Administración de plantillas de formulario aprobadas por el administrador (SharePoint Server 2010)

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2010-06-09

Las plantillas de formulario tienen requisitos de administrador diferentes según la forma en que utilizan el código y se conectan a los datos.

Los usuarios pueden cargar muchas plantillas de formulario en InfoPath Forms Services en Microsoft SharePoint Server 2010 sin que un administrador las haya aprobado individualmente. Estas plantillas de formulario se denominan "Plantillas de formulario de usuario".

A las plantillas de formulario que contienen lógica empresarial controlada mediante código administrado, acceso a datos de recursos externos o utilizan conexiones de datos administradas por un administrador se les debe conceder confianza para ejecutar código y tener acceso a datos. Esta confianza se presenta en dos formularios:

• Soluciones de espacio aislado: permiten a los usuarios cargar plantillas de formulario con código o conexiones de datos en entornos sin plena confianza. Las soluciones de espacio aislado realizan conexiones y ejecutan código en un entorno limitado, sin necesidad de la aprobación individual de los administradores, y no pueden incluir código que requiera plena confianza, como la suplantación de cuentas mediante el uso de privilegios de administrador. El nivel de confianza de las soluciones de espacio aislado está configurado de antemano por el administrador.

  Para obtener más información acerca de cómo administrar soluciones de espacio para formularios, vea Introducción a las soluciones de espacio aislado (SharePoint Server 2010).

• Plantillas de formulario aprobadas por el administrador : un administrador con plena confianza de dominio las comprueba, carga y activa individualmente. Las plantillas de formulario aprobadas por el administrador contienen código que requiere plena confianza. Estas plantillas se mantienen en una biblioteca de documentos especial a la que solo los administradores pueden obtener acceso.

Debido a los posibles problemas de seguridad, rendimiento y capacidad de administración, es importante que las plantillas de formulario aprobadas por el administrador sean revisadas a fondo antes de cargarlas.

Los administradores de la granja de servidores comprueban y cargan plantillas de formulario. Después de eso, los administradores de sitios pueden activar y administrar las plantillas de formulario en las colecciones de sitios que poseen. Las plantillas de formulario que se hayan activado en una colección de sitios pueden administrarse desde la página de configuración de la colección de sitios y las bibliotecas de documentos en las que se almacenan.

Los administradores de la granja de servidores también pueden activar o desactivar plantillas de formulario. Las plantillas de formulario se pueden quitar, lo que evita que todos los formularios basados en esa plantilla se completen. Los administradores también pueden poner las plantillas de formulario en modo inactivo antes de quitarlas, lo que permite que las sesiones actuales del formulario se completen antes de quitar la plantilla de formulario.

En la página Administrar plantillas de formulario en el sitio web de Administración central, puede ver una lista de todas las plantillas de formulario existentes aprobadas por el administrador de la granja de servidores. Puede administrar plantillas de formulario en esta página o puede administrarlas mediante el uso de Windows PowerShell. Como el administrador de la granja de servidores, el diseñador del formulario normalmente diseña y proporciona una plantilla de formulario lista para ser cargada.

En este artículo:

• Carga de plantillas de formulario aprobadas por el administrador

• Actualización de plantillas de formulario aprobadas por el administrador

• Activación de plantillas de formulario aprobadas por el administrador

• Desactivación de plantillas de formulario aprobadas por el administrador

• Cambio de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador al modo inactivo

• Eliminación de plantillas de formulario aprobadas por el administrador

• Visualización de propiedades de plantillas de formulario aprobadas por el administrador

• Propiedad Categoría de las plantillas de formulario

• Operaciones de administración de InfoPath Forms Services en Windows PowerShell

Carga de plantillas de formulario aprobadas por el administrador

Se pueden implementar plantillas de formulario desde el sitio de Administración central. Para obtener acceso a este sitio, debe ser un administrador de granja de servidores.

Para cargar una plantilla de formulario mediante el sitio de Administración central

1. En la barra de tareas, haga clic en Inicio, en Todos los programas, en Productos de Microsoft SharePoint 2010 y, a continuación, haga clic en Administración central de SharePoint 2010.

