Administración de la privacidad (SharePoint Server 2010)

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2015-03-09

Varias características de Microsoft SharePoint Server 2010 interactúan con información de identificación personal. Este documento presenta las características que almacenan o usan información de identificación personal y describe cómo se usa dicha información. En el artículo, también se indica cómo controlar el comportamiento de las características, o cómo desactivarlas, para ayudar a proteger la privacidad de la información.

En este artículo:

• Web Analytics

• Paneles de notas y etiquetas temáticas de SharePoint

• Clasificaciones de SharePoint

• Perfiles de usuario y sitios web de Mi sitio

• Compatibilidad con complemento de compañeros de SharePoint Server

• Fuente de actividades

• Federación de búsqueda de SharePoint

• Registro de consultas de SharePoint

• Metadatos administrados y palabras clave de empresa

Web Analytics

Los servicios de Web Analytics permiten a los clientes de SharePoint Server 2010 saber más acerca de las visitas a los sitios de SharePoint. Los servicios de Web Analytics recolectan datos acerca de cómo los usuarios finales obtienen acceso a las páginas de SharePoint. Estos datos que se recolectan incluyen la siguiente información, pero no están limitados a ella:

• El sitio desde el que comienza el usuario final

• Las palabras clave que usa el usuario final para encontrar el sitio de SharePoint

• Las páginas que se ven en el sitio

• Las búsquedas que se ejecutan en el sitio

• El tipo de explorador

Un miembro del grupo Administradores del conjunto o la granja de servidores puede decidir no usar los servicios de Web Analytics. El administrador puede no crear una aplicación de servicio de Web Analytics o detener los servicios de Web Analytics mediante el siguiente procedimiento.

1. En el sitio web de Administración central, en Inicio rápido, haga clic en Supervisión y, en la sección Informes, haga clic en Configurar la recolección de datos de uso y estado.

   Se abre la página Configurar la recolección de datos de mantenimiento y Web Analytics.

2. En la sección Selección de evento, desactive las casillas Eventos para registrar para detener el registro de estos puntos de datos.

Un miembro del grupo Administradores de la granja de servidores puede deshabilitar los informes de datos de servicios de Web Analytics para una colección de sitios específica.

1. En la página de nivel superior de una colección de sitios, en el menú Acciones del sitio, haga clic en Configuración del sitio.

2. En la sección Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios y, a continuación, junto a Web Analytics avanzado, haga clic en Desactivar.

Si un miembro del grupo Administradores de la granja de servidores detiene los servicios de Web Analytics o decide no registrar ciertos datos, se detiene el registro subsiguiente, pero la información ya registrada no se eliminará ni quitará inmediatamente de los informes de Web Analytics.

Los miembros del grupo Administradores de la granja de servidores de SharePoint también pueden establecer el límite del período durante el que se retienen los datos en la base de datos de almacén de Web Analytics. Una vez que se alcanza el límite, no se muestran los datos en los informes de Web Analytics debido a que los datos ya no están en la base de datos. Por ejemplo, si el administrador establece el período de retención de datos en un mes, solamente aparecerán los datos del mes pasado en los informes.

Para establecer el límite en el período de retención de datos:

1. En el sitio web de Administración central, en la sección Administración de aplicaciones, haga clic en Administrar aplicaciones de servicio.

2. Haga clic en la fila Aplicación de servicio de Web Analytics para seleccionarla y, en el grupo Operaciones de la cinta de opciones, haga clic en Propiedades.

3. En la sección Período de retención de datos del cuadro de diálogo, establezca el período de retención de datos, que puede estar comprendido en un intervalo de 1 a 25 meses.

Paneles de notas y etiquetas temáticas de SharePoint

Las características de paneles de notas y etiquetas temáticas de SharePoint permiten a los usuarios etiquetar o agregar notas a las páginas de SharePoint y las páginas de Internet. Las características de paneles de notas y etiquetas temáticas de SharePoint están activadas de forma predeterminada. Las etiquetas temáticas las puede desactivar un miembro del grupo Administradores de la granja de servidores, un administrador al que se le haya asignado una aplicación de servicio de perfiles de usuario o cualquier usuario que tenga el permiso Administrar datos sociales. Para desactivar las etiquetas temáticas, quite el permiso Usar características sociales de un usuario o grupo.

