Planeación de la arquitectura de información para la administración de contenido web (SharePoint Server 2010)

Artículo
04/20/2016

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2011-02-03

La arquitectura de la información de un sitio web determina cómo se organiza y se presenta a los usuarios del sitio la información de ese sitio (sus páginas web, documentos, listas y datos). A menudo, la arquitectura de la información se registra como una lista jerárquica del contenido del sitio, palabras clave de búsqueda, tipos de datos, metadatos y otros conceptos.

Analizar la información que se presentará en un sitio web de Internet o de intranet es un paso inicial importante en el proceso de planeación del sitio, ya que proporciona la base para planear lo siguiente:

Cómo se estructurará el sitio y se dividirá en un conjunto de subsitios.
Cómo se presentarán los datos en el sitio.
Cómo navegarán los usuarios por el sitio.
Cómo se orientará la información a audiencias específicas.
Cómo se etiquetará el contenido y cómo se administrarán los metadatos.
Cuál será el origen de autoridad para los términos.
Cómo se configurará y optimizará la búsqueda.

Aunque en este artículo se incluyen algunas pautas para analizar los requisitos de la arquitectura de la información de un sitio de Internet o de intranet de SharePoint, lo más razonable sería que incluyera a un analista o arquitecto de la información en el equipo de planeación y diseño del sitio para asegurarse de que en los planes del sitio web se han considerado todas las necesidades de la organización en materia de arquitectura de la información.

En este artículo:

Recomendaciones generales para la planeación
Planeación de la estructura del sitio
Planeación de sistemas sociales y colaboración
Planeación de los metadatos administrados
Planeación de la inteligencia empresarial y los datos profesionales
Planeación de búsqueda

Recomendaciones generales para la planeación

Resulta útil dividir el análisis de la información para la planeación del sitio web en las fases siguientes:

Investigación del contenido y de la estructura existentes del sitio web El sitio de Internet o de intranet actual refleja su actual arquitectura de la información. Analice y registre cómo se distribuyen la información y el contenido entre los sitios y subsitios actuales. Consulte los registros u otras herramientas de análisis para averiguar a qué contenido se obtiene acceso con mayor y menor frecuencia.
Investigación de los requisitos de los usuarios Pregunte a los usuarios actuales y previstos del sitio y registre los tipos de información que crean o usan. ¿Qué información necesitan en su trabajo diario? ¿Pueden encontrar esa información fácilmente? ¿La estructura actual del sitio web les ayuda a comprender las relaciones entre los distintos tipos de información que el sitio contiene? ¿La información es completa? Tome nota de los problemas que los usuarios tienen para encontrar o usar la información con la arquitectura actual del sitio.
Investigación de los requisitos de negocio Pregunte a los administradores de la unidad de negocio u organización para los que se diseña el sitio web. ¿Cuáles son las necesidades de negocio del sitio? ¿Las unidades o divisiones de la empresa deberían reflejarse en la arquitectura de la información del sitio? ¿Cómo se va a compartir la información entre las unidades de negocio o si esta se va a aislar dentro de una misma unidad? Si el sitio está orientado a clientes, ¿qué información deberían encontrar primero? ¿Cómo explorarán la información de los productos o servicios?

Use su análisis para crear un esquema detallado de las necesidades de contenido de la organización.

Planeación de la estructura del sitio

La arquitectura de la información determinará la estructura del sitio de Internet o de intranet. Al dividir la arquitectura de la información en procesos de negocio, proyectos o grandes agrupaciones de contenido, y al usar esas divisiones para esbozar una jerarquía de los sitios y del contenido de cada sitio, puede planear la ubicación de la información dentro de esa jerarquía. Para obtener más información acerca de cómo planear la estructura de los sitios basados en Microsoft SharePoint Server 2010, vea Planeación de sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010).

Planeación de sistemas sociales y colaboración

Las características de sistemas sociales y colaboración de Microsoft SharePoint Server 2010 se crean a partir de una base de datos de propiedades que integra información acerca de las personas desde muchos tipos de aplicaciones empresariales y servicios de directorio. La investigación sobre la arquitectura de la información debe incluir información acerca de los usuarios. Esta información puede provenir de tecnologías y productos de Microsoft, como Microsoft Exchange Server, el servicio de directorio de Active Directory y Microsoft SQL Server. También se puede obtener de directorios para realizar el seguimiento de personas en formatos estándar del sector, como el protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP), o de aplicaciones de línea de negocio como SAP.

