Planeación de indicadores clave de rendimiento

En este artículo:

• Acerca de los indicadores clave de rendimiento (KPI)

• Planeación de orígenes de datos para KPI

• Planeación de KPI en informes

• Planeación de KPI en paneles

• Planeación de KPI en Mi sitio

• Hojas de trabajo

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son cuadros de mandos gráficos simples que pueden usarse para evaluar datos profesionales en relación con objetivos empresariales.

Como parte de la planeación de la implementación inicial de Microsoft Office SharePoint Server 2007, debe entender los orígenes de datos usados en KPI, cómo configurar estos orígenes de datos y evaluar el estado de los indicadores y cómo mostrar KPI en los sitios que usa la organización. Puede usar estos planes durante la implementación inicial.

Acerca de los indicadores clave de rendimiento (KPI)

Los KPI constituyen un método centralizado para presentar la inteligencia empresarial de una organización. Los KPI, también conocidos como indicadores de estado o cuadros de mandos, evalúan los datos profesionales en relación con objetivos empresariales y muestran el estado actual por medio de indicadores gráficos fáciles de entender.

Por ejemplo, un KPI puede usar iconos tipo semáforo para indicar que la satisfacción del cliente supera, cumple o no cumple los objetivos. Si la satisfacción del cliente supera un objetivo preestablecido, que se calcula contando el porcentaje de puntuaciones de satisfacción positivas en toda la organización, el KPI de satisfacción del cliente se muestra con un semáforo verde. Si la satisfacción del cliente no cumple los objetivos mínimos, el KPI de satisfacción del cliente se muestra con un semáforo rojo. De otro modo, se muestra con un semáforo amarillo.

Los KPI aumentan la velocidad y la eficiencia de la evaluación del progreso en relación con objetivos empresariales clave. Sin KPI, los empleados y los directores de negocio tendrían que extraer los datos de rendimiento minuciosamente y evaluar los datos respecto a los objetivos y, a continuación, invertir el tiempo necesario en presentar los datos en un informe independiente para los responsables de la toma de decisiones empresariales. Resulta difícil obtener estados de forma oportuna sin un método rápido y automatizado para evaluar datos activos. Con los KPI, los usuarios que deseen averiguar el rendimiento actual pueden consultar rápidamente un informe en su sitio empresarial, o incluso ver los indicadores relevantes en sus sitios personales.

Los KPI se conectan a datos profesionales desde diversos orígenes y, a continuación, usan elementos web que muestran esta información en una lista de KPI o en una vista detallada para un único KPI. Los elementos web se pueden agregar a los informes en el sitio del Centro de informes o se pueden mostrar en otras listas y sitios.

Cada KPI obtiene un valor único de un origen de datos, ya sea desde una única propiedad o mediante el cálculo de promedios de datos seleccionados y, a continuación, compara este valor con un valor preseleccionado. Puesto que los valores se calculan a partir de un intervalo de datos en lugar de mostrar datos en un formulario de lista, los KPI tienden a ser más útiles al medir el rendimiento en varios grupos o proyectos. Sin embargo, al calcular un intervalo de datos para una persona específica, como una lista de ventas para un único empleado, un KPI puede evaluar el rendimiento individual.

Para usar KPI, primero debe crear una lista de KPI. Las listas de KPI se crean a partir de una plantilla que permite agregar KPI basándose en cualquiera de los orígenes de datos que se describen en la siguiente tabla.

Después de crear una lista de KPI, puede crear un elemento web enlazado con esa lista de KPI. Los datos de los KPI se muestran en uno de los elementos web siguientes:

• Elemento web Lista KPI

• Elemento web Detalles de KPI

El elemento web Lista KPI muestra una lista de KPI que corresponden a la lista de KPI enlazada. El elemento web Detalles de KPI muestra propiedades detalladas para un único KPI.

Después de crear un elemento web de KPI, se puede implementar este elemento web de varias maneras:

• En un informe de página de lista de KPI en el sitio del Centro de informes o un sitio secundario del Centro de informes, o en una biblioteca de informes en otro sitio.

• En una página de resumen de varios informes o en un panel.

• En un sitio de personalización.

La página de lista de KPI es un tipo de informe creado en torno a un elemento web Lista KPI y un resumen relacionado, y posiblemente otros elementos web dependiendo de la finalidad del informe. Cuando se crea un informe de página de lista de KPI, se incluye un elemento web Lista KPI de forma predeterminada. Se debe agregar cada KPI de la lista igualmente. También puede resaltar un único KPI en un informe mediante un elemento web Detalles de KPI.

Los KPI suelen usarse como parte de una página de resumen de varios informes, o panel. Los paneles usan elementos web de filtro para filtrar los datos mostrados en los elementos web en función de determinados valores. Los KPI de filtro se pueden aplicar de forma dinámica, lo que permite a los encargados de tomar decisiones empresariales comparar rápidamente el rendimiento en diferentes períodos de tiempo. Los paneles también pueden filtrar por otras propiedades.

