Ventajas de Exchange Hosted Archive
Tema modificado por última vez: 2011-05-12
EHA proporciona un valor excepcional en varias áreas clave:
Comodidad de un servicio hospedado: EHA permite un archivado completo de los mensajes de una organización con un costo total de propiedad (TCO) bajo, sin ninguna inversión de capital en hardware o software.
Retención automatizada y flujo de trabajo de cumplimiento: la finalidad de EHA es ayudar a los clientes que deben cumplir los requisitos de retención de mensajes electrónicos, tanto los debidos a las prácticas de gobierno corporativo como a las normas del sector. EHA ofrece herramientas de flujo de trabajo totalmente integradas para la supervisión del cumplimiento, auditoría e informes.
Detección y recuperación de mensajes integradas: EHA proporciona acceso de autoservicio basado en roles a un repositorio de datos centralizado. Incluye herramientas que permiten a los usuarios la búsqueda, organización y restauración de los mensajes. Todos los mensajes se indizan completamente, de forma que se pueden recuperar, restaurar o exportar cuando se desea.
Interfaz de usuario intuitiva basada en web: todos los aspectos del sistema, desde la interacción con el usuario final hasta las tareas administrativas y de supervisión, se controlan a través de una interfaz web sencilla y familiar que minimiza la necesidad de un entrenamiento exhaustivo para el personal de administración y los usuarios finales.
Las capacidades de búsqueda simples y avanzadas de EHA pueden ayudarle a responder rápidamente a las necesidades empresariales, por ejemplo a las solicitudes de detección electrónica, a las recuperaciones de mensajes para recuperar datos profesionales o en las investigaciones internas.
Las búsquedas simples pueden incluir fechas, intervalos de fechas y palabras clave en la línea de asunto, cuerpo del mensaje y datos adjuntos. Estas búsquedas se pueden limitar a mensajes de un tamaño concreto o a datos adjuntos de un tipo de archivo, además de a dominios, nombres o direcciones de correo electrónico de varios remitentes o destinatarios o de uno solo.
EHA también contiene la funcionalidad avanzada de operador para realizar búsquedas complejas. El ámbito de resultados de la búsqueda que se muestra depende de los roles asignados. Por ejemplo, los usuarios que tienen asignado el rol de trabajo pueden buscar solo en sus propios archivos y ver los mensajes enviados y recibidos por ellos.
Puede guardar los resultados de la búsqueda o mensajes concretos en las carpetas creadas por el usuario dentro del archivo para facilitar la organización. Las búsquedas pueden asignarse a una carpeta determinada para refinar más los resultados. También puede compartir sus carpetas con otros; por ejemplo, los miembros de un equipo que trabajan juntos en una investigación pueden compartir las carpetas para realizar una doble comprobación de los datos. Incluso puede crear una cuenta dentro del archivo para un usuario externo, por ejemplo, para un consejero o un auditor externo, y compartir solo los datos que se organizan dentro de una carpeta con el usuario externo para limitar el ámbito al que el usuario externo tiene acceso y reducir el volumen de mensajes que tendría que revisar.
Con EHA, puede supervisar periódicamente sus comunicaciones empresariales continuadas para ayudar a exigir las directivas de control de calidad o cumplimiento. Muchas de las compañías de servicios financieros con sede en Estados Unidos entran dentro de la sección de regulación de Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) y de Security and Exchange Commission (SEC). Uno de los mandatos de la norma 2010 de FINRA (anteriormente National Association of Securities Dealers [NASD]) es que las empresas revisen las comunicaciones empresariales de sus empleados para ayudar a asegurar el cumplimiento mediante regulaciones. Los recursos humanos, las oficinas de cumplimiento y otros grupos empresariales también podrían utilizar la funcionalidad de supervisión de EHA para ayudar a asegurarse de que los departamentos y los empleados cumplen las directivas legislativas corporativas internas, como las que tratan sobre las prácticas de contratación y la conducta empresarial general. Las organizaciones también podrían desear supervisar los mensajes de correo electrónico de los equipos del servicio al cliente para los clientes con el fin de ayudar con el control de calidad.
Con la característica de supervisión de EHA, puede establecer relaciones entre el supervisor y sus subordinados, y configurar un flujo de trabajo para los mensajes, de modo que sean supervisados y revisados por supervisores una vez enviados. EHA proporciona los siguientes mecanismos para capturar los mensajes para su revisión:
palabras clave y frases coincidentes dentro del correo electrónico, mensajes instantáneos y mensajes Bloomberg. El sistema de mensajería Bloomberg es una herramienta de comunicación estándar dentro de la comunidad del mercado financiero.
El muestreo aleatorio de los mensajes basado en un porcentaje especificado.
El muestreo de palabras clave y aleatorio.
Una organización puede crear diccionarios personalizados para necesidades empresariales diferentes, como son listas adicionales, y agregar nuevas palabras clave para capturar los mensajes coincidentes. También puede establecer tasas de porcentaje de muestreo diferentes para los mensajes de correo electrónico entrantes y salientes, los mensajes instantáneos y los mensajes Bloomberg para individuos. Puede incluso realizar búsquedas de cumplimiento de prueba para ayudar a determinar si los criterios de muestreo propuestos proporcionan los resultados esperados o realizar una búsqueda de cumplimiento específica.