Información general sobre los metadatos administrados en SharePoint Server 2013

 

Se aplica a:SharePoint Server 2013

Última modificación del tema:2015-03-09

Resumen: obtenga información acerca de los metadatos administrados de SharePoint, incluidos los términos, grupos de términos y palabras clave de empresa.

Metadatos administrados es una colección jerárquica de términos administrados centralmente que se pueden definir y usar después como atributos para elementos de SharePoint Server 2013.

En este artículo se presentan los conceptos principales relacionados con los metadatos administrados y se describe cómo usar los metadatos administrados. Se usa un ejemplo a lo largo de este artículo para explicar los conceptos. En la sección final se describen algunas de las ventajas de incorporar los metadatos administrados en la solución de SharePoint Server 2013.

En esta sección se definen varios conceptos clave relacionados con los metadatos administrados.

Un término es una palabra o frase que puede asociarse a un elemento de SharePoint Server 2013. Un conjunto de términos es una colección de términos relacionados. Se puede especificar que una columna contenga un término de un determinado conjunto de términos. Los metadatos administrados son un modo de indicar que los términos y los conjuntos de términos se pueden crear y administrar independientemente de las propias columnas.

Los conjuntos de términos locales se crean en el contexto de una colección de sitios. Por ejemplo, si se agrega una columna a una lista en una biblioteca de documentos y se crea un nuevo conjunto de términos para enlazar la columna, el nuevo conjunto de términos es local para la colección de sitios que contiene la biblioteca de documentos.

Los conjuntos de términos globales se crean fuera del contexto de una colección de sitios. Por ejemplo, el administrador del almacén de términos puede crear un grupo de conjunto de términos denominado "Recursos humanos" y designar a una persona para que lo administre. El administrador del grupo podría crear conjuntos de términos relacionados con recursos humanos, como cargos y categorías salariales en el grupo de conjunto de términos Recursos humanos.

Los usuarios pueden ver solo los conjuntos de términos globales y los conjuntos de términos locales de la colección de sitios del usuario.

Por ejemplo, imagine que está organizando una conferencia. Cada sesión de conferencia tiene asignada una sala y las sesiones de gran tamaño también tienen asignada una sala adicional, en la que los asistentes que no caben en la sala principal pueden ver la transmisión de la sesión en pantallas grandes. Suponga que decide realizar un seguimiento de todas las sesiones y sus detalles asociados en una lista de SharePoint.

Para realizar un seguimiento de las sesiones y las salas de conferencias, debe:

  1. crear un conjunto de términos llamado “Salas de conferencias” como representación de todas las salas disponibles.

  2. Agregar un término al conjunto de términos para cada sala de conferencias.

  3. Crear un tipo de contenido denominado "Sesión".

  4. Agregar dos nuevas columnas al tipo de contenido: "Sala" y "Sala adicional".

  5. Especificar que el valor de cada una de estas columnas debe proceder del conjunto de términos "Salas de conferencias".

  6. Crear una lista de sesiones.

En este ejemplo, cuando agregue una sesión a la lista, proporciona valores para la Sala y la Sala adicional. Si posteriormente reserva una sala adicional en el centro de conferencia, se agregará un nuevo término al conjunto de términos "Salas de conferencias" y se convertirá en un valor válido para las dos columnas.

Los términos se pueden dividir en dos tipos:

  • Términos administrados, que suelen estar predefinidos, solo pueden crearlos los usuarios que tengan los permisos adecuados y a menudo están organizados en una jerarquía.

  • Palabras clave de empresa, que son simples palabras o frases que se han agregado a los elementos de SharePoint. Todas las palabras clave de empresa forman parte de un único conjunto de términos no jerárquico, denominado conjunto de palabras clave.

Los términos administrados y las palabras clave de empresa se usan de manera distinta. Para obtener más información, vea la sección "Uso de los términos" más adelante en este tema.