Los KPI de los paneles son más que una vista única de los datos. Los KPI se calculan en amplias categorías, como las ventas totales o promedio para los empleados de una organización. Al planear KPI, y las listas y los elementos web usados para mostrarlos, asegúrese de que sabe cómo se evaluará cada KPI durante implementación inicial y de identificar el origen de datos y el método de cálculo para cada KPI.

Planeación de orígenes de datos para KPI

Cada KPI de una lista de KPI se basa en un origen de datos. Al planear KPI en sus sitios, también se planean los orígenes de datos.

Si un KPI se basa en una lista de SharePoint, debe planear la lista, incluidas sus propiedades. A menudo, las listas de KPI se basan en listas de datos profesionales que usan columnas que están vinculadas a aplicaciones de datos profesionales. Los valores de estas columnas se actualizan a medida que los datos subyacentes se actualizan. Debe planear el registro de estas aplicaciones en el Catálogo de datos profesionales e importar las propiedades que se usarán para los KPI.

Las listas de SharePoint que usan los KPI también deben crearse antes de poder crear los KPI correspondientes. Incluya cada lista necesaria para la implementación de los KPI en su plan para cada sitio de cada colección de sitios.

Si un KPI se basa en un libro de Office Excel 2007, asegúrese de que los libros correctos existan para mostrar información significativa. A veces los libros no están bien organizados o les falta información que podrían usar los KPI, y ésta es una oportunidad para mejorarlos. Estas mejoras ayudarán al mostrar estos mismos datos en un elemento web de Excel Web Access o al trabajar directamente dentro de la ventana de la aplicación Office Excel 2007.

Para los datos de un cubo de SQL Server 2005 Analysis Services, planee la inclusión de estos datos en una biblioteca de conexiones de datos.

Para listas de SharePoint, libros de Excel y cubos de SQL Server 2005 Analysis Services usados como orígenes de KPI, debe tener en cuenta donde residen las bibliotecas de conexiones de datos, los libros y las listas. Normalmente es conveniente almacenar este contenido en el sitio donde se usa. Si va a colocar un KPI en la página principal del sitio de portal, lo lógico es crear una lista de KPI en la página principal. Si va a colocar un KPI en un informe del sitio del Centro de informes, lo lógico es colocar las listas, los libros y las bibliotecas de conexiones de datos para los KPI en la lista de KPI, y la lista de KPI en sí en la biblioteca de informes. Si va a colocar un KPI en un sitio de personalización, es conveniente colocar los orígenes de datos relacionados allí. La siguiente ilustración muestra un KPI en relación con otros orígenes de datos.

Es posible usar orígenes de datos almacenados en bibliotecas de documentos y bibliotecas de conexiones de datos de otros sitios, lo cual fomenta la colaboración y la reutilización de listas de KPI valiosas. Sin embargo, durante la implementación inicial, conviene mantener la información organizada de forma simple y lógica. Esto también simplifica la planeación de la seguridad, porque se puede dar por supuesto que un sitio y su contenido se almacenan en el mismo lugar y no de forma dispersa por toda la colección de sitios.

Los valores escritos manualmente suelen usarse para propósitos de pruebas o temporales, por lo que probablemente sólo los usará en la planeación y la implementación inicial con el fin de probar la funcionalidad de los KPI antes de comenzar una implementación a gran escala.

Independientemente del origen de datos de cada KPI, debe tomar una decisión respecto al conjunto de valores que se va a usar al indicar el rendimiento. Piense cómo se va a calcular un valor comparativo a partir del origen de datos. ¿Qué columnas de datos va a usar? ¿Se calculará un valor de un total, un promedio, un máximo, un mínimo, de algún otro modo?

Si planea con antelación, puede evitar retrasos cuando se dé cuenta, por ejemplo, de que un libro de Excel no contiene el conjunto de datos para el que desea mostrar el rendimiento en el KPI. Planee con antelación, seleccione distintos orígenes de datos si se da cuenta de que los orígenes que selecciona inicialmente no proporcionarán la información que necesita para crear KPI útiles y, a continuación, registre el plan de modo que pueda finalizar la implementación de la forma más rápida y eficaz posible.

Planeación de KPI en informes

Los KPI son características comunes de los informes del sitio del Centro de informes y otros sitios que contienen bibliotecas de informes. Uno de los tres tipos principales de informes es un informe de página de lista de KPI. Este informe incluye un elemento web Lista KPI al que se pueden agregar KPI para un proceso empresarial en particular, junto con un resumen de los procesos relacionados y cualquier contenido y elementos web relacionados.

Al planear páginas de lista de KPI, céntrese en los procesos empresariales clave para cada colección de sitios y combine tantos KPI en cada lista como pueda para procesos relacionados. Continúe hasta que haya planeado KPI para cada proceso empresarial relacionado con el propósito central de la colección de sitios. Esto produce un número manejable de páginas de lista de KPI, para las que puede planear listas de KPI y KPI, además de las listas de SharePoint, los libros de Excel y los cubos de SQL Server 2005 Analysis Services que usa cada KPI.

