Diseño de administración de registros local

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

En Microsoft SharePoint Server 2010 se pueden administrar los registros en un archivo, o bien usar administración de registros locales y administrar los registros en el mismo repositorio para documentos que los documentos activos. Cuando se usa la administración de registros locales, al declarar que un documento es un registro, permanece en la misma ubicación, pero SharePoint Server 2010 ahora lo administra como un registro.

Mediante la administración de registros locales en SharePoint Server 2010, se puede:

1. Decidir qué acciones harán que un documento activo se convierta en un registro. Por ejemplo, un usuario puede seleccionar una opción para declarar que un documento es un registro; un flujo de trabajo puede ejecutarse después de un evento específico y convertir un documento activo en un registro; o bien, se puede definir una directiva de retención que convierta un documento activo en un registro después de una determinada cantidad de tiempo.

2. Restringir quiénes pueden realizar operaciones relacionadas con los registros. Por ejemplo, se puede especificar que cualquier usuario puede declarar que un documento es un registro, pero que solo los administradores de registros pueden editar o eliminar un registro.

3. Restringir qué acciones pueden realizar los usuarios en los registros. Por ejemplo, se puede impedir que los usuarios eliminen registros, o bien que los editen y eliminen.

4. Especificar una directiva de retención para los documentos activos y una directiva de retención diferente para los registros.

Para obtener más información acerca de cómo decidir si conviene usar administración de registros locales o un archivo de registros, vea Uso de un archivo de registro frente a administración de registros locales (SharePoint Server 2010).

En este artículo se describe cómo tomar las decisiones de planeación necesarias para implementar la administración de registros locales. No se explica cómo implementar las decisiones que se tomen. Antes de aplicar el procedimiento que se describe en este artículo, debe haber creado un plan de archivos.

Si está usando administración de registros locales, se supone que también está usando SharePoint Server para otro propósito, como sitios de colaboración en equipo. (Si no es así, considere la posibilidad de usar un archivo de registros.) Por lo tanto, ya debería conocer los tipos de contenido y jerarquía de carpetas que usa la solución existente, o bien definirlos a medida que diseñe la solución de administración de registros si está desarrollando su otra solución SharePoint Server al mismo tiempo.

En este artículo:

1. Información general sobre la planeación de administración de registros locales

2. ¿Carpetas o tipos de contenido?

3. Organización de las carpetas para la administración de registros locales

4. Definición de tipos de contenido

5. Tareas de planeación de administración de registros generales

6. Hojas de cálculo

Información general sobre la planeación de administración de registros locales

Puede configurar directivas de retención de registros basadas en tipos de contenido o en la carpeta en la que está almacenado un documento. La organización de los registros por tipo de contenido o por ubicación es la principal decisión que deberá tomar cuando planee la administración de registros locales. Después de decidir cómo organizar los registros, debe diseñar los tipos de contenido o la jerarquía de carpetas. A continuación, debe definir otros aspectos de la administración de registros, como las directivas de auditoría. Por último, debe decidir qué se puede hacer con un documento después de declarar que es un registro.

Si su solución usará tanto administración de registros locales como un archivo de registros, no es necesario planear ambos aspectos al mismo tiempo. Por ejemplo, si basa el plan de administración de registros locales en los tipos de contenido, no es necesario que organice los registros del archivo según los tipos de contenido.

¿Carpetas o tipos de contenido?

Puede definir directivas de retención en función del tipo de contenido de un elemento o según la carpeta en la que se encuentra ubicado el elemento. Para cualquier biblioteca específica, debe seleccionar una de estas opciones; no es posible basar las directivas de retención en una combinación de tipos de contenido y carpetas dentro de la misma biblioteca. Su elección afectará considerablemente a la forma en que se configura el sitio y a la forma en que los usuarios lo usarán. Por lo general, es más fácil basar las directivas de retención en tipos de contenido, si esto funciona en su situación.

Considere los tipos de registros que identificó en el plan de archivos. Use la siguiente heurística para determinar si le conviene organizarlos en función de los tipos de contenido o por su ubicación. Siga la primera heurística que se aplique a su situación.

