Planeación de los tipos de contenido (Windows SharePoint Services)

En este artículo:

• ¿Qué son los tipos de contenido?

• Plantillas de columna

• Tipos de contenido de carpeta

• Planeación de tipos de contenido de documentos

• Planeación de tipos de contenido de listas

• Después de planear tipos de contenido: pasos siguientes

Este tema describe tipos de contenido y características relacionadas y proporciona información orientativa sobre como planear tipos de contenido para la solución según Windows SharePoint Services 3.0.

¿Qué son los tipos de contenido?

Un tipo de contenido define los atributos de un elemento de la lista, documento o carpeta. Cada tipo de contenido puede especificar:

• Las propiedades que deben asociarse con elementos de su tipo

• Flujos de trabajo que se pueden iniciar desde elementos de su tipo

• Plantillas de documento (para tipos de contenido de documentos)

• Conversiones de documentos que deben estar disponibles (para tipos de contenido de documentos)

• Características personalizadas

Puede asociar un tipo de contenido a una lista o biblioteca. Al hacerlo, está especificando que la lista o biblioteca pueda contener elementos de dicho tipo de contenido y que el comando Nuevo de dicha lista o biblioteca permitirá a los usuarios crear nuevos elementos de dicho tipo.

Las bibliotecas y listas de documentos pueden contener varios tipos de contenido. Por ejemplo, una biblioteca puede contener tanto los documentos como los gráficos relacionados con un proyecto. Cuando una lista o biblioteca contiene varios tipos de contenido:

• El comando Nuevo de dicha lista o biblioteca permite a los usuarios a crear nuevos elementos de todos los tipos de contenido asociados.

• Se muestran las columnas relacionadas con todos los tipos de contenido disponible.

Los tipos de contenido se definen en la galería de tipo de contenido de un sitio. Una vez que se definen en un sitio, los tipos de contenido están disponibles en dicho sitio y en todos los subsitios dependientes de éste. Para hacer que un tipo de contenido esté más ampliamente esté disponible, defínalo en la galería de tipos de contenido del sitio de nivel superior de una colección de sitios.

Por ejemplo, si su organización usa una plantilla de contrato determinada, en la galería de tipos de contenido del sitio de nivel superior de una colección de sitios, podrá crear un tipo de contenido que defina los metadatos de dicho contrato, plantilla del contrato y flujos de trabajo necesarios para revisar y completar el contrato. A continuación, cualquier biblioteca de documentos de su colección de sitios a la que asocie el tipo de contenido del contrato incluirá todas estas características y permitirá a los autores crear nuevos contratos basados en la plantilla.

En los sitios basados en Windows SharePoint Services 3.0, cada elemento de lista o biblioteca predeterminado, como por ejemplo un contrato, tarea o documento, tiene un tipo de contenido correspondiente en la galería de tipos de contenido del sitio. Al planear los tipos de contenido, puede usar estas definiciones de fábrica de tipo de contenido como punto de partida, basando los nuevos tipos de contenido en los tipos existentes según sea necesario o modificando los tipos predeterminados.

Los tipos de contenido se organizan en una jerarquía que permite que un tipo de contenido herede sus características de otro tipo de contenido. Esto permite que las clases de documentos compartan características en una organización, a la vez que permite que los equipos personalicen estas características para sitios o listas concretos.

Por ejemplo, todos los documentos de entrega al cliente de una empresa pueden requerir un conjunto de metadatos como por ejemplo un número de cuenta, número de proyecto y jefe de proyecto. Al crear un tipo de contenido de entrega al cliente de nivel superior, a partir del cual se heredarán todos los demás tipos de documento de entrega al cliente, se garantiza que la información necesaria, como los números de cuenta y proyecto, se asociarán con todas las variantes de los documentos de entrega al cliente en la organización. Tenga en cuenta que si se agrega otra columna necesaria al tipo de contenido de entrega al cliente de nivel superior, el propietario del tipo de contenido podrá propagar los cambios a todos los tipos de contenido heredados de éste, lo cual agregará la nueva columna a todos los documentos de entrega al cliente.

Plantillas de columna

Cada elemento de metadatos relacionado con un tipo de contenido es una columna, que es una ubicación en una lista para almacenar información. Las listas o las bibliotecas de Windows SharePoint Services 3.0 se muestran, por lo general, de forma gráfica como columnas de información. Sin embargo, según la vista asociada con la lista, las columnas pueden aparecer de otra forma, como días de un calendario. En formularios relacionados con una lista o una biblioteca, las columnas se muestran como campos.