2. En el Inicio rápido del sitio web de Administración central, haga clic en Configuración de aplicación general.

3. En la página Configuración de aplicación general, en la sección InfoPath Forms Services, haga clic en Cargar plantilla de formulario.

4. En la página Cargar plantilla de formulario, en la sección Cargar plantilla de formulario, haga clic en Examinar.

5. En la ventana Elegir un archivo, seleccione la plantilla que desea comprobar y, a continuación, haga clic en Abrir.

6. Haga clic en Comprobar para comprobar si la plantilla de formulario presenta problemas. Si hay problemas con la plantilla de formulario, se mostrarán en la sección Detalles del informe del informe de comprobación de formularios.

   Si el proceso de comprobación devuelve errores, el diseñador de formularios puede corregir los errores y mensajes y, a continuación, debe proporcionarle una plantilla de formulario actualizada. Después, puede repetir los pasos anteriores. Si no se produce ningún error ni mensajes inaceptables, puede continuar con la carga o actualización.

   Nota

   Si el sistema le advierte que la plantilla de formulario ya existe, puede quitarla y repetir el procedimiento para cargar el la plantilla de formulario.

7. Haga clic en Aceptar para volver a la página Cargar plantilla de formulario. Cuando vuelva a la página Cargar plantilla de formulario después de comprobar una plantilla de formulario, tendrá que buscar la plantilla de nuevo.

8. En la página Cargar plantilla de formulario, en la sección Cargar plantilla de formulario, haga clic en Examinar.

9. En la ventana Elegir un archivo, seleccione la plantilla que desea cargar y, a continuación, haga clic en Abrir.

10. En la sección Actualizar, elija cómo desea que se comporte InfoPath Forms Services en SharePoint Server 2010 si ya existe otra versión de la plantilla de formulario en el servidor.

    • Si en el servidor no existe una versión anterior de la plantilla de formulario, o si no desea actualizar de forma automática la versión existente de la plantilla de formulario a la nueva versión, desactive la casilla Actualizar la plantilla del formulario si ya existe. Esta casilla está activada de forma predeterminada.

    • Después de actualizar la plantilla de formulario, las nuevas sesiones se inician con la versión actualizada de la plantilla de formulario. Los formularios que ya estén abiertos seguirán usando la versión actual de la plantilla de formulario. Si desea que las sesiones existentes de rellenado de formularios basadas en el explorador sigan usando la versión anterior de la plantilla de formulario, deje seleccionado Permitir que las sesiones existentes para rellenar formularios en el explorador se completen utilizando la versión actual de la plantilla de formulario. En caso contrario, seleccione Finalizar las sesiones existentes para rellenar formularios en el explorador.

      Importante

      Si selecciona esta opción, se pierden los datos de las sesiones existentes.

    • Para esperar a que todas las sesiones de la plantilla de formulario se hayan completado antes de actualizar, abra la página Administrar plantillas de formulario, haga clic en la plantilla de formulario y luego en Plantilla de formulario. Para obtener más información sobre cómo poner las plantillas de formulario en modo inactivo, vea "Cambio de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador al modo inactivo" en esta misma página.

11. Haga clic en Cargar. El proceso de carga puede tardar unos minutos en finalizarse, particularmente en una granja de servidores con varios servidores front-end web. Se puede comprobar el estado de la carga en la página Administrar plantillas de formulario.

Aunque la plantilla de formulario se cargó en la biblioteca de formularios central, aún no está disponible para los usuarios. Debe activarla el administrador de la colección de sitios o un administrador de granja de servidores que también tenga privilegios de administración en la colección de sitios. Para obtener más información acerca de cómo activar plantillas de formulario, vea "Activación de plantillas de formulario aprobadas por el administrador" en esta misma página.

Actualización de plantillas de formulario aprobadas por el administrador

Cada plantilla de formulario aprobada por el administrador está identificada mediante su nombre de recursos uniforme (URN) insertado. Cuando se carga una plantilla de formulario, el sistema comprueba si ya está registrado el URN. Si no lo está, se agrega la plantilla de formulario como una nueva plantilla de formulario. Si el URN está registrado, el sistema se comporta de la siguiente manera:

• Versión anterior: si la versión de la plantilla entrante es anterior a la versión existente, entonces se muestra el siguiente mensaje de error: "Ya existe una versión más reciente de esta plantilla de formulario en el servidor. Quite la plantilla de formulario existente del servidor o aumente la versión de la nueva plantilla e inténtelo de nuevo."