1. ¿Todos los registros del mismo tipo tienen la misma directiva de retención? Si es así, organícelos en función de los tipos de contenido.

2. ¿La mayoría de los tipos de registro consta de registros con la misma directiva de retención? ¿Es poco frecuente que un tipo de registro tenga registros de diferentes directivas de retención? Si es así, ¿puede crear de forma sencilla y lógica subtipos para aplicar la misma directiva de retención a todos los registros del subtipo? Si es así, organícelos en función de los tipos de contenido.

   Por ejemplo, si los acuerdos de confidencialidad (NDA) se conservan durante cinco años, las concesiones durante 10 años y los acuerdos de asociación durante 15 años, pero los clasificó todos como acuerdos legales, no todos los acuerdos legales tienen el mismo período de retención. Pero si subdividiera los acuerdos legales en tres tipos de registros de acuerdos legales (NDA, concesiones y acuerdos de asociación), todos los registros del mismo tipo tendrían el mismo período de retención.

3. ¿Todos los registros tendrán atributos, o metadatos, en común que determinen la directiva de retención? Si es así, organícelos basándose en la ubicación.

   Por ejemplo, si todos los registros tendrán un atributo "cliente" y los registros de clientes gubernamentales tienen una directiva de retención diferente a la de los registros de clientes corporativos, organícelos según su ubicación.

4. ¿Su organización ya tiene una estructura de carpetas con la que los usuarios están familiarizados? ¿La misma directiva de retención se aplica a todos los registros de una carpeta? ¿Puede confiar en que los usuarios almacenarán los documentos en el lugar correcto en la estructura de carpetas? Si la respuesta a todas estas preguntas es afirmativa, organícelos basándose en la ubicación.

Si no se aplica ninguna de las heurísticas anteriores, es probable que la implementación de administración de registros locales no sea una solución natural en su caso. Reconsidere si el uso de un archivo de registros puede funcionar. Si usa un enfoque local, tiene dos opciones. La primera opción consiste en crear tipos de contenido adicionales cuyo único propósito es diferenciar los elementos con períodos de retención diferentes. La segunda opción es organizar los elementos dentro de carpetas hasta donde sea posible y, a continuación, usar subcarpetas para guardar elementos con períodos de retención diferentes. Es probable que cualquiera de estas opciones sea confusa para los usuarios.

Si su organización ya usa SharePoint para administrar documentos y está comenzando a usar la funcionalidad de administración de registros, ya existe una estructura de carpetas y tipos de contenido. Si ninguno de éstos es adecuado para las directivas de retención, tendrá que convertir algunos elementos a nuevos tipos de contenido o mover algunos elementos a carpetas nuevas.

Definición de tipos de contenido

Para cada tipo de registro del plan de archivos, determine qué tipo o tipos de contenido podrían ser los registros de este tipo. Puede especificar esta información en la ficha Records and content types (Registros y tipos de contenido) de la hoja de cálculo In-place records planning (Planeación de registros locales).

A continuación, considere cada tipo de contenido. Si los documentos del tipo de contenido pueden convertirse en registros, tenga en cuenta la directiva de retención que se aplica a los registros del tipo de contenido. Puede usar la ficha de tipos de contenido y retención de la hoja de cálculo para este propósito. Si su solución usará un archivo de registros además de la administración de registros locales, tenga en cuenta solo la parte de la directiva de retención que se aplica al registro antes de moverlo al archivo de registros. Cuando se envía un elemento a un archivo de registros, se borran las directivas del elemento y el elemento recibe las directivas que se especifican dentro del archivo de registros.

Si como resultado de la tarea anterior un tipo de contenido tiene más de una directiva de retención, deberá dividir el tipo de contenido. Busque una forma lógica de dividir el tipo de contenido en varios subtipos, de forma tal que cada subtipo pueda tener una sola directiva de retención. Actualice su asignación de registros a tipos de contenido para reflejar los nuevos tipos de contenido.

