Introducción a la coautoría en SharePoint Server
SE APLICA A:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint en Microsoft 365
Público: profesionales de TI
La coautoría en SharePoint Server permite que varios usuarios trabajen en un documento, en cualquier momento, sin interferir con los cambios del otro. La coautoría elimina las barreras a la colaboración de documentos basada en servidor. Esta característica ayuda a las organizaciones a evitar varias versiones involuntarias de documentos al reducir la necesidad de compartir datos adjuntos. Esta característica no requiere ninguna configuración adicional del servidor y es el estado predeterminado para los documentos almacenados en SharePoint Server. Se administra para coautor mediante las mismas herramientas y tecnologías que ya se usan para administrar SharePoint.
Office proporciona funcionalidad de coautoría para Word, PowerPoint, OneNote y Visio. Si tiene SharePoint Server configurado para usar Office Web Apps Server, los usuarios también pueden crear documentos en Word, PowerPoint, Excel y OneNote Web Apps.
Importante
Este artículo está destinado a los profesionales de TI que administran SharePoint Server. ¿Está buscando ayuda con la co-autoría? Para obtener una introducción, puede consultar Colaboración de archivos para SharePoint en Microsoft 365. Es posible que esté buscando la colaboración y la coautoría de documentos, lo que le ayudará a comprender y usar la coautoría y el control de versiones, y se aplica a SharePoint en Microsoft 365.
Funcionalidad de coautoría en SharePoint Server
En la colaboración tradicional, los documentos se comparten a través de datos adjuntos de correo electrónico. El seguimiento de las versiones y modificaciones de varios autores resulta difícil y laborioso para los usuarios. Los sistemas de correo electrónico tienen que enfrentarse con el almacenamiento de varias copias del mismo documento, por no mencionar el aumento del tráfico de red ya que los documentos se envían una y otra vez.
El almacenamiento de documentos para la colaboración en SharePoint reduce estos problemas al proporcionar acceso coherente a versiones actualizadas de documentos, permitir a los usuarios realizar un seguimiento de versiones anteriores y centralizar la administración. El almacenamiento de un solo documento, en lugar de varios datos adjuntos, también reduce la sobrecarga de almacenamiento y red.
Pero esta solución no ha sido perfecta. Cuando un autor tiene un documento abierto, otros autores no pueden trabajar con él. Olvidar cerrar un documento o protegerlo puede bloquear a otros usuarios indefinidamente, lo que puede requerir ayuda del departamento de TI para solucionarlo.
La coautoría en SharePoint Server soluciona estos problemas haciendo posible que varios usuarios trabajen en un documento, en cualquier momento, sin interferir con los cambios del otro. Este método simplifica varios escenarios comunes de colaboración para documentos. Por ejemplo:
Dos o varios autores trabajan en distintas partes de un documento compuesto. Mientras que un autor trabaja en la parte A del documento, otro autor puede trabajar en la parte B, sin interrumpir el trabajo del otro.
Varios autores trabajan en una presentación con diapositivas compuesta. Cada autor agrega diapositivas a la presentación y las edita, en lugar de trabajar en presentaciones independientes e intentar combinarlas más adelante.
Se envía un documento a varios expertos y partes interesadas, y cada uno de ellos proporciona algunas modificaciones o adiciones. No se pierden las modificaciones del usuario, porque todos trabajan en un documento central almacenado en el servidor.
Descripción de la experiencia del usuario final de la coautoría en SharePoint Server
La co-autoría es fácil de usar desde el punto de vista del usuario final. Cuando un usuario quiere trabajar en un documento en Word, PowerPoint, OneNote, Visio o uno de los Web Apps de Office, lo abre desde SharePoint Server, como de costumbre. Si otro usuario ya tiene abierto el documento, ambos usuarios pueden editar el documento al mismo tiempo. Una excepción para esto es que los usuarios pueden ser coautores en Excel Web App solo si todos usan Excel Web App para acceder al libro. Si alguien usa Excel (la aplicación cliente) para acceder al libro, la coautoría en Excel Web App se desactiva para ese libro mientras está abierto en la aplicación cliente.
Cuando un usuario guarda un documento de Word, PowerPoint o Word, se notifica a otros usuarios actuales que hay nuevas modificaciones. Dichos usuarios pueden actualizar sus vistas inmediatamente para ver los cambios o seguir trabajando y actualizar más tarde para ver las modificaciones más recientes. PowerPoint Web App y Excel Web App se guardarán automáticamente para que los usuarios puedan ver los cambios automáticamente. Los autores ven el trabajo de los demás y todos saben quién está trabajando en el documento. Las herramientas de control de versiones y seguimiento de SharePoint Server protegen el documento para que los autores puedan revertir los cambios no deseados. Cuando Skype Empresarial está disponible, los usuarios ven el estado en línea de otros coautores e inician conversaciones de mensajería instantánea sin salir del documento.