NotaNota:
A menudo se omite la palabra "administrado" cuando hace referencia a términos administrados, en los casos en los que el significado está claro por el contexto.

Tanto los términos administrados como las palabras clave de empresa se almacenan en una base de datos conocida como almacén de términos.

En las siguientes secciones se describe cómo se crean y se usan los términos. El ejemplo de sala de conferencias se usa en todas estas secciones para explicar estos conceptos.

SharePoint Server 2013 incluye la herramienta de administración de almacén de términos, que sirve para crear y administrar conjuntos de términos. Si se dispone de los permisos adecuados, se puede usar la herramienta de administración de almacén de términos para realizar las siguientes acciones:

  • Crear o eliminar un conjunto de términos.

  • Agregar, cambiar o eliminar términos.

  • Organizar términos administrados en un conjunto de términos en una jerarquía.

  • Definir sinónimos.

  • Importar términos.

  • Mover palabras clave de empresa a un conjunto de términos para convertirlas en términos administrados.

Ejemplo:

Para organizar las sesiones de conferencia, primero hay que usar la herramienta de administración de almacén de términos para definir un conjunto de términos que represente todas las salas de conferencias. A continuación, se vuelve a usar la herramienta para agregar un término para cada sala al conjunto de términos. Se empieza por definir el conjunto de términos y los términos siguientes:

  • Salas de conferencias (conjunto de términos)

    • Salón de baile La Nouvelle

    • Sala 256

    • Sala 270

    • Salón de baile Mardi Gras

    • Sala 287

    • Sala 391

    • Sala 348b

    • Salón C

    • Salón D

    • Sala 348a

    • Auditorio C

    • Auditorio D

    • Auditorio E

    • Sala 354

    • Sala 355

    • Sala 293

El conjunto de términos se está volviendo difícil de manejar. Tendrá que desplazarse por una lista demasiado larga cuando seleccione una sala de conferencias. Decide reorganizar el conjunto de términos en función del ala del centro de conferencia en la que se ubican las salas. El conjunto de términos y los términos nuevos ahora tienen la siguiente estructura:

  • Salas de conferencias (conjunto de términos)

    • Auditorios

      • Auditorio C

      • Auditorio D

      • Auditorio E

    • Salones

      • Salón A

      • Salón B

      • Salón C

      • Salón D

    • Salones de baile

      • Salón de baile La Nouvelle

      • Salón de baile Mardi Gras

    • Segundo piso

      • Sala 256

      • Sala 270

      • Sala 287

      • Sala 293

    • Tercer piso

      • Sala 348a

      • Sala 348b

      • Sala 354

      • Sala 355

      • Sala 391

Debido a que los términos "Auditorios", "Salones", "Segundo piso" y "Tercer piso" solo se usan para agrupar otros términos y no representan salas reales en las que se pueden llevar a cabo las sesiones, no haga que estos términos estén disponibles para que los usuarios puedan seleccionarlos.

En lugar de crear conjuntos de términos y términos manualmente, puede importar conjuntos de términos en la herramienta de administración Almacén de términos. Para más información, vea Administración de DFS.

Una columna es una ubicación en una lista donde se almacena información de un elemento de SharePoint. Cuando se define una columna, se proporciona un nombre para la columna, se especifica el tipo de columna y se proporciona información adicional que depende del tipo de columna.

SharePoint Server 2013 incluye un tipo de columna denominada metadatos administrados. Cuando se crea una columna de metadatos administrados, se especifica el conjunto de términos del que debe proceder el valor de la columna. Una columna de metadatos administrados se usa cuando se desea que los usuarios proporcionen información de los elementos de lista (incluidos los documentos) y los valores válidos para la información están incluidos en un conjunto de términos. Se puede crear un nuevo tipo de contenido o cambiar uno existente, y agregar la columna de metadatos administrados al tipo de contenido.

