Introducción a los flujos de trabajo (SharePoint Foundation 2010)

Se aplica a: SharePoint Foundation 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

La característica de flujo de trabajo de Microsoft SharePoint Foundation 2010 permite a los administradores, diseñadores y arquitectos de la solución mejorar los procesos de negocio. Fundamentalmente, un flujo de trabajo consta de dos partes: los formularios que usa un flujo de trabajo para interactuar con sus usuarios y la lógica que define el comportamiento del flujo de trabajo. Es necesario un conocimiento sobre ambas partes para comprender cómo se crean los flujos de trabajo.

En este artículo:

• Introducción al flujo de trabajo

• Ventajas del uso de flujos de trabajo

• Flujos de trabajo predefinidos

• Escenario de ejemplo de un flujo de trabajo

• Tipos de flujo de trabajo: declarativos y centrados en código

• Plantillas de flujo de trabajo

• Asociaciones de flujos de trabajo

Introducción al flujo de trabajo

Los flujos de trabajo de SharePoint Foundation 2010 permiten a las empresas reducir las interacciones innecesarias entre personas al llevar a cabo procesos de negocio. Por ejemplo, para tomar una decisión, los grupos suelen seguir una serie de pasos. Estos pasos pueden formar parte de un procedimiento operativo formal y estándar, o de un modo de funcionamiento informal y conocido de manera implícita. Conjuntamente, estos pasos representan un proceso de negocio. La cantidad de interacciones humanas que se llevan a cabo en los procesos de negocio pueden inhibir la velocidad y la calidad de las decisiones. El software que simplifica y administra este "flujo de trabajo humano" permite automatizar las interacciones entre los grupos que participan en el proceso. Esta automatización proporciona más velocidad, una eficacia global de las interacciones y, a menudo, una disminución de los errores.

Puede modelar los procesos de negocio mediante diagramas de flujo, como los que se crean mediante Microsoft Visio 2010 y también puede representar los procesos de negocio mediante terminología del flujo de trabajo. Puede automatizar los procesos de negocio, como la aprobación de documentos, mediante la asociación de un flujo de trabajo con datos de SharePoint Foundation 2010. Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo para distribuir un documento para su revisión, realizar el seguimiento de un problema en las distintas fases de resolución o supervisar un contrato durante el proceso de aprobación.

Otro problema al que se enfrentan varios departamentos de TI al implementar los procesos de negocio que requieren la participación de trabajadores de la información consiste en que esos procesos no se integran al modo en que realmente trabajan las personas. Para que un proceso de negocio sea eficaz, se debe integrar con las herramientas y aplicaciones de uso común y cotidianas en el área de trabajo de modo que forme parte de la rutina diaria de los trabajadores de la información. En el área de trabajo de electrónica, esto incluye la integración con mensajes de correo electrónico, calendarios, listas de tareas y sitios web de colaboración.

Ventajas del uso de flujos de trabajo

Las principales ventajas del uso de flujos de trabajo consisten en facilitar los procesos de negocio y mejorar la colaboración.

Los procesos de negocio usados por las empresas dependen del flujo de información o documentos. Estos procesos de negocio requieren la participación activa de los trabajadores de la información para completar las tareas que contribuyen a la toma de decisiones del grupo de trabajo o al material que se debe entregar. En SharePoint Foundation 2010, estos tipos de procesos de negocio se implementan y administran mediante flujos de trabajo.

Algunos ejemplos de procesos de negocio que podrían facilitarse mediante flujos de trabajo son:

• Aprobación de contrato   Presentación de una propuesta de contrato a los miembros de una organización que deben aprobarla o rechazarla.

• Informes de gastos Administración del envío de un informe de gastos y los recibos asociados, revisión del informe, aprobación y reembolso al remitente.

• Soporte técnico   Instrucciones relacionadas con el progreso de un incidente de soporte técnico cuando lo abre un cliente, lo investiga un ingeniero de soporte técnico, se envía a los expertos técnicos, se resuelve y se agrega a una base de conocimientos.

