Planeación de informes

En este artículo:

• Acerca de los informes

• Planeación de elementos web para informes

• Planeación de informes para el sitio del centro de informes

• Planeación de la biblioteca de informes

• Planeación de otras características del sitio del centro de informes

• Hojas de trabajo

Los informes son vistas web de datos profesionales de varios orígenes. En Microsoft Office SharePoint Server 2007, los informes se muestran en páginas por medio de elementos web de indicadores clave de rendimiento (KPI) y datos profesionales. Estos informes se pueden usar solos o en paneles de varios informes para analizar y actuar basándose en los datos profesionales y la inteligencia empresarial.

Como parte de la planeación de la implementación inicial de Office SharePoint Server 2007, es necesario entender qué elementos web hay que usar en los informes y cómo configurar estos elementos web para usen datos profesionales. También debe saber cómo combinar los informes en las páginas de informes como el sitio del centro de informes, cómo configurar la administración de las bibliotecas de informes y qué otra información y características hay que habilitar para el sitio del centro de informes y otras páginas preparadas para informes.

Acerca de los informes

Los informes se crean mediante elementos web de datos profesionales y elementos web de KPI para resumir los datos y elementos web de Excel Web Access para los análisis de inteligencia empresarial. Los informes se muestran en la interfaz del explorador web.

Cada informe se genera con uno o varios elementos web como base. Los orígenes de datos de los elementos web de un informe pueden ser Microsoft SQL Server 2005, ya sea SQL Server 2005 Analysis Services o SQL Server 2005 Reporting Services, o aplicaciones de línea de negocio como SAP y Siebel. Los datos de los elementos web de los informes suelen estar disponibles en listas de datos profesionales, que pueden ser el origen directo de los datos.

Los informes pueden aparecer en los siguientes sitios de SharePoint de sus colecciones de sitios:

• Sitio del centro de informes   El sitio del centro de informes, que se crea al crear la colección de sitios, contiene una biblioteca de informes, paneles y contenido de soporte, así como una página principal con vínculos a los informes y al contenido de soporte.

• **Otros sitios del centro de informes   **Se pueden crear sitios del centro de informes adicionales para las colecciones de sitios que contienen un gran número de informes asociados con procesos empresariales bien diferenciados.

• **Bibliotecas de informes en otros sitios   **Cualquiera que pueda crear bibliotecas de documentos en una colección de sitios puede crear bibliotecas de informes. Estas bibliotecas crean informes que usan uno de los siguientes tres tipos de contenido: un informe, un informe de Microsoft Office Excel 2007 o una página de panel.

Los informes también aparecen como elementos en las listas y los resultados de búsqueda.

Los elementos web de datos profesionales usados en los informes pueden aparecen en sitios adicionales, incluidos sitos de personalización, áreas de trabajo y sitios de colaboración de equipos, pero estos sitios no son informes.

Planeación de elementos web para informes

Los informes son páginas que se crean con uno o varios elementos web de datos profesionales como base. Entre estos elementos web se encuentran:

• Elemento web Lista de datos profesionales

• Elemento web Lista KPI y elemento web Detalles de KPI

• Elemento web de Excel Web Access

• Elemento web de informe de Reporting Services

Al crear un informe, debe proporcionar la ubicación de un elemento web de datos profesionales o un elemento web de KPI.

La galería de elementos web sugiere estos mismos elementos web, junto con el elemento web Editor de contenido, pero puede agregar cualquier elemento web de datos profesionales incluidos otros elementos web con distintas vistas de listas de datos profesionales, el elemento web Acciones para datos profesionales u otros elementos web especializados. Para obtener más información acerca de estos elementos web, vea Planeación de elementos web de datos profesionales.

Los informes también incluyen los siguientes elementos web:

• Elemento web Resumen   Se trata de un elemento web Editor de contenido en la zona izquierda pensado para transmitir el propósito del informe y de los datos profesionales que contiene.

• Elemento web Detalles del contacto   Contiene una imagen y propiedades clave de la persona asociada con la página de informe, normalmente el propietario de la página.

Las páginas de panel contienen elementos web adicionales. Para obtener más información acerca de las páginas de panel, vea Planeación de paneles y filtros.

Cada informe está basado en un conjunto de datos profesionales de un elemento web de datos profesionales. Cada informe se complementa con un resumen que explica el propósito del informe y proporciona detalles acerca del propietario del mismo. Los elementos web usados para cada informe deben centrarse estrictamente en una única tarea o conjunto de tareas relacionadas. Muchos informes contienen sólo un único elemento web Lista de datos profesionales o un elemento web de KPI.

Siga estos pasos para planear los elementos web para los informes:

1. Identifique un proceso de negocio.

2. Planee la inclusión de un informe para dicho proceso de negocio.

3. Identifique los elementos web que transmitirán la información que necesitan los usuarios para actuar en el contexto del proceso de negocio.

