Planeación del correo electrónico entrante (Windows SharePoint Services)

En este artículo:

• Acerca del correo electrónico entrante

• Decisiones clave para planear el correo electrónico entrante

• Opciones de configuración y modos de configuración

• Antes de configurar el correo electrónico entrante

• Planeación del servicio de administración de directorios de Microsoft SharePoint

• Hoja de trabajo

Acerca del correo electrónico entrante

El correo electrónico entrante es una característica de Windows SharePoint Services 3.0 que permite a los sitios de SharePoint recibir y almacenar mensajes y archivos adjuntos de correo electrónico en listas y bibliotecas. Esta nueva característica permite a los equipos almacenar el correo electrónico que envían a otros miembros de los equipos sin tener que abrir el sitio de SharePoint y cargar el contenido que se envió por correo electrónico. Esto es posible porque a la mayoría de tipos de listas y bibliotecas se les puede asignar una dirección de correo electrónico única.

Este artículo ayudará a los administradores de servidores y de granjas de servidores a comprender las decisiones que tienen que tomar antes de implementar la característica de correo entrante en su organización.

Decisiones clave para planear el correo electrónico entrante

Hay varias decisiones clave que puede tomar a medida que planea el correo electrónico entrante. Estas decisiones incluyen lo siguiente:

• La aceptación de correo electrónico entrante de todos los servidores de correo electrónico o sólo de los servidores de correo electrónico seguros.

• El uso del servicio de administración de directorios para crear listas de distribución y contactos desde sitios de SharePoint.

• La especificación de la carpeta en la que desea que el cliente compruebe si hay correo electrónico entrante.

• La especificación de la dirección del servidor de correo electrónico que se mostrará en páginas web cuando los usuarios creen una dirección de correo electrónico entrante para un sitio, una lista o un grupo.

La implementación de algunos escenarios (por ejemplo, el uso del servicio de administración de directorios) requiere la participación de uno o más profesionales de TI. No obstante, puede implementar un escenario de correo electrónico entrante básico aunque su organización no disponga de personal de TI.

Escenario básico

Si su organización no dispone de personal profesional de TI, puede habilitar un escenario de correo electrónico entrante básico si instala el servicio Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP) en el servidor en el que se ejecuta Windows SharePoint Services 3.0 y habilita el correo electrónico entrante con el modo de configuración automática con todas las opciones de configuración predeterminadas. En este escenario, el correo electrónico se entrega directamente al servidor SMTP y Windows SharePoint Services 3.0 comprueba periódicamente si hay correo electrónico en la carpeta de entrega de correo electrónico predeterminada que el servicio SMTP configura automáticamente.

La selección del modo de configuración automática y la aceptación de todas las opciones predeterminadas es la forma más sencilla de habilitar el correo electrónico entrante, puesto que todas las opciones de configuración se crean automáticamente y, por consiguiente, se necesitan pocos conocimientos especializados. Para la mayoría de las organizaciones, esta configuración es todo lo que se necesita.

Para habilitar un escenario de correo electrónico entrante básico, siga estos pasos:

1. El administrador del servidor usa el Asistente para componentes de Windows a fin de instalar el componente Servicios de correo electrónico en el servidor en el que desea recibir el correo electrónico entrante. Con esto, se instala y se inicia el servicio SMTP en ese servidor.

2. Para habilitar el correo electrónico entrante, el administrador de la granja de servidores debe usar el modo de configuración automática y aceptar todos los valores predeterminados.

3. El administrador de la colección de sitios habilita la característica de correo electrónico entrante en las bibliotecas y listas en las que desea almacenar el correo electrónico entrante y asigna a cada librería y lista una dirección de correo electrónico única con el formato dirección@SMTPserveraddress. Por ejemplo, sharedfiles@SMTPserver.contoso.com.

Cuando los usuarios envían correo electrónico a la dirección de una lista o biblioteca, Windows SharePoint Services 3.0 detecta que se ha entregado correo electrónico nuevo y lo envía a la lista o biblioteca adecuada según la dirección de correo electrónico.

Escenarios avanzados

Para administradores más avanzados, hay opciones adicionales disponibles, y la implementación de algunas de estas opciones requiere más conocimientos especializados que si se elige el escenario básico con todas las opciones predeterminadas. En esta sección se describen las siguientes opciones de configuración:

• Servidor de correo electrónico seguro

• Carpeta de entrega de correo electrónico

• Servicio de administración de directorios de Microsoft SharePoint

• Dirección para mostrar del servidor de correo electrónico entrante

Servidor de correo electrónico seguro

Puede configurar Windows SharePoint Services 3.0 para que acepte correo electrónico de cualquier servidor de correo electrónico o sólo correo electrónico que se haya enrutado a través de una aplicación de servidor de correo electrónico seguro como, por ejemplo, Microsoft Exchange Server.

Para esta opción, que sólo está disponible en el modo automático, se requiere que un profesional de TI configure el enrutamiento de correo electrónico a través del servidor de correo electrónico seguro.

