Exportar a Microsoft Excel (Generador de informes 3.0 y SSRS)

Si solo existe una hoja de cálculo en el libro, sin incluir el mapa del documento, el nombre de dicha hoja será el nombre del informe.

Si existen varias hojas de cálculo en el libro, sin incluir el mapa del documento, cada una de ellas se denominará HojaX, donde X es el número de la hoja en el libro, por ejemplo, la quinta hoja de cálculo se denominará Hoja5.

La extensión de representación en Excel usa la configuración del ancho y del alto de la página para determinar la configuración del papel en la hoja de cálculo Excel. Excel intenta hacer coincidir los valores de las propiedades PageHeight y PageWidth con uno de los tamaños de papel más comunes.

Si no encuentra ninguna coincidencia, Excel usa el tamaño de página predeterminado para la impresora. La orientación se establece en Vertical si el ancho de página es menor que el alto; en caso contrario, se establece en Horizontal.

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De forma predeterminada, el parámetro SimplePageHeaders de información del dispositivo se establece en False; por consiguiente, los encabezados de página se representan como filas en el informe en la superficie de la hoja de cálculo de Excel. Las filas de la hoja de cálculo que contienen los encabezados se convierten en filas bloqueadas. Puede inmovilizar o movilizar el panel en Excel. Si está seleccionada la opción Imprimir títulos, estos encabezados se imprimen en cada página de la hoja de cálculo de manera automática.

El encabezado de página se repite en la parte superior de cada hoja de cálculo del libro, excepto en la portada del mapa del documento si la opción Imprimir títulos está seleccionada en la ficha Diseño de página de Excel. Si la opción Imprimir en la primera página o Imprimir en la última página no está seleccionada en los cuadros de diálogo Editar propiedades del encabezado de informe o Propiedades de pie de informe, el encabezado no se agregará a la primera o a la última página respectivamente.

Los pies de página se representan en la sección de pie de página de Excel.

Debido a las limitaciones de Excel, los cuadros de texto son el único tipo de elemento de informe que se puede representar en la sección de encabezado y pie de página de Excel.

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Microsoft Excel tiene limitaciones en el modo de administrar los elementos de informe ocultos y visibles cuando éstos se exportan. Los grupos, filas y columnas que contienen elementos de informe que pueden mostrarse y ocultarse se representan como esquemas de Excel. Excel crea esquemas que expanden y contraen filas y columnas completas, lo que puede provocar que se colapsen elementos de informe que no se deberían contraer. Además, los símbolos de esquema de Excel pueden mostrarse desordenados con esquemas superpuestos. Para solucionar estos problemas, al usar la extensión de representación en Excel se aplican las reglas de esquema siguientes:

• El elemento de informe que se puede mostrar y ocultar y que está situado en la esquina superior izquierda se podrá seguir mostrando y ocultando en Excel. Los elementos de informe que se pueden mostrar y ocultar y que comparten un espacio vertical u horizontal con el elemento de informe que se puede mostrar y ocultar y que está situado en la esquina superior izquierda no se podrán mostrar ni ocultar en Excel.

• Para determinar si las filas o las columnas podrán contraer una región de datos, se determinan la posición del elemento de informe que controla la activación o desactivación de la visualización y la posición del elemento de informe que se muestra o se oculta. Si el elemento que controla la activación o desactivación de la visualización aparece antes que el elemento que se va a mostrar u ocultar, las filas contraerán el elemento. De lo contrario, son las columnas las que contraen el elemento. Si el elemento que controla la activación o desactivación de la visualización aparece por igual al lado y encima del área que se va a mostrar y ocultar, el elemento se representa con filas que son contraídas por filas.

• Para determinar dónde se sitúan los subtotales en el informe representado, la extensión de representación examina la primera instancia de un miembro dinámico. Si un miembro estático del mismo nivel aparece justo encima, se da por hecho que el miembro dinámico equivale a los subtotales. Los esquemas se establecen para indicar que se trata de datos de resumen. Si no hay ningún elemento estático del mismo nivel de un miembro dinámico, la primera instancia de la instancia es el subtotal.

• Debido a una limitación de Excel, los esquemas se pueden anidar 7 niveles como máximo.

Si existe alguna etiqueta de mapa del documento en el informe, se representa un mapa del documento. El mapa del documento se representa como una portada de Excel que se inserta en la posición de la primera ficha del libro. La hoja de cálculo se denomina Mapa del documento.

