toda la organización es una directiva diseñada para promover procedimientos recomendados sobre auditoría y conservación de especificaciones de productos entre las divisiones de una organización. Se diseña una sola directiva de colección de sitios para aplicarse a todas las especificaciones de productos, a fin de que su auditoría y conservación se realicen de forma coherente. Después de definir la directiva de la colección de sitios y probarla, se exporta y, a continuación, se importa a las galerías de directivas de otras colecciones de sitios en las que se almacenan especificaciones de productos. Después, se la asocia con todos los tipos de contenido de especificaciones de productos de las distintas colecciones de sitios, a fin de aplicar la directiva en todas las especificaciones de productos.

Hoja de trabajo

Use la siguiente hoja de trabajo con este artículo como ayuda para planear la implementación:

• Hoja de trabajo de directiva (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&clcid=0xC0A)