• Entrevistas   Administración del proceso de entrevista a un candidato a un puesto de trabajo. Incluye la programación y el seguimiento de las citas de entrevista, la recopilación de comentarios acerca de las entrevistas a medida que se acumulan, la puesta a disposición de estos comentarios para los entrevistadores siguientes y la presentación de las decisiones de contratación o no contratación.

Automatización de procesos de negocio

Las empresas dependen de los procesos de negocio. Aunque estos procesos suelen implicar software, los procesos más importantes de muchas organizaciones dependen de las personas. Los flujos de trabajo pueden automatizar las interacciones entre las personas que participan en un proceso para mejorar el modo en que funciona ese proceso, aumentar la eficacia y disminuir la tasa de error.

La admisión de interacciones humanas puede ser beneficiosa para varios procesos. Se incluyen los siguientes ejemplos:

• Aprobación   Un aspecto común de los procesos de negocio orientados a los usuarios es la necesidad de obtener la aprobación de varios participantes. Lo que debe aprobarse puede variar ampliamente, desde un documento de Microsoft Word que contiene el plan de marketing para el próximo año hasta un informe de gastos de un viaje a una conferencia. En todos los casos, un determinado número de personas debe revisar la información, quizás agregar comentarios y, finalmente, indicar si lo aprueban o rechazan.

• Coordinación de los esfuerzos de grupo   Tanto si se trata de la preparación de una respuesta a una solicitud de propuesta como de la administración de la traducción de un documento a uno o varios idiomas, o cualquier otra tarea, muchos procesos requieren que las personas trabajen en equipo de una forma organizada. La definición de los pasos del proceso en un flujo de trabajo automatizado permite que el trabajo del grupo sea más eficaz y que el mismo proceso sea más predecible.

• Seguimiento de problemas Muchos procesos de negocio generan una lista de problemas pendientes. Se puede usar un flujo de trabajo automatizado para mantener esa lista, asignar los problemas a las personas que pueden solucionarlos y hacer un seguimiento del estado de esa resolución.

Para admitir estos tipos de procesos de negocio automatizados, SharePoint Foundation 2010 puede ejecutar aplicaciones de flujo de trabajo. Estas aplicaciones se basan en Windows Workflow Foundation 3.5 e interactúan con las personas a través de un explorador web. Para obtener más información sobre Windows Workflow Foundation 3.5, vea el tema sobre Windows Workflow Foundation (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=127778&clcid=0xC0A).

Los flujos de trabajo mejoran la colaboración

Los flujos de trabajo ayudan a las personas a colaborar en documentos y administrar las tareas del proyecto mediante la implementación de procesos de negocio en documentos y elementos de un sitio o colección de sitios de SharePoint. Los flujos de trabajo ayudan a que las organizaciones sigan prácticas coherentes de un proceso de negocio y aumentan la eficacia y la productividad de la organización por medio de la administración de tareas y pasos pertinentes a esos procesos de negocio. Los flujos de trabajo aceleran el proceso de toma de decisiones al permitir garantizar que la información adecuada se encuentre disponible para las personas correctas en el momento en que la necesitan. Los flujos de trabajo también permiten garantizar que las tareas individuales de dichos flujos las completen las personas adecuadas y en la secuencia que corresponde. Esto permite que las personas que realizan estas tareas se concentren en llevar a cabo el trabajo en lugar de poner su atención en los procesos de negocio.

Por ejemplo, en un sitio de SharePoint Foundation 2010, se puede crear un flujo de trabajo que se usará con una biblioteca de documentos para distribuir un documento a un grupo de personas para su aprobación. Cuando el autor inicia este flujo de trabajo, dicho flujo de trabajo crea tareas de aprobación de documentos, las asigna a los participantes del flujo de trabajo y, a continuación, envía alertas de correo electrónico a dichos participantes.

