Tutorial: Creación de un informe de tabla básico (Generador de informes)

Este tutorial muestra cómo crear un informe de tabla básico basado en datos de ventas de ejemplo. En la siguiente ilustración se muestra el informe que creará en este tutorial.

Tiempo estimado para completar este tutorial: 20 minutos.

Requisitos

Para más información sobre los requisitos, consulte Requisitos previos para los tutoriales (Generador de informes).

1. Crear un informe mediante un asistente

Cree un informe de tabla con el Asistente para tablas o matrices. Existen dos modos: diseño de informe y el diseño de conjunto de datos compartido. En el modo de diseño de informe, los datos se especifican en el panel Datos de informe y el diseño del informe se especifica en la superficie de diseño. En modo de diseño de conjunto de datos compartido, se crean consultas de conjunto de datos para compartir con otros usuarios. En este tutorial, utilizará el modo de diseño de informe.

Creación de un informe

1. Inicie el Generador de informes desde el equipo, el portal web de Reporting Services o el modo integrado de SharePoint.

   Se abre el cuadro de diálogo Nuevo informe o conjunto de datos .

   Si no ve el cuadro de diálogo Nuevo informe o conjunto de datos, vaya al menú Archivo>Nuevo.

2. En el panel de la izquierda, compruebe que está seleccionada la opción Nuevo informe .

3. En el panel de la derecha, haga clic en Asistente para tablas o matrices.

1a. Especificar una conexión de datos en el Asistente para tablas

Una conexión de datos contiene la información para conectarse a un origen de datos externo, por ejemplo una base de datos de SQL Server . Normalmente, la información de conexión y el tipo de credenciales que se debe usar utilizar se obtienen del propietario del origen de datos. Para especificar una conexión de datos, puede utilizar un origen de datos compartido del servidor de informes o crear un origen de datos incrustado que solo se utilice en este informe.

En este tutorial, utilizará un origen de datos incrustado. Para obtener más información sobre cómo usar orígenes de datos compartidos, consulte Maneras alternativas de obtener una conexión de datos (Generador de informes).

Creación de un origen de datos insertados

1. En la página Elegir un conjunto de datos, seleccione Crear un conjunto de datos y, después, Siguiente. Se abre la página Elegir una conexión a un origen de datos .

2. Seleccione Nuevo. Se abre el cuadro de diálogo Propiedades del origen de datos .

3. En Nombre, introduzca Product_Sales como nombre del origen de datos.

4. En Seleccionar un tipo de conexión, compruebe que está seleccionado Microsoft SQL Server .

5. En Cadena de conexión, introduzca el texto siguiente, donde <servername> es el nombre de una instancia de SQL Server:

   Data Source=<servername>  
   

   Puesto que va a usar una consulta con los datos en lugar de recuperar los datos de una base de datos, la cadena de conexión no incluye el nombre de la base de datos. Para más información, consulte Requisitos previos para los tutoriales (Generador de informes).

6. Seleccione la pestaña Credenciales. Introduzca las credenciales necesarias para tener acceso al origen de datos externo.

7. Seleccione la pestaña General de nuevo. Para comprobar que se puede conectar al origen de datos, elija Probar conexión.

   Aparece un mensaje que indica que la conexión se ha creado correctamente.

8. Seleccione Aceptar.

   Volverá a la página Elegir una conexión a un origen de datos, donde aparece el nuevo origen de datos seleccionado.

9. Seleccione Siguiente.

1b. Crear una consulta en el Asistente para tablas

En un informe puede usar un conjunto de datos compartido que tenga una consulta predefinida o crear un conjunto de datos incrustado para usarlo exclusivamente en ese informe. En este tutorial, creará un conjunto de datos incrustado.

Creación de una consulta

1. En la página Diseñar una consulta , el diseñador de consultas relacionales está abierto. En este tutorial usará el diseñador de consultas basado en texto.

   Seleccione Editar como texto. El diseñador de consultas basado en texto muestra un panel de consulta y un panel de resultados.

