Planeación de bibliotecas de documentos (Windows SharePoint Services)

En este artículo:

• Planeación de bibliotecas

• Planeación del control de versiones, aprobación de contenido y desprotecciones

• Planeación de Information Rights Management

Planeación de bibliotecas

Las bibliotecas de documentos son colecciones de archivos de Windows SharePoint Services 3.0 que se comparten con otros usuarios del sitio. Casi todas las características de administración de documentos de Windows SharePoint Services 3.0 se proporcionan a través de bibliotecas de documentos. Como parte de la planeación de la administración de documentos, debe determinar qué bibliotecas de documentos se ajustan mejor a las necesidades de la organización.

Windows SharePoint Services 3.0 incluye los siguientes tipos de bibliotecas de documentos:

• Biblioteca de documentos use una biblioteca de documentos para almacenamiento de documentos de propósito general, colaboración con documentos y compartir contenido fácilmente.

• Biblioteca de imágenes use una biblioteca de imágenes para compartir, administrar y volver a usar imágenes digitales.

Use las bibliotecas de documentos para almacenar el contenido en el que está colaborando su grupo de trabajo y para crear bases de datos de conocimientos compartidos. Por ejemplo, un grupo de trabajo que diseña productos puede usar una biblioteca de documentos para almacenar trabajos en curso como propuestas de diseño, especificaciones e información de apoyo. Mediante los metadatos, mostrados como columnas de información, el estado de cada documento de diseño se puede actualizar y publicar, junto con cada documento del autor, el nombre del proyecto y así sucesivamente. Los documentos completados pueden almacenarse por separado en una biblioteca de documentos de búsqueda de Knowledge Base para búsquedas que se usa como origen de la información al investigar nuevos proyectos.

En Windows SharePoint Services 3.0, las bibliotecas de documentos pueden contener varios tipos de documentos. Para implementarlas, asocie uno o varios tipos de contenido con la biblioteca de documentos. Cuando varios tipos de contenido están asociados con una biblioteca, el comando Nuevo de dicha biblioteca permitirá a los usuarios crear nuevos documentos de cualquier tipo de contenido asociado a la biblioteca y se mostrarán los metadatos de todos los tipos de contenido que la biblioteca pueda contener en las vistas de la biblioteca de documentos. Para obtener más información sobre la planeación de tipos de contenido, vea Planeación de los tipos de contenido (Windows SharePoint Services).

Otras características de la biblioteca de documentos que permiten la colaboración son:

• Plantillas se puede diseñar una plantilla y asociarla a una biblioteca de documentos para estandarizar los documentos creados en la biblioteca.

• Flujos de trabajo mediante un flujo de trabajo personalizado (vea Planeación de flujos de trabajo (Windows SharePoint Services)) , los procesos de negocio se pueden ejecutar en los documentos. Por ejemplo, un flujo de trabajo podría enviar un documento para revisión.

• Protección y desprotección se puede solicitar a los usuarios que protejan y desprotejan documentos de una biblioteca de documentos antes modificarlos.

• Control de versiones se puede elegir entre tres opciones de control de versiones.

Mediante la hoja de trabajo Planeación de bibliotecas (en inglés), puede enumerar cada biblioteca de documentos que debe crearse y el sitio en que se creará. Por ejemplo, usando el ejemplo de diseño del producto descrito anteriormente, debe crear dos entradas: "biblioteca para documentos de diseño activos" y "biblioteca para documentos de diseño archivados". Para cada biblioteca, enumere todos los tipos de contenido que desea almacenar en la biblioteca, como por ejemplo "especificaciones de producto," y "documentos de diseño del producto".

Planeación del control de versiones, la aprobación de contenido y las desprotecciones

Planeación del control de versiones

El control de versiones es el método mediante el cual se enumeran y guardan iteraciones sucesivas de un documento.

Windows SharePoint Services 3.0 tiene tres opciones de control de versiones:

• Ninguno especifica que no hay versiones anteriores de documentos guardadas. Si no se está usando el control de versiones, las versiones anteriores de documentos no se pueden recuperar y el historial del documento también se perderá, ya que los comentarios que acompañan a cada iteración de un documento no se guardan. Use esta opción en bibliotecas de documentos que contengan contenido irrelevante o contenido que nunca vaya a cambiar.

• Sólo versiones principales especifica que las versiones numeradas de los documentos se conserven mediante un esquema de control de versiones simple (1, 2, 3, etc..). Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, puede especificar el número de versiones anteriores que deben conservarse, empezando a contar desde la versión actual a las anteriores. En las versiones principales, cada vez que se guarde una nueva versión de un documento, todos los usuarios con permisos para la biblioteca de documentos podrán ver el contenido. Use esta opción cuando no desee diferenciar entre borradores de documentos y las versiones publicadas. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos que usa un grupo de trabajo en una organización, el control de versiones principal es una buena opción si todos los miembros del equipo deben ver todas las iteraciones de cada documento.