• Misma versión: si la versión de la plantilla entrante tiene el mismo número de versión que la existente, se muestra el siguiente error: "Ya existe una plantilla de formulario con la misma versión en el servidor. Puede que ésta sea la misma plantilla de formulario o que sea necesario aumentar la versión de la misma e intentarlo de nuevo."

• Nueva versión : si la versión entrante de la plantilla es una versión más reciente que la versión existente y el usuario solicitó una actualización de versión, el administrador puede elegir una de varias opciones para actualizar la plantilla de formulario.

Cuando se actualiza una plantilla de formulario, existen cuatro opciones para tratar las sesiones existentes en relación con la plantilla de formulario actual:

• Permitir que las sesiones existentes para rellenar formularios en el explorador finalicen usando la versión actual de la plantilla de formulario.

• Finalizar las sesiones existentes para rellenar formularios en el explorador. Los usuarios deben comenzar nuevas sesiones de rellenado de formulario con la plantilla de formulario actualizada. Este enfoque resulta útil si una plantilla de formulario contiene un problema de seguridad o error grave y desea que la plantilla de formulario no esté disponible inmediatamente.

• Realizar una actualización gradual, en la que cargue la nueva versión como una plantilla de formulario independiente y finalmente quite la versión antigua cuando ningún usuario tenga acceso a ella. Este enfoque es útil cuando se puede tener acceso a la plantilla de formulario como un formulario insertado o a través de un vínculo en una página web, y no le preocupa la posibilidad de que se tenga acceso a la versión anterior durante el proceso de actualización. Con ambas plantillas de formulario disponibles en InfoPath Forms Services, puede modificar el vínculo a la plantilla de formulario en la página web.

• Poner la plantilla de formulario en modo inactivo antes actualizar a la nueva versión. Cuando se pone una plantilla de formulario en modo inactivo, se realiza una transición a una plantilla de formulario desde un estado activo a uno inactivo. Este método de actualización permite a los usuarios terminar sus sesiones de rellenado de formulario actuales, pero impide que se inicien nuevas sesiones. Este método de actualización resulta útil cuando desea asegurarse de que no se pueda tener acceso a una plantilla de formulario después de un momento dado. Para obtener más información acerca de cómo cambiar una plantilla de formulario al modo inactivo, vea la sección sobre el cambio de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador al modo inactivo en este artículo.

Activación de plantillas de formulario aprobadas por el administrador

Para hacer que una plantilla de formulario aprobada por el administrador esté disponible para los usuarios, se debe activar el formulario para una colección de sitios. Un administrador de la colección de sitios puede activar las plantillas de formulario para una colección de sitios desde la página Características de la colección de sitios. También puede hacerlo desde el sitio de Administración central un administrador de granja de servidores que tenga privilegios de administrador en esa colección de sitios. Una plantilla de formulario se puede activar para más de una colección de sitios; repita el proceso de activación para cada colección de sitios para la que desee activar el formulario.

Para activar una plantilla de formulario para una colección de sitios desde el sitio de Administración central

1. En la barra de tareas, haga clic en Inicio, haga clic en Todos los programas, haga clic en Productos de Microsoft SharePoint 2010 y, a continuación, haga clic en Administración central de SharePoint 2010.

2. En el Inicio rápido del sitio web de Administración central, haga clic en Configuración de aplicación general.

3. En la página Configuración de aplicación general, en la sección InfoPath Forms Services, haga clic en Administrar plantillas de formulario.

4. En la página Administrar plantillas de formulario, haga clic en el nombre de la plantilla de formulario que desee activar y, a continuación, haga clic Activar para una colección de sitios.

5. Para activar la plantilla de formulario para la colección de sitios actual, haga clic en Aceptar. La plantilla de formulario está ahora disponible para los usuarios.

   • Para elegir otra colección de sitios, en la sección Ubicación de activación, haga clic en el cuadro de colección de sitios y, a continuación, haga clic en Cambiar colección de sitios. Se muestra el cuadro de diálogo Seleccionar colección de sitios.