Cuando el flujo de trabajo está en curso, el propietario o los participantes del flujo de trabajo pueden comprobar el progreso en la página Estado del flujo de trabajo. Cuando los participantes completan sus tareas, el flujo de trabajo finaliza y se notifica automáticamente al propietario que se ha completado.

Flujos de trabajo predefinidos

Para sitios y colecciones de sitios creados en Microsoft SharePoint Foundation 2010, se incluye de forma predeterminada un flujo de trabajo con tres estados, que es el único flujo de trabajo predefinido disponible en SharePoint Foundation 2010. El flujo de trabajo con tres estados se puede usar para administrar los procesos de negocio que requieren que las organizaciones realicen un seguimiento de un gran volumen de problemas o elementos de lista, como problemas del servicio de atención al cliente, clientes potenciales o tareas de proyecto.

El flujo de trabajo con tres estados se llama así debido a que realiza un seguimiento del estado de un problema o elemento a través de tres estados diferentes y a través de dos transiciones entre los estados. Por ejemplo, cuando un flujo de trabajo con tres estados se inicia en un problema de una lista de problemas, SharePoint Foundation 2010 crea una tarea para el usuario asignado. Cuando el usuario completa la tarea, el flujo de trabajo cambia de su estado inicial (Activo) a su estado medio (Resuelto) y crea una tarea para el usuario asignado. Cuando el usuario completa la tarea, el flujo de trabajo cambia de su estado medio (Resuelto) a su estado final (Cerrado) y crea otra tarea para el usuario a quien se le asignó el flujo de trabajo en ese momento. Tenga en cuenta que al asociar el flujo de trabajo con tres estados a una lista, puede elegir especificar nombres de estado diferentes, en lugar de Activo, Resuelto y Cerrado. También tenga en cuenta que no se admite el uso del flujo de trabajo con tres estados en bibliotecas.

También puede realizar una copia del flujo de trabajo predefinido para usarla como punto de partida al crear un flujo de trabajo personalizado.

Escenario de ejemplo de un flujo de trabajo

Suponga que trabaja para AdventureWorks, la franquicia de una tienda deportiva que vende bicicletas en todo el mundo. Esta compañía cuenta con representantes de ventas que visitan los distintos países para ayudar a los nuevos franquiciados a abrir nuevas tiendas deportivas.

El escenario descrito en esta sección es uno en el que se envía un informe de gastos para su aprobación. Si el informe de gastos es inferior a $5.000,00, un director debe aprobarlo, desaprobarlo o reenviarlo. Si el informe de gastos es igual o superior a $5.000,00, un director debe revisar el informe, hacer los comentarios pertinentes y luego, si recomienda su aprobación, reenviar el documento al vicepresidente, que debe aprobarlo o desaprobarlo.

En este escenario, el formulario del informe de gastos es un formulario ASPX que se muestra al usuario en una página web de SharePoint. El flujo de trabajo es un tipo de proyecto de flujo de trabajo secuencial creado en Microsoft SharePoint Designer 2010 y consiste en tareas automatizadas y tareas que requieren la acción humana. El flujo de trabajo se ejecuta en SharePoint Foundation 2010.

1. El Representante de ventas, que es el primer participante del flujo de trabajo, explora un portal de intranet sin intervención del administrador y selecciona el formulario Informe de gastos. A continuación, se abre una página de entrada de datos. En primer lugar, el Representante de ventas completa un formulario de informe de gastos sencillo con el nombre de la persona, el propósito de los gastos, el gasto total y el nombre y la dirección de correo electrónico del gerente directo de esta persona. Luego, el Representante de ventas hace clic en Enviar para enviar el formulario.

   Una vez enviado el formulario, se guardan los datos de manera centralizada, se inicia el flujo de trabajo y se asigna la tarea de revisión al aprobador (en este caso, el Director del Representante de ventas).

2. El flujo de trabajo notifica al Director del Representante de ventas. La notificación consiste en un mensaje de correo electrónico que contiene instrucciones para completar la tarea y un vínculo a un sitio web que muestra el formulario Informe de gastos.

