Administración de registros de mensajería en Exchange Online
Nota:
Para conservar o eliminar de forma proactiva el contenido del buzón de correo para la gobernanza de la información en Microsoft 365, se recomienda usar directivas de retención y etiquetas de retención de la portal de cumplimiento Microsoft Purview, en lugar de la administración de registros de mensajería que se describe en esta página. Sin embargo, debe seguir usando la administración de registros de mensajería para mover mensajes a buzones de archivo.
Si actualmente usa la administración de registros de mensajería, esta característica anterior seguirá funcionando en paralelo con las directivas de retención y las etiquetas de retención. Sin embargo, le recomendamos que, en adelante, utilice directivas de retención y etiquetas de retención. Proporcionan un mecanismo único para administrar centralmente tanto la retención como la eliminación de contenido en Microsoft 365.
Los usuarios envían y reciben correos electrónicos todos los días. Si no se administra, el volumen de correo electrónico generado y recibido cada día puede inundar a los usuarios, tener un impacto en la productividad del usuario y exponer la organización a riesgos. Como resultado, la administración del ciclo de vida del correo electrónico es un componente fundamental para muchas organizaciones.
La administración de registros de mensajería (MRM) es la tecnología de administración de registros en Exchange Server y Exchange Online que ayuda a las organizaciones a administrar el ciclo de vida del correo electrónico y a reducir los riesgos legales asociados con el correo electrónico. La implementación de MRM puede ayudar a su organización de varias maneras:
Cumplir los requisitos empresariales: en función de las directivas de mensajería de su organización, es posible que tenga que conservar mensajes de correo electrónico importantes durante un período determinado. Por ejemplo, el buzón de correo de un usuario puede contener mensajes fundamentales relacionados con la estrategia empresarial, las transacciones, el desarrollo de los productos o las interacciones con clientes.
Cumplir los requisitos legales y normativos: muchas organizaciones tienen un requisito legal o normativo para almacenar mensajes durante un período designado y quitar mensajes anteriores a ese período. El almacenamiento de mensajes durante un período más largo del necesario puede incrementar los riesgos legales y financieros de su organización.
Aumentar la productividad del usuario: si se deja sin administrar, el volumen cada vez mayor de correo electrónico en los buzones de los usuarios también puede afectar a su productividad. Por ejemplo, si bien las suscripciones a boletines y las notificaciones automáticas pueden tener valor informativo cuando se reciben, es posible que los usuarios no las eliminen después de leerlas (a menudo, jamás las leen). No tiene valor retener muchos de estos tipos de mensajes después de un par de días. El uso de MRM para eliminarlos puede ayudar a disminuir el desorden de otros correos en la información de los buzones de los usuarios y, por lo tanto, aumentar la productividad.
Mejorar la administración del almacenamiento: debido a las expectativas basadas en los servicios de correo electrónico de consumidor gratuitos, muchos usuarios mantienen mensajes antiguos durante un largo período o nunca los quitan. Mantener grandes buzones de correo se está convirtiendo en una práctica estándar, y no se debería forzar a los usuarios a cambiar sus hábitos de trabajo en base a las cuotas restrictivas del buzón de correo. Sin embargo, la retención de mensajes pasado el período necesario por razones empresariales, legales o normativas también incrementa los costos de almacenamiento.
MRM ofrece la flexibilidad de implementar las directivas de administración de registros que mejor se adapten a los requisitos de su organización. Con una buena comprensión de MRM, Archivo local y Conservación local, puede ayudar a cumplir con los objetivos de la administración del almacenamiento de buzones de correo y cumplir con los requisitos de retención normativos.
¿Busca tareas de administración relacionadas con MRM? Consulte Procedimientos de administración de registros de mensajería.
MRM en Exchange Server y Exchange Online
En Exchange Server y Exchange Online, MRM se realiza mediante el uso de etiquetas de retención y directivas de retención. Las etiquetas de retención se usan para aplicar los ajustes de retención a un buzón de correo entero y a carpetas de buzones de correo predeterminados como los elementos eliminados y de la bandeja de entrada. También puede crear e implementar etiquetas de retención que Outlook 2010 y versiones posteriores y Outlook en la Web (anteriormente conocidas como Outlook Web App) los usuarios pueden usar para aplicar a carpetas o mensajes individuales. Una vez creadas, se agregan etiquetas de retención a una directiva de retención y, luego, se aplica la directiva a los usuarios. El Asistente para carpeta administrada, procesa buzones de correo y aplica configuraciones de retención a la directiva de retención del usuario. Para obtener más información sobre las directivas de retención, consulte Etiquetas de retención y directivas de retención.
Cuando un mensaje alcanza su antigüedad de retención especificada en la etiqueta de retención aplicable, el Asistente para carpetas administradas realiza la acción de retención especificada en la etiqueta. Entonces, es posible eliminar los mensajes con la capacidad de recuperarlos o de forma permanente. Si se aprovisiona un archivo para el usuario, también es posible usar etiquetas de retención para mover elementos al Archivo local.
Estrategias de MRM
Puede usar directivas de retención para aplicar la retención de mensajes básica para todo el buzón de correo o carpetas predeterminadas específicas. Si bien existen varias estrategias para implementar MRM, estas son algunas de las más comunes:
Quitar todos los mensajes después de un período especificado: en esta estrategia, se implementa una única directiva de MRM que quita todos los mensajes después de un período determinado. En esta estrategia, no hay clasificación de mensajes. Puede implementar esta directiva creando una única etiqueta de directiva predeterminada (DPT) para el buzón de correo. Sin embargo, esto no garantiza que todos los mensajes se retengan durante el período especificado. Los usuarios aún pueden eliminar mensajes antes de alcanzar el período de retención.