Cuando un usuario agrega etiquetas o notas, el nombre de usuario se almacena con la etiqueta o la nota. Las etiquetas y notas creadas por los usuarios aparecen en las fuentes de actividades de los compañeros de los usuarios y de todos los usuarios que tienen esa etiqueta incluida como un interés en su perfil de usuario.

Los usuarios pueden decidir marcar sus etiquetas como privadas, de modo que las direcciones URL de las etiquetas no sean visibles para otros usuarios, al activar la casilla Privada en el cuadro de diálogo Entrada de etiqueta o al marcar los elementos como privados desde las páginas de etiquetas y notas. Las notas no se pueden marcar como privadas.

Clasificaciones de SharePoint

SharePoint permite a los usuarios agregar clasificaciones a elementos de biblioteca de documentos y elementos de lista de SharePoint. Estas clasificaciones también se muestran en las fuentes de actividades de usuarios. Los nombres de usuario no se muestran junto a las clasificaciones en los elementos de lista de SharePoint, los elementos de biblioteca de documentos o las fuentes de actividades. Microsoft SharePoint Server almacena nombres de usuario, a los cuales se puede tener acceso mediante el modelo de objetos de SharePoint. La característica de clasificaciones de SharePoint se activa de manera predeterminada. La característica de clasificación puede desactivarla un miembro del grupo Administradores de la granja de servidores, un administrador al que se le haya asignado una aplicación de servicio de perfiles de usuario o cualquier usuario que tenga el permiso Administrar datos sociales. Para desactivar las clasificaciones, quite el permiso Usar características sociales de un usuario o grupo. Un administrador de SharePoint también puede deshabilitar el control de clasificaciones en las páginas de SharePoint para una colección de sitios de modo que los usuarios ya no puedan verlo en páginas web. El siguiente comando de Windows PowerShell se usa para deshabilitar el control de clasificaciones:

Disable-spfeature –id “915c240e-a6cc-49b8-8b2c-0bff8b553ed3” –url Site Collection Url –force –Confirm:$false

Un administrador de SharePoint debe tener permisos de administrador de colección de sitios y los permisos de Windows PowerShell de Shell_Access y WSS_WPG para realizar esta acción.

Este comando deshabilita los controles en las páginas web, pero no elimina las clasificaciones existentes ni los nombres de usuario asociados de la base de datos de SharePoint. Los datos de nombres de usuario asociados y clasificaciones se pueden eliminar de manera permanente con el modelo de objetos de SharePoint.

Perfiles de usuario y sitios web de Mi sitio

Los sitios web de Mi sitio permiten a los usuarios almacenar y mostrar información personal a la que pueden tener acceso otros usuarios y aplicaciones de SharePoint. Los usuarios pueden personalizar la apariencia, el comportamiento y el contenido de las páginas de Mi sitio. También pueden actualizar los perfiles de usuario de SharePoint de las páginas de Mi sitio. De manera predeterminada, cierta información de usuario, como nombre, nombre de cuenta, dirección de correo electrónico, número de teléfono y nombre de administrador, se incluye en los perfiles de Mi sitio y SharePoint. Un administrador de servicio de perfiles de usuario que tiene permisos de administración de perfiles puede configurar los perfiles de usuario para que incluyan datos específicos en los perfiles de Mi sitio y SharePoint de un usuario.

1. En el sitio web de Administración central, en la sección Administración de aplicaciones, haga clic en Administrar aplicaciones de servicio.

2. Haga clic en Servicio de perfiles de usuario y, en la sección Personas, haga clic en Administrar perfiles de usuario.

Cada propiedad de perfil tiene un nivel de privacidad asociado. Microsoft SharePoint Server admite los siguientes niveles de privacidad:

Los usuarios pueden elegir niveles de privacidad que ayudan a garantizar que los datos que se almacenan en los perfiles sean visibles solo para las personas deseadas. Un administrador de servicio de perfiles de usuario con permisos de administración de perfiles puede configurar un nivel de privacidad predeterminado para una propiedad de perfil y permitir a los usuarios invalidarla. Un administrador de SharePoint también puede aplicar un nivel de privacidad en una propiedad de perfil determinada de modo que los usuarios no puedan invalidarla.

