Crear un plan de comunicación para la actualización a SharePoint 2013

SE APLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint en Microsoft 365

Es importante que se comunique con los usuarios durante el proceso de actualización de Productos de SharePoint 2010 a SharePoint 2013. Los usuarios del sitio tienen que saber a qué atenerse cuando vuelvan a visitar los sitios después de haber actualizado el entorno. Los propietarios de sitios tienen que saber cómo pueden ayudar a prepararse para la actualización y lo que tienen que hacer para actualizar sus colecciones de sitios en SharePoint 2013 y Mis sitios en SharePoint 2013. Tanto los usuarios como los propietarios del sitio tienen que saber cuándo se realizará la actualización. Como parte del proceso de planeación, determine lo siguiente:

• ¿Quiénes son los miembros del equipo de actualización, qué otras partes interesadas están involucradas y quiénes se verán afectados por la actualización?

• ¿Qué información debe tener el equipo de actualización y cuándo debe obtenerla?

• ¿Qué información deben tener los usuarios de sitios y otras partes interesadas, y cuándo deben obtenerla?

En este artículo se describe cómo crear un plan de comunicación de modo que el equipo de actualización, partes interesadas y usuarios sepan a qué atenerse antes, durante y después de la actualización.

¿Quién es miembro del equipo de actualización?

En el caso de implementaciones pequeñas en que los sitios no se personalizaron ampliamente, es posible que el equipo de actualización conste solo de una persona. Por otro lado, en el caso de implementaciones más grandes, pueden requerirse varias personas con distintos roles tal como se describe en la lista siguiente.

• Administradores del servidor Los administradores del servidor realizan la mayoría de las tareas de actualización. Debe haber al menos un administrador del servidor en el equipo de actualización, ya que ejecutar el Asistente para instalación requiere un miembro del grupo de administradores en cada servidor web de front-end.

  Nota:

  Es posible que los administradores de granjas de servidores no sean administradores locales para el servidor.

• Administradores de la base de datos Si cuenta con un equipo independiente para la administración de bases de datos, debe coordinarse con ellos para programar y realizar la actualización.

• Equipos de seguridad de servidores Debe coordinarse con sus equipos de seguridad, como el equipo de servicios de directorio de Active Directory, para comprobar cuentas y permisos, o para aprovechar la nueva configuración de directivas que puede aplicar con SharePoint 2013.

• Equipos de red Debe coordinarse con los equipos de red, especialmente si debe cambiar el DNS para que apunte a su nueva granja o agregar nuevos servidores a la infraestructura de red.

• Equipo de implementación de cliente Comunicarse con los equipos de implementación de cliente para coordinar las implementaciones de nuevas aplicaciones cliente y servidor. La implementación de clientes debe realizarse antes de la actualización o puede ser una opción disponible para los usuarios después de actualizar los sitios.

• Administradores de servicios Debe comunicarse con los administradores de aplicaciones de servicio, como Servicio de conectividad a datos empresariales, para asegurarse de que están listos para la actualización y puedan revisar o volver a configurar las opciones apropiadas en la nueva versión.

• Personal y dirección del departamento de soporte técnico de TI o aplicaciones Si tiene un departamento de soporte técnico para su empresa, asegúrese de que conoce el momento de la actualización y que está preparado para las preguntas después de la actualización. El departamento de soporte técnico debe ser una parte interesada clave para planear y probar, de modo que pueda comprender los posibles cambios de una actualización y el efecto que tendrá en los usuarios.

• Propietarios de colecciones de sitios Debe notificar a los propietarios de la colección de sitios cuando el proceso de actualización esté a punto de producirse. Avíseles sobre cualquier problema que encuentre al ejecutar el comprobador previo a la actualización o al actualizar sus sitios. También debe comunicarse con los propietarios de colecciones de sitios sobre su rol en la actualización. Los propietarios de colecciones de sitios pueden actualizar sus propios sitios en SharePoint 2013. Los propietarios de la colección de sitios pueden ejecutar controles de estado y revisar sitios de evaluación de actualización antes de actualizar sus sitios.

• Diseñadores y desarrolladores de sitios y proveedores de soluciones de terceros Si tiene plantillas personalizadas, elementos web, servicios web u otros elementos personalizados asociados a sus sitios, debe trabajar con los diseñadores y desarrolladores de sitios asociados o proveedores de soluciones de terceros. Puesto que los elementos personalizados pueden tener errores o ejecutarse de otra forma en un entorno actualizado, tiene que asegurarse de que los diseñadores o los programadores pueden crear nuevas versiones de estos elementos personalizados o comprobar que estos elementos se actualizaron correctamente. Ya que su trabajo puede tener una gran influencia en el programa de actualización, trabaje con estas partes interesadas anticipadamente en el proceso. Para obtener más información sobre posibles problemas con elementos personalizados, vea Uso de una actualización de prueba a SharePoint 2013 para encontrar posibles problemas.

