In-Place suspensión y retención por litigio en Exchange Online

Cuando existen sospechas fundadas de posibles litigios, se solicita a las organizaciones que conserven toda la información almacenada electrónicamente (ESI), incluso el correo electrónico que sea relevante para el caso. A menudo, dichas sospechas tienen lugar antes de que se conozcan los pormenores del caso, por lo que se suele conservar gran cantidad de material. Es posible que las organizaciones necesiten conservar todo el correo electrónico relacionado con un artículo específico o con todo el correo electrónico de determinadas personas. Según las prácticas de detección electrónica (eDiscovery) de la organización, puede adoptar las siguientes medidas para conservar el correo electrónico:

• Pedir a los usuarios finales que no eliminen ningún mensaje para conservar el correo electrónico. No obstante, los usuarios pueden eliminar igualmente correo electrónico de forma intencionada o sin darse cuenta.

• Suspender los mecanismos de eliminación automatizados como, por ejemplo, la administración de registros de mensajes (MRM). Esta medida podría generar una acumulación excesiva de correo electrónico en el buzón de correo del usuario y afectar negativamente a su productividad. Además, el hecho de suspender la eliminación automatizada no impide que los usuarios eliminen manualmente el correo electrónico.

• Algunas organizaciones copian o mueven el correo electrónico a un archivo para asegurarse de que no se elimina ni altera ni manipula. Esto aumenta los costos debido a los esfuerzos manuales necesarios para copiar o mover mensajes a un archivo, o productos de terceros que se usan para recopilar y almacenar correo electrónico fuera de Exchange.

Si el correo electrónico no se conserva, la organización puede quedar expuesta a riesgos legales o financieros, como la inspección de procesos de detección y conservación de datos, sentencias judiciales adversas, sanciones o multas.

Puede usar In-Place suspensión o suspensión por juicio para lograr los siguientes objetivos:

• Colocar buzones de usuario en retención y conservar elementos del buzón inmutablemente.

• Conservar elementos de buzón eliminados por los usuarios o procesos de eliminación automática, como MRM.

• Use In-Place hold basado en consultas para buscar y conservar elementos que coincidan con los criterios especificados.

• Conservar elementos indefinidamente o durante un tiempo concreto.

• Marcar un usuario en varias suspensiones en función de investigaciones o casos distintos.

• Mantener activa la administración MRM de modo que las retenciones resulten transparentes para el usuario.

• Habilite In-Place búsquedas de exhibición de documentos electrónicos de elementos en espera.

escenarios de suspensión de In-Place

En versiones anteriores de Exchange, la noción de suspensión legal consiste en contener todos los datos de buzón de correo de un usuario indefinidamente o hasta que se quite la suspensión. En Exchange Online, In-Place Hold incluye un nuevo modelo que permite especificar los parámetros siguientes:

• Qué mantener: puede especificar qué elementos almacenar mediante parámetros de consulta, como palabras clave, remitentes y destinatarios, fechas de inicio y finalización, y también especificar los tipos de mensaje, como mensajes de correo electrónico o elementos de calendario que desea colocar en espera.

• Duración de la suspensión: puede especificar una duración para los elementos en espera.

Con este nuevo modelo, In-Place suspensión permite crear directivas de suspensión pormenorizadas para conservar los elementos del buzón en los siguientes escenarios:

• Suspensión indefinida: el escenario de suspensión indefinida es similar a la suspensión por juicio. Está pensado para conservar los elementos de buzón de correo para que pueda cumplir los requisitos de exhibición de documentos electrónicos. Durante el período de litigio o investigación, los elementos nunca se eliminan. La duración no se conoce de antemano, por lo que no se configura ninguna fecha de finalización. Para contener todos los elementos de correo indefinidamente, no se especifican parámetros de consulta ni duración de tiempo al crear una In-Place Suspensión.

  Importante

  Colocar un buzón en una suspensión indefinida significa que los elementos de correo que cumplen los requisitos de retención nunca se quitarán del buzón. Esto podría dar lugar a que el buzón supere la cuota de elementos recuperables, lo que podría hacer que el buzón no se pueda usar. Microsoft recomienda habilitar un archivo para el buzón de correo, así como habilitar la característica de expansión automática del archivo. Consulte Suspensiones y cuotas de buzón para obtener más información.