2. Pegue la consulta Transact-SQL siguiente en el cuadro superior en blanco.

   SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,   
      'Carrying Case' as Product, CAST(9924.60 AS money) AS Sales, 68 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
      'Tripod' as Product, CAST(1350.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
      'Lens Adapter' as Product, CAST(1147.50 AS money) AS Sales, 17 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
      'Mini Battery Charger' as Product, CAST(1056.00 AS money) AS Sales, 44 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,  'Accessories' as Subcategory,  
      'Telephoto Conversion Lens' as Product, CAST(1380.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,'Accessories' as Subcategory,    
      'USB Cable' as Product, CAST(780.00 AS money) AS Sales, 26 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,   
      'Budget Movie-Maker' as Product, CAST(3798.00 AS money) AS Sales, 9 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory,   
      'Business Videographer' as Product, CAST(10400.00 AS money) AS Sales, 13 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-10' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory,   
      'Social Videographer' as Product, CAST(3000.00 AS money) AS Sales, 60 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
      'Advanced Digital' as Product, CAST(7234.50 AS money) AS Sales, 39 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
      'Compact Digital' as Product, CAST(10836.00 AS money) AS Sales, 84 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
      'Consumer Digital' as Product, CAST(2550.00 AS money) AS Sales, 17 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Digital' as Subcategory,   
      'Slim Digital' as Product, CAST(8357.80 AS money) AS Sales, 44 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory,   
      'SLR Camera 35mm' as Product, CAST(18530.00 AS money) AS Sales, 34 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory,   
      'SLR Camera' as Product, CAST(26576.00 AS money) AS Sales, 88 as Quantity  
   
   

3. En la barra de herramientas del diseñador de consultas, seleccione Ejecutar (!).

   La consulta se ejecuta y muestra el conjunto de resultados para los campos SalesDate, Subcategory, Product, Sales y Quantity.

   En el conjunto de resultados, los encabezados de columna están basados en los nombres de la consulta. En el conjunto de datos, los encabezados de columna se convierten en nombres de campo y se guardan en el informe. Después de completar el asistente, puede usar el panel Datos de informe para ver la colección de campos del conjunto de datos.

4. Seleccione Siguiente.

1c. Organizar datos en grupos en el Asistente para tablas

Al seleccionar los campos por los que desea agrupar, diseña una tabla que tiene filas y columnas en las que se muestran datos detallados y datos agregados.

Organizar los datos en grupos

1. En la página Organizar campos , arrastre Product hasta Valores.

2. Arrastre Quantity hasta Valores y sitúelo a continuación de Product.

   Quantity se suma automáticamente mediante la función Sum, que es el agregado predeterminado para los campos numéricos. El valor es [Sum(Quantity)].

   Seleccione la flecha situada junto a [Sum(Quantity)] para ver el resto de funciones agregadas disponibles. No cambie la función de agregado.

3. Arrastre Sales hasta Valores y sitúelo a continuación de [Sum(Quantity)].

   La función Sum agrega Sales. El valor es [Sum(Sales)].

   Los pasos 1, 2 y 3 especifican los datos que deben mostrarse en la tabla.

4. Arrastre SalesDate hasta Grupos de filas.

5. Arrastre Subcategory hasta Grupos de filas y sitúelo a continuación de SalesDate.

   Los pasos 4 y 5 organizan los valores de los campos primero por fecha y, después, por la subcategoría de producto de esa fecha.

6. Seleccione Siguiente.

1d. Agregar filas de subtotal y de total en el Asistente para tablas

Después de crear grupos, puede agregar filas y darles formato, para mostrar en ellas los valores agregados de los campos. Puede decidir si mostrar todos los datos o permitir que los usuarios expandan y contraigan de forma interactiva los datos agrupados.

Adición de subtotales y totales

1. En la página Elegir el diseño , en Opciones, compruebe que esté seleccionada la opción Mostrar subtotales y totales generales .

2. Compruebe que esté seleccionada la opción Bloqueado, subtotal abajo .

   El panel Vista previa del asistente muestra una tabla con cinco filas. Al ejecutar el informe, cada fila se mostrará de la siguiente forma:

   1. La primera fila se repite una vez en la tabla para mostrar los encabezados de columna.

   2. La segunda fila se repite una vez en cada artículo de artículo del pedido de venta y muestra el nombre del producto, la cantidad del pedido y el total de línea.

   3. La tercera fila se repite una vez en cada categoría de pedido de venta para mostrar los subtotales de cada categoría.

   4. La cuarta fila se repite una vez en cada fecha de pedido para mostrar los subtotales por día.

   5. La quinta fila se repite una vez en la tabla para mostrar los totales generales.

3. Desactive la opción Expandir o contraer grupos. En este tutorial, el informe creado no usa la característica de exploración en profundidad que permite a un usuario expandir una jerarquía de grupos primarios para mostrar filas de grupos secundarios y filas de detalles.

