SharePoint 2010: Seguir la corriente: trabajar con flujos de trabajo de SharePoint
El uso de flujos de trabajo en SharePoint 2010 es una buena forma de automatizar procesos de negocio complejos.
Por Brien Posey
Muchas de las aplicaciones que las organizaciones usan hoy en día automatizan procesos de negocios complejos. La automatización de procesos de electrónicos, como el enrutamiento automático de un correo electrónico al destinatario correcto, es bastante sencillo. Es mucho más difícil automatizar procesos que impliquen interacción manual.
Incluso desde Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007, Microsoft buscaba resolver este problema con flujos de trabajo de SharePoint, que son básicamente mecanismos de enrutamiento de aprobación. Suponga que a alguien en su departamento de marketing se le ocurre un nuevo anuncio. Esta persona no enviaría el anuncio directamente a una agencia de publicidad. Existe toda una cadena de aprobaciones internas de requisitos.
El anuncio debe ir a un editor, pasar por el departamento legal de la compañía y, posiblemente, por un ejecutivo senior antes de pasar al mundo exterior. El problema con estos requisitos de aprobación es que las personas están ocupadas, y fácilmente pueden olvidarse de estas tareas. Un sinnúmero de errores humanos puede desbaratar el proceso de enrutamiento de aprobación.
Los flujos de trabajo de SharePoint están diseñados para automatizar dichos procesos. Incluso se puede diseñar un flujo de trabajo para enviar un recordatorio o comunicarse automáticamente con un gerente cuando alguien no cumpla con una tarea.
Los flujos de trabajo desempeñaban un rol destacado en MOSS 2007, pero por importantes que fuesen, tendían a ser un poco rígidos. En su mayoría, los administradores estaban obligados a trabajar dentro de los confines de la GUI de SharePoint al crear flujos de trabajo.
Microsoft ha compilado mucha más flexibilidad en el proceso de creación de flujos de trabajo en SharePoint 2010. Aunque se puede seguir usando la GUI de SharePoint para asociar un flujo de trabajo con una lista o una biblioteca, deberá crear el flujo de trabajo fuera de SharePoint (a menos que use uno de los flujos de trabajo integrados).
Por consiguiente, Microsoft ofrece varias herramientas para crear flujos de trabajo. En general, la herramienta preferida para desarrollar flujos de trabajo de SharePoint es SharePoint Designer 2010. Los desarrolladores profesionales pueden crear más personalizaciones mediante Visual Studio 2010 para modificar código creado a través de SharePoint Designer 2010, o pueden desarrollar flujos de trabajo desde cero.
Aventurase con Visio
Creación de un flujo de trabajo
Para crear un flujo de trabajo, abra Visio 2010 y seleccione la ficha File. Cuando lo haga, se le preguntará el tipo de diagrama que desea crear. Elija la carpeta Flowchart, seleccione la plantilla Microsoft SharePoint Workflow y haga clic en Create, como se muestra en la Figura 1.
La idea de usar Visio Premium 2010 para crear flujos de trabajo de SharePoint parecía un poco extraña al principio. Visio se usa ampliamente para crear diagramas de red, pero la mayoría no lo consideraría una herramienta de desarrollo. Sin embargo, una de las principales características de Visio es la creación de flujos trabajo, por lo que tiene perfecto sentido. Cualquier persona que haya tomado una clase de programación introductoria sabe que una de las primeras lecciones es aprender a crear un diagrama de flujo. Esto se debe a que la creación de un diagrama de flujo a menudo es el primer paso para escribir un programa. Dado que los flujos de trabajo de SharePoint en realidad no son más que simples programas, ¿es realmente tan aventurado el uso de una aplicación diseñada para crear diagramas de flujo para facilitar la creación de flujos de trabajo de SharePoint?
Antes de usar Visio 2010 para crear un flujo de trabajo de SharePoint, hay dos cosas importantes que debe saber. En primer lugar, no se usará Visio 2010 para crear el flujo de trabajo en su forma final. En su lugar, se usará Visio para crear la plantilla de flujo de trabajo que, a continuación, se puede importar a SharePoint Designer, donde completará el flujo de trabajo. En segundo lugar, esto sólo funcionará si tiene Visio 2010 Premium. Las ediciones Standard y Professional de Visio 2010 no admiten la creación de flujos de trabajo de SharePoint.
