Planeación de los registros físicos (SharePoint Server 2010)

 

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

En SharePoint Server 2010, puede administrar registros físicos y electrónicos en el mismo archivo de registros, pero se deben administrar de modos diferentes. Los registros electrónicos se pueden almacenar directamente en Microsoft SharePoint Server. Los registros físicos se deben almacenar fuera de SharePoint Server, por ejemplo en cajas en un almacén. Para administrar registros físicos en SharePoint Server, se debe crear un elemento de lista, relacionarlo con el elemento físico y administrarlo.

En este artículo se describe cómo planear el uso de SharePoint Server para administrar registros físicos, pero no se incluyen los procedimientos específicos para implementar el plan. Para poder realizar las actividades descritas en este tema, debe haber creado un plan de archivos. Para obtener más información acerca de los planes de archivos, vea Creación de un plan de archivos para administrar registros en SharePoint Server 2010.

En este artículo:

El plan de archivos debe identificar los tipos de elementos físicos que la organización considera registros. Si no es así, actualice el plan de archivos para que incluya registros físicos. Para cada tipo de registro físico del plan de archivos, indique el tipo de medios que serán los registros. Por ejemplo, los acuerdos legales firmados pueden ser copias impresas de registros y los modelos de ingeniería pueden ser planos técnicos de formato grande.

Para obtener más información acerca de los planes de archivos, vea Creación de un plan de archivos para administrar registros en SharePoint Server 2010.

Todos los registros del mismo tipo deben tener las mismas propiedades. Entre las propiedades de registros físicos que se deben tener en cuenta en este paso de planeación se incluyen las siguientes:

  • Atributos (que se convertirán en columnas en SharePoint Server)

  • Procesos (que se convertirán en flujos de trabajo en SharePoint Server)

  • Directivas de administración de información

  • Formularios

Para cada tipo de registro, identifique los atributos que desea capturar para los registros de este tipo. Estos atributos serán columnas del tipo de contenido de SharePoint Server que representa este tipo de registro. La información que usará para clasificar registros puede ser un atributo. Los datos que las personas buscan también pueden ser un atributo. Otros atributos de registros físicos enlazan el registro de SharePoint Server, representado por un elemento de una lista, con el objeto físico almacenado en una ubicación física. La ubicación y algún modo de identificar al objeto físico son probablemente atributos que puede resultar conveniente capturar.

Como en el caso de los registros electrónicos, probablemente desee aplicar determinadas directivas a los registros físicos. Todos los registros suelen tener una directiva de caducidad y una directiva de auditoría. Es posible que los registros físicos en particular tengan una directiva que requiera un código de barras. Puede asociarse una imagen del código de barras adjunta al objeto físico con el elemento de lista que representaba el registro físico. Una directiva de etiquetas puede requerir que cada objeto físico se etiquete con los mismos atributos asociados con el elemento de lista que representa el objeto físico. Para cada tipo de registro físico, indique si las directivas de caducidad, auditoría, código de barras y de etiquetas son necesarias. Tenga en cuenta también las directivas adicionales que sean necesarias.

Un registro físico de SharePoint Server (un elemento de una lista) es sólo un marcador de posición del registro real; no es el propio objeto físico. Por lo tanto, es probable que deba agregar procesos para mantener los elementos físicos sincronizados con las acciones que se llevan a cabo en los elementos de lista. Estos procesos se corresponden con los flujos de trabajo de SharePoint Server. Identifique los procesos que deben asociarse con cada tipo de registro. Entre los procesos comunes para los registros físicos se incluyen los siguientes:

  • Eliminación del registro físico cuando el elemento de lista que representa el registro ha expirado o caducado.

  • Traslado del objeto físico a una ubicación de almacenamiento cuando se agrega un nuevo elemento a la lista.

  • Recuperación del objeto físico.

¿Existe algún formulario que deba asociarse con registros de este tipo? Es posible que necesite un formulario para cada proceso identificado. O bien, puede usar un formulario para proporcionar acceso al inventario de registros físicos.