Puede definir columnas para su uso en varios tipos de contenido. Para ello, créelas en una galería de plantillas de columna. Hay una galería de plantillas de columna en cada sitio de una colección de sitios. Como ocurre con los tipos de contenido, las columnas definidas en la galería de plantillas de columna de un sitio están disponibles en dicho sitio y en todos sus subsitios.

Tipos de contenido de carpeta

Los tipos de contenido de carpetas definen los metadatos asociados con una carpeta de una lista o una biblioteca. Cuando se aplica un tipo de contenido de carpetas a una lista o a una biblioteca, el comando Nuevo de la lista o la biblioteca incluirá el tipo de contenido de carpeta y usuario podrá crear carpetas de ese tipo.

Puede definir las vistas de una lista o biblioteca que sólo están disponibles en las carpetas de un determinado tipo de contenido. Esto es útil cuando se desea que una carpeta contenga un tipo determinado de documento y que las vistas de dicha carpeta sólo muestren las columnas relevantes para el tipo de documento contenido en dicha carpeta.

Mediante el modelo de objetos Windows SharePoint Services 3.0, puede personalizar el comando Nuevo para un tipo de contenido de carpetas de modo que, cuando un usuario crea una nueva carpeta de dicho tipo, la carpeta se habrá llenado previamente con varios archivos y documentos basados en las plantillas almacenadas en el servidor. Esto es útil, por ejemplo, para implementar un tipo documento compuesto que requiere que varios archivos contribuyan en un solo documento de entrega.

Planeación de tipos de contenido de documentos

Use la hoja de trabajo de tipo de contenido para registrar las decisiones acerca cada nuevo tipo de contenido. Cada tipo de contenido de documento debe heredar su configuración directamente del tipo de contenido del documento o de un tipo de contenido proveniente del tipo de contenido del documento. Esto garantizará que las columnas básicas para los tipos de documento, como Título y Creado por, estén presentes, y que pueda asociar una plantilla con el tipo de contenido.

La primera etapa en la planeación de tipos de contenido de documentos consiste en revisar y enumerar cada tipo de documento en la solución para determinar si hay un tipo de contenido existente disponible para documentos de ese tipo. Si un tipo de contenido predeterminado, como por ejemplo Documento, es suficiente, no será necesario planear un tipo de contenido personalizado.

Después de revisar la lista de tipos de documento para determinar cuáles pueden usar tipos de contenido predeterminado, planee nuevos tipos de contenido de documentos mediante los pasos siguientes. Para cada tipo de contenido que planee, rellene una hoja de trabajo Planear un tipo de contenido distinta.

1. Especifique el tipo de documento, como por ejemplo "Especificación de producto".

2. Escriba la dirección URL del sitio en el que se definirá el nuevo tipo de contenido. Tenga en cuenta que los tipos de contenido están disponibles en el sitio en el que se definen y en todos los subsitios de éste.

3. Determinación del tipo de contenido primario Escriba el tipo de contenido primario en el campo Tipo de contenido primario de la hoja de trabajo de planeación de un tipo de contenido. Éste será un tipo de contenido predeterminado (vea "Tipos de contenido de Windows SharePoint Services 3.0 predeterminados") o un tipo de contenido personalizado que ya se ha planeado.

4. Determinación de columnas En la tabla para la planeación de columnas de la hoja de trabajo de planeación de tipos de contenido, lleve a cabo lo siguiente:

   1. Especifique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna New?, escriba No para cada entrada.

   2. Para cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de una columna que va a crear. Tenga en cuenta que el nombre de una columna es importante, porque puede comunicarse el propósito de la columna. Por lo tanto, aunque una columna de un tipo que necesite ya esté definida en la galería de columna de la colección de sitios, puede decidir definir una columna similar con un nombre más relevante para la aplicación. Junto con los nombres de las columnas adicionales, escriba sus tipos e indique si son nuevas o no.

5. Determinar la plantilla En la sección de planeación de plantillas de la hoja de trabajo, escriba el nombre de la plantilla que debe asociarse con este tipo de contenido junto con su tipo, como por ejemplo .Docx y una breve descripción del propósito de la plantilla. Si no se hereda la plantilla a partir del tipo de contenido primario, en el campo New?, escriba "No."