Si enruta el correo electrónico a través de un servidor de correo electrónico seguro, puede obtener las siguientes ventajas:

• Autenticación de usuarios   El servicio SMTP no puede autenticar a los usuarios que envíen correo electrónico al sitio, pero Exchange Server sí puede hacerlo. El administrador del servidor puede usar el sitio web de Administración central de SharePoint para especificar que el sistema debe aceptar correo electrónico de usuarios autenticados sólo si el correo electrónico se envía a través de Exchange Server.

• Filtro de correo no deseado    Exchange Server proporciona funciones de filtro de correo no deseado para eliminar el correo electrónico comercial no solicitado antes de reenviarlo a su destino (en este caso, el servidor en el que se ejecuta Windows SharePoint Services 3.0). Otra técnica que puede reducir el correo electrónico no deseado es permitir a los miembros del sitio de grupo que archiven el correo electrónico sólo en listas en las que haya concedido permisos de escritura a sus miembros.

• Protección antivirus   Exchange Server proporciona protección antivirus para el correo electrónico que se enrute a través de esta aplicación.

Carpeta de entrega de correo electrónico

Puede especificar la ubicación desde la que Windows SharePoint Services 3.0 recuperará el correo electrónico entrante. La ventaja de usar esta opción es que permite a Windows SharePoint Services 3.0 recuperar correo electrónico entrante de un recurso compartido de red que se encuentre en otro servidor. No obstante, se recomienda no hacerlo. El motivo de esto es que Windows SharePoint Services 3.0 no puede detectar los cambios de configuración en el servidor de correo electrónico remoto que entrega el correo electrónico en la carpeta de entrega. Esto significa que si un administrador configura el servidor de correo electrónico para que ya no entregue correo electrónico en esta carpeta, Windows SharePoint Services 3.0 no puede detectar que la configuración ha cambiado y, por tanto, no podrá recuperar los archivos desde la nueva ubicación.

También puede usar el servicio SMTP para recibir correo electrónico y especificar la carpeta en la que se debe entregar el correo electrónico en lugar de aceptar el valor predeterminado del servicio SMTP. Esto resulta útil si la ubicación de la carpeta predeterminada está llena o casi llena.

Servicio de administración de directorios de Microsoft SharePoint

El servicio de administración de directorios de Microsoft SharePoint conecta los sitios de SharePoint al directorio de usuarios de la organización para proporcionar características de correo electrónico mejoradas. La ventaja de usar este servicio es que permite a los usuarios crear y administrar grupos de distribución de correo electrónico desde sitios de SharePoint. Este servicio también crea contactos en el directorio de usuarios de la organización para que los usuarios puedan encontrar listas de SharePoint habilitadas para correo electrónico en sus libretas de direcciones.

Un escenario de administración de directorios típico consta de los pasos siguientes:

1. Un administrador de la colección de sitios crea un nuevo grupo de SharePoint.

2. El administrador elige crear una lista de distribución para asociarla con ese grupo de SharePoint y asigna una dirección de correo electrónico a la lista de distribución.

3. Con el tiempo, el administrador va agregando y quitando usuarios en este grupo de SharePoint. A medida que se agregan y se quitan usuarios en el grupo, el servicio de administración de directorios de SharePoint los agrega y los quita automáticamente en la lista de distribución, que se almacena en el servicio de directorio de Active Directory. Como las listas de distribución están asociadas con un grupo de SharePoint concreto, esta lista de distribución está disponible para todos los miembros de dicho grupo de SharePoint.

4. Al usar el servicio de administración de directorios de SharePoint, se generan direcciones de correo electrónico automáticamente para los paneles de discusión y los calendarios de los sitios de grupo, de forma predeterminada, y se agregan a la lista de distribución del grupo. De forma predeterminada, las direcciones de correo electrónico de estas dos listas tendrán el formato siguiente: direcciónDelGrupo.discussions y direcciónDelGrupo.calendar.

5. Al incluir direcciones de correo electrónico para los paneles de discusión y los calendarios en la lista de distribución, todo el correo electrónico y las invitaciones a las reuniones que se envíen a esta lista de distribución se archivarán en el sitio de grupo.

Para obtener más información acerca de la planeación del servicio de administración de directorios de SharePoint, vea "Planeación del servicio de administración de directorios de Microsoft SharePoint", más adelante en este artículo.

Dirección para mostrar del servidor de correo electrónico entrante

Los administradores pueden especificar la dirección del servidor de correo electrónico que se mostrará en páginas web cuando los usuarios creen una dirección de correo electrónico entrante para un sitio, una lista o un grupo. A menudo, esta configuración se usa junto con el servicio de administración de directorios de Microsoft SharePoint para proporcionar una dirección del servidor de correo electrónico más fácil de escribir para los usuarios.

Opciones de configuración y modos de configuración

Como administrador del grupo de servidores, puede elegir entre dos modos de configuración al habilitar el correo electrónico entrante: configuración automática y configuración avanzada. Como se describe en la sección "Escenario básico" anterior, puede elegir el modo de configuración automática con los valores predeterminados. No obstante, este modo tiene opciones adicionales entre las que puede elegir.