Creación de un flujo de trabajo
Para crear un flujo de trabajo, abra Visio 2010 y seleccione la ficha File. Cuando lo haga, se le preguntará el tipo de diagrama que desea crear. Elija la carpeta Flowchart, seleccione la plantilla Microsoft SharePoint Workflow y, a continuación, haga clic en Create, como se muestra en la Figura 1.
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Figura 1 Uso de Visio 2010 para crear un diagrama de flujo de trabajo de SharePoint.
En este punto, se lo dirigirá a la pantalla principal de Visio. Es aquí donde realmente puede comenzar a desarrollar el flujo de trabajo. Si nunca ha usado Visio, deberá acostumbrarse al proceso de creación de un flujo de trabajo. El lado izquierdo de la pantalla contiene varias colecciones (o “galerías de símbolos”) con diversos iconos (o “formas patrón”). La plantilla de flujo de trabajo de SharePoint incluye galerías de símbolos para formas Action, Conditions y Workflow Terminator. Arrastre las formas hasta el dibujo de Visio y dispóngalas de tal forma que facilite su flujo de trabajo.
Para ver un ejemplo visual, consulte el dibujo de Visio de la Figura 2. Ésta muestra una plantilla de flujo de trabajo de SharePoint simple, que comienza con el terminador Start (el triángulo verde). Después de esto, existe una condición que comprueba si el campo de título contiene ciertos valores. El nombre del campo o la lista de palabras clave no importan por ahora. No podemos proporcionar valores específicos ni nombres de campo hasta después. Por ahora, sólo debemos establecer la lógica del flujo de trabajo.
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Figura 2 Un flujo de trabajo de SharePoint básico creado en Visio.
En la figura notará que la condición se ramifica dependiendo de si se detectaron valores específicos. Visio exige crear una ruta Yes y una ruta No para cada condición que use en el flujo de trabajo. Este flujo de trabajo en particular termina con el objeto Terminate, sino se encuentran valores que coincidan (la ruta No). Si se encuentran las palabras clave, el elemento se elimina y el flujo de trabajo termina.
También verá que cada objeto se conecta a al menos un objeto (como lo muestran las flechas entre los objetos). Estas conexiones son obligatorias, pero no ocurren automáticamente.Para conectar dos formas, arrastre una forma a la página del dibujo, y mantenga el mouse sobre la otra forma con la que desea conectarla. Aparecerán iconos de fechas azules alrededor de los bordes externos del objeto. Suelte la forma en el icono de flecha para crear una conexión entre las dos formas.
Después de crear el flujo de trabajo, debe validar todos los pasos. La validación de un flujo de trabajo asegura que no existan problemas que impidan que SharePoint use el flujo de trabajo correctamente. Por ejemplo, el proceso de validación indica si se han desconectado objetos dentro del flujo de trabajo, o si ha olvidado terminar el flujo de trabajo.
Para validar el flujo de trabajo, vaya a la ficha Process y haga clic en el botón Check Diagram. Si todo está bien, Visio no encontrará ningún problema en el diagrama. De lo contrario, estos problemas aparecerán en una ventana Issues en la parte inferior del área de trabajo de Visio. La mayoría de los problemas son bastante fáciles de resolver: sólo haga doble clic en el problema y Visio seleccionará el objeto relacionado con el problema.
El último paso del proceso es exportar el diagrama de Visio. Vaya a la ficha Process y haga clic en el botón Export que aparece en la cinta. Ahora debe ver un cuadro de diálogo en el cual puede especificar un hombre de archivo para el dibujo que está exportando. Escriba un nombre de archivo y seleccione la ruta en la cual desea guardar el archivo exportado. Compruebe que esté exportando el archivo en el formato de intercambio de flujo de trabajo de Visio (*.VWI) y haga clic en Save.
Presentación de SharePoint Designer
Ahora que tiene una plantilla de flujo de trabajo, estamos listos para la segunda parte del proceso de creación de flujo de trabajo. Importe la plantilla a SharePoint Designer y conviértala en un flujo de trabajo de SharePoint.
SharePoint Designer 2010 es una herramienta para personalizar sitios, orígenes de datos, flujos de trabajo, etc. Se pueden hacer algunas personalizaciones desde el interior de las GUI de SharePoint, pero dado que la interfaz de SharePoint es algo limitada, SharePoint Designer lleva la personalización de sitio de SharePoint al siguiente nivel.