Use la ficha Registros físicos de la hoja de trabajo de la sección Hoja de trabajo para registrar la información identificada sobre cada tipo de registro físico. Aún no rellene el tipo de contenido del tipo de registro.

La forma más sencilla de asociar tipos de contenido con registros físicos consiste en tener un tipo de contenido para cada tipo de registro físico. Sin embargo, si varios tipos de registros físicos comparten las mismas columnas, flujos de trabajo, directivas de administración de información y formularios, puede usar un tipo de contenido para representar todos los tipos de registros físicos similares.

Organice los tipos de contenido. Considere la posibilidad de crear un tipo de contenido a partir del cual descenderán todos los otros tipos de contenido de los registros físicos. Este tipo de contenido primario derivará del tipo de contenido Elemento. Agregue al tipo de contenido primario las propiedades (columnas, directivas de administración de información, flujos de trabajo y formularios) que sean comunes para los tipos de contenido de todos los registros físicos.

Existen dos formas de organizar los tipos de contenido una vez creado el tipo de contenido primario.

  1. La creación de una estructura plana en la que cada tipo de contenido que representa un tipo de registros físicos sea un elemento secundario del tipo de contenido primario creado anteriormente.

  2. La creación de una jerarquía que descienda del tipo de contenido primario en función de las similitudes entre las propiedades de los tipos de contenido.

En la ficha Tipos de contenido de la hoja de trabajo, identifique cada tipo de contenido que represente un tipo de registro físico. Para cada tipo de contenido, tenga en cuenta su tipo de contenido primario. En la columna Columnas, escriba el nombre de cada columna definida en el nivel del tipo de contenido. No escriba los nombres de las columnas heredadas de otros tipos de contenido. En la columna Flujos de trabajo, escriba el nombre de cada flujo de trabajo definido en el nivel del tipo de contenido. En la columna Directivas de administración de información, escriba el nombre de cada directiva de administración de información definida en el nivel del tipo de contenido. En la columna Formularios, escriba el nombre de cada formulario definido en el nivel del tipo de contenido.

Es habitual usar archivos independientes para registros físicos y registros electrónicos. Sin embargo, puede decidir tener una o varias listas de elementos que representen registros físicos intercaladas con las bibliotecas de documentos que contienen registros electrónicos.

Después de decidir en qué archivo de registros almacenará los registros físicos, determine cómo va a organizar las listas dentro del archivo de registros. Puede crear carpetas en las listas y usarlas para crear una estructura de la organización más profunda para los registros físicos. Al determinar qué listas creará, tenga en cuenta que tanto los flujos de trabajo como la navegación de metadatos pueden aplicarse a las listas.

Entre algunas de las ideas para la organización de listas y carpetas se incluyen las siguientes:

  • Por tipo de registro

  • De la misma manera en que se organizan los objetos físicos. (Por ejemplo, una carpeta puede representar una caja y los elementos de la carpeta pueden representan los objetos de la caja.)

  • Mediante un esquema organizativo profesional, como por proyecto o por división

  • Por año

Debido a que los registros físicos no se moverán al archivo de registros mediante la opción Enviar a, no se puede usar el organizador de contenido con los registros físicos. En su lugar, el administrador de registros que cree el registro físico debe colocar el registro en la carpeta correcta de la lista correcta.

En la ficha Listas y carpetas de la hoja de trabajo, escriba la dirección URL de cada lista identificada. Para cada lista, en la columna Tipos de contenido, determine los tipos de contenido que se permitirán en la lista. Use las columnas Nivel de carpeta 1, Nivel de carpeta 2, Nivel de carpeta 3 y Nivel de carpeta 4 para registrar la jerarquía de carpetas y subcarpetas de la lista. Agregue más columnas si anidará las carpetas en más de cuatro niveles.

Puede usar la siguiente hoja de trabajo para planear el modo de administrar los registros físicos:

Hoja de trabajo de planeación de registros físicoshttp://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179986&clcid=0xC0A

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