Archivado de In-Place en Exchange Server

El archivado local en Exchange Server le ayuda a recuperar el control de los datos de mensajería de su organización, ya que elimina la necesidad de archivos de almacén personal (.pst) y permite a los usuarios almacenar mensajes en un buzón de archivo. El buzón de archivo es un buzón de correo adicional que está habilitado para el buzón de correo principal de un usuario. El buzón de archivo es accesible en Outlook y Outlook en la Web (anteriormente conocido como Outlook Web App). Los usuarios pueden ver un buzón de archivo y mover o copiar mensajes entre su buzón de correo principal y el buzón de archivo.

Puede aprovisionar el buzón de archivo de un usuario en la misma base de datos de buzones de correo que el buzón de correo principal del usuario, en otra base de datos de buzones de correo en el mismo servidor de buzones de correo, o bien en una base de datos de buzones de correo en otro servidor de buzones de correo en el mismo sitio de Active Directory. En implementaciones híbridas de Exchange, también se puede aprovisionar un buzón de archivo basado en la nube para los buzones de correo principales que se encuentren la organización local.

Acceso de cliente a buzones de archivo

En la siguiente tabla se indican las aplicaciones cliente que se pueden usar para obtener acceso a buzones de archivo.

Mover mensajes al buzón de correo de archivo

Hay varias formas de mover mensajes desde el buzón de correo principal de un usuario a su buzón de archivo:

• Mover o copiar mensajes manualmente: los usuarios pueden mover o copiar manualmente mensajes desde su buzón principal o un archivo .pst a su buzón de archivo. El buzón de archivo aparece como otro buzón de Outlook y Outlook en la Web o como un archivo .pst montado en Outlook.

• Mover o copiar mensajes mediante reglas de bandeja de entrada: los usuarios pueden crear reglas de bandeja de entrada en Outlook para mover automáticamente los mensajes a una carpeta de su buzón de archivo.

• Mover mensajes mediante directivas de retención: puede usar directivas de retención para mover automáticamente los mensajes al buzón de archivo. Además, los usuarios pueden aplicar etiquetas personales para mover mensajes a su buzón de archivo. Para obtener más información sobre las directivas de archivo y retención, consulte la sección siguiente de este tema.

• Importar mensajes de archivos .pst: en Exchange Server, puede usar una solicitud de importación de buzón para importar mensajes de un archivo .pst al archivo o buzón principal de un usuario. Para obtener más información, vea Importaciones y exportaciones de buzones en Exchange Server.

Directivas de archivado y retención

En Exchange Server, puede aplicar directivas de archivo a un buzón de correo para mover automáticamente los mensajes del buzón principal de un usuario al buzón de archivo después de un período especificado. Las directivas de archivo se implementan al crear etiquetas de retención que usan la acción de retención Mover a archivo.

Los mensajes se mueven a una carpeta en el buzón de archivo que tiene el mismo nombre que la carpeta de origen en el buzón de correo principal. Si no existe una carpeta con el mismo nombre en el buzón de archivo, se crea una cuando el Asistente para carpetas administradas mueve un mensaje. Recrear la misma jerarquía de carpetas en el buzón de archivo permite a los usuarios encontrar los mensajes con facilidad.

Para más información sobre las directivas de retención, las etiquetas de retención y la acción Mover a archivo de retención, consulte Etiquetas de retención y directivas de retención en Exchange Server.

Directiva de MRM predeterminada

Exchange Server el programa de instalación crea una directiva de archivo y retención predeterminada denominada Directiva de MRM predeterminada. Esta directiva contiene etiquetas de retención con la acción Mover a archivo, tal y como se muestra en la tabla siguiente.

Si habilita un Archivo local para un usuario de buzón de correo y el buzón todavía no tiene asignada una directiva de retención, se asignará automáticamente la directiva de archivado y retención predeterminada. Cuando el Asistente para carpetas administradas procese el buzón de correo, el usuario podrá asignar estas etiquetas a carpetas o mensajes para moverlos al buzón de archivo. De forma predeterminada, los mensajes de correo electrónico de todo el buzón de correo se mueven al archivo después de dos años.

Antes de aprovisionar buzones de archivo para sus usuarios, se recomienda que les informe sobre las directivas de archivo que se aplicarán a sus buzones de correo, además de proporcionarles la formación y la documentación pertinentes para cubrir sus necesidades. En esta sección se proporcionan detalles sobre los aspectos siguientes:

• Función disponible en el archivo y las directivas de archivado y retención predeterminadas.

• Información sobre cuándo se mueven automáticamente los mensajes archivo.

• Información sobre la jerarquía de carpetas creada en el buzón de archivo.

• Información acerca de cómo aplicar etiquetas personales (se muestran en el menú Directiva de archivo en Outlook y en Outlook en la web).

Cuotas de archivo

Los buzones de correo de archivo están diseñados para permitir a los usuarios almacenar el historial de datos de mensajería fuera de su buzón de correo principal. Por lo general, los usuarios usan archivos .pst debido a las bajas cuotas de almacenamiento de buzón de correo y las restricciones que se imponen cuando se superan dichas cuotas. Por ejemplo, se puede impedir que los usuarios envíen mensajes cuando el tamaño de su buzón supere la cuota de prohibición de envío. Del mismo modo, se puede impedir que los usuarios envíen y reciban mensajes cuando el tamaño de su buzón supere la cuota Prohibir envío y recepción.