La propiedad DocumentMapLabel del elemento de informe o grupo determina el texto mostrado en el mapa del documento. Las etiquetas del mapa del documento aparecen en el orden en que aparecen en el informe, comenzando en la primera fila y en la primera columna. A cada celda de etiqueta de mapa del documento se le aplica una sangría equivalente al número de niveles que aparece en el informe. Para representar cada nivel de sangría se sitúa la etiqueta en la columna siguiente. Excel admite hasta 256 niveles de anidamiento de esquema.

El esquema del mapa del documento se representa como un esquema de Excel que se puede contraer. La estructura de esquema coincide con la estructura anidada del mapa del documento. El estado de expansión y contracción del esquema se inicia en el segundo nivel.

El nodo raíz del mapa es el nombre del informe, <nombreDeInforme>.rdl, y no es interactivo. La fuente de los vínculos del mapa del documento es Arial, 10pt.

Los vínculos de obtención de detalles que aparecen en cuadros de texto se representan como hipervínculos de Excel en la celda en la que se representa el texto. Los vínculos de obtención de detalles para imágenes y gráficos se representan como hipervínculos de Excel en la imagen cuando se representa ésta. Al hacer clic, el vínculo de obtención de detalles abre el explorador predeterminado del cliente y navega hasta la vista HTML del destino.

Los hipervínculos que aparecen en cuadros de texto se representan como hipervínculos de Excel en la celda en la que se representa el texto. Los hipervínculos para imágenes y gráficos se representan como hipervínculos de Excel en la imagen cuando se representa ésta. Al hacer clic, el hipervínculos abre el explorador predeterminado del cliente y navega hasta la dirección URL de destino.

Excel no admite la ordenación interactiva.

Los vínculos de marcador que aparecen en cuadros de texto se representan como hipervínculos de Excel en la celda en la que se representa el texto. Los vínculos de marcador para imágenes y gráficos se representan como hipervínculos de Excel en la imagen cuando se representa ésta. Cuando se hace clic, el marcador va a la celda de Excel en la que se presenta el elemento de informe marcado.

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Excel admite una paleta de hasta 56 colores. Los primeros 56 colores únicos usados en el informe se definen en una paleta personalizada. Si en el informe se usan más de 56 colores, la extensión de representación hace coincidir el color requerido con uno de los 56 colores disponibles en la paleta. Para hacer coincidir los colores con los existentes en la paleta se usa el algoritmo de coincidencia de colores de Excel.

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Cuando los informes se exportan y guardan en Excel, no se benefician de la optimización de archivos que Excel aplica automáticamente a sus archivos de libro *.xls. El mayor tamaño del archivo puede producir problemas al enviar por correo electrónico suscripciones y datos adjuntos. Para reducir el tamaño de los archivos* .xls de los informes exportados, ábralos y vuelva a guardar los libros. El guardar de nuevo los libros suele reducir el tamaño de los archivos entre un 40 y un 50%.

Las siguientes limitaciones se aplican a los cuadros de texto y al texto:

• Los valores de cuadro de texto que son expresiones no se convierten en fórmulas de Excel. El valor de cada cuadro de texto se evalúa durante el procesamiento del informe. La expresión evaluada se exporta como el contenido de cada celda de Excel.

• Los cuadros de texto se presentan dentro de una celda de Excel. El tamaño de fuente, la fuente, la decoración y el estilo de fuente son los únicos formatos que se admiten en el texto individual dentro de una celda de Excel.

• El efecto de texto "Suprarrayado" no está admitido en Excel.

• Excel agrega un relleno predeterminado de aproximadamente 3,75 puntos en los lados izquierdo y derecho de las celdas. Si la configuración de relleno de un cuadro de texto es menor que 3,75 puntos, y el texto cabe muy justo en él, es posible que se produzca el ajuste del texto en Excel.

  Nota

  Para evitar este problema, aumente el ancho del cuadro de texto en el informe.

Las siguientes limitaciones se aplican a las imágenes:

• Las imágenes de fondo de los elementos de informe se omiten porque Excel no admite imágenes de fondo en celdas individuales.

• La extensión de presentación en Excel solamente admite la imagen de fondo del cuerpo del informe. Si se muestra una imagen de fondo del cuerpo del informe en el informe, la imagen se presenta como una imagen de fondo de la hoja de cálculo.

La siguiente limitación se aplica a los rectángulos.

