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Configuración de la directiva de administración de la información (Office SharePoint Server)

  • Artículo

En este artículo:

  • Configuración predeterminada de una directiva de administración de información

  • Definición o modificación de la configuración de una directiva

Una directiva de administración de información es un conjunto de reglas para un determinado tipo de contenido que se considera importante. Las directivas de administración de información permiten a los administradores controlar y evaluar quién puede tener acceso a la información, cuánto tiempo se debe conservar la información y con qué efectividad cumplen las personas con la directiva. Los creadores y las personas encargadas de hacer cumplir las directivas son, normalmente, agentes de cumplimiento, administradores de registros, personal de TI y otras personas con responsabilidades similares.

Con Microsoft Office SharePoint Server 2007, se pueden aplicar directivas que permitan administrar el contenido según los procesos de negocio. Office SharePoint Server 2007 contiene varias características de directivas que se pueden personalizar según sus necesidades, así como un marco de extensibilidad que le permite crear, personalizar e implementar sus propias directivas y características.

Mediante el uso de directivas de administración de información, puede beneficiarse de las maneras siguientes:

  • Los administradores pueden establecer y administrar las reglas de un tipo de contenido desde una ubicación única, incluso características de directivas del cliente y del servidor.

  • Las directivas se aplican al contenido, tanto en Office SharePoint Server 2007 como en el contenido del sistema de Microsoft Office descargado. Los administradores pueden estar seguros de que siempre se exijan las directivas aplicadas al contenido, independientemente de dónde se dirija el contenido dentro de la empresa.

  • Las directivas corporativas se siguen de forma automática y transparente, por lo que requieren poca intervención de los usuarios finales.

En las siguientes secciones se describe la configuración personalizada de un flujo de trabajo en tres estados.

Configuración predeterminada de una directiva de administración de información

Especificación de la directiva

Especifique la directiva de administración de información para este tipo de contenido. Si necesita utilizar una de las directivas predefinidas de este sitio, seleccione la opción Usar una directiva del sitio. De manera alternativa, puede crear o modificar directamente la configuración de las directivas.

Campo Descripción

Puede especificar la directiva con uno de los métodos siguientes:

  • Ninguno

  • Definir una directiva

  • Utilizar una directiva de colección de sitios

Especifica las distintas opciones para crear y modificar la configuración de las directivas.

Nota

La opción Utilizar una directiva de colección de sitios está deshabilitada de manera predeterminada

Definición o modificación de la configuración de una directiva

En las tablas siguientes se describe la configuración para definir y modificar una directiva.

Nombre y descripción administrativa

El nombre y la descripción administrativa se muestran a los administradores de listas cuando configuran directivas para una lista o un tipo de contenido.

Campo Descripción

Nombre

Especifica el nombre del documento.

Descripción administrativa

Especifica la descripción administrativa del documento.

Declaración de directiva

La declaración de directiva se muestra cuando los usuarios finales abren elementos que están sujetos a la directiva. La declaración de directiva explica qué directivas se aplican al contenido o proporciona información importante que los usuarios deben conocer.

Campo Descripción

Declaración de directiva

Esta declaración se muestra cuando los usuarios abren documentos o elementos que están sujetos a la directiva. Debe explicar qué características de la directiva se aplican al contenido o qué tratamiento especial se requiere para el contenido. Una declaración de directiva puede tener hasta 512 caracteres.

Etiquetas

Puede agregar una etiqueta a un documento para asegurarse de incluir la información importante sobre el documento al imprimirlo. Para especificar la etiqueta, escriba el texto que desee usar en el cuadro Formato de etiqueta. Puede usar cualquier combinación de texto fijo o propiedades del documento, excepto las propiedades calculadas o integradas, como GUID o CreatedBy. Para iniciar una nueva línea, escriba la secuencia de caracteres \n.

Para requerir que los usuarios agreguen una etiqueta a un documento, active la casilla Solicitar a los usuarios que inserten una etiqueta antes de guardar o imprimir.

Si desea que las etiquetas sean opcionales, no active esta casilla.

Para bloquear una etiqueta a fin de que no pueda cambiarse una vez insertada, active la casilla de verificación Impedir cambios en las etiquetas después de que se hayan agregado.

Nota

Si desea que la etiqueta se actualice cuando se actualicen las propiedades del documento o elemento, no active esta casilla de verificación.

Campo Descripción

Habilitar Etiquetas

  • Solicita a los usuarios que inserten una etiqueta antes de guardar o imprimir.

  • Evita que se realicen cambios en las etiquetas después de agregarlas.

Seleccione esta opción para especificar una etiqueta para el documento.