4. Seleccione Siguiente para obtener una vista previa de la tabla y, a continuación, elija Finalizar.

La tabla se agrega a la superficie de diseño. La tabla tiene cinco columnas y cinco filas. El panel Grupos de filas muestra tres grupos de filas: SalesDate, Subcategory y Details. Los datos de detalle son todos los datos recuperados por la consulta del conjunto de datos.

2. Dar formato a los datos como moneda

De forma predeterminada, los datos de resumen del campo Sales se muestran en forma de número general. Aplíquele el formato adecuado para mostrar el número como moneda.

Dar formato a un campo de moneda

1. Para ver los cuadros de texto con formato y el texto de marcador de posición como valores de ejemplo en la vista Diseño, en la pestaña Inicio, en el grupo Número, seleccione la flecha situada junto al icono Estilos de marcador de posición>Valores de ejemplo.

2. Seleccione la celda en la segunda fila (bajo la fila de encabezados de columna) en la columna Sales y arrástrela hacia abajo para seleccionar todas las celdas que contienen [Sum(Sales)].

3. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, selecione el botón Moneda. Las celdas cambian para mostrar la moneda con formato.

   Si la configuración regional es Inglés (Estados Unidos), el texto de ejemplo predeterminado es [ $12,345.00]. Si no ve un valor de moneda de ejemplo, en la pestaña Inicio, en el grupo Número, seleccione la flecha situada junto al icono Estilos de marcador de posición>Valores de ejemplo.

4. Seleccione Ejecutar para obtener una vista previa del informe.

Los valores de resumen de Sales se muestran como moneda.

3. Dar formato a los datos como fecha

De forma predeterminada, en el campo SalesDate se muestra la fecha y la hora. Puede darle formato para mostrar solo la fecha.

Dar formato a un campo de fecha como el formato predeterminado

1. Seleccione Diseño para volver a la vista de diseño.

2. Seleccione la celda que contiene [SalesDate].

3. En la cinta de opciones, en la pestaña Inicio, en el grupo Número, seleccione la flecha y elija Fecha.

   La celda muestra la fecha de ejemplo [1/31/2000] . Si no ve una fecha de ejemplo, en la pestaña Inicio, en el grupo Número, seleccione la flecha situada junto al icono Estilos de marcador de posición>Valores de ejemplo.

4. Seleccione Ejecutar para obtener una vista previa del informe.

Los valores SalesDate se muestran en el formato de fecha predeterminado.

Cambiar el formato de fecha a un formato personalizado

1. Seleccione Diseño para volver a la vista de diseño.

2. Seleccione la celda que contiene [SalesDate].

3. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, seleccione la flecha situada en la esquina inferior derecha para abrir el cuadro de diálogo.

   Se abre el cuadro de diálogo Propiedades del cuadro de texto .

4. En el panel Categoría, compruebe que está seleccionada la opción Fecha .

5. En el panel Tipo , seleccione 31 de enero de 2000.

6. Seleccione Aceptar.

   La celda muestra la fecha de ejemplo [31 de enero de 2000] .

7. Seleccione Ejecutar para obtener una vista previa del informe.

El valor SalesDate muestra el nombre del mes en lugar del número del mes.

4. Cambiar el ancho de columna

De forma predeterminada, cada celda de una tabla contiene un cuadro de texto. Un cuadro de texto se expande verticalmente para alojar el texto cuando se representa la página. En el informe representado, cada fila se expande hasta el alto del cuadro de texto más alto representado de la fila. El alto de la fila en la superficie de diseño no tiene efecto alguno en el alto de la fila en el informe representado.

Para reducir la cantidad de espacio vertical que ocupa cada fila, expanda el ancho de columna para dar cabida en una línea al contenido previsto de los cuadros de texto de la columna.

Cambiar el ancho de las columnas de la tabla

1. Seleccione Diseño para volver a la vista de diseño.

2. Seleccione la tabla para que los identificadores de columna y de fila aparezcan encima y al lado de la tabla.

   Las barras grises situadas en la parte superior y en el lado de la tabla son los identificadores de fila y de columna.

3. Sitúe el cursor en la línea que hay entre los controladores de columna para que cambie a una flecha doble. Arrastre las columnas hasta que tengan el ancho deseado. Por ejemplo, expanda la columna Producto para que el nombre de producto se muestre en una línea.

