Información general: Administración de proyectos (Project Server 2010)

Crear nuevos proyectos

Microsoft Project Web App ofrece varias formas de crear nuevos proyectos. Si la organización usa un proceso de selección y propuesta del proyecto formal, deseará leer Información general: Configuración y envío de propuestas de proyectos (Project Server 2010) y Información general: Análisis y aprobación de las propuestas del proyecto (Project Server 2010) para comprender en su totalidad el proceso de propuesta del proyecto.

Si la organización no usa un proceso formal de selección, puede crear un nuevo proyecto mediante una plantilla o la sincronización con una lista de tareas del proyecto de SharePoint. Los proyectos se pueden iniciar a menudo como listas de elementos de trabajo informales compartidas por un grupo. A veces estas listas se capturan mediante SharePoint Server. Cuando ese es el caso, podrá sincronizar fácilmente la lista de tareas del proyecto de SharePoint con Project Web App, que proporciona una transición suave de la planeación casual de proyectos a una planeación formal de proyectos.

Planear el trabajo del proyecto

En esta versión de Project Web App, puede planear proyectos a través de un método descendente. Es decir, no es necesario que las tareas que entran en una tarea de resumen usen fechas que se alineen exactamente con las fechas del resumen.

En una organización típica, cuando los responsables de la toma de decisiones y los participantes seleccionaron y aprobaron un conjunto de proyectos, los jefes de proyecto son responsables de la programación de los elementos de trabajo específicos en el proyecto. Durante la planeación inicial, los jefes de proyecto pueden comenzar con el esbozo de un conjunto de fases de alto nivel y los hitos clave según las necesidades del negocio y el plazo de entrega. En este momento, probablemente el jefe de proyecto no tenga la información completa sobre todos los elementos de trabajo ni el tiempo necesario para cada uno. Por ejemplo, un jefe de proyecto puede saber que cuenta con hasta cinco semanas para completar una fase determinada de un proyecto, pero aún puede no tener toda la información para programar cada tarea dentro de esa fase.

Las características de planeación descendente que se incluyen en esta versión de Project Web App permiten que el jefe de proyecto cree un plan con una fase de resumen, "Desarrollar widget", que dura cinco semanas. A continuación, el jefe de proyecto puede especificar elementos de trabajo conocidos que se extienden solo por tres semanas, con más de trabajo programado en el futuro, en función del tiempo de búfer disponible. La planeación descendente también permite que el jefe de proyecto especifique subtareas que comiencen antes de la fecha de inicio oficial de la fase y que finalicen después de la fecha de finalización oficial de la fase.

Controlar las programaciones del proyecto

En versiones anteriores de Project Server, las programaciones se controlaban mediante el uso de un enfoque sistemático altamente estructurado que tomaba en consideración aspectos como la duración de la tarea, varios calendarios, número de recursos y otros factores. Basándose en estos factores, Project Server calculaba automáticamente la programación óptima para el proyecto. Project Server 2010 es compatible con este método de programación tradicional "automático" que se veía en las versiones anteriores, pero además presenta un nuevo método de programación "manual".

La programación manual es mucho menos formal. Con la programación manual, los proyectos pueden comenzar como listas de fechas sencillas desde mensajes de correo electrónico, reuniones con los participantes o incluso conversaciones de pasillo. Los jefes de proyecto rara vez tienen información completa acerca de los elementos de trabajo al programar un proyecto. Por ejemplo, un jefe de proyecto solo puede tener en cuenta cuándo debe iniciarse una tarea, pero no su duración hasta disponer un cálculo de los integrantes del grupo. O bien, el jefe de proyecto puede saber el tiempo que tardará una tarea, pero no saber cuándo puede iniciarse hasta obtener la aprobación del administrador de recursos.

Cuando una tarea se programa de forma manual, los campos Iniciar, Finalizar y Duración pueden estar en blanco, o pueden contener texto además de las fechas reconocibles. Por ejemplo, si no se puede establecer una fecha hasta recibir información de otra persona, podría escribir "Cálculo pendiente de Arturo López" en el campo de fecha de inicio hasta que pueda proporcionar una fecha para la programación. Cuando Project Server 2010 realiza los cálculos, no rellena automáticamente las fechas de las tareas programadas de forma manual.