• Suspensión basada en consultas: si su organización conserva los elementos en función de los parámetros de consulta especificados, puede usar una suspensión de In-Place basada en consultas. Puede especificar parámetros de consulta como palabras clave, fechas de inicio y finalización, direcciones de remitente y destinatario y tipos de mensaje. Después de crear una conservación local basada en consulta, se conservarán todos los elementos de buzón de correo existentes y futuros que coincidan con los parámetros de consulta (incluidos los mensajes recibidos en una fecha posterior).

  Importante

  Los elementos marcados como no aptos para la búsqueda, por lo general debido a un error al indexar los datos adjuntos, también se conservan porque no se puede determinar si coinciden con los parámetros de consulta. Para obtener más información sobre los elementos indizados parcialmente, vea Elementos indizados parcialmente en búsqueda de contenido.

• Suspensión basada en tiempo: tanto In-Place suspensión como suspensión por juicio le permiten especificar una duración de tiempo durante la que se van a almacenar los elementos. La duración se calcula desde la fecha en que un elemento de buzón se recibe o se crea.

  Si su organización requiere que todos los elementos de buzón de correo se conserven durante un período específico, por ejemplo, 7 años, puede crear una suspensión basada en el tiempo para que los elementos en espera se conserven durante un período de tiempo específico. Por ejemplo, considere la posibilidad de colocar un buzón en una suspensión de In-Place basada en el tiempo y que tenga un período de retención establecido en 365 días. Si un elemento de ese buzón se elimina después de 300 días a partir de la fecha en que se recibió, se mantiene durante 65 días más antes de eliminarse permanentemente. Puede usar una suspensión de In-Place basada en el tiempo junto con una directiva de retención para asegurarse de que los elementos se conservan durante la duración especificada y se quitan permanentemente después de ese período.

Puede usar Conservación local para colocar un usuario en varias conservaciones. Si un usuario se encuentra en varias conservaciones locales, se combinan las consultas de búsqueda de cualquier conservación basada en consultas (con operadores OR ). En este caso, el número máximo de palabras clave en todas las conservaciones basadas en consulta de un buzón es de 500. Si hay más de 500 palabras clave, todo el contenido del buzón se coloca en conservación (y no solo el contenido que coincide con los criterios de búsqueda). Todo el contenido se conserva hasta que el número total de palabras clave es de 500 o menos.

Conservación local y retención por juicio

La suspensión por juicio usa la propiedad LitigationHoldEnabled de un buzón de correo para poner el contenido del buzón en espera. Mientras que In-Place suspensión proporciona capacidad de retención pormenorizada basada en parámetros de consulta y la capacidad de colocar varias retenciones, la suspensión por juicio solo le permite colocar todos los elementos en espera. También puede especificar un período de duración para contener elementos cuando un buzón se coloca en suspensión por juicio. La duración se calcula desde la fecha en que un elemento de buzón se recibe o se crea. Si no se establece una duración, los elementos se conservan indefinidamente o hasta que se quite la retención.

Cuando un buzón se coloca en una o varias In-Place retenciones y en suspensión por juicio (sin un período de duración) al mismo tiempo, todos los elementos se mantienen indefinidamente o hasta que se quitan las retenciones. Si quita la suspensión por juicio y el usuario sigue colocado en una o varias In-Place retenciones, los elementos que coincidan con los criterios de suspensión de In-Place se mantienen durante el período especificado en la configuración de suspensión.

Colocar un buzón en In-Place suspensión

Los usuarios autorizados que se han agregado al grupo de roles de control de acceso basado en rol (RBAC) de Administración de detección o que tienen asignados los roles de administración Detención legal y Búsqueda de buzones pueden administrar o quitar buzones en In-Place Suspensión. Esta tarea se puede delegar en administradores de registros, responsables de cumplimiento normativo o abogados del departamento jurídico de la organización, a la vez que se asigna el menor número de privilegios posible. Para obtener más información sobre cómo asignar el grupo de roles administración de detección, consulte Asignación de permisos de exhibición de documentos electrónicos en Exchange.