• Usuarios de sitios Aunque no es necesario incluir a los usuarios de sitios en la toma de decisiones sobre el proceso de actualización, debe comunicarles que este proceso se producirá y lo que deberían esperar a raíz de esto.

• Patrocinadores y otras partes interesadas Es posible que otras personas de su organización participen en el proceso de planeamiento de actualizaciones. Asegúrese de incluirlas en el plan de comunicación según corresponda.

  Nota:

  Un equipo de actualización puede incluir uno o más miembros en cada rol dependiendo de la organización.

Cuándo comunicarse con el equipo de actualización y qué comunicarle

En general, los administradores del servidor y los administradores de la aplicación de servicios establecen la escala de tiempo para la actualización, y los propietarios de sitios reciben una notificación solo cuando el proceso está a punto de comenzar. Sin embargo, debido a que los miembros del equipo tienen sus propias tareas que deben realizar en momentos determinados del proceso de actualización global, es muy importante contar con un plan sólido para comunicar el progreso de la actualización a todos los miembros del equipo de manera que todos sepan cuándo es el momento de realizar sus tareas particulares.

Todo el equipo de actualización debe trabajar de forma conjunta para determinar las fechas y horas para realizar la actualización. Se recomienda que elija un intervalo de tiempo para que actualización se produzca cuando el uso del sitio es el más bajo. Para las pequeñas implementaciones de servidor único, la actualización puede completarse en menos de un día. las implementaciones más grandes pueden llevar más tiempo, hasta un fin de semana. No hay forma de determinar la cantidad exacta de tiempo que se necesitará para actualizar una colección de sitios específica. Debido a esto, es muy importante comunicarse con los demás miembros del equipo involucrados en el proceso de actualización y con los usuarios. El día o días que elija para la actualización deben estar lo suficientemente lejos de modo que el equipo de actualización tenga suficiente tiempo para completar todos los pasos preliminares. Al planear la escala de tiempo, asegúrese de asignar tiempo a la validación de los sitios actualizados y a la implementación de cualquier cambio o modificación de la personalización de marca de los sitios.

Es importante comunicarse con los propietarios, diseñadores y programadores del sitio en los siguientes momentos del proceso de actualización:

• Antes de la actualización de prueba para que conozcan la escala de tiempo general y el rol que tendrán en el proceso.

• Después de realizar una actualización de prueba para buscar problemas. Por ejemplo, los problemas como plantillas de sitio personalizadas o elementos web personalizados deben notificarse al propietario, diseñador o desarrollador del sitio adecuado antes de programar la actualización, para darles tiempo para investigar los problemas y realizar pasos preliminares. O bien, un desarrollador podría decidir que sería prudente volver a generar un elemento web antes de que se produzca la actualización. Y es posible que los propietarios del sitio quieran tener en cuenta las personalizaciones que se realizaron en sus sitios, como plantillas de sitio y cambios en los archivos principales de extensión de página de Active Server (ASPX).

• Después de actualizar el entorno para que puedan revisarlos y realizar cualquier cambio que sea necesario.

• Cuando esté preparado para que puedan actualizar sus colecciones de sitios.

Cuándo comunicarse con los usuarios del sitio y qué comunicarles

También es importante comunicarse con los usuarios de los sitios con respecto a las siguientes cuestiones:

• Cuándo se actualizará el entorno En particular, también debe informarles de que sus sitios no estarán disponibles durante la actualización.

• Cuándo se actualizarán sus sitios Los propietarios de colecciones de sitios deben comunicarse con los usuarios del sitio sobre la escala de tiempo para actualizar la colección de sitios. Si, como administrador de una granja de servidores, va a actualizar un sitio, debe comunicar cuándo ocurrirá.

• Cómo podría afectarles la actualización y qué deben saber sobre el nuevo entorno Por ejemplo, el sitio tendrá un aspecto diferente y funcionará de forma ligeramente diferente en la nueva interfaz de usuario. También puede señalarlos al contenido disponible, como el artículo Novedades. Para obtener más información sobre los cambios de características, consulte Novedades.

• Cómo obtener ayuda Si el usuario encuentra un problema en un sitio después de la actualización, ¿cómo puede obtener ayuda para resolverlo?

Puede utilizar la nueva barra de estado del sistema en las colecciones de sitios para notificar a los usuarios estos elementos. Para obtener más información sobre cómo establecer notificaciones para la barra de estado, vea Planear actualizaciones de colecciones de sitios en SharePoint 2013 en el artículo Planeamiento de actualizaciones de colecciones de sitios en SharePoint 2013.

Consulte también

Otros recursos

Overview of the upgrade process from SharePoint 2010 to SharePoint 2013