Para eliminar la necesidad de tener archivos .pst, proporcione a un buzón de archivo límites de almacenamiento que cumplan con los requisitos del usuario. No obstante, quizá desee conservar algo de control sobre las cuotas de almacenamiento y el crecimiento de los buzones de archivo para controlar los costos y la expansión.

Para ayudar con este control, puede configurar buzones de correo de archivo con una cuota de advertencia de archivo y una cuota de archivo. Cuando un buzón de archivo supera la cuota de advertencia de archivo especificada, se registra un evento de advertencia en el registro de eventos de la aplicación. Cuando un buzón de archivo supera la cuota de archivo especificada, los mensajes ya no se mueven al archivo, se registra un evento de advertencia en el registro de eventos de la aplicación y se envía un mensaje de cuota al usuario del buzón de correo. De forma predeterminada, en Exchange Server, la cuota de advertencia de archivo se establece en 90 GB y la cuota de archivo en 100 GB.

En la lista siguiente se indican los eventos registrados y los mensajes de advertencia enviados cuando se cumplen la cuota de advertencia de archivo y la cuota de archivo.

Archivado local y otras características de Exchange

En esta sección se explica la función entre Archivado local y varias características de Exchange:

• Búsqueda de Exchange: la capacidad de buscar rápidamente mensajes se vuelve aún más crítica con los buzones de archivo. Para Exchange Search, no hay ninguna diferencia entre el buzón de correo de archivo y el buzón de correo principal. Se indexa el contenido de los dos buzones. Como el buzón de archivo no se almacena en la caché del equipo de ningún usuario (aunque se use Outlook en el modo caché de Exchange), los resultados de la búsqueda del archivo siempre se proporcionan con Exchange Search. Al buscar en todo el buzón en Outlook, los resultados de búsqueda incluyen el buzón principal y de archivo de los usuarios.

• Exhibición de documentos electrónicos local: cuando un administrador de detección realiza una búsqueda In-Place eDiscovery, también se buscan los buzones de archivo de los usuarios. No existe ninguna opción para excluir los buzones de archivo al crear una búsqueda de detección desde el Centro de administración de Exchange (EAC). Al usar el Shell de administración de Exchange para crear una búsqueda de detección, puede excluir el archivo mediante el modificador DoNotIncludeArchive . Para obtener información detallada, vea New-MailboxSearch. Para obtener más información, consulte Exhibición de documentos electrónicos local en Exchange Server.

• Suspensión local y suspensión por juicio: al colocar un buzón en In-Place suspensión o suspensión por juicio, la suspensión se coloca en el buzón principal y en el buzón de archivo. Para obtener más información, consulte Suspensión local y suspensión por juicio en Exchange Server.

• Carpeta Elementos recuperables: el buzón de archivo contiene su propia carpeta Elementos recuperables y está sujeto a las mismas cuotas de carpeta Elementos recuperables que el buzón principal. Para obtener más información sobre los elementos recuperables, consulte Carpeta Elementos recuperables en Exchange Server.

• Archivar Skype Empresarial contenido en Exchange: puede archivar conversaciones de mensajería instantánea y documentos de reuniones en línea compartidos en el buzón principal del usuario. El buzón debe residir en un servidor de buzón de Exchange y debe tener Skype Empresarial Server 2015 implementado en su organización.

Administración de buzones de archivo

En Exchange Server, la creación y administración de buzones de archivo se integra con tareas comunes de administración de buzones. Para ver los procedimientos paso a paso, consulte Administración de archivos In-Place en Exchange Server.

• Crear un buzón de archivo: puede habilitar un buzón de archivo para un buzón existente o puede crear un buzón de archivo al crear un nuevo buzón.

• Mover un buzón de archivo: puede mover el buzón de archivo de un usuario a otra base de datos de buzón en el mismo servidor de buzones o a otro servidor, independientemente del buzón principal. Para mover el buzón de archivo de un usuario, tiene que crear una solicitud de movimiento de buzón de correo. Para obtener más información, vea Administrar movimientos de buzones locales en Exchange Server.

• Deshabilitar un buzón de archivo: es posible que quiera deshabilitar el buzón de archivo de un usuario para solucionar problemas o si va a mover el buzón principal a una versión de Exchange que no admita In-Place archivado. Deshabilitar un archivo es un proceso similar a deshabilitar un buzón de correo principal. En implementaciones locales, los buzones de correo de archivo deshabilitados se retienen en la base de datos de buzones de correo hasta que se alcanza el período de retención de buzones eliminados para dicha base de datos. Durante este período, puede volver a conectar el mismo buzón de archivo deshabilitado al buzón de correo principal de un usuario. Cuando se alcanza el período de retención de buzones eliminados, se elimina el buzón de archivo desconectado de la base de datos de buzones de correo.

• Recuperación de estadísticas de buzón y estadísticas de carpetas: puede recuperar estadísticas de buzón de correo y estadísticas de carpetas de buzón de correo para el buzón de archivo de un usuario mediante el modificador Archivo con los cmdlets Get-MailboxStatistics y Get-MailboxFolderStatistics .

• Conectividad de archivo de prueba: en Exchange Server, puede usar el cmdlet Test-ArchiveConnectivity para probar la conectividad con el buzón de archivo local o basado en la nube de un usuario especificado.