SharePoint 2010: Entrega eficiente de la información
Asegurar que el contenido correcto es frente a los usuarios apropiados exige control de procesos, así como diseño de páginas y tecnología eficiente.
Steve Wright y Corey Erkes
Adaptado de "Pro SharePoint 2010 gobernanza" (Apress)
Un cambio significativo en el uso de la tecnología en los últimos años es cómo usuario características y actividades en línea son rastreadas y luego se utiliza para mostrar la información pertinente, como la publicidad en línea. Debido a este cambio, usuarios típicamente esperan información relevante será empujada a ellos en lugar de tener que buscar por su cuenta.
Es importante pensar en estos términos como usted determina cómo ofrecer contenido a los usuarios que visiten los sitios de SharePoint, ya sea interno o externo. Usted necesita saber la mejor forma de ofrecer a los distintos tipos de información que SharePoint puede manejar de una manera que es significativa para el usuario actual.
Entender la audiencia
Para identificar el mejor enfoque para la entrega de contenido, es crucial para entender su audiencia y sus necesidades. En una escala más amplia, también es importante entender los tipos de usuarios que soportarán el portal.
¿En qué idiomas ¿necesita ayuda? ¿Necesita instalar paquetes de idioma y configurar la interfaz de usuario multilingüe (MUI)? Will el portal tiene un componente fuerte colaboración con contenido de Office, como Word y Excel? ¿Tiene sentido implementar Office Web Apps para permitir a los usuarios navegar y realizar cambios mínimos en el contenido directamente en el navegador sin abrir la aplicación cliente? ¿Necesitan los usuarios compartir y editar contenido con otros dentro de la organización? Pidiendo a estos tipos de preguntas ayudarán a conducir la manera más efectiva para ofrecer contenido.
En una escala mayor, es importante entender que cada usuario individual o grupo de usuarios tendrá diferentes perspectivas y prioridades. Mientras que todos puedan estar interesados en grandes temas como beneficios de noticias o empleado de la compañía, los usuarios individuales a menudo están más interesados en temas directamente relacionados con sus proyectos y posición dentro de la empresa o equipo.
En lugar de forzar a un usuario para navegar a través de miles de informes, por ejemplo, tener el informe específico que le interesan directamente a él, o que aparecen en la parte superior de cualquier lista de búsqueda. La clave aquí es entender lo que cada unidad de negocio o grupo interactúa con frecuencia versus el contenido que se puede hacer referencia de vez en cuando.
Otra forma de considerar esto es preguntar qué contenido es necesaria para tomar decisiones de negocio versus qué contenido apoya cómo un usuario empresarial. Esto requerirá trabajar con cada equipo para identificar el contenido que se utiliza más a menudo y cómo mejor debe ser estructurado. Esto incluye empujando el contenido a los usuarios en lugar de requerir la extensa búsqueda o navegación.
Herramientas para definir la entrega de información
El viejo adagio, "una imagen vale 1 mil palabras," es especialmente cierto cuando se trata de definir el diseño y la estructura de una página de SharePoint para apoyar la entrega de información. Es especialmente cierto cuando se trabaja con los usuarios que no están familiarizados con SharePoint y el general, estructura y diseño, que el producto es compatible. Burlándose de un sitio de SharePoint, incluyendo navegación, elementos web y la marca, puede ayudar al usuario final conceptualizar sus pensamientos y visualizar el diseño.
Un enfoque común para definir el diseño y la estructura es crear un modelo de alambres de cada sitio o página dentro del portal. El alambre debe imitar el diseño de la página de SharePoint, incluyendo cualquier navegación, controles de cuadro de búsqueda y las zonas de elementos Web disponibles. Porque se trata de una práctica tan común, Microsoft ha proporcionado las formas de Visio para ayudar en este proceso. Estos componentes se encuentran en el Microsoft Descargar página. Si no tienes Microsoft Visio, puede usar Microsoft PowerPoint para crear wireframes para definir la entrega de información. PowerPoint ofrece mucho de las formas y gráficos que se necesitan para crear un diseño Rico. De lo contrario, hay numerosos productos de terceros que están diseñados específicamente para la creación de wireframes.
Wireframes son una parte integral de la definición de entrega de la información en cualquier entorno de SharePoint. Los principales sitios en SharePoint primero deben tener una estructura metálica creado para definir las regiones de contenido y cómo se muestra el contenido. Este enfoque permitirá trabajar con el negocio y cambiar la estructura más fácilmente en lugar de tratar a hacer burla de los sitios directamente en SharePoint. Independientemente de las herramientas disponibles, esto es un proceso que no debe pasarse por alto.