3. El director, el segundo participante del flujo de trabajo, entra al sitio web y revisa el informe de gastos. El elemento de la tarea del flujo de trabajo ofrece tres acciones que el director puede realizar: aprobar, desaprobar o reenviar:

   • Si el informe de gastos es inferior a $5.000,00, el Director ve opciones para Aprobar o Desaprobar dicho informe.

   • Si el informe de gastos es superior a $5.000,00, el Director ve opciones para Reenviar el informe al Vicepresidente de la compañía o para Desaprobar dicho informe en el nivel del Director.

4. El Director aprueba, desaprueba o reenvía el informe de gastos, y el flujo de trabajo continúa:

   • Si el director aprueba los gastos, la finalización de tarea envía un mensaje al flujo de trabajo para indicar que la tarea se completó, el flujo de trabajo notifica al representante de ventas por medio de un mensaje de correo electrónico y, luego, agrega los datos de los gastos en el sistema contable de línea de negocio (LOB).

   • Si el director no aprueba los gastos, escribe una explicación para dar cuenta de su decisión. La finalización de tarea envía un mensaje al flujo de trabajo para indicar que la tarea se completó y, después, el flujo de trabajo notifica esta situación al representante de ventas mediante un mensaje de correo electrónico.

   • Si el Director selecciona la opción para reenviar el informe de gastos al Vicepresidente de una compañía, debe hacer comentarios relevantes en el formulario y luego hacer clic en Reenviar. A continuación, el flujo de trabajo notifica al Vicepresidente mediante un mensaje de correo electrónico que contiene instrucciones para completar la tarea y ofrece un vínculo a un sitio web que muestra el formulario Informe de gastos.

5. El Vicepresidente, que es el tercer participante del flujo de trabajo, tiene la opción de Aprobar o Desaprobar el informe de gastos. Una vez que aprueba o desaprueba este informe, el flujo de trabajo continúa.

   • Si el Vicepresidente aprueba los gastos, los datos de gastos se agregan al sistema contable, el flujo de trabajo notifica al Representante de ventas y al Director mediante un mensaje de correo electrónico y luego notifica a SharePoint que la tarea se completó.

   • Si el Vicepresidente no aprueba los gastos, éste redacta una explicación para dar cuenta de su decisión en el formulario. El flujo de trabajo notifica al Representante de ventas y al Director mediante un mensaje de correo electrónico y luego notifica a SharePoint que la tarea se completó.

Como se puede imaginar, existen varias formas de expandir la funcionalidad de este flujo de trabajo dentro del contexto de este escenario. Por ejemplo, se puede configurar el flujo de trabajo de modo que el Vicepresidente desapruebe el informe de gastos y éste sea devuelto al Director del Representante de ventas. El Director puede justificar los gastos aun más y reenviar el informe al Vicepresidente para su aprobación, puede pasar la desaprobación al Representante de ventas o tomar alguna otra medida.

En este escenario de ejemplo de un informe de gastos, las reglas de negocio son siempre las mismas. Esta solución de flujo de trabajo define al Director y al Vicepresidente como aprobadores, define la lógica empresarial para la distribución del flujo de trabajo y predefine el contenido de las notificaciones. Sin embargo, muchas aplicaciones del mundo real cuentan con reglas de negocio complejas. La distribución para la aprobación puede depender de muchas variables de negocio. Las notificaciones también pueden cambiar en función de otras variables.

Por ejemplo, suponga que en la misma solución para generar informes de gastos debe distribuir el informe de gastos a, por lo menos, diez directores, según el propósito de los gastos, el gasto total y la fecha de envío. Además, en función del propósito de los gastos, el contenido de las notificaciones que envía el flujo de trabajo presenta algunas pequeñas diferencias. Esto significa que puede haber varias soluciones del flujo de trabajo con diferentes niveles de distribución y notificaciones.