Por ejemplo, un proceso de negocio común en una organización de ventas es identificar qué equipos cumplen los objetivos de ventas. Decide crear un informe de KPI de ventas de los equipos que ponga de relieve la información. Decide usar un elemento web Lista KPI para enumerar los equipos relevantes, y el KPI para cada equipo se evaluará calculando las ventas totales de todos los integrantes de cada equipo. Implementará una lista de datos profesionales que se conectará a la base de datos de ventas e incluirá columnas que enumerarán el nombre del equipo, los nombres de los empleados y las ventas de cada equipo. También necesitará una explicación de los objetivos del equipo para ponerla en el elemento web Resumen. En la planeación, registrará el informe, el elemento web, la lista y las columnas de lista, y actualizará las hojas de trabajo de planeación correspondientes. En el caso de los informes basados en elementos web Lista de datos profesionales, es posible que tenga varias propiedades que registrar, cada una de ellas asociada a un tipo de de datos profesionales distinto en el Catálogo de datos profesionales.

Planeación de informes para el sitio del centro de informes

El sitio del centro de informes es una página que se crea automáticamente para las colecciones de sitios en Office SharePoint Server 2007. Se trata de una única ubicación que tiene vínculos a todos los informes y paneles de la colección de sitios. Para ver el sitio del centro de informes, los usuarios deben hacer clic en Informes en Inicio rápido.

El diseño predeterminado del sitio del centro de informes incluye los siguientes elementos web:

• En la zona de la izquierda:

  • Uso del sitio del centro de informes   Se trata de un elemento web Editor de contenido que contiene información de introducción al sitio del centro de informes. Los administradores del sitio pueden modificar el texto de este elemento web dependiendo del contenido y las necesidades empresariales de la colección de sitios y del sitio del centro de informes.

  • Anuncios   Se trata de un elemento web Vista de lista que se usa para publicar anuncios relevantes en el sitio del centro de informes. De forma predeterminada, tiene un anuncio de bienvenida. Los colaboradores del sitio del centro de informes pueden agregar anuncios.

  • Elementos destacados   Herramienta de elementos web de vínculo de resumen que se puede usar para destacar informes, KPI y paneles. De forma predeterminada, incluye un vínculo a una guía de referencia rápida. Desde el modo de diseño, los usuarios con los permisos adecuados pueden agregar vínculos o encabezados de grupos, o bien configurar el estilo y el diseño de este elemento web.

• En la zona de la derecha:

  • **Elemento web Detalles del contacto   **Los colaboradores pueden agregar uno o varios contactos aquí que sean relevantes en el sitio del centro de informes.

  • **Eventos próximos   **Elemento web Vista de lista usado para agregar eventos relevantes para los procesos de negocio en el sitio del centro de informes. Los colaboradores pueden agregar eventos.

Al principio las otras zonas están vacías, pero a menudo se usan para presentar listas de datos profesionales o KPI importantes sin tener que abrir otro informe.

El menú Inicio rápido del sitio del centro de informes contiene vínculos a informes, paneles y recursos. El vínculo Informes abre la biblioteca de informes, que contiene una lista de todos los informes del sitio del centro de informes.

Hay tres tipos de páginas de informes:

• Informe   Esta página destaca un elemento web de datos profesionales, como un elemento web Lista de datos profesionales o un elemento web Lista KPI.

• Informe de Excel   Esta página destaca datos de una hoja de cálculo de Excel en concreto.

• Página de panel   Esta página destaca más de un elemento web de datos profesionales, que normalmente se filtran en el nivel de la página por propiedades concreta. De forma predeterminada, cada página de panel contiene un elemento web Lista KPI y un elemento web Excel Web Access.

Cada tipo de página de informe incluye una página de resumen y detalles de contacto para el propietario del informe.

Puede crear sitios del centro de informes adicionales que se centren en conjuntos de datos profesionales e inteligencia empresarial específicos si selecciona la plantilla Sitio del centro de informes al crear un sitio. El número de sitios del centro de informes que tiene, y qué informes se incluyen en cada sitio del centro de informes, depende del propósito de cada colección de sitios. Para la mayoría de implementaciones, basta con empezar con un sitio del centro de informes. Si la planeación del sitio del centro de informes se vuelve compleja, puede considerar la posibilidad de usar más carpetas para la biblioteca de informes, o incluso más bibliotecas de informes para organizar un gran número de informes.

El número de posibles informes para un centro de informes puede ser bastante alto incluso para un proceso de negocio sencillo que use una única aplicación empresarial. Considere el ejemplo de una aplicación de informes de ventas. Es posible que desee crear informes que realicen un seguimiento del rendimiento de los empleados, la satisfacción del cliente, las ventas de un producto específico, las ventas por ubicación y el total de ingresos por trimestre, entre otros. Algunos de los informes estarán formados por elementos web Lista KPI que muestran el rendimiento en un formato de cuadro de mandos, otros estarán formados por elementos web Detalles de KPI que se centran en un único elemento de una lista de KPI y otros pueden ser listas de datos profesionales que realizan un seguimiento de varias propiedades.