Audiencia objetivo contenido
Como se analizó anteriormente, es importante entender qué contenido es importante qué equipo o grupo de usuarios y la mejor forma de obtener dicha información a ellos de una manera lógica. Mayoría de las veces esto se hace mediante la creación de un sitio de SharePoint que tiene todos los contenidos relacionados en un solo lugar para ese grupo consumir según sea necesario. Mientras que éste es un enfoque perfectamente bueno, a veces paga a pensar en cómo puede conducir este contenido para el usuario, en lugar de en coche el usuario al contenido. SharePoint audiencia objetivo ofrece la posibilidad de contenido de destino basado en características del usuario actual.
Recuerde que la audiencia objetivo no debe ser un sustituto para la seguridad. Audiencia objetivo utiliza membresías para limitar lo que un usuario puede ver inicialmente. Audiencias de SharePoint pueden basarse en la siguiente información:
- Membresía en Active Directory
- Lista de distribución
- Grupo de seguridad
- Pertenencia al grupo de SharePoint
- Ubicación en la estructura de presentación de informes
- Propiedades públicas en Perfil de usuario
Audiencia objetivo usando la membresía dentro de Active Directory o un grupo de SharePoint no requiere ninguna configuración que no sea la creación de un grupo de SharePoint si es necesario. Se recomienda utilizar listas de distribución de Active Directory o grupos de seguridad lo más posibles, ya que a menudo son controlados a un nivel superior dentro de la organización y puede reducir la carga de actualizar continuamente un grupo de SharePoint. Es importante entender el estado de sus listas de distribución y grupos de seguridad dentro de su organización y si está siendo mantenidos con eficacia. Esto determinará si debe utilizar los grupos en Active Directory o utilizar grupos de SharePoint. También se debe volver a usar grupos de SharePoint si el directorio activo es rígido y es difícil crear grupos adicionales.
Utilizando el perfil de usuario para apuntar al blanco
Audiencia objetivo también puede realizarse utilizando propiedades del perfil del usuario de SharePoint 2010. SharePoint proporciona 58 propiedades de perfil de usuario, algunos de los cuales se asignan directamente de propiedades dentro de Active Directory. Estas propiedades se encuentran en el servicio de perfil de usuario dentro de la Administración Central. Para acceder a estas propiedades, desplácese a la Administración Central de SharePoint 2010 y seleccione "Administrar aplicaciones de servicio" bajo el título de administración de aplicaciones. Desde la pantalla de aplicaciones de servicio, seleccione la aplicación de servicio de perfil de usuario. Las propiedades de perfil se pueden encontrar en el enlace de administrar propiedades de usuario debajo de la gente partida.
El número real de propiedades de Active Directory que pueden asignarse en propiedades de perfil de usuario depende de cómo pobladas y organizadas las propiedades están en Active Directory. Para definir una audiencia que utiliza las propiedades de perfil de usuario, una regla debe ser creado. Las reglas están constituidas por tres componentes:
- Operando: Usuario o propiedad
- Operador:
- Usuario operando
- Informes bajo
- Miembro de
- Operando de la propiedad
- =, >, >=, <, <=, <>
- Contiene, no contiene
- Valor: búsqueda de cadena o usuario
Vamos a caminar a través de algunos ejemplos para que pueda entender mejor cómo se crea una audiencia puede beneficiar la entrega de información. En el primer ejemplo, tal vez desea Mostrar información de alquiler de nuevo, como formularios y listas de verificación, sólo aquellos empleados nuevos a la empresa. Una regla como la siguiente podría creada y aplicada al contenido para limitar el acceso a los empleados que comenzó en ese año de calendario:
- Operando: Propiedad: Fecha de contratación
- Operador: “<”
- Valor: 01/01/2011
Otro ejemplo podría ser crear una regla para la distribución de contenidos a los empleados sólo ese informe al director de recursos humanos:
- Operando: User
- Operador: Informes bajo
- Valor: Sally Gold (nombre del director de recursos humanos)
Esta misma regla podría crearse en una manera ligeramente diferente:
- Operando: Propiedad: Departamento
- Operador: “=”
- Valor: Recursos humanos
Por último, una necesidad muy común es información específica de objetivos basado en la localización, como una noticia de menú o sitio de almuerzo:
- Operando: Propiedad: Location
- Operador: “=”
- Valor: Omaha
El público necesita ser compilado inicialmente para crear la lista de usuarios que cumplan con la norma dada, pero también debe compilarse con frecuencia — como propiedades cambian en Active Directory, las audiencias dentro de SharePoint cambian así. Compilaron sobre una base diaria, semanal o mensual; el horario de compilación mucho dependerá de la cantidad de cambios que ocurren dentro de la organización.
Contenidos dirigidos a audiencias
Le recomendamos que primero revisar el medio ambiente y determinar donde audiencia objetivo va a ser utilizados para entregar el contenido antes de pasar por el proceso de creación de audiencias. No siempre es necesario para lanzarse a la Administración Central y crear una audiencia al contenido objetivo. Tenga en cuenta que también puede utilizar membresías de Active Directory directamente en el contenido. Estos podrían incluir una lista de distribución para un departamento o una ubicación de la oficina. Algún tiempo investigando grupos de Active Directory y lo que está disponible antes de bucear en y creando su propio. Las siguientes secciones describen métodos dirigidos a la audiencia dentro de SharePoint.