Ejemplo:

Puede crear un nuevo tipo de contenido denominado "Sesión" para representar cada sesión. Debido a que las sesiones de conferencias tendrán una sala asociada y una sala adicional, puede agregar columnas para cada uno de estos atributos. Así pues, agregue una columna denominada "Sala", elija Metadatos administrados como tipo de columna, seleccione el conjunto de términos "Salas de conferencias" para proporcionar los valores para la columna "Salas", e indique que la columna solo puede contener un único valor. A continuación, puede crear una columna adicional denominada "Sala adicional" y asignarla al mismo conjunto de términos. Dado que no todas las sesiones tienen una sala adicional, no es necesario que la columna contenga información. Como puede haber varias salas adicionales, se permiten varios valores.

En la tabla siguiente se resumen las definiciones de las dos columnas:

 

Nombre de columna Conjunto de términos Requerir un valor Permitir varios valores

Sala

Salas de conferencias

No

Sala adicional

Salas de conferencias

No

Por último, se crea una lista de sesiones.

Cuando un usuario crea o carga un nuevo elemento de SharePoint de un tipo que tiene columnas para las que hay que especificar un valor, el usuario debe proporcionar dicho valor. Si la columna es una columna de metadatos administrados, se muestra el control de metadatos administrados y el usuario usa este control para indicar el valor.

El control de metadatos administrados permite al usuario escribir o seleccionar un valor, moviéndose jerárquicamente por el conjunto de términos asociado a la columna. Si el usuario comienza a escribir un valor, el control muestra todos los términos del conjunto de términos asociados que comienzan por los caracteres escritos. El nombre del conjunto de términos y la posición del término en la jerarquía se indican junto al propio término.

Si la definición de la columna permite varios valores, el usuario puede seleccionar más de un término. Si la definición de la columna y el conjunto de términos permiten la adición de nuevos valores, el usuario también puede crear un nuevo término e insertarlo en el lugar adecuado en la jerarquía del conjunto de términos.

Ejemplo:

Un administrador de conferencia agrega una nueva sesión. SharePoint Server muestra un formulario que contiene un campo para cada columna asociada con el tipo de contenido Sesión. Cuando el administrador crea la sesión del discurso de apertura, en el campo Sala, muestra la jerarquía de términos dentro del conjunto de términos Salas de conferencias y, a continuación, selecciona Salón de baile La Nouvelle.

El administrador no puede recordar qué auditorio se usa como sala adicional para la sesión del discurso de apertura, pero sabe que es la de en medio. El administrador escribe aud y se muestran los siguientes términos como opciones:

  • Auditorio C [salas de conferencias: auditorios]

  • Auditorio D [salas de conferencias: auditorios]

  • Auditorio E [salas de conferencias: auditorios]

El administrador selecciona Auditorio D.

SharePoint Server 2013 incluye una columna predefinida denominada Palabras clave de empresa. Puede agregar esta columna a los tipos de contenido. Cuando un usuario agrega un valor a esta columna, se muestra el control de palabras clave de empresa, que el usuario usa para escribir el valor. Este control funciona de manera similar al control de metadatos administrados, salvo que el control de palabras clave de empresa permite a los usuarios seleccionar palabras clave de empresa además de términos administrados.

Cuando el usuario comienza a escribir un valor, el control muestra los términos del conjunto de palabras clave y de otros conjuntos de términos globales que comienzan con los caracteres que el usuario ha escrito. El conjunto de términos que contiene el término y la posición del término en la jerarquía también se muestran. Normalmente también hay una opción para escribir una nueva palabra clave de empresa. Si el usuario introduce una nueva palabra clave de empresa, esta se agrega al conjunto de palabras clave.

De forma predeterminada, la columna Palabras clave de empresa permite múltiples valores.

Ejemplo:

Un administrador de conferencia, agrega una nueva sesión para representar la fiesta de bienvenida para todos los asistentes. La fiesta de bienvenida se llevará a cabo en Mardi Gras World, que es un local externo. Dado que Mardi Gras World no es un miembro del conjunto de términos Salas de conferencias, el administrador no podrá seleccionarlo como valor del campo Sala. Sin embargo, el administrador sí desea incluir la ubicación para que otros administradores encuentren esta sesión cuando busquen la frase "Mardi Gras World". El administrador observa que el tipo de contenido Sesión incluye la columna de palabras clave de empresa y decide agregar la ubicación como palabra clave de empresa.