Muchos procesos de negocio usan más de una aplicación. Puede usar elementos web de Excel Web Access para llevar a cabo análisis o actualizar información en hojas de cálculo. Puede usar SQL Server 2005 Analysis Services para ver información en un almacén de datos relacionado.

Existen varias acciones que puede realizar para simplificar la planeación de un centro de informes:

• Céntrese en el propósito de cada colección de sitios y el sitio del centro de informes relacionados lo máximo posible.

• Seleccione sólo las listas de datos profesionales y de KPI entre grupos más importantes para la implementación inicial y deje el resto para las operaciones en curso.

• Presente los elementos web relacionados en páginas de panel y use la característica para dirigir filtros y elementos web a fin de mejorar la relevancia y la flexibilidad. Para obtener más información acerca de las páginas de panel y los filtros, vea Planeación de paneles y filtros. Para más información acerca de cómo dirigir elementos web, vea Planeación de elementos web personalizados.

• Planee las listas de datos profesionales y los elementos web para facilitar la reutilización, de modo que pueda usar las mismas listas subyacentes de informes, paneles, sitios de personalización y galerías de elementos web para otros sitios.

• Registre las listas que necesitará para implementar los informes de alta prioridad, incluya esta información en la planeación de listas de datos profesionales y registre los tipos de datos profesionales y las propiedades de las aplicaciones empresariales relevantes en la planeación de perfiles de datos profesionales.

• Planee el seguimiento de los patrones de uso para que pueda actualizar de forma efectiva el sitio del centro de informes durante las operaciones en curso.

Planeación de la biblioteca de informes

La biblioteca de informes contiene vínculos a todos los informes del sitio del centro de informes. Incluye un historial de versiones de cada informe y archiva las versiones anteriores para que pueda verlas. Esto permite crear nuevas versiones de informes de eventos especiales o hitos y, posteriormente, revertir a un informe previo.

También puede cambiar la vista de la lista de la biblioteca de informes. Las vistas disponibles de forma predeterminada son:

• Informes actuales   Esta vista muestra las versiones actuales de todos los informes.

• Todos los informes y paneles   Esta vista muestra todas las versiones de los informes, con las versiones más recientes primero.

• Paneles   Esta vista muestra sólo las páginas de panel.

Puede editar estas vistas para agregar columnas o contenido de filtros, o bien crear nuevas vistas.

Los informes basados en elementos web de Excel Web Access tienen una página de perfil de informe que incluye información adicional acerca de la hoja de cálculo de Excel.

Cuando planee la biblioteca de informes, piense quién es más probable que administre los informes de la colección de sitios y si los informes tienen que organizarse en carpetas por aplicación empresarial, equipo de trabajo o proceso de negocio. Estas decisiones se verán influenciadas por la arquitectura de información que planee y el propósito de cada colección de sitios según se identifique durante la planeación del sitio.

Planeación de otras características del sitio del centro de informes

Si hace clic en Administrar contenido y estructura en el menú Acciones del sitio del sitio del centro de informes, verá una lista que contiene vínculos a cada uno de los informes y la información siguiente:

• Anuncios

• Conexiones de datos

• Documentos

• Manual

• Imágenes

• Páginas

• Biblioteca de referencia

• Biblioteca de informes

• Calendario de informes

• KPI de ejemplo

• Tareas de flujo de trabajo

Cada uno de estos elementos se usa para almacenar contenido que se puede usar en los informes del sitio del centro de informes. Al planear los sitios del centro de informes de la colección de sitios, tome nota de este contenido para que pueda incluirlo en los informes que ponga a disposición de los usuarios durante la implementación inicial.

Entre los ejemplos de contenido útil para la implementación inicial se incluyen documentos que describen procesos de negocio relacionados con informes clave, conexiones de datos usadas por los informes de SQL Server 2005 Analysis Services y SQL Server 2005 Reporting Services, e imágenes para propietarios de informes. La mayoría del contenido complementario se agregará durante las operaciones en curso después de la implementación inicial.

También puede agregar bibliotecas de informes adicionales al sitio del centro de informes o a otros sitios. Puede resultar conveniente planear varias bibliotecas de informes si un centro de informes es particularmente complejo. Por ejemplo, un sitio de portal de un departamento puede incluir informes para varias aplicaciones o equipos de trabajo distintos. Cada uno de éstos puede implementarse mediante una biblioteca de informes diferente, y puede usar la característica para dirigir elementos web del sitio en el centro de informes para que los usuarios puedan ver sólo los informes relevantes para su trabajo. Los permisos se pueden establecer por separado para cada biblioteca si distintos usuarios administran distintos conjuntos de informes.

Hojas de trabajo

Use las siguientes hojas de trabajo para planear los informes:

• Hoja de trabajo de datos profesionales (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en inglés)

• Hoja de trabajo de creación de sitios (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0xC0A) (en inglés)

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.