Organización de las carpetas para la administración de registros locales

Es probable que organice las carpetas de forma diferente dependiendo de si los usuarios decidirán dónde almacenar los documentos o si se usa el organizador de contenido para redirigir los documentos a la ubicación correcta. Estas opciones se describen en las secciones siguientes.

Opción 1: Los usuarios deciden dónde almacenar los documentos

Si los usuarios deciden en qué carpeta desean almacenar sus documentos, la jerarquía de carpetas debe facilitarles el almacenamiento de los documentos en la ubicación correcta. Comience con la estructura de carpetas que usa su solución SharePoint Server actual o con la estructura de carpetas que está diseñando para las demás partes de su solución SharePoint Server. Para cada carpeta que puede contener registros, determine los tipos de registros que podría haber en la carpeta. Use los tipos de registro y el plan de archivos para determinar las directivas de retención que pueden aplicarse a los elementos de la carpeta. Puede especificar esta información en la ficha de carpetas y retención de la hoja de cálculo.

Si como resultado de la tarea anterior una carpeta tiene más de una directiva de retención, deberá crear subcarpetas. Para cada carpeta que puede contener elementos con diferentes directivas de retención, cree una subcarpeta para cada directiva de retención. Puesto que los usuarios decidirán dónde almacenar los documentos, debe haber una forma sencilla de explicarles qué se debe colocar en cada subcarpeta. Si no la hay, considere la posibilidad de prohibir que los usuarios elijan dónde almacenar los documentos y use el organizador de contenido en su lugar. Actualice la asignación de tipos de registro a carpetas para reflejar las nuevas subcarpetas.

Si tiene una solución SharePoint Server, es probable que deba mover algunos documentos existentes para colocarlos en las carpetas que tienen las directivas de retención correspondientes.

Determine cómo enseñará a los usuarios a colocar los documentos en la ubicación correcta y si auditará la ubicación de los documentos. La aplicación correcta de las directivas de retención depende de que los registros se almacenen en la carpeta correcta.

Opción 2: Use el organizador de contenido para determinar dónde almacenar los documentos

Si va a usar el organizador de contenido para redirigir los documentos a la carpeta correcta, no es tan importante que resulte fácil a los usuarios navegar por la jerarquía de carpetas. Puede ocultar la estructura de carpetas a los usuarios y crear vistas que puedan usar para navegar. Dado que el organizador de contenido redirige los documentos basándose en sus metadatos, debe aplicar una combinación de metadatos única a cada carpeta que contendrá documentos.

Examine el plan de archivos y determine qué combinación de atributos corresponde a cada directiva de retención. No hay problema si las diferentes combinaciones de metadatos tienen la misma directiva de retención. No obstante, cada combinación de metadatos única solo puede corresponder a una directiva de retención. Si no es así, determine metadatos adicionales para diferenciar las directivas de retención. Puede especificar esta información en las dos primeras columnas de la ficha de Metadata and folders (Metadatos y carpetas) de la hoja de cálculo In-place records planning (Planeación de administración de registros locales).

A continuación, identifique una carpeta para cada conjunto de metadatos. Escriba el nombre de la carpeta en la tercera columna de la ficha de Metadata and folders (Metadatos y carpetas) de la hoja de cálculo. Necesitará esta información cuando cree las reglas que usa el organizador de contenido para redirigir los documentos a la ubicación correcta. También deberá habilitar el organizador de contenido para obligar que todos los documentos cargados y nuevos pasen por la biblioteca temporal.

Si tiene una solución SharePoint Server, es probable que deba mover algunos documentos existentes para colocarlos en las carpetas que tienen las directivas de retención correspondientes.

Determine cómo enseñará a los usuarios a aplicar los metadatos adecuados a los documentos. La aplicación correcta de las directivas de retención depende de que todos los documentos tengan los metadatos correctos.

Tareas de planeación de administración de registros generales

Una vez que planee cómo estructurar el contenido para la administración de registros locales, la mayoría de las tareas de planeación restantes son similares a las que debería realizar para un archivo de registros. Considere las siguientes decisiones relacionadas con la administración de registros.

