Crear y administrar carpetas
Tema modificado por última vez: 2011-04-07
Las carpetas ayudan a organizar los mensajes y a buscarlos rápidamente. Puede crear nuevas carpetas en Mis carpetas, en el panel Mensajes, en las pestañas Mensajes, Revisar y Detección. También puede copiar los mensajes en esas carpetas, organizarlos para satisfacer sus propias necesidades de flujo de trabajo y compartir las carpetas y su contenido con otros usuarios.
Crear carpetas
En el panel Mensajes del Visor de archivo de una pestaña, haga clic con el botón secundario en la carpeta Mis carpetas y, a continuación, haga clic en Nueva carpeta.
En el cuadro de diálogo Crear carpeta, escriba el nombre de la carpeta que desea crear y haga clic en Aceptar.
Cambiar el nombre de las carpetas
Puede cambiar el nombre de una carpeta existente en la carpeta Mis carpetas. Solamente puede cambiar los nombres de carpetas que cree en la carpeta Mis carpetas; no es posible cambiar los nombres de las carpetas estándar, como Mis mensajes o Mis revisiones. Si cambia el nombre de una carpeta compartida con otros usuarios, el cambio se aplicará automáticamente a todos los usuarios que tengan permiso para ver esa carpeta y su contenido. No puede cambiar los nombres de carpetas que otros usuarios compartan con usted.
Para cambiar el nombre de una carpeta
En el panel Mensajes del Visor de archivo de una pestaña, en la carpeta Mis carpetas, haga clic con el botón secundario en la carpeta cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de carpeta.
En el cuadro de diálogo Cambiar nombre de carpeta, escriba el nuevo nombre y haga clic en Aceptar.
Eliminar las carpetas
Puede eliminar cualquier carpeta que cree en la carpeta Mis carpetas, en el panel Mensajes. Al eliminar una carpeta, también elimina todas las copias del mensaje de esa carpeta. Tenga en cuenta que los mensajes originales de la carpeta original se conservan. Si elimina una carpeta que comparte con otros usuarios, estos ya no tendrán acceso a la carpeta ni a su contenido.
Para eliminar una carpeta
En el panel Mensajes del Visor de archivo de una pestaña, en la carpeta Mis carpetas, haga clic con el botón secundario en la carpeta que desea eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar carpeta.
Haga clic en Aceptar para eliminar la carpeta de forma permanente.
Compartir las carpetas
En Visor de archivo, las carpetas compartidas proporcionan una manera de recopilar, organizar y compartir información con otros usuarios de la organización. Puede crear nuevas carpetas en Mis carpetas, crear copias de mensajes en cada carpeta y, posteriormente, compartir las copias con otras personas.
Puede compartir cualquier carpeta que cree en la carpeta Mis carpetas con uno o varios usuarios. Cualquier mensaje que copie en una carpeta compartida estará disponible para los usuarios especificados. No puede compartir ninguna de las carpetas estándar del Visor de archivo, como Mis mensajes o Mis revisiones.
Para compartir una carpeta
En el panel Mensajes del Visor de archivo, en la carpeta Mis carpetas, haga clic con el botón secundario en la carpeta que desea compartir y, a continuación, haga clic en Compartir carpeta.
En el cuadro de diálogo Compartir carpeta, haga clic en Agregar usuario.
En el cuadro de diálogo Seleccionar cuentas de usuario, seleccione los usuarios con los que desea compartir la carpeta.
Nota
Puede realizar búsquedas de usuarios por nombre, apellido o alias de correo electrónico, así como clasificar los resultados en orden ascendente o descendente. También puede compartir con uno o varios usuarios.
Haga clic en Seleccionar y luego en Cerrar.
Quitar los privilegios de uso compartido en las carpetas
Puede revocar el acceso de otro usuario a sus carpetas en cualquier momento. Al revocar el acceso compartido de un usuario, la carpeta compartida ya no está disponible para ese usuario y no se pueden ver los mensajes que copie en esa carpeta.
Para quitar el uso compartido de una carpeta
En el Visor de archivo, en la carpeta Mis carpetas, haga clic con el botón secundario en la carpeta a la que desea revocar el acceso y, a continuación, haga clic en Compartir carpeta.
En el cuadro de diálogo Compartir carpeta, seleccione los usuarios a los que desea revocar el acceso y, a continuación, haga clic en el icono eliminar.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir carpeta.
Ver las carpetas compartidas
Puede ver los mensajes contenidos en cualquier carpeta que compartan con usted. Puede buscar carpetas compartidas en Compartido conmigo, en el panel Mensajes de las pestañas Mensajes y Detección del Visor de archivo.
Para ver los mensajes compartidos
En el Visor de archivo, expanda la carpeta Compartido conmigo para ver las carpetas que otros usuarios comparten con usted.
Haga clic en la carpeta que desea ver.
En el panel central, haga doble clic en el mensaje que desea ver.
Copiar mensajes en carpetas
Los mensajes se pueden copiar en cualquier carpeta que se cree en Mis carpetas para que cualquier usuario pueda leerlos o exportarlos más adelante.
Para copiar mensajes
En las pestañas Mensajes o Detección del Visor de archivo, en el panel central, active las casillas correspondientes a los mensajes que desea copiar.
En el panel Tareas, haga clic en Copiar en carpeta.
Realice una de las operaciones siguientes:
Seleccione una carpeta en la que copiar los mensajes seleccionados.
Cree una nueva carpeta.
Haga clic en Seleccionar.