4. Seleccione Ejecutar para obtener una vista previa del informe.

5. Agregar un título de informe

Los títulos de informe aparecen en la parte superior. Puede situar el título del informe en un encabezado de informe o, si el informe no lo utiliza, en un cuadro de texto en la parte superior del cuerpo del informe. En este tutorial, deberá utilizar el cuadro de texto que se sitúa automáticamente en la parte superior del cuerpo del informe.

El texto se puede mejorar aún más aplicando estilos de fuente, tamaños y colores diferentes a las frases y caracteres individuales. Para más información, consulte Aplicación de formato al texto en un cuadro de texto en informes paginados (Generador de informes).

Agregar un título de informe

1. En la superficie de diseño, seleccione Haga clic para agregar título.

2. Introduzca Ventas del producto y después seleccione fuera del cuadro de texto.

3. Haga clic con el botón derecho en el cuadro de texto que contiene Ventas del producto y seleccione Propiedades de cuadro de texto.

4. En el cuadro de diálogo Propiedades de cuadro de texto, seleccione Fuente.

5. En la lista Tamaño , seleccione 18 pt.

6. En la lista Color , seleccione Azul aciano.

7. Seleccione Negrita.

8. Seleccione Aceptar.

6. Guardar el informe

Guarde el informe un servidor de informes o en su equipo. Si no guarda el informe en el servidor de informes, muchas características de Reporting Services, como los subinformes, no estarán disponibles.

Guardar el informe en un servidor de informes

1. Seleccione Archivo>Guardar como.

2. Seleccione Sitios y servidores recientes.

3. Seleccione o introduzca el nombre del servidor de informes donde tiene el permiso para guardar los informes.

   Aparecerá el mensaje "Conectando con el servidor de informes". Una vez completada la conexión, se mostrará el contenido de la carpeta de informes que el administrador del servidor de informes especificó como ubicación predeterminada para los informes.

4. En Nombre, reemplace Sin título con Product_Sales.

5. Seleccione Guardar.

El informe se guarda en el servidor de informes. El nombre del servidor de informes al que está conectado aparecerá en la barra de estado en la parte inferior de la ventana.

Guardar el informe en el ordenador

1. Seleccione Archivo>Guardar como.

2. Seleccione Escritorio, Mis documentos o Mi PC y vaya a la carpeta donde quiere guardar el informe.

3. En Nombre, reemplace Sin título con Product Sales.

4. Seleccione Guardar.

7. Exportar el informe

Los informes se pueden exportar a diversos formatos, por ejemplo a archivos de Microsoft Excel y de valores separados por comas (CSV). Para más información, consulte Exportación de informes paginados (Generador de informes).

En este tutorial, exportará el informe a Excel y establecerá una propiedad en el informe para proporcionar un nombre personalizado para la pestaña del libro.

Especificar el nombre de la pestaña del libro

1. Seleccione Diseño para volver a la vista de diseño.

2. En la superficie de diseño, seleccione cualquier parte fuera del informe.

3. En el panel Propiedades, busque la propiedad InitialPageName e introduzca Excel de Ventas del producto.

   Nota:

   Si el panel de propiedades no está visible, en la pestaña Ver , seleccione Propiedades.
   Si no ve una propiedad en el panel Propiedades, intente seleccionar el botón Alfabético situado en la parte superior del panel para ordenar alfabéticamente todas las propiedades.

Exportación de un informe a Excel

1. Seleccione Ejecutar para obtener una vista previa del informe.

2. En la cinta de opciones, seleccione Exportar>Excel.

3. En el cuadro de diálogo Guardar como, desplácese hasta la ubicación en la que quiere guardar el archivo.

4. En el cuadro Nombre de archivo, introduzca Excel_Ventas_del_producto.

5. Compruebe que el tipo de archivo es Excel (*.xlsx).

6. Seleccione Guardar.

Ver el informe en Excel

1. Abra la carpeta donde guardó el libro y haga doble clic en Excel_Ventas_del_producto.xlsx.

2. Compruebe que el nombre de la pestaña del libro es Excel de Ventas del producto.

Paso siguiente

Ha completado correctamente el tutorial sobre cómo crear un informe de tabla básico. Para más información sobre las tablas, consulte Tablas, métricas y listas en informes paginados (Generador de informes).

Contenido relacionado

• Tutoriales del Generador de informes
• Generador de informes en SQL Server