Cómo se convertirá un documento en un registro Hay varias formas de convertir un documento en un registro:

1. Puede definir una directiva de retención para los documentos activos que convierta automáticamente un documento activo en un registro después de una determinada cantidad de tiempo.

2. Puede crear un flujo de trabajo que convierta un documento activo en un registro y hacer que el flujo de trabajo se desencadene mediante eventos específicos.

3. Un usuario puede declarar manualmente que un documento es un registro.

4. Puede configurar una biblioteca para que todos los documentos que se colocan en ella se conviertan en registros.

¿Cómo se convertirán los documentos activos en registros en su solución? Si un documento debe convertirse en un registro después de que haya pasado un determinado período de tiempo desde su creación o modificación, el uso de una directiva de retención es una buena solución. Por ejemplo, puede especificar que un documento se convierta en un registro seis meses después de la última vez que se modificó. Los usuarios no deberán realizar ninguna acción para que los documentos se conviertan en registros. La conversión se realizará automáticamente.

Si su organización no ha establecido una cantidad de tiempo estándar después de la cual los documentos deben convertirse en registros, hay dos posibilidades. Si se pueden especificar las reglas por las que un documento se convierte en un registro, puede crear un flujo de trabajo que evalúe un determinado documento en función de las reglas y que declare que el documento es un registro cuando corresponda. A continuación, puede crear una directiva de retención que inicie el flujo de trabajo periódicamente. No obstante, si los usuarios de un documento son los únicos que saben cuándo un documento debe convertirse en un registro, debe proporcionar una opción para que los usuarios puedan declarar que un documento es un registro de forma manual.

Quién puede declarar y anular la declaración de registros Puede especificar que cualquier persona pueda declarar que un documento es un registro, que solo los administradores puedan hacerlo, o bien que solo se puedan declarar documentos como registros mediante acciones de directiva. Si selecciona "solo acciones de directiva", los usuarios no podrán declarar que un documento es un registro de forma manual. Los documentos solo se podrán convertir en registros mediante una regla de una directiva de retención.

Para establecer quién puede anular la declaración de registros, existen las mismas opciones que para establecer quién puede declarar que un documento es un registro.

Qué acciones pueden realizar los usuarios con los registros Puede restringir las acciones que los usuarios pueden realizar con los registros sin restringir qué pueden hacer con los documentos activos de la misma biblioteca. Los tres niveles de restricción que se pueden establecer son:

• Sin restricciones. Los usuarios pueden realizar las mismas acciones con los registros que con los documentos activos.

• Bloquear la eliminación. Los registros se pueden editar, pero no se pueden eliminar.

• Bloquear la edición y la eliminación. Los registros no se pueden editar ni eliminar.

Directivas de retención Sus directivas de retención ya deberían haberse definido en el plan de archivos.

Auditoría Se aplican las mismas directivas de auditoría a registros y documentos activos. Determine cuáles de las acciones que los usuarios pueden realizar en un documento desea seguir. Puede definir la directiva de auditoría en el nivel de carpeta o por tipos de contenido. La definición de directivas de auditoría según los tipos de contenido normalmente reduce la cantidad de eventos innecesarios registrados.

Flujos de trabajo ¿Usará flujos de trabajo para realizar un seguimiento de todas las acciones que son específicas a la administración de registros? Si es así, determine cuáles serán los flujos de trabajo y a qué tipo de elementos se aplicarán. Por ejemplo, puede requerir la aprobación de las solicitudes de flujo de trabajo de un administrador de registros cuando un usuario intenta declarar un elemento como registro.

Hojas de cálculo

Use la siguiente hoja de cálculo con este artículo para planear la administración de registros locales:

• Hoja de cálculo In-place records planning (Planeación de administración de registros locales) https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185011&clcid=0xC0A

See Also

Concepts

Uso de un archivo de registro frente a administración de registros locales (SharePoint Server 2010)