   • Haga clic en la dirección URL de la colección de sitios para la que desea activar la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si la colección de sitios que desea está en otra aplicación web, haga clic en el cuadro Aplicación web, haga clic en Cambiar aplicación web y luego haga clic en el nombre de la aplicación web. A continuación, haga clic en la colección de sitios apropiada y haga clic en Aceptar.

La plantilla de formulario está ahora disponible para que los usuarios tengan acceso a ella.

Para activar una plantilla de formulario para una colección de sitios desde la página Características de la colección de sitios

1. En un explorador web, abra la página principal de la colección de sitios.

2. En la barra de navegación superior, haga clic en el menú Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

3. En la página Configuración del sitio, en la sección Acciones del sitio, haga clic en Administrar características de la colección de sitios.

4. Para activar la plantilla de formulario para la colección de sitios actual, busque la plantilla de formulario en la lista de características y haga clic en el Activar.

La plantilla de formulario está ahora disponible para que los usuarios de la colección de sitios tengan acceso a ella.

Para comprobar que la plantilla de formulario está disponible

1. En la página principal de la colección de sitios que contiene la planilla activa, en el menú Acciones del sitio, haga clic en Ver todo el contenido del sitio.

2. En la página Contenido todos los sitios, en la sección Bibliotecas de documentos, haga clic en la biblioteca de documentos Plantillas de formulario. La plantilla que puso a disposición de los usuarios debe aparecer en la lista Plantillas de formulario.

Desactivación de plantillas de formulario aprobadas por el administrador

Puede desactivar una plantilla de formulario aprobada por el administrador para una colección de sitios. La plantilla de formulario se quita de todas las bibliotecas de documentos de la colección de sitios. Se finalizan todas las sesiones de rellenado de formulario existentes y se pierden todos los datos escritos en los formularios abiertos presentados con esta plantilla. Si desea permitir que las sesiones existentes finalicen antes de desactivar la plantilla de formulario, puede cambiar la plantilla de formulario al modo inactivo. Para obtener más información, vea la sección Cambio de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador al modo inactivo más adelante en este artículo.

Para desactivar una plantilla de formulario aprobada por el administrador desde una colección de sitios

1. En la barra de tareas, haga clic en Inicio, en Todos los programas, en Productos de Microsoft SharePoint 2010 y, a continuación, haga clic en Administración central de SharePoint 2010.

2. En el Inicio rápido del sitio web de Administración central, haga clic en Configuración de aplicación general.

3. En la página Configuración de aplicación general, en la sección InfoPath Forms Services, haga clic en Administrar plantillas de formulario.

4. En la página Administrar plantillas de formulario, haga clic en el nombre de la plantilla de formulario que desee activar y, a continuación, haga clic Desactivar de una colección de sitios.

5. Para desactivar la plantilla de formulario de la colección de sitios actual, haga clic en Aceptar. La plantilla de formulario ya no está disponible para los usuarios.

6. Para elegir otra colección de sitios, en la sección Ubicación de desactivación, haga clic en el cuadro Colección de sitios y, a continuación, haga clic en Cambiar colección de sitios. Se muestra el cuadro de diálogo Seleccionar colección de sitios.

7. Haga clic en la dirección URL de la colección de sitios para la que desea desactivar la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si la colección de sitios que desea está en otra aplicación web, haga clic en el cuadro Aplicación web, haga clic en Cambiar aplicación web y elija el nombre de la aplicación web. A continuación, haga clic en la colección de sitios correspondiente y haga clic en Aceptar.

Cambio de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador al modo inactivo

En un entorno de producción, la actualización de una plantilla de formulario aprobada por el administrador requiere más acciones que el simple reemplazo de la plantilla antigua por la nueva. Es posible que los usuarios tengan sesiones activas de rellenado del formulario abiertas. Puede que desee controlar el proceso de actualización para permitir que las sesiones activas finalicen antes de que una plantilla de formulario deje de estar disponible. Si se usa la función de modo inactivo, puede desactivar y administrar una plantilla de formulario inmediatamente sin afectar a las sesiones de formulario existentes.

