Planeación del mantenimiento y la administración de sitios (Windows SharePoint Services)

En este artículo:

• Planeación del mantenimiento de sitios

• Planeación de la administración de colecciones de sitios

• Hoja de trabajo

Todos los sitios web, en especial los que tienen más de un autor, se desordenan. La revisión y la limpieza periódicas pueden ayudar a mantener el buen funcionamiento del sitio, sin importar su tamaño. Si se elabora un plan de mantenimiento del sitio (o los sitios) desde el comienzo, es posible asegurarse de que permanezcan actualizados, útiles y usables.

Planeación del mantenimiento de sitios

El plan de mantenimiento de un sitio es diferente del plan para otros entornos y contiene elementos específicos. El mantenimiento de sitios para los sitios administrados por un departamento de TI no es igual al mantenimiento de sitios creados por usuarios y sitios administrados. Sin embargo, algunos de los procedimientos recomendados que puede incluir en un plan de mantenimiento de sitios son los siguientes:

• Pregunte a los usuarios qué desean en los sitios administrados por TI. Realice encuestas periódicas para determinar qué necesitan los usuarios del sitio.

• Use registros e informes de uso para determinar qué áreas del sitio se usan y correlacione esta información con las encuestas a los usuarios para establecer posibles mejoras.

• Archive contenido o sitios obsoletos. No obstante, para archivar o eliminar contenido o sitios obsoletos, asegúrese de que los usuarios comprendan el plan y realice estas acciones en momentos predecibles. Por ejemplo, puede publicar un cronograma que indique cuándo se archivará contenido o se eliminarán sitios no usados.

• Revise periódicamente los permisos del sitio. Por ejemplo, puede revisarlos cada tres meses para quitar los permisos de usuarios que ya no formen parte del grupo o el proyecto.

• Seleccione un intervalo de tiempo razonable para las actividades de mantenimiento. Por ejemplo, si planea encuestas periódicas a los usuarios, no las realice más de dos veces al año (preferiblemente, no más de una vez al año).

• Cree un plan para realizar copias de seguridad regulares del contenido del sitio. Determine o detecte la frecuencia con la que se realizarán las copias de seguridad y el proceso para restaurar contenido cuando sea necesario. Para obtener más información acerca de cómo planear copias de seguridad y un proceso de restauración, vea Plan de copia de seguridad y recuperación (Windows SharePoint Services).

Comience ahora, durante el proceso de planeación, a crear un plan para el mantenimiento del sitio. Registre el plan e incluya la frecuencia de ajuste del sitio y archivado de contenido. Muestre el plan a otros miembros del equipo y a representantes de la base de usuarios para que lo revisen. De esta forma, podrá identificar dudas de los usuarios ahora, determinar la mejor forma de responder a ellas y contar con un plan para el mantenimiento del sitio en el momento de poner el sitio en funcionamiento.

Planeación de la administración de colecciones de sitios

Una parte del plan de mantenimiento de sitios debe incluir un método para administrar el tamaño y la cantidad de colecciones de sitios del entorno. Esto es de especial importancia si se permite la administración de sitios sin intervención del administrador. La mayoría de las organizaciones desean poder predecir y controlar el crecimiento esperado de los sitios, ya que esto tiene un impacto sobre los recursos de base de datos. Por ejemplo, si una base de datos de contenido específica contiene 100 sitios, y uno de esos sitios ocupa más del 50% del espacio, puede ser necesario que ese sitio tenga una base de datos de contenido propia. De esta forma, se reserva espacio para el crecimiento adicional al mismo tiempo que se mantiene la capacidad para realizar copias de seguridad de las bases de datos y restaurarlas.

Dos métodos para administrar colecciones de sitios son los siguientes:

• Cuotas de colección de sitios:   use este método para controlar el tamaño máximo de las colecciones de sitios.

• Confirmación y eliminación del uso de sitios:   use este método para supervisar y eliminar colecciones de sitios que no están en uso.