1. En el sitio web de Administración central, haga clic en Administrar aplicaciones de servicio.

2. Haga clic en Servicio de perfiles de usuario y, a continuación, en Directivas de servicios de perfiles.

Excepto en los niveles de privacidad Mi equipo y Mis compañeros, SharePoint Server calcula automáticamente los niveles de privacidad de perfiles. Los usuarios deciden qué personas pertenecen a los niveles de privacidad Mi equipo y Mis compañeros. Mis compañeros hace referencia a relaciones de compañeros que un usuario identificó. Mi equipo es un subconjunto de compañeros especificados por un usuario.

Los administradores de servicio de perfiles de usuario con permisos de administración de perfiles que administran las bases de datos para datos de perfiles tienen acceso a todos los datos sin importar los niveles de privacidad que establecen los usuarios.

Compatibilidad con complemento de compañeros de SharePoint Server

La característica de complemento de compañeros de SharePoint Server en Microsoft Outlook 2010 examina una carpeta de correo electrónico enviado de un usuario para buscar palabras clave y nombres específicos, así como la frecuencia de esos nombres y palabras clave. En la página Editar perfil del perfil de usuario hay disponible una lista de palabras clave sugeridas. La lista se actualiza periódicamente y se almacena en el perfil del usuario en el equipo local. Se obtiene acceso a la lista de posibles compañeros mediante la página Agregar compañeros en el sitio web de Mi sitio, donde los usuarios pueden elegir a los compañeros que desean agregar a Mi sitio de confianza. El usuario debe aprobar o rechazar cada nombre de contacto o palabra clave antes de agregarlos al perfil de usuario. Los miembros del grupo Administradores de la granja de servidores de SharePoint pueden desactivar esta funcionalidad y evitar que los sitios web de Mi sitio tengan acceso a esta información mediante la siguiente clave del Registro de configuración de directiva de grupo.

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\Portal\ColleagueImport\Enabled

Valores = DWORD 0 para desactivarla y 1 para activarla.

El usuario final puede desactivar el análisis de contenido en la carpeta de correo electrónico Elementos enviados y la carga de nombres de contactos y palabras clave en Mi sitio mediante los siguientes pasos:

1. En el menú Archivo de Outlook 2010, haga clic en Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en Avanzadas.

3. En la sección Otro, desactive la opción que permite el análisis de asuntos y correos electrónicos enviados.

Fuente de actividades

La fuente de actividades permite a los usuarios agregar fuentes de eventos a los sitios web de Mi sitio. Las fuentes proporcionan información acerca de actividades de compañeros, como actualizaciones de propiedades de perfiles y la creación de etiquetas sociales y notas. La fuente de actividades no permite el seguimiento de actividades que un usuario no tiene permiso para ver.

La fuente de actividades está desactivada de forma predeterminada en una aplicación de servicio de perfiles de usuario. Para activar esta característica, un miembro del grupo Administradores de la granja de servidores debe configurar el trabajo del temporizador de la fuente de actividades del servicio de perfiles de usuario.

1. En el sitio web de Administración central, en Inicio rápido, haga clic en Supervisión.

2. En la sección Trabajos del temporizador, haga clic en Revisar definiciones de trabajo.

3. Haga clic en Servicio de perfiles de usuario: trabajo de fuente de actividades en la lista de trabajos del temporizador.

4. En la página Editar trabajo del temporizador, haga clic en Habilitar.

Los usuarios eligen los compañeros para los sitios web de Mi sitio al seleccionar nombres de otros usuarios y establecerlos como compañeros. Cuando se selecciona un usuario como compañero, se envía un mensaje de correo electrónico de notificación al nuevo compañero.

Federación de búsqueda de SharePoint

La búsqueda federada de SharePoint permite al administrador de una aplicación de servicio de búsqueda proporcionar resultados de varios proveedores de búsqueda para las consultas de usuario. De manera predeterminada, la búsqueda federada de SharePoint busca solamente contenido local de SharePoint. El administrador de una aplicación de servicio de búsqueda puede agregar proveedores de búsqueda, como cualquier motor de búsqueda en línea o remoto de terceros.

Si el administrador de una aplicación de servicio de búsqueda agrega un proveedor de búsqueda, las consultas de usuario se envían a ese proveedor de búsqueda y se muestran los resultados que devuelve dicho proveedor.

La información acerca de las prácticas de protección de la privacidad del motor de búsqueda de Microsoft Bing se encuentra en https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=147849&clcid=0xC0A. Microsoft no controla la recolección de datos ni las prácticas de uso de otros proveedores de búsqueda.