Lista de elementos que se muestran en la parte de Web de consulta de contenido contenido consulta Web parte (CQWP) ofrece la posibilidad de tirar el contenido de muchas listas diferentes y hacerlas rodar en un contenedor. En el panel de herramientas CQWP bajo consulta, el elemento Web ofrece la posibilidad de aplicar audiencia filtrado a listas que está consumiendo el elemento Web. Esto es independiente de la opción al objetivo de la audiencia la parte entera de la Web, que puede encontrarse en la sección avanzada en el panel de herramientas.
elementos web cualquier elemento Web de SharePoint puede orientarse a una audiencia. Esto se logra seleccionando el público apropiado, lista de distribución o grupo de SharePoint y introduzca en el campo de audiencias dentro de la sección avanzada del panel de herramientas de la parte de la Web.
Parte páginas web SharePoint el cuando se activa la función de publicación, se crea una librería llamada páginas. Esta biblioteca contiene todas las páginas de soporte del sitio. Como elementos web, estas páginas pueden orientarse mediante audiencias, listas de distribución o grupos de SharePoint. Sin embargo, en lugar de introducir la información de audiencia en el panel de herramientas de WebPart, tendrá que editar las propiedades del elemento de página dentro de la lista y añadir la audiencia necesaria.
Enlaces de navegación enlaces de navegación, en navegación global y navegación de lanzamiento rápido, pueden ser dirigidos a audiencias. Enlaces pueden añadirse a las áreas de navegación dentro de SharePoint 2010 haciendo clic en acciones de sitio | Configuración y selección de navegación en la sección de la apariencia del sitio. Algunos enlaces no puede estar orientada a la audiencia, que forman parte del sitio incorporado. Este enfoque proporciona un método fácil de apuntar la navegación basada en la audiencia. Usando esta capacidad podría para ser muy útil en la definición de la jerarquía del sitio general.
Calificaciones un nuevo componente social de SharePoint 2010 es calificaciones. Probablemente has visto esto en popular minorista como Amazon.com, que muestra la popularidad de un elemento basado en comentarios de los usuarios en forma de una calificación de estrellas de uno a cinco. SharePoint 2010 ha adoptado este mismo enfoque; puede tarifa cualquier elemento de la lista o elemento de la biblioteca de documentos con una calificación de estrellas de uno a cinco. Mientras se cierne sobre las estrellas, simplemente haga clic en el puntaje correspondiente y se guardará su calificación.
Mientras que esto no enfocan en un solo grupo o audiencia, esta característica proporciona gran penetración en lo que otros usuarios sienten que es contenido potencialmente bueno o malo. Estas calificaciones también entran en juego durante la búsqueda, donde contenido que tiene un mayor grado se devuelve en los resultados de la búsqueda superior contenido que tiene una baja calificación de estrellas. Calificaciones no están habilitadas de forma predeterminada en una lista o biblioteca. Para activar esta función, vaya a la pestaña de configuración de la biblioteca de la lista o biblioteca de documentos, seleccione Configuración de la biblioteca y seleccione Configuración de valorar en la sección de ajustes generales. Esto tendrá que realizarse en cada lista o biblioteca que requiere la función de calificaciones.
Mediante estas características de SharePoint, así como la audiencia y contenidos dirigidos a tácticas, puede asegurar que el contenido correcto es fácilmente accesible a aquellos que más lo necesitan. Por lo que es más fácil para las personas a encontrar el contenido que están buscando, puede mejora su experiencia y aumenta la productividad.
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Steve Wright es Gerente en la gestión de inteligencia empresarial (BIM) para Sogeti USA LLC en Omaha, Nebraska. En los últimos más de 20 años, Wright ha trabajado sobre control del tráfico aéreo, financiero, seguros y una multitud de otros tipos de sistemas. Él es autor y realizar revisiones técnicas para muchos títulos anteriores que abarca productos de Microsoft, incluyendo Windows, SQL Server , SharePoint y BizTalk.
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Corey Erkes es Consultor Gerente de Sogeti USA LLC en Omaha, Nebraska. Erkes ha trabajado con una amplia gama de empresas en diferentes puntos de los ciclos de vida de sus implementaciones de SharePoint. También es uno de los miembros fundadores del grupo de usuarios de SharePoint de Omaha.
© 2012 Apress Inc. Todos los derechos reservados. Impreso con permiso de Apress. Copyright 2012. "Pro SharePoint 2012 gobernabilidad" por Steve Wright y Corey Erkes. Para obtener más información sobre este título y otros libros similares, por favor visite apress.com.