Formato de etiqueta

  • Apariencia

    • Fuente

    • Tamaño

    • Estilo

    • Justificación

En la sección Apariencia, seleccione el tamaño y estilo de fuente que desee y especifique si desea que la etiqueta esté situada a la izquierda, a la derecha o en el centro del documento. Seleccione una fuente y un estilo que estén disponibles en los equipos de los usuarios. El tamaño de la fuente afecta a la cantidad de texto que puede mostrarse en la etiqueta.

Tamaño de etiqueta

  • Alto

  • Ancho

En la sección Tamaño de etiqueta, escriba el alto y ancho de la etiqueta. El alto de la etiqueta puede variar de 0,25 a 20 pulgadas ((0,63 cm. y 50,8 cm. respectivamente) y el ancho de la etiqueta puede variar de 0,.25 a 20 pulgadas (0,63 cm. y 50,8 cm. respectivamente). El texto de la etiqueta siempre se centra verticalmente en la imagen de la etiqueta.

Vista previa

Haga clic en el botón Actualizar para obtener una vista previa del contenido especificado en el cuadro Formato de etiqueta.

Auditoría

La característica de directiva de auditoría permite a las organizaciones crear y analizar registros de auditoría para documentos y elementos de lista como listas de tareas, listas de emisión, grupos de discusión o calendarios. Esta característica de directiva proporciona un registro de auditoría que graba eventos, por ejemplo cuando se ve, se modifica o se elimina contenido. Cuando la auditoría está habilitada como parte de una directiva de administración de la información, los administradores pueden ver los datos de auditoría en informes de uso de directivas basados en Microsoft Office Excel que resumen el uso actual. Los administradores pueden usar estos informes para determinar cómo se utiliza la información en la organización. Los informes también pueden ayudar a las organizaciones a comprobar y documentar el cumplimiento de las normas, así como a investigar posibles problemas.

El registro de auditoría graba la siguiente información: nombre del evento, fecha y hora del evento y nombre de sistema del usuario que realizó la acción.

Campo Descripción

Habilitar Auditoría

  • Especifique el evento que se va a auditar:

    • Apertura o descarga de documentos, presentación de elementos en listas o presentación de las propiedades de los elementos

    • Edición de elementos

    • Desprotección o protección de elementos

    • Procedimiento para mover o copiar elementos a otra ubicación en el sitio

    • Eliminación o restauración de elementos

Seleccione esta opción para especificar los eventos que es necesario auditar para los documentos y elementos sujetos a esta directiva.

Caducidad

La característica de expiración establece el periodo de retención y la acción que se debe realizar cuando el contenido alcance la fecha de expiración.

Para establecer la fecha de caducidad según una propiedad de fecha, haga clic en Período de tiempo basado en las propiedades del elemento y, a continuación, seleccione la acción del documento o elemento (por ejemplo, Creado o Modificado), y el incremento de tiempo que debe transcurrir después de la acción (por ejemplo, el número de días, meses o años) cuando desee que caduque el elemento.

Si desea usar un flujo de trabajo o una fórmula de retención personalizada para determinar la expiración, haga clic en Establecer mediante programación.

Para habilitar una acción concreta (por ejemplo, la eliminación) que se aplicará al documento o elemento cuando expire, haga clic en Realizar esta acción y, a continuación, seleccione una acción de la lista.

Para iniciar un flujo de trabajo en el documento o en el elemento, haga clic en Iniciar este flujo de trabajo y, a continuación, seleccione el nombre del flujo de trabajo.

Nota

Esta opción únicamente está disponible si está definiendo una directiva para una lista, biblioteca o tipo de contenido que están asociados a un flujo de trabajo.

Campo Descripción

Habilitar Caducidad

  • El periodo de retención es:

    • Un período de tiempo basado en las propiedades del elemento

    • El que se establezca mediante programación (por ejemplo, por un flujo de trabajo)

  • Cuando el elemento caduque

    • Realizar esta acción

    • Iniciar este flujo de trabajo

Seleccione esta opción para especificar la fecha de expiración de este flujo de trabajo.

Códigos de barras

Esta opción asigna un código de barras a cada documento o elemento. De forma opcional, las aplicaciones de Microsoft Office pueden requerir a los usuarios que inserten estos códigos de barras en los documentos.

Campo Descripción

Habilitar Códigos de barras

  • Solicita a los usuarios que inserten un código de barras antes de guardar o imprimir el flujo de trabajo.

Seleccione esta opción para solicitar a los usuarios que inserten un código de barras antes de guardar o imprimir el flujo de trabajo.