Planeación de la exhibición de documentos electrónicos (SharePoint Server 2010)

SharePoint 2010
 

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

La exhibición de documentos electrónicos, es el proceso de búsqueda y producción de información electrónica para admitir eventos como litigios, auditorías o investigaciones. Si usa Microsoft SharePoint Server 2010 para administrar la información electrónica, debe tener en cuenta la exhibición de documentos electrónicos al planear la solución de SharePoint Server. La auditoría, las directivas de caducidad y la búsqueda son consideraciones que debe evaluar. Las decisiones de planeación con respecto a estas áreas deben completarse antes de que exista la posibilidad de que surja la necesidad de usar la exhibición de documentos electrónicos.

En esta sección:

Existen dos partes de la exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Server: la búsqueda de los documentos relevantes y la restricción de las acciones que pueden llevar a cabo los usuarios con los documentos una vez identificados.

Una suspensión es un conjunto de documentos que puede producirse como parte de una solicitud de exhibición de documentos electrónicos. En SharePoint Server, se habilita o deshabilita la característica Suspensión y exhibición de documentos electrónicos en el nivel de un sitio individual. Esta característica está habilitada de forma predeterminada en un sitio del centro de registros y deshabilitada de forma predeterminada en todos los demás tipos de sitios. La característica Suspensión y exhibición de documentos electrónicos permite crear y administrar suspensiones, agregar elementos a una suspensión y usar la búsqueda para detectar contenido y copiarlo a otra ubicación, o bloquear el contenido para que no pueda modificarse o eliminarse.

Al realizar una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos, puede elegir entre dos acciones. Puede copiar todos los documentos recuperados al organizador de contenido, que redirige los documentos a la ubicación correcta en función de los metadatos de los documentos. O bien, puede dejar los documentos en su sitio, pero bloqueados. Al bloquear un documento, se evita que los usuarios los modifiquen o eliminen.

Para admitir la exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Server, debe habilitar la característica Suspensión y exhibición de documentos electrónicos en cada colección de sitios en la que pueda existir información relevante. A continuación, debe configurar el servicio de búsqueda para que rastree los sitios que tienen habilitada la exhibición de documentos electrónicos.

Cuando surgen circunstancias que requieren que la organización produzca documentos relevantes, se puede iniciar un proceso de exhibición de documentos electrónicos. Un administrador de registros, un abogado u otro individuo pueden llevar a cabo las siguientes acciones para producir los documentos requeridos.

  1. Crear una suspensión que contenga los documentos relevantes.

  2. Iniciar una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos para documentos relevantes.

    La búsqueda de exhibición de documentos electrónicos se ejecuta en un momento controlado por el trabajo del temporizador Buscar y Procesar. De forma predeterminada, esto se lleva a cabo a las 10:30 p. m. todos los días. Los resultados de la búsqueda se agregan automáticamente a la suspensión.

  3. Revisar los elementos de la suspensión y crear búsquedas de exhibición de documentos electrónicos adicionales.

  4. Buscar documentos manualmente y agregarlos a la suspensión.

  5. Ejecutar informes en la suspensión.

    Los informes de suspensión se ejecutan en un momento controlado por el trabajo del procesador Suspender procesamiento e informes. De forma predeterminada, esto se lleva a cabo a las 11:30 p. m. todos los días.

  6. Revisar los documentos de la suspensión y quitar los documentos irrelevantes.

  7. Identificar documentos específicos de la suspensión para los que se necesite más información y revisar el registro de auditoría de estos documentos.

  8. Entregar todos los documentos asociados con la suspensión.

Al enviar un documento a un organizador de contenido, se borrará el historial de versiones del documento. Para conservar un historial de quién cambió un documento y cuándo se realizó cada cambio, necesitará un registro de auditoría. Se recomienda habilitar la directiva de auditoría en todas las colecciones de sitios que contienen bibliotecas de documentos activos. Para obtener más información acerca de la directiva de auditoría, vea Introducción al gobierno (SharePoint Server 2010).

Toda la información que se almacena en una organización puede exhibirse. Además, los documentos electrónicos consumen espacio en disco. Considere la posibilidad de implementar una directiva de caducidad para eliminar documentos automáticamente cuando ya no sean necesarios. Para obtener más información acerca de la directiva de caducidad, vea Introducción al gobierno (SharePoint Server 2010).

Cuando una organización debe crear documentos en una situación de litigio, a menudo debe hacerlo pronto o pagará una multa. Asegúrese de que la búsqueda esté configurada correctamente antes de que sea preciso usar la exhibición de documentos electrónicos por primera vez. En particular, asegúrese de que la búsqueda esté configurada para rastrear todos los sitios en los que posiblemente se deba detectar contenido.

Los motores de búsqueda normalmente están optimizados para devolver solo algunos resultados muy relevantes. En la exhibición de documentos electrónicos, el objetivo de la búsqueda consiste en devolver todos los resultados que coincidan con una consulta, no solo los pocos resultados más relevantes. La búsqueda de SharePoint Server 2010 se ha mejorado para satisfacer mejor las necesidades de la exhibición de documentos electrónicos.

Para ofrecer protección contra ataques malintencionados comunes, se detienen las búsquedas de SharePoint Server 2010 cuya ejecución excede un lapso de tiempo específico. Si cabe la posibilidad de que la búsqueda de exhibición de documentos electrónicos se ejecute durante un tiempo prolongado, considere las siguientes opciones:

  • Creación de una búsqueda con un ámbito más delimitado. Si busca documentos relacionados con una posible asociación con Contoso, Ltd., por ejemplo, considere la posibilidad de buscar documentos que contengan la palabra “Contoso” y que se hayan creado en un intervalo de fechas específico, en lugar de buscar sólo la palabra “Contoso”.

  • Ejecución de varias búsquedas más limitadas. Por ejemplo, suponga que busca documentos relacionados con la contratación de un nuevo consejero delegado de Fabrikam, Inc. En lugar de hacer una búsqueda de “Fabrikam (consejero delegado, “Enrique Gil”, contratación)”, realice tres búsquedas independientes: “consejero delegado de Fabrikam”, ““Enrique Gil” de Fabrikam” y “contratación de Fabrikam”.

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