Para poner una plantilla de formulario aprobada por el administrador en modo inactivo

1. En la barra de tareas, haga clic en Inicio, haga clic en Todos los programas, haga clic en Productos de Microsoft SharePoint 2010 y, a continuación, haga clic en Administración central de SharePoint 2010.

2. En Inicio rápido en el sitio web de Administración central, haga clic en Configuración de aplicación general.

3. En la página Configuración de aplicación general, en la sección InfoPath Forms Services, haga clic en Administrar plantillas de formulario.

4. Nota

   En la página Administrar plantillas de formulario, en la columna Estado, las plantillas de formulario que están disponibles para los usuarios aparecen designadas como Listo.

5. Haga clic en el nombre de la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Plantilla de formulario de modo inactivo.

6. En la sección Modo inactivo, escriba el número de minutos para poner en modo inactivo las sesiones de formulario antes de que las plantillas de formulario queden completamente desactivadas. En un sistema de producción, debería poner el formulario en modo inactivo durante al menos el mismo tiempo que el estado de sesión esté configurado para el servidor. De forma predeterminada, el estado de sesión está configurado para 240 minutos.

7. Haga clic en Iniciar inactividad. En la sección Modo de inactividad, el estado cambia a Aplicando inactividad.

8. Para comprobar si el formulario se puso correctamente en modo inactivo, consulte el estado en la página Administrar plantillas de formulario.

   Nota

   En la columna, Estado, las plantillas de formulario que están en modo inactivo aparecen designadas como Modo inactivo.

9. En cualquier momento a partir de que la plantilla de formulario esté en modo inactivo, podrá cargar una nueva versión del formulario.

Borrar las plantillas de formulario aprobadas por el administrador

Puede eliminar una plantilla de formulario aprobada por el administrador de la granja de servidores completa. Cuando se elimina una plantilla de formulario desde la página Administración de formularios, ya no está disponible para ninguna colección de sitios.

Para eliminar una plantilla de formulario aprobada por el administrador

1. En la barra de tareas, haga clic en Inicio, en Todos los programas, en Productos de Microsoft SharePoint 2010 y, a continuación, haga clic en Administración central de SharePoint 2010.

2. En el Inicio rápido del sitio web de Administración central, haga clic en Configuración de aplicación general.

3. En la página Configuración de aplicación general, en la sección InfoPath Forms Services, haga clic en Administrar plantillas de formulario.

4. En la página Administrar plantillas de formulario, haga clic en el nombre de la plantilla de formulario que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Quitar formulario.

5. En la página Quitar la plantilla de formulario, haga clic en Quitar.

Visualización de propiedades de plantillas de formulario aprobadas por el administrador

Puede ver las propiedades de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador que existen actualmente en la granja de servidores. Sin embargo, la única propiedad que se puede modificar es Categoría, correspondiente a los metadatos útiles para ver las plantillas de formulario por categoría.

Para ver las propiedades de una plantilla de formulario aprobada por el administrador

1. En la barra de tareas, haga clic en Inicio, haga clic en Todos los programas, haga clic en Productos de Microsoft SharePoint 2010 y, a continuación, haga clic en Administración central de SharePoint 2010.

2. En el Inicio rápido del sitio web de Administración central, haga clic en Configuración de aplicación general.

3. En la página Configuración de aplicación general, en la sección InfoPath Forms Services, haga clic en Administrar plantillas de formulario.

4. En la página Administrar plantillas de formulario, haga clic en el nombre de la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Ver propiedades.

   En la página Propiedades de la plantilla de formulario se pueden ver las propiedades de la plantilla de formulario.

5. Para asignar una categoría a la plantilla de formulario, en la sección Propiedades generales, escriba el nombre de la categoría y, a continuación, haga clic en Aceptar. Al mostrar las plantillas de formulario por categoría en la página Administrar plantillas de formulario, la plantilla de formulario aparece en la categoría asignada. Para obtener más información acerca de las categorías, vea la sección Propiedad Categoría de la plantilla de formulario más adelante en este artículo.

