Uso de un archivo de registro frente a administración de registros locales (SharePoint Server 2010)

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

Antes de Microsoft SharePoint Server 2010, se creaba un sitio del centro de registros que sirviera como archivo para administrar los registros y luego se copiaban los documentos al archivo cuando se convertían en registros. Se determinaba si un documento era registro o no según su ubicación: dentro del archivo de registros o en otro lugar.

En Microsoft SharePoint Server 2010 se pueden administrar los registros en un archivo o en el mismo repositorio para documentos como documentos activos. Con el enfoque local de Microsoft SharePoint Server 2010, cuando se declara que un documento se convirtió en archivo, el registro permanece en su ubicación pero Microsoft SharePoint Server 2010 lo administrará como registro. Por ejemplo, es posible que un documento obtenga una directiva de retención distinta cuando se lo declara registro o que los usuarios no puedan editarlo.

También es posible usar un enfoque híbrido. Por ejemplo, se pueden mantener los registros en su ubicación con documentos activos por dos años y mover los registros a un archivo de registros cuando finaliza el proyecto.

Al pensar si desea administrar los registros en un centro de registros independiente o en el mismo sitio de colaboración, tenga en cuenta las siguientes preguntas:

• ¿El gobierno del sitio de colaboración es apropiado para administrar registros? ¿Su sector está sujeto a requisitos legales que requieren que los registros estén separados de los documentos activos? ¿Se debería confiar en el administrador de un sitio de colaboración para que administre un sitio que contiene registros? Es preferible almacenar los registros en un sitio que use acceso más restringido que el sitio de colaboración o en un sitio del que haya una copia de seguridad en una programación distinta.

• ¿Por cuánto tiempo va a estar en uso el sitio de colaboración? En caso de que se deban mantener los registros por más tiempo que la duración del proyecto, si elige una estrategia de administración de registros locales deberá mantener el sitio de colaboración incluso después de que éste ya no se use.

• ¿Los miembros del proyecto necesitarán tener acceso frecuentemente a los documentos después de que éstos se hayan convertido en registros? Si usa un enfoque local, los miembros del proyecto pueden tener acceso a los documentos del mismo modo, independientemente de si los documentos están activos o son registros.

• ¿Los administradores de registros de su organización son solo responsables de los registros o de toda la información, independientemente de si está activa o es registro? Si los administradores de registros solo son responsables de los registros oficiales, es posible que sea más fácil para ellos tener un centro de registros independiente.

En la siguiente tabla se describen las diferencias entre lo que se puede hacer con los registros en un centro de registros y con los registros que se administran localmente en un sitio de colaboración. Se presentan las diferencias desde el punto de vista de administradores de registros y de trabajadores que colaboran en un equipo de proyecto.

Diferencias entre un archivo de registros y registros locales

En la siguiente tabla, se describen las diferencias entre los dos enfoques de administración de registros que podrían afectar al modo de administrar los recursos de TI.

Diferencias de recursos entre un archivo de registros y registros locales