Puede usar el Asistente para exhibición de documentos electrónicos local & en el Centro de administración de Exchange (EAC) o New-MailboxSearch y los cmdlets relacionados de Exchange Online PowerShell para quitar un buzón en In-Place suspensión. Para obtener más información sobre cómo quitar un buzón en In-Place suspensión, consulte Quitar una suspensión de In-Place.

Muchas organizaciones necesitan que se informe a los usuarios cuando se les coloque en retención. Además, cuando un buzón de correo está en retención, no es necesario suspender las directivas de retención aplicables al usuario del buzón. Como los mensajes se siguen eliminando según lo esperado, es posible que los usuarios no se den cuenta de que están en suspensión. Si su organización requiere que se informe a los usuarios en espera, puede agregar un mensaje de notificación a la propiedad RetentionComment del usuario del buzón y usar la propiedad RetentionUrl para vincular a una página web para obtener más información. Outlook 2010 y versiones posteriores muestra la notificación y la dirección URL en el área backstage. Debe usar Exchange Online PowerShell para agregar y administrar estas propiedades para un buzón. Para obtener más información, vea Set-Mailbox.

Colocación de carpetas públicas en espera

En Exchange Online, puede colocar carpetas públicas en espera mediante un In-Place Detención. No se admite el uso de la suspensión por juicio para carpetas públicas. Al crear un In-Place hold, la única opción es colocar una suspensión en todas las carpetas públicas de la organización. El resultado es que se coloca una suspensión de In-Place en todos los buzones de carpetas públicas.

Además, al colocar carpetas públicas en In-Place suspensión, también se conservan los mensajes de correo electrónico relacionados con el proceso de sincronización de la jerarquía de carpetas públicas. Esto puede dar lugar a la conservación de miles de elementos de correo electrónico relacionados con la sincronización de la jerarquía. Estos mensajes pueden llenar la cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables de los buzones de correo de las carpetas públicas. Para evitarlo, puede crear una In-Place de suspensión basada en consultas y agregar el siguiente property:value par a la consulta de búsqueda:

NOT(subject:HierarchySync*)

El resultado es que no se pondrá en espera ningún mensaje (relacionado con la sincronización de la jerarquía de carpetas públicas) que contenga la frase "HierarchySync" en la línea de asunto.

Retenciones y la carpeta Elementos recuperables

In-Place suspensión y retención por juicio usa la carpeta Elementos recuperables para conservar los elementos. La carpeta Elementos recuperables reemplaza la característica conocida informalmente como contenedor de memoria en versiones anteriores de Exchange. La carpeta Elementos recuperables está oculta de la vista predeterminada de Outlook, Outlook en la Web (anteriormente conocida como Outlook Web App) y otros clientes de correo electrónico. Para obtener más información sobre la carpeta Elementos recuperables, vea Carpeta Elementos recuperables en Exchange Online.

De forma predeterminada, cuando un usuario elimina un mensaje de una carpeta que no es la carpeta Elementos eliminados, el mensaje se mueve a la carpeta Elementos eliminados. Esto se denomina movimiento. Cuando un usuario elimina temporalmente un elemento (realizado presionando las teclas MAYÚS y DELETE) o elimina un elemento de la carpeta Elementos eliminados, el mensaje se mueve a la carpeta Elementos recuperables, lo que desaparece de la vista del usuario.

Los elementos de la carpeta Elementos recuperables se conservan durante el período de retención de elementos eliminados configurado para el buzón del usuario. De forma predeterminada, el período de retención de elementos eliminados es de 14 días para Exchange Online buzones. También puede configurar una cuota de almacenamiento para la carpeta Elementos recuperables. Esto protege a la organización de un posible ataque de denegación de servicio (DoS) debido al rápido crecimiento de la carpeta Elementos recuperables. Si un buzón no se coloca en In-Place suspensión o suspensión por juicio, los elementos se purgan permanentemente de la carpeta Elementos recuperables en una primera entrada, primero en salir cuando se supera la cuota de advertencia Elementos recuperables o el elemento ha residido en la carpeta durante un período más largo que el período de retención de elementos eliminados.