6. Determinar los flujos de trabajo Los flujos de trabajo adjuntan la lógica empresarial a documentos y enumeran documentos en Windows SharePoint Services 3.0. Puede asociar cualquier flujo de trabajo disponible con un tipo de contenido. A continuación, el flujo de trabajo se podría iniciar en cualquier documento de dicho tipo de contenido. Para obtener una explicación completa de la planeación del flujo de trabajo, vea Planeación de flujos de trabajo (Windows SharePoint Services). Después de revisar los flujos de trabajo y determinar los flujos de trabajo que están disponibles, escriba cada flujo de trabajo que debe asociarse con el tipo de contenido en la tabla de planeación de flujos de trabajo de la hoja de trabajo de planeación de tipo de contenido. Si no se hereda el flujo de trabajo del tipo de contenido primario, escriba dicha información en la columna New?.

Planeación de tipos de contenido de listas

Los elementos de un tipo de contenido de listas incluyen las columnas de metadatos asociados con el tipo de contenido junto con los flujos de trabajo que se pueden ejecutar sobre elementos de ese tipo de contenido de lista. Use un tipo de contenido de listas para definir un tipo de elemento de lista único para su solución. Por ejemplo, en una solución para el centro de llamados de un cliente, en el que trabajan profesionales de soporte técnico para investigar y resolver problemas técnicos de clientes, se podría usar un tipo de contenido de listas para normalizar los datos de cada incidente de soporte y para admitir el seguimiento del incidente mediante un flujo de trabajo.

Planee nuevos tipos de contenido de lista mediante los pasos siguientes. Para cada tipo de contenido de lista que planee, rellene una hoja de trabajo de planeación de un tipo de contenido diferente. En el campo Tipo de documento de la hoja de trabajo, escriba "list".

1. Escriba la dirección URL del sitio en el que se definirá el nuevo tipo de contenido. Los tipos de contenido se encuentran disponibles en el sitio en que se definen y en todos los subsitios de éste.

2. Determinar el tipo de contenido primario Escriba el tipo de contenido primario en el campo Tipo de contenido primario de la hoja de trabajo de planeación de tipos de contenido. Éste será un tipo de contenido predeterminado (vea "Tipos de contenido de Windows SharePoint Services 3.0 predeterminados") o un tipo de contenido personalizado que ya se ha planeado.

3. Determinar las columnas En la tabla Planeación de columnas de la hoja de trabajo de planeación de tipos de contenido, lleve a cabo lo siguiente:

   1. Especifique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna New?, escriba "No" para cada entrada.

   2. Para cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de una columna que va a crear. Junto con los nombres de las columnas adicionales, escriba sus tipos e indique si son nuevas o no.

4. En la sección para la planeación de plantillas de la hoja de trabajo, escriba "None."

5. Determinar los flujos de trabajo Si hay un flujo de trabajo disponible relevante para el tipo de contenido de lista, puede, opcionalmente, asociarlo con el tipo de contenido. A continuación, el flujo de trabajo se podría iniciar en cualquier elemento de lista de dicho tipo de contenido. Para obtener una explicación completa de la planeación del flujo de trabajo, vea Planeación de flujos de trabajo (Windows SharePoint Services). Después de revisar los flujos de trabajo y de determinar qué flujos de trabajo están disponibles, especifique cada flujo de trabajo que deba asociarse con el tipo de contenido en la tabla para la planeación de flujos de trabajo de la hoja de trabajo de planeación de tipos de contenido. Si el flujo de trabajo no se hereda del tipo de contenido primario, especifique dicha información en la columna "New?".

Después de planear tipos de contenido: pasos siguientes

Después de planear tipos de contenido de documentos y listas, se sugiere seguir estos pasos:

• Si todavía no ha hecho esto, en la columna Tipo de contenido de la hoja de trabajo Bibliotecas de documentos, registre cada tipo de contenido que ha planeado.

• Ordene las hojas de trabajo de planeación de tipos de contenido por dirección URL de sitio e identifique las nuevas columnas para definir cada sitio.

• Identifique nuevas plantillas que se deban diseñar.

• Identifique los nuevos flujos de trabajo que deben desarrollarse o adquirirse e instalarse.