En OneNote y OneNote Web App, los cuadernos compartidos permiten a los usuarios compartir notas sin problemas. Cuando un usuario edita una página del cuaderno, estas modificaciones se sincronizan automáticamente con otros usuarios de ese cuaderno para que todos tengan un conjunto completo de notas. Las ediciones realizadas por varios usuarios en la misma página aparecen automáticamente para la colaboración casi en tiempo real. El control de versiones y otras características compartidas de OneNote permiten a los usuarios revertir las ediciones, mostrar qué ediciones son nuevas y determinar quién realizó una edición específica.
La aplicación cliente de Excel no admite libros de coautoría en SharePoint Server. La aplicación cliente de Excel usa la característica Libro compartido para admitir libros de coautoría no en tiempo real que se almacenan localmente o en rutas de acceso de red (UNC). Los libros de coautoría en SharePoint se admiten mediante Excel Web App.
Consideraciones de planeación importantes para la coautoría en SharePoint Server
La funcionalidad de co-autoría en SharePoint está diseñada para que sea fácil de configurar y no requiere casi ningún esfuerzo de administración. Pero hay varias cosas que deben tenerse en cuenta al configurar y administrar la co-autoría:
Permisos : cada usuario que quiera editar un documento necesita permisos de edición para la biblioteca de documentos donde se almacena ese documento. La manera más sencilla de garantizar que es proporcionar a todos los usuarios acceso al sitio de SharePoint donde se almacenan los documentos. En los casos en los que solo un subconjunto de usuarios debe tener permiso para crear documentos en una biblioteca determinada, se pueden usar permisos de SharePoint para administrar el acceso. Para obtener más información, vea Información general sobre los permisos de sitio en SharePoint Server.
Control de versiones : el control de versiones de SharePoint Server realiza un seguimiento de los cambios en los documentos mientras se están editando e incluso almacena versiones anteriores como referencia. De forma predeterminada, esta característica está desactivada en SharePoint Server. SharePoint Server admite dos tipos de control de versiones, principal y menor. El control de versiones secundario debe permanecer desactivado para las bibliotecas de documentos que se usan para la coautoría en OneNote, ya que puede interferir con la sincronización y el control de versiones de OneNote. Esta limitación solo se aplica al control de versiones secundario. El control de versiones principal se puede usar con OneNote. Para obtener más información, consulte ¿Cómo funciona el control de versiones en una lista o biblioteca?.
Número de versiones : el número de versiones del documento conservadas afecta a los requisitos de almacenamiento en el servidor. Ajuste este número en la configuración de la biblioteca de documentos para limitar el número de versiones. Los cuadernos de OneNote actualizados con frecuencia pueden dar lugar a que muchas versiones se almacenen en el servidor. Para evitar el uso de espacio en disco innecesario, establezca el número máximo de versiones en un número razonable en las bibliotecas de documentos usadas para almacenar cuadernos de OneNote. Para obtener más información, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.
Período de control de versiones: el período de control de versiones determina la frecuencia con la que SharePoint Server crea una versión de un documento de Word o PowerPoint que se está creando conjuntamente. Establecer este período en un valor bajo captura las versiones con más frecuencia, para un seguimiento de versiones más detallado, pero puede requerir más almacenamiento del servidor. El período de control de versiones no afecta a los cuadernos de OneNote. Ajuste este valor con la
coAuthoringVersionPeriodpropiedad en el servidor. Para obtener más información sobre cómo ajustar esta configuración, vea Configurar el período de control de versiones de coautoría en SharePoint Server.Desprotección: cuando un usuario desprotege un documento para modificarlo, el documento queda bloqueado para que lo modifique dicho usuario. Esta característica impide la coautoría. No habilite la característica Requerir desproteger en las bibliotecas de documentos en las que se usará la coautoría. De forma predeterminada, Requerir desteger no está habilitado en SharePoint Server. Los usuarios no deben desproteger documentos manualmente cuando se usa la coautoría. Para obtener más información, consulte Configuración de una biblioteca para requerir la desinsteger archivos.
Consideraciones de planeación para la co-autoría en los blocs de notas de OneNote
A diferencia de Word y PowerPoint, OneNote almacena información de versión dentro del archivo mismo. Por este motivo, los administradores deben seguir estas prácticas recomendadas al almacenar cuadernos de OneNote en una biblioteca de documentos de SharePoint Server:
No active el control de versiones secundario. De forma predeterminada, el control de versiones secundario está desactivado en SharePoint Server.
El control de versiones principal está activado en SharePoint Server de forma predeterminada. Establezca un número máximo razonable de versiones para almacenar.
Consideraciones de rendimiento y escalabilidad para la coautoría en SharePoint Server
Las aplicaciones de SharePoint Server y Office minimizan el impacto en el rendimiento y la escalabilidad asociados a la coautoría en el entorno. Los clientes de Office no envían ni descargan información de coautoría desde el servidor hasta que se edita más de un autor. Cuando un solo usuario está editando un documento, el impacto en el rendimiento se parece al de las versiones anteriores de SharePoint.
Para reducir el impacto en el servidor, los clientes de Office sincronizan las acciones de coautoría con menos frecuencia cuando el servidor está bajo carga pesada o cuando los usuarios no están editando activamente el documento. Este tiempo de sincronización ayuda a reducir el impacto general en el rendimiento.