La carpeta Elementos recuperables contiene las siguientes subcarpetas usadas para almacenar elementos eliminados en varios sitios y facilitar In-Place suspensión y suspensión por juicio:

• Eliminaciones: los elementos quitados de la carpeta Elementos eliminados o eliminados temporalmente de otras carpetas se mueven a la subcarpeta Eliminaciones y son visibles para el usuario cuando se usa la característica Recuperar elementos eliminados en Outlook y Outlook en la Web. De manera predeterminada, los elementos permanecen en esta carpeta hasta que finaliza el periodo de retención de elementos eliminados que se ha configurado para el buzón de correo.

• Purgas: cuando un usuario elimina un elemento de la carpeta Elementos recuperables (mediante la herramienta Recuperar elementos eliminados en Outlook y Outlook en la Web, el elemento se mueve a la carpeta Purgas. Los elementos que superan el período de retención de elementos eliminados configurado para el buzón también se mueven a la carpeta Purgas. Los usuarios no pueden ver los elementos de esta carpeta aunque utilicen la herramienta Recuperar elementos eliminados. Cuando el Asistente para carpetas administradas procesa el buzón, los elementos de la carpeta Purgas se purgan del buzón. Cuando coloca al usuario del buzón en suspensión por juicio, el Asistente para carpetas administradas no purga los elementos de esta carpeta.

• DiscoveryHold : si un usuario se coloca en una suspensión de In-Place, los elementos eliminados se mueven a esta carpeta. Cuando el Asistente para carpetas administradas procesa el buzón, evalúa los mensajes de esta carpeta. Los elementos que coinciden con la consulta In-Place Hold se conservan hasta el período de retención especificado en la consulta. Si no se especifica un período de retención, los elementos se conservarán indefinidamente o hasta que se quite la retención del usuario.

• Versiones : cuando un usuario coloca en In-Place suspensión o suspensión por juicio, los elementos del buzón deben estar protegidos contra alteraciones o modificaciones por parte del usuario o de un proceso. Esto se logra mediante un proceso de copia en escritura. Cuando un usuario o proceso modifican las propiedades concretas de un elemento del buzón, se guarda una copia del elemento original en la carpeta Versiones antes de que se confirme el cambio. El proceso se repite para los cambios posteriores. Los elementos capturados en la carpeta Versiones también se indexan y devuelven en las búsquedas de exhibición de documentos electrónicos. Después de quitar la retención, el Asistente para carpeta administrada elimina las copias de la carpeta Versiones.

• SubstrateHolds: si se habilita In-Place suspensión, suspensión por juicio o una directiva de retención de chat de Microsoft 365 o Office 365 Teams, esta subcarpeta contiene la copia original del mensaje de Teams si el mensaje se ha modificado o eliminado. Copia del elemento antes de guardar la modificación. Los usuarios finales no pueden ver esta carpeta.

Propiedades que desencadenan la copia en escritura

Aunque las carpetas DiscoveryHold, Purges y Versions no son visibles para el usuario, todos los elementos de la carpeta Elementos recuperables se indizan mediante Búsqueda de Exchange y se pueden detectar mediante In-Place eDiscovery. Después de quitar un usuario de buzón de correo de In-Place suspensión o suspensión por juicio, el Asistente para carpetas administradas purga los elementos de las carpetas DiscoveryHold, Purges y Versions.