Microsoft SharePoint Foundation 2010 permite crear e implementar soluciones de flujo de trabajo para satisfacer las necesidades de negocio de la organización, ya que aprovecha el diseño del flujo de trabajo y de las características de personalización de SharePoint Designer 2010 y Microsoft Visual Studio.

Tipos de flujo de trabajo: declarativos y compilados

Una distinción importante para comprender los flujos de trabajo es si son declarativos, como los que se crean mediante Microsoft SharePoint Designer 2010, o compilados, como los que se crean mediante Visual Studio 2010. Un flujo de trabajo declarativo es un flujo de trabajo creado a partir de condiciones y acciones que se ensamblan en reglas y pasos, y que establece los parámetros del flujo de trabajo sin escribir ningún código.

Un flujo de trabajo compilado, al igual que los flujos de trabajo declarativos, también puede crearse a partir de condiciones y acciones sin que el autor del flujo de trabajo deba escribir código, pero también le permite a este último agregar código personalizado al flujo de trabajo. Independientemente de si el autor del flujo de trabajo agrega código personalizado a un flujo de trabajo centrado en código, la distinción más importante que se debe comprender es la diferencia en el modo en que los flujos de trabajo declarativos y compilados se ejecutan en el servidor. Un flujo de trabajo compilado se almacena en un servidor que ejecuta SharePoint Foundation 2010 como un archivo dll precompilado, mientras que un flujo de trabajo declarativo se implementa en un servidor que ejecuta SharePoint Foundation 2010 como un archivo de lenguaje de marcado de objeto extensible (XOML) y compilado en la base de datos de contenido cada vez que se inicia una instancia del flujo de trabajo.

Para obtener más información acerca de las herramientas admitidas de Microsoft para la creación de flujos de trabajo, vea Elección de una herramienta de creación de flujos de trabajo (SharePoint Foundation).

Plantillas de flujo de trabajo

Al crear un flujo de trabajo personalizado mediante SharePoint Designer 2010, puede elegir crear un flujo de trabajo que sólo se usará con una lista, biblioteca, tipo de contenido o sitio específicos. Como alternativa, puede elegir crear una plantilla de flujo de trabajo reutilizable que puede asociarse con varias listas, bibliotecas, tipos de contenido o sitios.

Al crear un flujo de trabajo, también puede elegir hacerlo global, lo que significa que una vez activado en un sitio, también estará activo para todos los subsitios que se encuentren por debajo de ese sitio. Sin embargo, no puede usar SharePoint Designer 2010 para crear un flujo de trabajo global y, posteriormente, guardarlo como un archivo WSP.

Asociaciones de flujos de trabajo

SharePoint Foundation 2010 aprovecha el tiempo de ejecución de Workflow Foundation. En un servidor se pueden instalar una o varias plantillas de flujo de trabajo, cada una con el código que define un flujo de trabajo concreto. Una vez hecho esto, se puede crear una asociación entre una plantilla específica y una biblioteca de documentos, una lista, un tipo de contenido o un sitio. Posteriormente, el tiempo de ejecución de Workflow Foundation hospedado en SharePoint Foundation 2010 puede cargar y ejecutar esta plantilla, lo que creará una nueva instancia de flujo de trabajo.

Como todos los flujos de trabajo de Workflow Foundation, los basados en SharePoint Foundation 2010 dependen de los servicios de tiempo de ejecución de Workflow Foundation. El servicio de persistencia estándar de Workflow Foundation permite que se vincule el estado de un flujo de trabajo persistido con el documento o el elemento y permite, además, procesos de negocio prolongados durante días, meses o años.

Los flujos de trabajo de SharePoint pueden asociarse con listas, bibliotecas y tipos de contenido. Los flujos de trabajo reutilizables creados mediante Visual Studio 2010 también pueden asociarse con sitios. En la siguiente tabla se describen los permisos mínimos requeridos para asociar un flujo de trabajo.

Para obtener más información acerca de las asociaciones de flujos de trabajo, vea Agregar una asociación de flujo de trabajo (SharePoint Foundation 2010).