Propiedad Categoría de las plantillas de formulario

Todas las plantillas de formulario cargadas en el servidor, por un administrador o por un usuario, tienen una propiedad Categoría. Esta propiedad opcional agrupa de forma lógica las plantillas de formulario de acuerdo con los valores definidos por el usuario. Cuando se ha definido una categoría para las plantillas de formulario en una biblioteca, puede usar la vista de lista Por categoría para ver el contenido de la biblioteca agrupado según el valor de la propiedad Categoría. Puede modificar estar categoría para las plantillas de las ubicaciones siguientes:

• La biblioteca central de plantillas de formulario aprobadas por el administrador en la página Administrar plantillas de formulario.

• Una biblioteca de documentos para la que se haya activado o cargado la plantilla de formulario.

  Nota

  Al cambiar el valor de propiedades como Categoría y el tipo de contenido de una plantilla de formulario aprobada por el administrador en la biblioteca principal de plantillas de formulario, la acción se limita a esa plantilla de formulario específica y a las plantillas de formulario activadas para una colección de sitios una vez establecido el valor. Las plantillas de formulario que ya se han activado para una colección de sitios no se ven afectadas por los cambios de la propiedad realizados en la plantilla de formulario original. Del mismo modo, cambiar el valor de una propiedad en una plantilla de formulario que existe en una biblioteca de formularios de una colección de sitios no afecta a la plantilla de formulario original de la biblioteca principal de plantillas de formulario aprobadas por el administrador. Además, si un administrador actualiza una plantilla de formulario y, a continuación, se activa la versión actualizada para una colección de sitios, los cambios de las propiedades realizados anteriormente en la plantilla de formulario de la colección de sitios existente se sobrescriben con el valor actual de la nueva versión de la propiedad.

Operaciones de administración de InfoPath Forms Services en Windows PowerShell

Mediante el uso de Windows PowerShell, puede realizar muchas operaciones de administración para InfoPath Forms Services. Una ventaja de este método es que puede usar scripts para automatizar muchas tareas comunes que, de otro modo, requieren el uso de la interfaz de usuario para realizar cada una de ellas independientemente.

Las plantillas de formulario se representan en el modelo de objetos de PowerShell mediante el objeto FormTemplate. Los cmdlets siguientes están disponibles para el objeto FormTemplate:

• SPInfoPathFormTemplate   Puede realizar las siguientes operaciones: Get, Set, Install, Uninstall, Enable, Disable, Test, Start, Stop, Update.

• SPDataconnectionFileDependent   Puede realizar la operación Get.

En la tabla siguiente se proporciona una descripción de las operaciones:

Para obtener más información, vea Windows PowerShell para SharePoint Server 2010.

Cargar plantillas de formulario aprobadas por el administrador mediante Windows PowerShell

Puede cargar plantillas de formulario y realizar otras muchas tareas administrativas de InfoPath Forms Services en SharePoint Server 2010 desde la línea de comandos mediante Windows PowerShell. Esto puede ser útil si desea escribir un script para automatizar tareas administrativas repetitivas.

Para cargar una plantilla de formulario mediante Windows PowerShell

1. Haga clic en Inicio, elija Herramientas administrativas y, a continuación, haga clic en Windows PowerShell Modules.

   Nota

   Debe cargar los módulos de Windows PowerShell para SharePoint Server 2010 antes de poder usar los cmdlets para InfoPath Forms Services en Microsoft SharePoint Server 2010.

2. En Windows PowerShell, escriba Install-SPInfoPathFormTemplate –Path < ruta de acceso a la ubicación del archivo de plantilla de formulario> y a continuación, haga clic en Aceptar.

   Nota

   Las plantillas de formulario se guardan como archivos .xsn en la ubicación especificada por el diseñador en InfoPath 2010.

   Nota

   Puede habilitar la actualización gradual agregando el parámetro –EnableGradualUpgrade.

Aunque la plantilla de formulario esté cargada, aún no está disponible para los usuarios. Debe activarla el administrador de la colección de sitios para la que se activará la plantilla de formulario. Esta acción también puede llevarla a cabo un administrador de granja de servidores que también tenga privilegios de administración en la colección de sitios. Para obtener más información acerca de la activación de plantillas de formulario, vea la sección "Activación de plantillas de formulario aprobadas por el administrador" en esta misma página.