Retenciones y cuotas de buzón

Los elementos de la carpeta Elementos recuperables no se tienen en cuenta al calcular la cuota del buzón de correo de un usuario. En Exchange Online, la carpeta Elementos recuperables tiene su propia cuota. Para Exchange, los valores predeterminados de las propiedades de buzón RecoverableItemsWarningQuota y RecoverableItemsQuota se establecen en 20 GB y 30 GB, respectivamente. En Exchange Online, la cuota de la carpeta Elementos recuperables (en el buzón principal del usuario) se aumenta automáticamente a 100 GB al colocar un buzón en suspensión por juicio o In-Place suspensión. Cuando la cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables en el buzón principal de un buzón en suspensión está a punto de alcanzar su límite, puede hacer lo siguiente:

• Habilitar el buzón de archivo y activar el archivado de expansión automática: puede habilitar una capacidad de almacenamiento ilimitada para la carpeta Elementos recuperables simplemente habilitando el buzón de archivo y activando la característica de archivado de expansión automática en Exchange Online. Esto da como resultado 110 GB para la carpeta Elementos recuperables en el buzón principal y una cantidad ilimitada de capacidad de almacenamiento para la carpeta Elementos recuperables en el archivo del usuario. Vea cómo: Habilitar buzones de archivo en el portal de cumplimiento y Habilitar el archivado ilimitado Administración ayuda.

  Nota:

  • Después de habilitar el archivo para un buzón que esté a punto de superar la cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables, podría interesarle ejecutar el Asistente para carpeta administrada a fin de activar manualmente el Asistente para procesar el buzón, de modo que los elementos expirados se muevan a la carpeta Elementos recuperables del buzón de archivo. Para obtener instrucciones, consulte el paso 4 en Aumento de la cuota de elementos recuperables para buzones en espera.

  • Tenga en cuenta que podrían moverse otros elementos del buzón del usuario al nuevo buzón de archivo. Considere la posibilidad de comunicarle al usuario que esto puede ocurrir después de habilitar el buzón de archivo.

• Creación de una directiva de retención personalizada para buzones en espera: además de habilitar el buzón de archivo y el archivado de expansión automática de buzones en suspensión por juicio o In-Place suspensión, es posible que también quiera crear una directiva de retención de MRM personalizada en Exchange Online para buzones en espera. Esto le permite aplicar una directiva de retención a los buzones en espera que es diferente de la directiva de MRM predeterminada que se aplica a los buzones que no están en espera. Esto le permite aplicar etiquetas de retención diseñadas específicamente para buzones en espera. Esto incluye la creación de una nueva etiqueta de retención para la carpeta Elementos recuperables.

Para obtener más información, vea Aumentar la cuota de elementos recuperables para buzones en espera.

Suspensiones y reenvío de correo electrónico

Los usuarios pueden usar Outlook y Outlook en la Web para configurar el reenvío de correo electrónico para su buzón. El reenvío de correo electrónico permite que los usuarios configuren su buzón de correo para que reenvíe los mensajes de correo electrónico enviados a su buzón a otro buzón dentro o fuera de la organización. Email reenvío se puede configurar para que cualquier mensaje enviado al buzón original no se copie en ese buzón y solo se envíe a la dirección de reenvío.

Si el reenvío de correo electrónico está configurado para un buzón y los mensajes no se copian en el buzón original, ¿qué ocurre si el buzón está en espera? La configuración de retención del buzón se comprueba durante el proceso de entrega. Si el mensaje cumple los criterios de retención del buzón de correo, se guarda una copia del mensaje en la carpeta Elementos recuperables. Esto significa que puede usar herramientas de exhibición de documentos electrónicos para buscar en el buzón original mensajes que se reenvían a otro buzón.

Eliminar un buzón en retención

Al eliminar la cuenta de Microsoft 365 o Office 365 correspondiente para un buzón que se ha colocado en suspensión por juicio o In-Place suspensión, el buzón se convierte en un buzón inactivo, que es un tipo de buzón eliminado temporalmente. Los buzones inactivos se usan para conservar el contenido del buzón de un usuario después de salir de la organización. Los elementos de un buzón inactivo se conservan durante la retención que se colocó en el buzón antes de que se inactiva. Esto permite a los administradores, responsables de cumplimiento o administradores de registros usar la herramienta Búsqueda de contenido de la portal de cumplimiento Microsoft Purview para acceder al contenido de un buzón inactivo y buscarlo. Los buzones inactivos no pueden recibir correo electrónico y no se muestran en la libreta de direcciones compartida de su organización ni en otras listas. Para obtener más información, vea Información general de los buzones inactivos.