Creación de un plan de comunicación
En este artículo:
Cuándo comunicarse con el equipo de actualización y qué comunicarle
Cuándo comunicarse con los usuarios del sitio y qué comunicarles
En el caso de implementaciones pequeñas en que los sitios no se han personalizado en gran medida, es posible que el equipo de actualización conste sólo de una persona. Por otro lado, en el caso de implementaciones más grandes, pueden requerirse varias personas con distintas funciones tal como se muestra en la lista siguiente.
Administradores del servidor El administrador del servidor realiza la mayoría de las tareas de actualización. Debe haber al menos un administrador del servidor en el equipo de actualización, ya que ejecutar el Asistente para instalación requiere un miembro del grupo de administradores locales en cada servidor cliente web.
Nota
Los administradores de granjas de servidores pueden ser o no ser administradores locales para el servidor.
Administradores de servicios compartidos Para Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003, debe comunicarse con los administradores de servicios compartidos, como la búsqueda, para asegurarse que están listos para la actualización y para que puedan configurar las opciones apropiadas en la nueva versión.
Propietarios de colecciones de sitios Debe poder notificar a los propietarios de colecciones de sitios que el proceso de actualización está a punto de tener lugar y avisarles acerca de cualquier problema que encuentre al actualizar sus sitios. Si va a realizar una actualización gradual, también debe comunicarse con los propietarios de colecciones de sitios para determinar si sus sitios se han actualizado completamente y si se han vuelto a aplicar las personalizaciones antes de eliminar o desactivar los sitios anteriores.
Diseñadores y programadores de sitios Si tiene plantillas, elementos web, servicios web u otros elementos personalizados asociados con sus sitios, debe trabajar con los responsables del desarrollo o la personalización de dichos elementos para asegurarse de que pueda crear nuevas versiones de estos elementos personalizados, o para comprobar que estos elementos se hayan actualizado correctamente. Para obtener más información acerca de posibles problemas relativos a los elementos personalizados, vea Use a trial upgrade to find potential issues.
Usuarios de sitios Aunque no es necesario incluir a los usuarios de sitios en la toma de decisiones sobre el proceso de actualización, debe comunicarles que éste tendrá lugar y qué cabe esperar.
Patrocinadores y otras partes interesadas Es posible que su empresa tenga a otras personas involucradas en el proceso de planeación de la actualización. Asegúrese de incluirlas en el plan de comunicación según corresponda.
Nota
Un equipo de actualización puede incluir uno o más miembros en cada función dependiendo de la organización.
Cuándo comunicarse con el equipo de actualización y qué comunicarle
En general, los administradores del servidor y los administradores de servicios compartidos establecen la escala de tiempo para la actualización, y los propietarios de sitios reciben una notificación sólo cuando el proceso está a punto de comenzar. Sin embargo, debido a que los miembros del equipo tienen sus propias tareas que deben realizar en momentos determinados del proceso de actualización global, es fundamental contar con un plan sólido para comunicar el progreso de la actualización a todos los miembros del equipo de manera que todos sepan cuándo es el momento de realizar sus tareas particulares.
Todo el equipo de actualización debe trabajar en colaboración para determinar:
El enfoque de actualización que se usará El tema Determine upgrade approach (2) proporciona información para ayudarle a decidir el tipo de actualización que se realizará. También es importante tener en cuenta el informe generado por la herramienta de detección previa a la actualización al tomar esta decisión.
Fechas y horas en que se realizará la actualización Se recomienda (especialmente en el caso de una actualización inmediata) que realice la actualización cuando la utilización del sitio sea baja. Para las implementaciones pequeñas de un único servidor, es posible que la actualización se complete en menos de un día. Para implementaciones de mayor tamaño, como granjas de servidores con grandes cantidades de datos, la opción de actualización gradual puede usarse para distribuir el proceso de actualización entre varios períodos de inactividad. No hay forma de determinar la cantidad exacta de tiempo necesaria para actualizar una colección de sitios específica. Debido a esto, es muy importante comunicarse con los demás miembros del equipo involucrados en el proceso de actualización y con los usuarios finales. El día o días que elija para la actualización deben estar lo suficientemente lejos como para permitir al equipo de actualización completar todos los pasos preliminares. Al planear la escala de tiempo, asegúrese de asignar tiempo a la validación de los sitios actualizados y a la implementación de cualquier cambio o a la realización de cualquier trabajo de personalización de marca de los sitios.
Es importante comunicarse con los propietarios, diseñadores y programadores del sitio en los siguientes momentos del proceso de actualización:
Antes de que empiece el proceso para que conozcan la escala de tiempo general y la función que tendrán en el proceso.
Después de ejecutar la herramienta de detección previa a la actualización para que puedan resolver cualquier problema que identifique la herramienta. Para obtener más información acerca de la herramienta de detección previa a la actualización, vea Ejecución de la herramienta de detección previa a la actualización (Office SharePoint Server). Por ejemplo, las cuestiones relativas a plantillas del sitio personalizadas o elementos web personalizados deben comunicarse al propietario, diseñador o programador del sitio que corresponda antes de programar la actualización para darles tiempo a investigarlas y tomar medidas preliminares. Por ejemplo, es posible que un programador decida que es prudente volver a crear un elemento web antes de la actualización, o que los propietarios del sitio quieran tomar nota de cualquier personalización que se haya llevado a cabo en sus sitios, incluidos las plantillas del sitio y los cambios realizados en los archivos ASPX (Active Server Page Extension) principales.
Después de actualizar sus sitios para que puedan revisarlos y realizar cualquier cambio necesario. Los propietarios de los sitios deben saber durante cuánto tiempo se mantendrán las versiones anteriores de los sitios para poder recuperar cualquier elemento que necesiten de los mismos.
Cuándo comunicarse con los usuarios del sitio y qué comunicarles
También es importante comunicarse con los usuarios de los sitios con respecto a las siguientes cuestiones:
Cuándo se actualizarán sus sitios En el caso de una actualización inmediata, también es necesario informarles de que sus sitios no estarán disponibles durante la actualización.
Cuándo estarán listos sus sitios actualizados Esto significa que el equipo de actualización no sólo ha actualizado sino también comprobado la funcionalidad de los sitios actualizados.
Cómo puede afectarles la actualización y qué deben saber acerca del nuevo entorno Por ejemplo, es posible que el sitio tenga un aspecto diferente o que funcione de forma algo distinta. También es posible que tengan que volver a aplicar personalizaciones del sitio anterior después de la actualización. Asimismo, puede dirigirles a contenido disponible, como artículos sobre novedades o materiales de formación, para aprender a usar la nueva versión.
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