• Los rectángulos de los pies de página del informe no se exportan a Excel. Sin embargo, los rectángulos del cuerpo del informe, las celdas de Tablix, etc,. se representa como un intervalo de celdas de Excel.

Las siguientes limitaciones se aplican a los encabezados y pies de página del informe:

• Los encabezados y pies de página de Excel admiten un máximo de 256 caracteres, incluido el marcado. La extensión de presentación trunca la cadena en los 256 caracteres.

• Reporting Services no admite márgenes en los encabezados y pies de página del informe. Cuando se exportan a Excel, estos valores de margen se configuran en cero y cualquier encabezado o pie de página que contenga varias filas de datos no podría imprimir varias filas, dependiendo de la configuración de la impresora.

• Los cuadros de texto de un encabezado o pie de página mantienen el formato, pero no su alineación, cuando se exportan a Excel. Esto se produce porque los espaciosa iniciales y finales se recortan cuando el informe se representa en Excel.

La siguiente limitación se aplica a la combinación de celdas:

• Si se combinan celdas, el ajuste de línea no funcionará correctamente. Si hay celdas combinadas en una fila donde se ha presentado un cuadro de texto con la propiedad AutoSize, el ajuste automático de tamaño no funcionará.

El representador de Excel es principalmente un presentador de diseño. Su objetivo es replicar el diseño del informe representado tanto como sea posible en una hoja de cálculo de Excel y, por consiguiente, las celdas podrían estar combinadas en la hoja de cálculo para conservar el diseño del informe. Las celdas combinadas pueden producir problemas porque la funcionalidad de ordenación de Excel requiere que las celdas se combinen de una manera muy concreta para que la ordenación funcione correctamente. Por ejemplo, Excel requiere que los intervalos de celdas combinadas tengan el mismo tamaño para ser ordenadas.

Si es importante que los informes exportados a las hojas de cálculo de Excel puedan estar ordenados, entonces siguiente puede ayudarle a reducir el número de celdas combinadas en las hojas de cálculo de Excel, que es la causa común de las dificultades de la funcionalidad de ordenación de Excel.

• No alinear los elementos a derecha y a izquierda es la causa más común de las celdas combinadas. Asegúrese de que los bordes derechos e izquierda de todos los elementos de informe se alinean unos con otros. La alineación de los elementos y que tengan el mismo ancho resolverá el problema en la mayoría de los casos.

• Aunque alinee todos los elementos con precisión, podría encontrar en algunos casos raros en los que algunas columnas siguen estando combinadas. Esto podría deberse al redondeo y a la conversión interna de unidades cuando se representa la hoja de cálculo de Excel. En el lenguaje de definición de informes (RDL), puede especificar la posición y el tamaño de diferentes unidades de medida, como pulgadas, píxeles, centímetros y puntos. Internamente Excel utiliza los puntos. Para minimizar la conversión y la posible inexactitud del redondeo al convertir pulgadas y centímetros en puntos, considere especificar todas las mediciones en puntos para obtener resultados más directos. Una pulgada es 72 puntos.

Los informes con grupos de filas o grupos de columnas contienen celdas vacías cuando se exportan a Excel. Imagine un informe que agrupe las filas por canal de ventas y código postal. Cada canal incluye muchos códigos postales y cada código postal contiene los nombres de muchas tiendas. El informe se muestra en la siguiente imagen.

Cuando el informe se exporta a Excel, el código postal solo aparece en una celda de la columna de códigos postales. En función de la alineación del texto en el informe (arriba, en el centro o abajo), el valor está en la celda primera, central o última. Las demás celdas están vacías. La columna que contiene los nombres de las tiendas no tiene ninguna celda vacía. En la siguiente imagen se muestra el informe una vez exportado a Excel. Los bordes de celdas rojos se han agregado por motivos de claridad. No forman parte del informe exportado.

Esto significa que es necesario modificar los informes con grupos de filas o grupos de columnas después de exportarlos a Excel y antes de poder mostrar los datos exportados en una tabla dinámica. Debe agregar el valor de grupo a las celdas en faltan para que la hoja de cálculo sea una tabla plana con valores en todas las celdas. En la siguiente imagen se muestra la hoja de cálculo actualizada.

Si crea un informe y va a exportarlo a Excel para realizar análisis más exhaustivos de los datos, es aconsejable que no incluya grupos de filas ni columnas en el informe.

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