Informes del visor de archivos
Tema modificado por última vez: 2011-04-07
El administrador de cumplimiento, el administrador técnico y los roles de supervisor pueden elegir entre una amplia selección de informes. Se pueden seleccionar y ejecutar informes según convenga. También se pueden programar los informes para que se ejecuten a intervalos regulares y, posteriormente, le sean entregados al usuario.
Puede ver un informe como una página web, un archivo PDF (con Adobe Acrobat 5.0 o una versión posterior con vista de PDF incorporada) o una hoja de cálculo de Excel.
Nota
Algunos informes pueden tardar mucho en procesarse en las organizaciones de gran tamaño o donde haya muchos mensajes de correo electrónicos que revisar. El tiempo exigido para procesar los informes podría superar la configuración del tiempo de espera de la sesión para el Visor de archivo. En el caso de informes grandes que podrían tardar mucho en procesarse, suscríbase al informe para que se le envíe el informe resultante por correo electrónico. Observe que los informes subscritos utilizan la configuración de informe predeterminada y no se pueden configurar.
En la tabla siguiente se muestra un resumen de los informes disponibles en el Visor de archivo.
| Informe | Descripción |
|---|---|
Informe de resumen de la actividad |
Ofrece una descripción general del número de mensajes internos y externos de correo electrónico, mensajería instantánea, así como otros archivos y documentos, que se enviaron y recibieron. En este informe también se indica el tamaño global y el tamaño medio de cada mensaje. Este informe contiene recuentos de los mensajes reales y en él se quitan los mensajes incrustados. |
Informe de resumen del archivo |
Muestra las estadísticas del archivo de la organización. Contiene estadísticas de los mensajes de correo electrónico, mensajes instantáneos y otros archivos y documentos que incluyen informes de Bloomberg, faxes y documentos cargados. Incluye análisis estadísticos del recuento, el tamaño básico, el tamaño de los datos adjuntos y el tamaño medio. Se especifican los totales de todas las categorías de datos. |
Informe de resumen de los datos adjuntos |
Los datos se presentan en una tabla y en un gráfico de columnas tridimensional, donde se muestran los tipos de datos adjuntos más comunes que se encuentran en el tráfico de mensajes archivados. Este informe incluye los datos en la extensión de archivo, el tipo de documento, la cantidad, el tamaño total y el tamaño medio. |
Informe de eventos de auditoría |
Proporciona detalles de todas las acciones concretas relacionadas con el usuario que se realizan. Estas actividades son, entre otras, la visualización de los mensajes de correo electrónico, la exportación y restauración de las actividades de mensajes y el inicio y el cierre de sesión. Este informe puede ofrecer información global e individual de cada categoría. |
Informe de estadísticas diarias |
Muestra las estadísticas diarias de todos los tipos de mensaje (de correo electrónico, instantáneos y otros archivos y documentos) que se archivan en un determinado día. Se especifican los totales y el tamaño de todas las columnas de datos. |
Informe de destrucción |
Valida y enumera los mensajes destruidos por la fecha de expiración del período de retención. Los detalles de cada mensaje individual incluyen la fecha de la destrucción, la fecha de envío y recepción, su edad cuando fue destruido, de quién era el mensaje, a quién iba destinado y su asunto. Los mensajes que superan el período de retención se destruyen en todos los centros de datos (producción y recuperación ante desastres) una vez al día a partir de las 18:00 p. m. (hora del Pacífico). Si ha implementado una retención, los mensajes no se destruyen. Todos los mensajes de correo electrónico, los mensajes instantáneos, las transcripciones de Bloomberg o los documentos cargados se destruyen cuando su período de retención expira. La información del encabezado de un mensaje se mantiene, pero los cuerpos o los datos adjuntos se destruyen. |
Informe de resumen del correo electrónico |
Resume las estadísticas para todos los usuarios o para los individuos. Estas estadísticas incluyen resúmenes de los mensajes internos y externos recibidos que se envían y se reciben, el tamaño promedio del mensaje y los totales. |
Informe de lista de empleados |
Muestra una lista completa de los usuarios con cuentas de archivo, además de qué roles se han asignado a esos usuarios, quién es su supervisor y en qué fecha iniciaron sesión por última vez. Este informe también muestra la configuración del período de retención de los individuos, los últimos mensajes enviados y los últimos mensajes recibidos. Se incluyen los totales de todas las columnas de datos, además de un desglose detallado de los totales con arreglo al rol asignado. |
Informe de roles con privilegios |
Muestra una categoría para cada rol con privilegios: administrador de cumplimiento, operador de cumplimiento, el auditor de cumplimiento externo, administrador de recursos humanos, monitor, operador de monitor, administrador de rol, supervisor, administrador técnico y operador técnico. En cada categoría se enumeran los usuarios con ese rol, incluida la fecha en que dicho rol se asignó. Los recuentos totales se proporcionan para cada rol. |
Informe SEC 17a-4 |
Proporciona una prueba del correo electrónico completo, serializado y archivado para la organización. Identifica el primer mensaje archivado y el más reciente, además de información como la fecha, la hora, el destinatario, el remitente, el asunto y el número de identificación del mensaje para su serialización. En este informe se indica también el número de mensajes capturados, el número de mensajes destruidos, el número de mensajes retenidos y los identificadores de mensajes anulados. En el caso de que un número de identificación no se emitiera de forma secuencial, no se utilizaría bajo ningún concepto (estos son los identificadores anulados). |
Informe probatorio de revisión de supervisión |
El informe probatorio de revisión de supervisión resulta útil para las auditorías. Este informe no solo proporciona a los administradores de cumplimiento los números y porcentajes de las comunicaciones que se están revisando para comprobar si cumplen las normas 3010 de FINRA, sino que también proporcionan las mismas métricas para aquellos subordinados cuyo correo se está revisando por motivos más generales. Un administrador de cumplimiento puede determinar qué persona se incluye en este informe. Se puede seleccionar una o ambas de las opciones siguientes: Incluir individuos que requieren revisión de las normas 3010 de FINRA e Incluir individuos que requieren revisión. Si se selecciona únicamente la opción primera, el título del informe será similar a Informe probatorio de normas 3010 de FINRA. Con cualquier otra situación, el título del informe será similar a Informe probatorio de revisión de supervisión. Cuando seleccione ambas opciones, Incluir individuos que requieren revisión de las normas 3010 de FINRA e Incluir individuos que requieren revisión, los nombres de las personas cuyo cumplimiento de las normas 3010 de FINRA se está revisando aparecerán en rojo y en negrita. Los administradores de cumplimiento pueden usar este informe para supervisar las actividades de revisión de los supervisores. El informe probatorio de revisión de supervisión está desglosado por supervisor y en él se muestra el número de mensajes que se han capturado y revisado de cada subordinado. En el informe probatorio de revisión de supervisión, en el campo Último muestreo, se indica la última vez que el supervisor realizó un muestreo de mensajes regular. |
Informe de estadísticas del sistema |
El informe de estadísticas del sistema proporciona una vista del sistema completo durante el intervalo de fechas especificado. Contiene estadísticas sobre el número de buzones de correo, los destinatarios, los remitentes, el volumen y el archivo. Se incluye un desglose detallado de la cantidad, el tamaño medio y los totales de todas las categorías de datos. |