  Versiones principales y secundarias especifica que las versiones numeradas de los documentos se conservan mediante un esquema de control de versiones principales y secundarias (1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1, etc..). Las versiones que terminan en .0 son versiones principales y las versiones que terminan con extensiones diferentes de cero son versiones secundarias. Las versiones de documentos anteriores secundarias y principales se guardan junto con las versiones actuales. Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, puede especificar el número de versiones principales anteriores que desea mantener, desde la versión actual a la anterior. También puede especificar para cuántas versiones principales se deben mantener para versiones secundarias. Por ejemplo, si se especifica que las versiones secundarias deben mantenerse para dos versiones principales y la versión principal actual es 4.0, se mantendrán todas las versiones secundarias que empiecen por 3.1. En las versiones principales y secundarias, cualquier usuario con permisos de lectura puede ver las versiones principales de los documentos. Puede especificar los usuarios que pueden ver las versiones secundarias. Normalmente, conceda a los usuarios que pueden editar elementos los permisos para ver y trabajar con versiones secundarios y restrinja a los usuarios con permisos de lectura la visualización de las versiones principales únicamente. Use el control de versiones principales y secundarias cuando desee diferenciar entre contenido publicado que puede ser visualizado por una audiencia y contenido de borrador que aún no está listo para la publicación. Por ejemplo, en un sitio web de recursos humanos que contenga descripciones de ventajas de la organización, use el control de versiones principales y secundarias para restringir el acceso de los empleados a las descripciones de ventajas mientras se revisan las descripciones.

En la hoja de trabajo de bibliotecas de documentos (en inglés), para cada biblioteca de documentos enumerada, especifique el esquema de control de versiones que debe usarse: ninguno, principal o principal y secundario.

Planeación de la aprobación de contenido

La aprobación de contenido es el método mediante el cual los miembros del sitio con permisos de aprobador controlan la publicación de contenido. Un borrador de documento que espera la aprobación de contenido está pendiente. Cuando un aprobador revisa el documento y aprueba el contenido, éste puede ser visto por los usuarios de sitio con permisos de lectura. Un propietario de la biblioteca de documentos puede habilitar la aprobación de contenido para una biblioteca de documentos y, opcionalmente, asociar un flujo de trabajo con la biblioteca para ejecutar el proceso de aprobación. Use la aprobación de contenido para formalizar y controlar el proceso de hacer que el contenido esté disponible para una audiencia. Por ejemplo, una empresa que publica el contenido como uno de sus productos o servicios puede requerir una revisión legal y una aprobación antes de publicar el contenido.

El modo en que los documentos se envían para su aprobación varía según la configuración de versiones de la biblioteca de documentos:

• Ninguno si no se encuentra en uso ningún control de versiones y se guardan los cambios realizados en un documento, el estado del documento pasará a Pendiente. Windows SharePoint Services 3.0 mantiene la versión anterior del documento, de forma que los usuarios con permisos de lectura aún pueden verlo. Una vez que se hayan aprobado los cambios pendientes, la nueva versión del documento podrá ser visualizada por los usuarios con permisos de lectura y se descartará la versión anterior. Si no hay ningún control de versiones en uso y se carga un documento nuevo en la biblioteca de documentos, se agregará a la biblioteca con el estado Pendiente y no será visible a los usuarios con permisos de lectura hasta que se apruebe.

• Sólo versiones principales si el control de versiones principales está en uso y se han guardado los cambios de un documento, el documento pasará al estado Pendiente y la versión principal anterior del documento podrá ser visualizada por los usuarios con permisos de lectura. Una vez que se hayan aprobado los cambios del documento, se crea una nueva versión principal del documento que podrá ser usada por los usuarios de sitio con permisos de lectura y la versión anterior se guardará en la lista de historial del documento. Si el control de versiones principal está en uso y se carga un documento nuevo en la biblioteca de documentos, se agregará a la biblioteca con el estado pendiente y no será visible a los usuarios con permisos de lectura hasta que se apruebe como versión 1.

• Versiones principales y secundarias si el control de versiones principales y secundarias está en uso y se guardan los cambios realizados en un documento, el autor tiene la posibilidad de guardar una nueva versión secundaria del documento como un borrador o crear una nueva versión principal, lo que cambia el estado del documento a pendiente. Una vez se aprueban los cambios realizados en el documento, las versiones principales y secundarias de los documentos se conservan en una lista del historial del documento. Si el control de versiones principales y secundarias está en uso y un nuevo documento se carga en la biblioteca de documentos, se podrá agregar a la biblioteca con el estado de borrador como versión 0,1 o el autor puede solicitar la aprobación inmediatamente, en cuyo caso el estado del documento pasa a Pendiente.

En la hoja de trabajo de bibliotecas de documentos (en inglés), especifique si debe requerirse que la aprobación de contenido para cada biblioteca de documentos listada.

Planeación de la protección y la desprotección

Se puede requerir que los usuarios protejan y desprotejan documentos de una biblioteca de documentos antes modificarlos. Es recomendable llevar a cabo esta acción siempre. Entre las ventajas de requerir la protección y desprotección de documentos se incluyen:

• Mejor control sobre el momento en que se crean las versiones de un documento. Cuando un documento se desprotege, el autor puede guardarlo sin protegerlo. Los otros usuarios de la biblioteca de documentos no podrán ver estos cambios y no se creará una nueva versión. Sólo se crea una nueva versión (visible para los otros usuarios) cuando un autor protege un documento. Esto da al autor más flexibilidad y control.

• Mejor captura de metadatos. Cuando se protege un documento, el autor puede escribir comentarios que describen los cambios realizados en el documento. Así se va creando un registro histórico con los cambios realizados en el documento.

En la hoja de trabajo de bibliotecas de documentos (en inglés), especifique si debe requerirse o no la protección y desprotección de cada biblioteca de documentos enumerada.

Planeación de Information Rights Management

Información Rights Management (IRM) permite a los creadores de contenido controlar y proteger sus documentos. El contenido de los documentos administrados con derechos se cifran y suministran con una licencia de emisión que impone restricciones sobre los usuarios. Estas restricciones varían según el nivel de permisos de los usuarios. Restricciones típicas incluyen hacer que un documento sea de solo lectura, deshabilitar la copia de texto, no permitir a los usuarios guardar una copia del documento o impedir a los usuarios que impriman el documento. Las aplicaciones cliente que leen tipos de archivo compatibles con IRM usan la licencia de emisión dentro de un documento administrado por IRM para aplicar las restricciones en los usuarios que tienen acceso al documento.

Windows SharePoint Services 3.0 permite usar Information Rights Management en los documentos almacenados en las bibliotecas de documentos. Para implementar Information Rights Management para un tipo de archivo, un administrador debe un protector para dicho tipo de archivo, el cual es un programa que controla el cifrado y descifrado de documentos administrados con derechos de un tipo de archivo.

Al usar Information Rights Management en Windows SharePoint Services 3.0, se pueden controlar las acciones que los usuarios llevan a cabo en los documentos cuando los abren desde las bibliotecas en Windows SharePoint Services 3.0. Esto contrasta con IRM aplicada a documentos almacenados en equipos cliente, donde el propietario de un documento puede elegir los derechos que se van a asignar a cada usuario del documento. Use IRM en las bibliotecas de documentos para controlar el contenido confidencial que se almacena en el servidor. Por ejemplo, si se permite el acceso a una biblioteca de documentos para obtener una vista previa de los próximos productos a otros equipos dentro de su empresa, puede usar IRM para impedir que publiquen el contenido para audiencias fuera de la organización.

Cuando se habilita IRM en una biblioteca de documentos y un documento de un tipo que puede estar administrado con derechos se descarga desde el servidor a una aplicación cliente, Windows SharePoint Services 3.0 cifra el documento y agrega una licencia de emisión. Cuando el documento se vuelve a cargar en el servidor, Windows SharePoint Services 3.0 descifra el archivo y lo almacena en la biblioteca sin cifrar.

Los permisos de IRM que se aplican a un documento cuando los usuarios lo cargan desde una biblioteca de documentos se basan en los permisos de cada usuario respecto a contenido en la configuración de seguridad de Windows SharePoint Services 3.0. En la tabla siguiente se describe cómo los permisos Windows SharePoint Services 3.0 se convierten en permisos de IRM:

Para usar IRM en Windows SharePoint Services 3.0, debe instalar Microsoft Windows Rights Management Services Client, versión 1, en cada servidor cliente web de la granja de servidores y Microsoft Windows Rights Management Services (RMS) for Windows Server 2003, service pack 1.0 o posterior, debe estar disponible para la red. Para instalar el cliente de los servicios de Windows Rights Management y para obtener información adicional sobre los servicios de Microsoft Windows Rights Management, visite el Centro de tecnología de servicios de Windows Rights Management (https://www.microsoft.com/spain/windowsserver2003/technologies/rightsmgmt/default.aspx). Para obtener una descripción de los pasos necesarios para configurar los servicios de Microsoft Windows Rights Management para permitir a Windows SharePoint Services 3.0 crear contenido administrado con derechos, vea la "Guía de implementación de Windows SharePoint Services 3.0."

Para cada biblioteca de documentos enumerada en la hoja de trabajo de bibliotecas de documentos (en inglés), especifique si debe requerirse Information Rights Management y, si los protectores de tipos de documentos adicionales son necesarios, anote esa información en la columna que indica si requiere Information Rights Management.