También es conveniente que decida qué páginas de lista de KPI son lo suficientemente importantes para incluirse en la página principal del sitio del Centro de informes y para cuáles debe crearse un vínculo desde la página.

Asimismo, conviene considerar qué KPI funcionan conjuntamente en los paneles. Para las colecciones de sitios de gran tamaño que atienden un gran número de aplicaciones y procesos empresariales, plantéese si debe planear más de una página del Centro de informes. Para obtener más información acerca de los informes, vea Planeación de informes.

Planeación de KPI en paneles

Los paneles, también conocidos como páginas de resumen de varios informes, le permiten filtrar elementos web en el nivel de la página, de modo que cada elemento web muestre sólo resultados filtrados. Esto puede resultar útil para crear páginas de resultados mensuales o semanales, resultados para un equipo o resultados filtrados por varios otros criterios.

A menudo, los KPI constituyen una parte fundamental de los paneles. Los KPI no se pueden conectar a todos los tipos de filtros, pero pueden conectarse a muchos de ellos. Cuando decida si va a incluir un KPI en un panel, piense hasta qué punto está relacionado con las otras partes de la página. Para obtener más información acerca de los paneles, vea Planeación de paneles y filtros.

Planeación de KPI en Mi sitio

Los KPI tienden a ser más útiles en informes y paneles que en los sitios de personalización, los sitios personales y la página de perfil público que componen cada Mi sitio. Sin embargo, es posible que desee agregar elementos web de KPI a estos sitios de todos modos.

Para los sitios de personalización, que se crean con un elemento web de filtro de usuario actual que se puede conectar a elementos web en la página, los KPI no están conectados pero muestran información en todo el grupo de personas que usa el sitio de personalización con el fin de complementar los elementos web que están conectados y filtrados. En un sitio de personalización para el equipo de un centro de llamadas, un elemento web Lista KPI que muestra la satisfacción del cliente, el tiempo promedio de las llamadas y el número de problemas resueltos para todo el equipo complementa un elemento web de Excel Web Access personalizado para mostrar datos para el representante del servicio de atención al cliente específico que está viendo la página.

No puede filtrar un elemento web de KPI directamente mediante el filtro de usuario actual en un sitio de personalización. La razón es que los datos de un KPI no suelen ser significativos cuando se calculan en un subconjunto filtrado de sus datos originales. Un elemento web que realiza un seguimiento del número de ventas para el grupo y el número de ventas para una persona producirá valores muy diferentes, y el KPI sólo puede evaluar en relación con uno de los conjuntos de valores. Por lo tanto, el filtrado de KPI de este modo no es posible.

Puede dirigir KPI para que aparezcan sólo en los sitios de personalización cuando el visitante actual sea miembro de la audiencia correcta. Esto le permite dirigir toda la lista de KPI o cada KPI individual de la lista en función del ámbito del KPI, tal como se dirigen los elementos de cualquier lista. Si el KPI es de interés sólo para algunos usuarios, como los de un mismo grupo de trabajo, puede dirigirlo a una audiencia definida para incluir sólo los usuarios del grupo de trabajo. Por ejemplo, en un equipo de ventas, puede mostrar los resultados de la oficina de ventas de Nueva York sólo a los asociados de la oficina de Nueva York.

Puede usar el elemento web Lista KPI para mostrar varios indicadores de estado dentro un elemento web, como los registros de ventas de los últimos trimestres. También puede usar un KPI que muestre el volumen de ventas, el valor total de ventas y la mejora en comparación con el trimestre anterior en un elemento web.

Durante la planeación, puede decidir modificar la plantilla del sitio personal para incluir uno o más elementos web de KPI, quizás conectados a listas ya rellenadas. Esto puede ser útil para aquellos KPI que se desea poner de relieve, aunque es posible que los usuarios los quiten de sus sitios personales más adelante.

Los KPI son menos útiles en las páginas de perfil público, que muestran información sobre una persona en lugar de sobre procesos empresariales. La fase de planeación de la implementación inicial no es el mejor momento para considerar la posibilidad de agregar KPI al perfil público.

Reflexione sobre el KPI para cada sitio de personalización para garantizar que refleja el propósito del sitio y de la colección de sitios en general. Si la colección de sitios es un sitio de grupo para un equipo de ventas, los KPI de datos de ventas de un sitio de personalización son adecuados. Si se trata de una colección de sitios creada para la colaboración en toda una organización mayor, el KPI tendrá que dirigirse, si es que se va a incluir. Si se trata de un sitio para información de recursos humanos, que no es usado por ningún grupo de la organización para cumplir sus objetivos, sino que simplemente proporciona directivas y aplicaciones empresariales, usar un KPI no resulta adecuado.

Hojas de trabajo

Use las siguientes hojas de trabajo para planear los KPI:

• Hoja de trabajo de datos profesionales (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en inglés)

• Hoja de trabajo de creación de sitios (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en inglés)