Mediante la recopilación de información de los usuarios, puede crear perfiles de usuario unificados y coherentes en toda la organización. Esto le ayudará a planear Mis sitios, que son sitios de SharePoint especiales que proporcionan un amplio conjunto de características de redes sociales y colaboración personalizadas para cada usuario. La creación de sitios sin intervención del administrador permite a los usuarios crear sus propios sitios web de Mis sitios. Al planear características de colaboración como Mis sitios, considere aspectos como si debe habilitar la creación de sitios sin intervención del administrador, qué usuarios deben tener permiso para crear sitios, si habrá una aplicación web específica donde se crearán Mis sitios y qué tipo de cuotas se necesitan. Para obtener más información acerca de Mis sitios, vea Planeación de Mis sitios (SharePoint Server 2010).

Los conceptos relativos a los usuarios que registre con la arquitectura de la información también le ayudarán a determinar cómo crear un grupo de usuarios del sitio según los procesos de negocio en los que participan, las listas de distribución y redes sociales a las que pertenecen, el contenido que posiblemente crearán o verán, o la estructura organizativa en la que trabajan. Para obtener más información acerca de cómo planear los sistemas sociales y la colaboración, vea Planeación de sistemas sociales y colaboración (SharePoint Server 2010).

Planeación de los metadatos administrados

Los metadatos administrados son una colección jerárquica de términos administrados centralmente que se pueden definir y usar como atributos para elementos de SharePoint Server 2010. Al planear la arquitectura de la información, tenga en cuenta los conjuntos de términos que se necesitan para clasificar elementos de SharePoint como las columnas personalizadas asociadas a documentos y listas o las columnas "Elección" o "Búsqueda" de un sitio de SharePoint Server existente. Para obtener más información acerca de los conjuntos de términos y los metadatos administrados, vea Planeación de términos y conjuntos de términos (SharePoint Server 2010). Puede usar la navegación por metadatos para mejorar la navegación de vistas de lista. La navegación por metadatos amplía las funcionalidades de vistas de lista y las combina con un control Filtros clave para que a los usuarios les resulte más fácil buscar contenido mediante el filtrado de una vista de documentos a un subconjunto basado en uno o varios filtros de navegación. Al planear la arquitectura de la información, tenga en cuenta de qué modo los usuarios probablemente usarán la jerarquía de sitios para navegar por las bibliotecas de documentos, además de los filtros que usarán para filtrar aún más los datos que se muestran en las vistas de lista de la biblioteca. Para obtener más información acerca de la navegación por metadatos, vea Introducción a la navegación por metadatos (SharePoint Server 2010).

Planeación de la inteligencia empresarial y los datos profesionales

La arquitectura de la información incluye la inteligencia empresarial y los datos profesionales que usa la empresa. Mediante las aplicaciones y herramientas de inteligencia empresarial, puede organizar su visión de los objetivos, procesos y requisitos de rendimiento de la organización de una forma útil, así como presentar los datos como información significativa. Con SharePoint Server 2010, los datos profesionales se pueden presentar en el contexto de la estructura del sitio de manera que estén disponibles para las audiencias que los necesitan. Por ejemplo, en un sitio de intranet de la empresa, los datos de nóminas de los empleados (que deben estar disponibles más allá de los límites departamentales de la empresa) pueden presentarse en el sitio central de la empresa para que los empleados puedan ver sus propios datos.

Los datos que usa una audiencia limitada se podrían presentar en los sitios destinados a esa audiencia concreta. Por ejemplo, un equipo de soporte al cliente podría ver e interactuar con los incidentes de soporte al cliente en un sitio que solo use ese equipo y un equipo de ventas podría ver los datos de clientes en un sitio dedicado a administrar las relaciones con los clientes. De modo similar, el equipo de soporte técnico de la empresa podría usar las características de inteligencia empresarial para ver las métricas sobre los vales de soporte técnico, como cuántos vales se asignan por técnico de soporte, cuántos están abiertos o se han resuelto y cuál es el nivel de satisfacción de los clientes.

Al planear la arquitectura de la información, determine qué herramientas de inteligencia empresarial necesita la empresa y dónde se deben exponer los datos en las aplicaciones empresariales existentes en los sitios de Internet y de intranet de la empresa de modo que estén disponibles para los usuarios que los necesitan. Para obtener más información acerca de la planeación de la inteligencia empresarial, vea Planeación de la inteligencia empresarial. Para obtener más información acerca de la planeación de los datos profesionales, vea Planeación de procesos y datos empresariales (SharePoint Server 2010).

Planeación de búsqueda

Cuando planee la arquitectura de la información, en una investigación sobre la arquitectura de la información, realice un seguimiento de los conceptos, términos de búsqueda y propiedades que emplearán los usuarios del sitio cuando busquen información. Necesitará estos datos cuando cree el esquema de búsqueda del sitio.

No olvide que los usuarios podrían buscar contenido con términos conceptuales amplios para describir lo que necesitan. La investigación que realizó de la arquitectura de la información le será útil como herramienta para asignar la terminología y los conceptos de los usuarios a la información subyacente que buscan.