Registro de consultas de SharePoint

La búsqueda de SharePoint recolecta información acerca de las consultas de búsqueda de usuario y acerca de los resultados de la búsqueda que los usuarios seleccionan en los equipos. SharePoint usa esta información para aumentar la relevancia de los resultados de la búsqueda y mejorar las sugerencias de consulta. Los miembros del grupo Administradores de la granja de servidores o el administrador de la aplicación de servicio de búsqueda también pueden crear informes según esta información.

El registro de consultas se puede desactivar de la siguiente forma:

1. En el sitio web de Administración central, en la sección Administración de aplicaciones, haga clic en Administrar aplicaciones de servicio.

2. Haga clic en Buscar aplicación de servicio y, en la sección Estado del sistema de la página Buscar aplicación de servicio, haga clic en el vínculo Deshabilitar junto a Registro de consultas.

Metadatos administrados y palabras clave de empresa

Las palabras clave de empresa son valores de metadatos administrados de un almacén de términos que se almacenan en un tipo de columna especial. En lugar de estar enlazado a un solo conjunto de términos, este tipo de columna se valida con respecto a todos los términos disponibles en todos los conjuntos de términos accesibles. Sin embargo, este tipo de columna no se valida con respecto a los conjuntos de términos que son específicos de una colección de sitios y no participa en la validación de palabras clave de empresa.

Comportamiento predeterminado

De forma predeterminada, ambas columnas de palabras clave de empresa y metadatos administrados están disponibles en SharePoint Server 2010. Estas columnas se pueden aplicar a un tipo de contenido o a una lista. Una vez aplicada la columna de metadatos administrados o palabras clave de empresa a un tipo de contenido, los datos que los usuarios escriben en dichos campos se almacenan en una base de datos del almacén de términos.

En general, las palabras clave de empresa y los metadatos administrados se deben considerar públicos y legibles para todos los usuarios. Si una columna de palabras clave de empresa o una columna de metadatos administrados está enlazada a un conjunto de términos disponibles globalmente, todos los metadatos creados por los usuarios estarán a disposición de otros usuarios de la empresa que vean o validen términos.

Después de usar las columnas de palabras clave de empresa y metadatos administrados, y almacenar y compartir los datos de usuario de la base de datos del almacén de términos, se puede configurar una lista de SharePoint para compartir sus metadatos administrados y datos de palabras clave de empresa con la base de datos de etiquetas temáticas que mantiene el servicio de perfiles de usuario. De esta manera, se expande la visibilidad de los datos de un usuario para todos los usuarios de todas las características que dependen de la base de datos de etiquetas temáticas, con la excepción de los datos de usuario de las columnas enlazadas a los conjuntos de términos. Los valores de metadatos almacenados en conjuntos de términos específicos de la colección de sitios no se compartirán con la base de datos de etiquetas temáticas con independencia de que la configuración de lista esté habilitada o no para dicho fin.

Texto de la interfaz de usuario para administrar la característica

La interfaz de usuario muestra el siguiente texto descriptivo:

• Al agregar palabras clave de empresa a una lista o un tipo de contenido, verá el siguiente texto descriptivo:

  Las palabras clave de empresa se comparten con otros usuarios y aplicaciones para facilitar la búsqueda y filtrado, así como la reutilización y coherencia de los metadatos.

• La interfaz de usuario de la configuración de lista proporciona a los propietarios de la lista un acceso directo para agregar la columna de palabras clave de empresa. La interfaz de usuario muestra el siguiente texto:

  Agregar palabras clave de empresa

  La columna de palabras clave de empresa permite a los usuarios escribir uno o varios valores de texto que se compartirán con otros usuarios y aplicaciones para facilitar la búsqueda y el filtrado, así como la consistencia y la reutilización de los metadatos.

  Agregar una columna de palabras clave de empresa también proporciona sincronización entre los campos de palabras clave heredadas existentes y la infraestructura de metadatos administrados. (Las etiquetas de documentos se copiarán en las palabras clave de empresa al cargarlas).

• La misma página de configuración de lista muestra el siguiente texto descriptivo para la promoción de metadatos:

  Los valores agregados a las columnas de metadatos administrados y palabras clave de empresa se pueden compartir como etiquetas temáticas en Mis sitios para que aparezcan en suministros de noticias, páginas de perfil, nubes de etiquetas y páginas de perfil de etiquetas.