Planeación del correo electrónico saliente (Windows SharePoint Services)

En este artículo:

• Acerca del correo electrónico saliente

• Requisitos generales

• Servidor SMTP de salida

• Direcciones de envío y de respuesta

• Juego de caracteres

El correo electrónico saliente es la base sobre la que los administradores de sitios pueden implementar varias características atractivas de notificación de correo electrónico. Dichas características ayudan a los usuarios finales a realizar un seguimiento de los cambios y actualizaciones en colecciones de sitios individuales y permiten a los administradores de sitio enviar mensajes de estado. Estas características de correo electrónico incluyen tanto alertas de correo electrónico como mensajes administrativos.

• Alertas   En una colección de sitios de gran tamaño y en crecimiento, los usuarios necesitan un método eficaz para mantenerse al día de las actualizaciones de listas, bibliotecas, discusiones y otros elementos importantes del sitio. La configuración de alertas proporciona una forma eficaz de no perderse ningún cambio. Por ejemplo, si varios grupos dependen unos de otros para revisar documentos, los integrantes de cada grupo pueden configurar alertas para recibir una notificación cuando se produzcan cambios en los documentos de los que son responsables. Los usuarios pueden especificar para qué áreas de la colección de sitios o para qué documentos quieren hacer un seguimiento y decidir con qué frecuencia desean recibir las alertas.

  Nota

  Los usuarios deben tener al menos el permiso Ver para configurar alertas.

• Mensajes administrativos   Es posible que los administradores del sitio deseen recibir avisos cuando los usuarios soliciten acceso a un sitio o cuando los propietarios del sitio superen su espacio de almacenamiento especificado. La configuración de correo electrónico saliente permite a los administradores del sitio recibir notificaciones automáticas de los problemas administrativos del mismo.

Este artículo ayuda a los administradores del sitio a comprender tanto los usos de integrar el correo electrónico saliente y los requisitos para integrarlo en sus colecciones de sitios.

Acerca del correo electrónico saliente

La configuración correcta del correo electrónico es un requisito para implementar alertas y notificaciones de correo electrónico. La característica de correo electrónico saliente usa un servicio SMTP (Protocolo simple de transferencia de correo) saliente para retransmitir alertas y notificaciones.

La compatibilidad con el correo electrónico saliente se puede habilitar tanto en el nivel de granja de servidores (disponible en la sección Operaciones de la Administración central) como en el nivel de aplicación web (disponible en la sección Administración de aplicaciones de la Administración central). Por tanto, puede especificar distintas configuraciones para una aplicación web específica. La configuración del correo electrónico saliente en el nivel de aplicación web invalida la establecida en el nivel de granja de servidores.

Requisitos generales

La configuración del correo electrónico saliente incluye varios componentes que deben tenerse en cuenta al planear esta característica:

• Un servicio SMTP para retransmitir alertas y notificaciones de correo electrónico. Necesitará el nombre DNS o la dirección IP del servidor de correo SMTP que va a usar.

• Una dirección para usarla en el encabezado de un mensaje de alerta que identifique quién envía el mensaje.

• Una dirección de respuesta que se muestra en el campo Para de un mensaje cuando el usuario responde a una alerta o notificación.

• Un juego de caracteres para usar en el cuerpo de los mensajes de alerta.

Servidor SMTP de salida

El servicio SMTP es un componente de Internet Information Services (IIS); sin embargo, no está habilitado de forma predeterminada con IIS. Se puede habilitar mediante la opción Agregar o quitar programas del Panel de control.

Una vez que haya determinado el servidor SMTP que debe usarse, dicho servidor deberá configurarse para permitir el acceso anónimo y la transmisión de mensajes de correo electrónico. Además, el servidor SMTP debe tener acceso a Internet si desea tener la capacidad de enviar mensajes a direcciones de correo electrónico externas.

Para obtener más información sobre la instalación, configuración y administración del servicio SMTP, vea la Ayuda del Administrador IIS (Internet Information Services) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=72343&clcid=0xC0A).

Direcciones de envío y de respuesta

Al configurar el correo electrónico de salida, puede especificar dos direcciones de correo electrónico: la de envío y la de respuesta.

• Dirección de envío   Las alertas y notificaciones se envían desde una cuenta administrativa en la granja de servidores. Probablemente, esta cuenta no es la que desea mostrar en el campo De de un mensaje de correo electrónico. La dirección que use no tiene por qué ser una cuenta de correo electrónico real; puede ser una sencilla dirección descriptiva que los usuarios finales pueden reconocer. Por ejemplo, "Administrador del sitio" podría ser una dirección De adecuada.

• Dirección de respuesta   Ésta es la dirección que se mostrará en el campo Para de un mensaje si un usuario responde a una alerta o notificación. La dirección de respuesta debería ser una cuenta controlada para garantizar que los usuarios finales reciban respuestas rápidas a las preguntas que puedan tener. Por ejemplo, un alias como Central de asistencia podría ser una dirección de respuesta adecuada.

Juego de caracteres

Cuando se configura el correo electrónico, es necesario especificar el juego de caracteres que se va a usar en el cuerpo de los mensajes de correo electrónico. Un juego de caracteres es una asignación de caracteres a sus valores de código identificativos. El juego de caracteres predeterminado para el correo electrónico de salida es Unicode UTF-8, que permite la coexistencia del mayor número de caracteres (incluido el texto bidireccional) en un mismo documento. En la mayoría de los casos, la configuración predeterminada UTF-8 funciona correctamente, aunque la mejor forma de representar algunos idiomas del este de Asia es usar su propio juego de caracteres.

Tenga en cuenta que, si selecciona un código de idioma específico, es menos probable que el texto se muestre correctamente en los lectores de correo configurados para otros idiomas.