En la tabla siguiente se describen las opciones de configuración disponibles y si se configuran en la página Configurar correo electrónico entrante de Administración central con el modo de configuración automática o con el modo de configuración avanzada.

Los modos de configuración avanzada y automática se parecen en que ambos permiten a los administradores de granjas de servidores configurar el servicio de administración de directorios de Microsoft SharePoint y la dirección del servidor de correo electrónico que se mostrará en las páginas web. Estos modos de configuración difieren en que el modo de configuración automática reemplaza la capacidad de elegir los servidores de correo electrónico desde los que se aceptará correo por la capacidad de especificar la carpeta en la que se entrega el correo electrónico. Windows SharePoint Services 3.0 usa esta carpeta de entrega de correo electrónico para detectar mensajes de correo electrónico nuevos.

Antes de configurar el correo electrónico entrante

Antes de configurar el correo electrónico entrante, lleve a cabo las tareas siguientes:

• Instale el servicio SMTP en cada servidor en el que desee recibir y procesar el correo electrónico entrante. También puede especificar otra forma de entrega de correo electrónico en su carpeta de entrega de correo electrónico.

• Si usa el servicio SMTP en el servidor en el que se ejecuta Windows SharePoint Services 3.0, asegúrese de que también se ejecute en el servidor el servicio de aplicación web de Windows SharePoint Services. Esto permite procesar a Windows SharePoint Services 3.0 procesar el correo electrónico que se reciba en el servidor web.

Para obtener más información acerca de cómo instalar el servicio SMTP, vea el sistema de Ayuda de Windows.

Planeación del servicio de administración de directorios de Microsoft SharePoint

Puede configurar el servicio de administración de directorios de Microsoft SharePoint con el modo de configuración automática o el modo de configuración avanzada. Puede elegir habilitar el servicio de administración de directorios de Microsoft SharePoint en el servidor o la granja de servidores donde se ejecuta Windows SharePoint Services 3.0, o bien usar este servicio en otra granja de servidores. Una ventaja de usar el servicio que se ejecuta en otra granja de servidores es que los permisos de Active Directory se administran en una ubicación centralizada (es decir, en la otra granja de servidores).

Para habilitar este servicio en su propio servidor o granja de servidores donde se ejecute Windows SharePoint Services 3.0, la cuenta del grupo de aplicaciones de Administración central de SharePoint usada por Windows SharePoint Services 3.0 debe tener acceso de escritura al contenedor que especifique en Active Directory. Esto requiere que un administrador de Active Directory configure la unidad organizativa (UO) y los permisos de ésta. La ventaja de usar el servicio de administración de directorios de Microsoft SharePoint en una granja de servidores remota es que no necesita la ayuda de un administrador de Active Directory para crear y configurar la unidad organizativa si ésta ya existe.

Opciones de configuración del servicio de administración de directorios

Al configurar el servicio de administración de directorios de Microsoft SharePoint para crear grupos de distribución y contactos en Active Directory, debe proporcionar la información siguiente:

• Nombre del contenedor de Active Directory en el que se crearán los contactos y grupos de distribución nuevos. Debe proporcionarse en el formato siguiente:

  OU=nombreDeContenedor, DC=nombreDeDominio, DC=nombreDeDominioDeNivelSuperior

• Nombre del servidor SMTP que se usará para el correo electrónico entrante (también puede aceptar el servidor SMTP predeterminado, si existe). Debe proporcionarse en el formato siguiente:

  servidor.subdominio.dominio.dominio_nivel_superior

  Por ejemplo, SharePointServer.soporte.contoso.com

• Si se aceptarán mensajes sólo de usuarios autenticados.

• Si se permitirá a los usuarios crear grupos de distribución desde sitios de SharePoint. Si elige Sí en esta opción, también puede elegir si los usuarios pueden realizar cualquier combinación de las acciones siguientes:

  • Crear un nuevo grupo de distribución.

  • Cambiar la dirección de correo electrónico de un grupo de distribución.

  • Cambiar el título y la descripción de un grupo de distribución.

  • Elimine un grupo de distribución.

Al configurar el servicio de administración de directorios de Microsoft SharePoint para crear grupos de distribución y contactos mediante un servicio de administración de Microsoft SharePoint remoto, debe proporcionar la información siguiente:

• La dirección URL del servicio de administración de directorios remoto. Por ejemplo, http://server:adminport/_vti_bin/SharePointEmailWS.asmx.

• El nombre del servidor SMTP que se va a usar para el correo electrónico entrante.

• Si se aceptarán mensajes sólo de usuarios autenticados.

• Si se permitirá a los usuarios crear grupos de distribución desde sitios de SharePoint.

Hoja de trabajo

Use la siguiente hoja de trabajo para registrar sus decisiones acerca del correo electrónico entrante:

• Hoja de trabajo de planeación de correo electrónico entrante