SharePoint Designer está disponible en forma gratuita. Puede descargarlo en las siguientes ubicaciones:
Para 32 bits: microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=d88a1505-849b-4587-b854-a7054ee28d66&displaylang=en
Para 64 bits: microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=566D3F55-77A5-4298-BB9C-F55F096B125D&displaylang=en
Uso de SharePoint Designer
Una vez que haya descargado e instalado SharePoint Designer 2010, ábralo y, a continuación, abra el sitio de SharePoint que desee modificar. Para esto, inicie SharePoint Designer 2010 y, a continuación, haga clic en el botón Open Site.
Se le pedirá que especifique el sitio que desea abrir. Especifique la URL del sitio de SharePoint y haga clic en el botón Open. También puede buscar el sitio, elegir Site Actions y editar el sitio en SharePoint Designer. Cuando lo haga, pasará a la pantalla principal de SharePoint Designer, que se muestra en la Figura 3.
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Figura 3 La pantalla principal de SharePoint Designer.
Notará que la lista Site Objects del lado izquierdo de la pantalla contiene un objeto llamado Workflows. Cuando haga clic en el objeto Workflows, verá un listado de los flujos de trabajo integrados.
Dado que hemos creado nuestra propia plantilla de flujo de trabajo en Visio 2010, debemos importarla. Para esto, haga clic en el botón Import from Visio ubicado en la cinta Workflows. Se le pedirá que seleccione un dibujo de Visio para importar. Haga clic en el botón Browse, seleccione el dibujo que creó anteriormente, haga clic en Open y después en Next.
En este punto, verá una pantalla que le pedirá que dé un nombre al flujo de trabajo que está importando. También se le preguntará si desea importar el flujo de trabajo como un flujo de trabajo de lista o un flujo de trabajo reutilizable, como se muestra en la Figura 4. La diferencia es que un grupo de trabajo de lista está vinculado a una lista o biblioteca específicas, mientras que un flujo de trabajo reutilizable está vinculado a un tipo de contenido y se puede aplicar a cualquier lista o biblioteca.
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Figura 4 Elija importar el flujo de trabajo como flujo de trabajo de lista o como flujo de trabajo reutilizable.
Después de hacer su selección, que haga clic en Finish y el flujo de trabajo se importará. Cuando termine el proceso de importación, pasará al editor de flujo de trabajo, que se muestra en la Figura 5.
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Figura 5 El editor de flujo de trabajo permite realizar cambios en el flujo de trabajo.
Trabajo final de preparación
Antes de que pueda usar las características de visualización en conjunto con el flujo de trabajo que acaba de crear, deberá realizar cierto trabajo de configuración en su SharePoint Server. Específicamente, debe comprobar que las características Visio Web Access y Servicio de gráficos de Visio estén activas.
Para esto, abra el sitio SharePoint y elija el comando Site Settings del menú Site Actions. Cuando se cargue la página Site Settings, haga clic en el vínculo Site Collection Features. Asegúrese de que la característica de colección de sitios de SharePoint Server Enterprise esté activa. Del contrario, haga clic en el botón Activate correspondiente.
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Figura 6 Elija su flujo de trabajo de la lista de plantillas de flujo de trabajo.
A continuación, abra la consola de administración central de SharePoint 2010 y haga clic en el vínculo Manage Services on Server (ubicado en la sección System Settings). Después, compruebe que el Servicio de gráficos de Visio se esté ejecutando. Del contrario, haga clic en el botón Start correspondiente.
El paso final del proceso es asociar el flujo de trabajo que ha creado con una lista o una biblioteca (suponiendo que haya creado un flujo de trabajo reutilizable). Para esto, sólo abra el explorador web, navegue hasta su biblioteca de documentos de SharePoint y haga clic en la ficha Library. Cuando lo haga, verá una cinta correspondiente a la biblioteca de documentos. Haga clic en el botón Workflow Settings y después en el vínculo Add a Workflow. Ahora tendrá la oportunidad de agregar el flujo de trabajo a la biblioteca de documentos, como se muestra en la Figura 6. Para obtener más información, consulte Add a workflow association.
El nuevo flujo de trabajo está almacenado y listo para usar o compartir con sus colegas.
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Brien Posey*, MVP, es autor técnico independiente con miles de artículos y docenas de libros a su haber. Puede visitar el sitio web de Brien en brienposey.com.*