Mover mensajes a buzones de archivo: en esta estrategia, se implementan directivas de MRM que mueven elementos al buzón de archivo del usuario. Un buzón de archivo proporciona almacenamiento adicional para que los usuarios conserven contenidos antiguos y a los cuales se obtiene acceso poco frecuentemente. Las etiquetas de retención que mueven elementos también se conocen como directivas de archivo. En la misma directiva de retención, puede combinar una DPT y etiquetas personales para mover elementos, y una DPT, RPT y etiquetas personales para eliminar elementos. Para más información sobre las directivas de archivado, consulte:
Exchange Server 2016: Archivado local
Exchange Online: Archivar buzones en Exchange Online
Nota:
En una implementación híbrida de Exchange, puede habilitar un buzón de archivo basado en la nube para un buzón principal local. Si asigna una directiva de archivo a un buzón local, los elementos se mueven al archivo basado en la nube. Si un elemento se mueve al buzón de archivo, no se conserva una copia del elemento en el buzón local. Si el buzón local se coloca en retención, una directiva de archivo moverá igualmente los elementos al buzón de archivo basado en la nube, donde se conservarán durante el tiempo especificado por la retención.
Quitar mensajes basados en la ubicación de la carpeta: en esta estrategia, se implementan directivas de MRM basadas en la ubicación del correo electrónico. Por ejemplo, puede especificar que los mensajes en la Bandeja de entrada se retengan durante un año y los mensajes en la carpeta Correo no deseado se retengan durante 60 días. Puede implementar esta directiva usando una combinación de etiquetas de directiva de retención (RPT) para cada carpeta predeterminada que desee configurar y una DPT para todo el buzón de correo. La DPT se aplica a las carpetas predeterminadas y todas las carpetas predeterminadas que no tengan una RPT aplicada.
Nota:
En Exchange Server, puede crear RPT para las carpetas Calendario y Tareas. Si no quiere que los elementos de estas carpetas o de otras carpetas predeterminadas expiren, puede crear una etiqueta de retención deshabilitada para dicha carpeta predeterminada.
Permitir a los usuarios clasificar mensajes: en esta estrategia, implementa directivas de MRM que incluyen una configuración de retención de línea base para todos los mensajes, pero que permiten a los usuarios clasificar los mensajes en función de los requisitos empresariales o normativos. En este caso, los usuarios se convierten en una parte importante de su estrategia de administración de registros ya que, a menudo, son los que mejor entienden el valor de la retención de un mensaje.
Los usuarios pueden aplicar diferentes configuraciones de retención a los mensajes que se deben conservar durante un período superior o inferior. Puede implementar esta directiva mediante una combinación de lo siguiente:
Una DPT para el buzón de correo
Etiquetas personales que los usuarios pueden aplicar a carpetas personalizadas o mensajes individuales
(Opcional) Agregue RPT para que elementos en carpetas específicas predeterminadas expiren
Por ejemplo, puede usar una directiva de retención con etiquetas personales que tienen un período de retención más corto (como dos días, una semana o un mes), además de etiquetas personales con un período de retención más largo (como un año, dos años o cinco años). Los usuarios pueden aplicar etiquetas personales con períodos de retención más cortos para elementos como suscripciones a boletines que pueden perder su valor dos días después de recibidos, y aplicar las etiquetas con períodos más largos para conservar los elementos de mayor valor empresarial. También pueden automatizar el proceso usando reglas de la Bandeja de entrada en Outlook para aplicar una etiqueta personal a los mensajes que coinciden con las condiciones de la regla.
Conservar mensajes con fines de exhibición de documentos electrónicos: en esta estrategia, implementa directivas de MRM que quitan mensajes de buzones después de un período especificado, pero también los retienen en la carpeta Elementos recuperables con fines de exhibición de documentos electrónicos locales , incluso si el usuario u otro proceso eliminó los mensajes.
Para cumplir este requisito, puede usar una combinación de directivas de retención y Conservación local y retención por juicio o Retención por juicio. Las directivas de retención eliminan los mensajes del buzón de correo después del período especificado. Una Conservación local o una Retención por juicio basada en tiempo preserva los mensajes eliminados o modificados antes de dicho período. Por ejemplo, para retener mensajes durante siete años, puede crear una directiva de retención con una DPT que elimina mensajes en siete años y una Retención por juicio para retener los mensajes durante siete años. Los mensajes que los usuarios no han eliminado, se eliminarán a los siete años, los mensajes eliminados por los usuarios antes de siete años se retendrán en la carpeta Elementos recuperables durante siete años. Para obtener más información sobre esta carpeta, consulte Carpeta Elementos recuperables en Exchange Online.
Como alternativa, puede usar etiquetas personales y RPT para permitir a los usuarios limpiar sus buzones de correo. Sin embargo, la Retención local y la Retención por juicio siguen reteniendo los mensajes eliminados hasta el vencimiento del período de retención.
Nota:
Una Conservación local o Retención por juicio basada en tiempo es similar a lo que se conocía de forma informal como retención legal gradual en Exchange 2010. La Retención legal gradual se ha implementado configurando el período de retención del elemento eliminado de una base de datos de buzones de correo o buzón de correo individual. En cambio, la retención del elemento eliminado retiene los elementos eliminados y modificados en la fecha eliminada. La Conservación local y la Retención por juicio conservan los elementos según la fecha de recepción o creación. Esto garantiza que los mensajes se conserven durante, al menos, el período especificado.
Más información
Terminología de administración de registros de mensajería en Exchange 2013