El administrador comienza a escribir el nombre del local en el campo de palabra clave de empresa. Cuando escriba Mar, se mostrarán las siguientes opciones:

  • Salón de baile Mardi Gras [salas de conferencias: salones de baile]

  • Crear nuevo

El administrador selecciona Crear nueva y crea la palabra clave de empresa Mardi Gras World, que se agrega a la columna Palabras clave de empresa del elemento de lista y al conjunto de palabras clave.

En esta sección se describen algunas de las ventajas de usar metadatos administrados.

Los metadatos administrados facilitan el uso de términos y de palabras clave de empresa de forma coherente. Se pueden predefinir los términos y permitir la adición de nuevos términos únicamente a usuarios autorizados. También se puede evitar que los usuarios agreguen sus propias palabras clave de empresa a los elementos y se les puede solicitar que utilicen palabras clave de empresa ya existentes. Los metadatos administrados también ofrecen una mayor precisión, ya que solo se muestra una lista de los términos correctos cuyos valores pueden seleccionar los usuarios. Puesto que las palabras clave de empresa también son un tipo de metadatos administrados, incluso las palabras clave de empresa que los usuarios aplican a los elementos pueden ser más coherentes.

Como los metadatos se usan de manera más coherente, puede estar mucho más seguro de que son correctos. Cuando se usan metadatos para automatizar procesos de negocio, como por ejemplo, colocar documentos en distintos archivos del centro de registro según el valor de su atributo de departamento, puede estar seguro de que el metadato lo creó un usuario autorizado y el valor del atributo del departamento siempre será un valor válido.

Una búsqueda sencilla puede proporcionar más resultados relevantes si los elementos tienen atributos coherentes.

Cuando los usuarios aplican palabras clave de empresa y términos administrados a los elementos, se les ofrecen términos que ya se han usado. En algunos casos, los usuarios ni siquiera pueden escribir un valor nuevo. Dado que los usuarios se centran en un conjunto de términos específico, es más probable que se apliquen dichos términos, y no sus sinónimos, a los elementos. Por lo tanto, si se busca una palabra clave de empresa o un término administrado, es probable que se obtengan más resultados relevantes. Para más información, vea "Encourage users to enter rich and consistent metadata for their sites and content" en Procedimientos recomendados para organizar el contenido para buscar en SharePoint Server 2013.

En versiones anteriores de SharePoint Server, para restringir el valor de un atributo para que fuera uno de un conjunto de valores, había que crear una columna de tipo "selección de opciones" y, después, proporcionar una lista de valores. Cuando había que agregar un nuevo valor al conjunto de opciones, había que cambiar cada columna que usaba el mismo conjunto de valores.

Al usar metadatos administrados, se puede separar el conjunto de valores válidos de las columnas cuyo valor debe ser uno del conjunto de valores válidos. Cuando tiene que agregar un nuevo valor, se agrega un término al conjunto de términos y todas las columnas que se asignan a dicho conjunto de términos usarán el conjunto de opciones actualizado.

El uso de términos permite mantener los elementos de SharePoint actualizados con la empresa y los cambios en la empresa. Por ejemplo, suponga que el nuevo producto de la empresa tenía un nombre de código al principio de su desarrollo y que se le asignó un nombre oficial poco después de lanzarlo. Se incluyó un término para el nombre de código en el conjunto de términos "producto" y los usuarios estaban identificando todos los documentos relacionados con ese producto mediante ese término. Cuando el nombre del producto cambió, editó el término y cambió su nombre por el nombre oficial del producto. El término sigue aplicándose a los mismos elementos, pero su nombre se ha actualizado.

Mostrar: