Determinación de objetivos para los sitios

En este artículo:

• Identificación de objetivos principales de los sitios

• Identificación de los entornos principales de los sitios

• Hoja de trabajo

Antes de poder diseñar los sitios basados en Windows SharePoint Services 3.0, deberá identificar qué desea realizar. Este artículo le ayudará a identificar algunos objetivos principales de los sitios de SharePoint y tenga en cuenta los entornos en que se va a usar los sitios.

Identificación de objetivos principales de los sitios

Los sitios de SharePoint son flexibles y pueden ayudarle a alcanzar muchas cosas diferentes. Sin embargo, para que un sitio o grupo de sitios sea útil y funcione correctamente, deberá poder centrar los sitios en algunos objetivos principales. Es decir, tiene que saber lo que intenta conseguir con un sitio antes de que se pueda diseñar. Por ejemplo:

• ¿Desea comunicarse con otras personas de su organización mediante el envío de boletines o anuncios y la recopilación de comentarios?

• ¿Desea fomentar la colaboración en equipo proporcionando a los miembros del equipo un lugar para compartir ideas y trabajar juntos en proyectos?

Los sitios de SharePoint pueden ayudarle con estos dos objetivos. Si tiene varios objetivos, le será más útil crear varios sitios, posiblemente interrelacionados. Sin embargo, puede tener varios objetivos para un único sitio. Si está limitado a un único sitio, organice el sitio de forma que los usuarios que buscan el punto de comunicación puedan encontrarlo inmediatamente, y los usuarios que desean compartir información e ideas o almacenar documentos sepan dónde comenzar.

Revise los objetivos siguientes. Considere cuáles de estos objetivos se alinean mejor con sus necesidades para cada sitio que está diseñando.

Almacenamiento de documentos

El almacenamiento de documentos y el flujo de trabajo son funciones clave de muchos sitios, incluso los sitios que se usan principalmente para la comunicación o colaboración. Sin embargo, en ocasiones, quizás es posible que necesite un sitio de almacenamiento de documentos dedicado para su organización. La necesidad de un sitio especial para el almacenamiento de documentos dependerá de muchos factores, como el número de documentos que debe almacenarse, el número de personas que contribuyen con documentos, la persona que debe actuar en los documentos, etc. Tendrá tiempo para explorar el modo de estructurar el almacenamiento de documento más adelante en el proceso de planeación. Para obtener más información, vea Planeación de bibliotecas de documentos (Windows SharePoint Services).

Los sitios o secciones del almacenamiento de documentos de otros sitios a menudo incluyen las siguientes características:

• La capacidad de proteger y desproteger los documentos, realizar un seguimiento de los cambios de los documentos y mantener varias versiones.

• La capacidad de enviar los documentos para su aprobación o dirigirlos a través de procesos específicos antes de publicarlos para un público más amplio.

  Nota

  Windows SharePoint Services 3.0 incluye una función de flujo de trabajo que se puede usar para crear un proceso personalizado de flujo de trabajo para enrutar los documentos para su aprobación.

• La capacidad de etiquetar documentos con metadatos, por lo que los documentos se pueden ordenar y administrar de una forma más eficaz.

Comunicación

Un sitio de comunicación le ayuda a difundir información a un grupo de personas y a recopilar información o comentarios de dicho grupo. Los sitios de comunicación se encargan principalmente de la distribución de la información, los datos y los documentos a otras personas. Por ejemplo, una organización grande puede tener un sitio central para difundir información en toda la organización acerca de las directivas o eventos (como por ejemplo un sitio de recursos humanos o un sitio de eventos de la compañía).

Muchos sitios de comunicación también se usan para recopilar y compartir información. Por ejemplo, un tablón de anuncios de la comunidad es principalmente un sitio de comunicación. Las personas de la comunidad se dirigen al sitio para leer elementos y exponer elementos para que otros usuarios los puedan leer.

Los sitios de comunicación a menudo incluyen secciones para:

• Describir, publicar o anunciar un evento u otra información.

• Ver información de calendario o eventos.

• Leer documentos o artículos editoriales.

• Exponer o cargar información o documentos.

Colaboración

Un sitio de colaboración ayuda a los miembros de un equipo u organización a trabajar de forma conjunta. Los sitios de colaboración están destinados principalmente a compartir información y documentos, generar ideas, responder a las ideas de otras personas y controlar el progreso en la consecución de un objetivo.

Los sitios de colaboración pueden variar dependiendo del tipo, tamaño, complejidad u objetivo del equipo. Por ejemplo, un equipo pequeño que esté trabajando en un proyecto a corto plazo (como organizar un evento próximo o planear el lanzamiento de un nuevo producto) tiene diferentes necesidades respecto a un equipo más grande (como por ejemplo un departamento de investigación en una empresa de fabricación o el personal editorial en una empresa de publicación) que está trabajando en una serie de proyectos a largo plazo. Los miembros de una organización que trabajan conjuntamente para organizar un evento (como por ejemplo un evento de beneficencia) o para fomentar la participación en la organización (por ejemplo, una organización de la comunidad o escuela) tienen sus propias necesidades únicas.

Los sitios de colaboración a menudo incluyen secciones para:

• Compartir información y datos.

• Compartir documentos.

• Compartir información de calendario o evento.

• Generar ideas y explicar ideas acerca de un proyecto.

• Agregar, asignar y hacer un seguimiento de tareas.

Identificación de los entornos principales de los sitios

Para planear los sitios de forma eficaz, debe identificar los entornos para los que se han diseñado los sitios. Los sitios de Internet suelen tener requisitos y objetivos muy diferentes respecto a los sitios de intranet. Por ejemplo, para un sitio web que se usa para comercializar un producto, normalmente no se restringe quién puede ver el contenido, pero se controla rigurosamente quién puede agregar contenido al sitio. A la inversa, en el caso de un sitio de intranet pensado para la colaboración en equipo, la mayoría de los usuarios contribuyen al contenido y muy pocos usuarios se limitan a ver el sitio. Para algunos entornos, el tamaño de la organización puede influir en las opciones. Para otros entornos, la combinación de usuarios que interactúan en el entorno puede influir en las opciones.

Considere cuáles de los entornos que se describen en la siguiente tabla son aplicables a los sitios.

Hoja de trabajo

Use la siguiente hoja de trabajo para determinar los objetivos para los sitios:

• Hoja de trabajo de objetivos y entornos de los sitios (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73269&clcid=0xC0A) (en inglés)