Planeación de cuotas de colección de sitios

Use cuotas para hacer un seguimiento del almacenamiento del sitio y limitarlo. Puede enviar un mensaje de advertencia por correo electrónico a los propietarios del sitio cuando el almacenamiento alcance un tamaño determinado (en megabytes) y luego bloquear el sitio para impedir que se agregue contenido una vez alcanzado el tamaño máximo. Al planear la capacidad de la base de datos y el servidor, determine los límites de tamaño que se aplicarán, si desea usarlos. Para aprovechar al máximo las cuotas:

• Cree diferentes plantillas de cuota para los distintos tipos de sitios. Se pueden usar diferentes cuotas para diferentes divisiones, tipos de clientes o rutas (por ejemplo, los sitios en la ruta /sites pueden contar con sólo 100 MB para cada colección de sitios, mientras que los sitios en la ruta /vip pueden ocupar hasta 300 MB por colección de sitios). Cuando se crea una colección de sitios desde la Administración central, se puede especificar en qué plantilla de cuota se basará. Tenga en cuenta que los sitios creados con Administración de sitios sin intervención del administrador usan la cuota predeterminada para la aplicación web.

• Otorgue espacio suficiente para un crecimiento razonable en los sitios. De acuerdo con el uso de cada sitio, las necesidades de espacio varían notablemente. Los sitios están diseñados para crecer a medida que se usan. Un límite de cuota de 50 MB probablemente no sea suficiente espacio de almacenamiento inicial para la mayoría de los sitios y mucho menos si el sitio tiene una vida prolongada.

• Ofrezca un intervalo de tiempo razonable entre el mensaje de correo electrónico de advertencia y el bloqueo del sitio cuando se supera la cuota. Por ejemplo, no establezca el límite para la advertencia en 80 MB y el límite de almacenamiento del sitio en 85 MB. Podría resultar muy molesto para los usuarios que se aplicara el bloqueo mientras ellos están cargando archivos grandes si el tiempo de preaviso fue muy breve.

Planeación de la confirmación y eliminación del uso de sitios

Debe planear cómo se administrarán los sitios que quedan inactivos una vez finalizado un proyecto o los sitios que los usuarios crean sólo como prueba y luego son abandonados. La confirmación y eliminación del uso de sitios puede servir como ayuda para mantener el entorno ordenado, ya que permite identificar los sitios que ya no son necesarios. Esta característica envía automáticamente un mensaje de correo electrónico a los propietarios de los sitios para confirmar si ellos consideran que el sitio está en actividad. Si el propietario no responde al mensaje (después de un número especificado de mensajes a lo largo de un período determinado), el sitio puede eliminarse.

Para planear la confirmación y eliminación del uso de sitios, decida:

• Cuánto tiempo se esperará para comprobar si un sitio está inactivo. El período predeterminado para los sitios de equipos o proyectos es de 90 días a partir de la creación del sitio, pero probablemente sea necesario asignar un período mayor. Para un sitio de prueba o personal, 90 días puede ser demasiado. Generalmente, el ciclo de vida de un sitio que fue creado, usado activamente y ahora puede ser eliminado o archivado lleva al menos seis meses o probablemente unos años para completarse. Enviar un recordatorio cada seis meses resulta útil en estas situaciones.

• La frecuencia con la que se enviará un mensaje de correo electrónico a los propietarios de los sitios para comprobar si los sitios están inactivos. Después del primer mensaje, si el administrador no responde, es posible seguir enviando avisos adicionales con una frecuencia diaria, semanal o mensual.

• Si desea eliminar automáticamente los sitios que no se usan. Si el administrador del sitio no responde a varios mensajes de correo electrónico, ¿desea continuar y eliminar el sitio automáticamente? Se recomienda que realice una copia de seguridad en primer lugar. Para ello, asegúrese de que se hacen copias de seguridad de forma regular y de que puede usar el kit de desarrollo de software de Windows SharePoint Services V3 (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=72207&clcid=0xC0A) (en inglés) para personalizar esta funcionalidad de modo que realice automáticamente una copia de seguridad del sitio antes de su eliminación; sin embargo, éste no es el comportamiento predeterminado.

• Si se van a eliminar automáticamente los sitios que no se usan, la cantidad de mensajes de correo electrónico que se enviarán a los propietarios de los sitios antes de la eliminación. De forma predeterminada, se envían cuatro avisos semanales antes de eliminar el sitio, pero se puede modificar este número de acuerdo con sus necesidades.

Hoja de trabajo

Use la siguiente hoja de trabajo para planear el mantenimiento y la administración de sitios:

• Hoja de trabajo de mantenimiento de sitios (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73145&clcid=0xC0A) (en inglés)