Microsoft Office 365: Avance sin problemas a la nube
Hay una infinidad de factores por considerar al migrar sus usuarios a la nube, pero el entorno Microsoft Office 365 ayuda a aliviar esa transición.
Brien Posey
La transición a la nube no debe tomarse a la ligera. No hay duda de que las organizaciones podrán ahorrar dinero al cambiarse a Microsoft Office 365, pero la planeación y los procesos involucrados en la transición de una infraestructura establecida a un entorno de nube es una tarea mayor.
Microsoft está animando a las organizaciones de todos los tamaños para que empiecen la migración de sus operaciones a la nube cuando Microsoft Office 365 esté disponible y está haciendo sus mejores esfuerzos para que el proceso sea fluido. Microsoft Office 365 está compuesto de versiones de nube de Microsoft Exchange Server 2010, SharePoint 2010 y Microsoft Lync Server. Algunas suscripciones a Office 365 incluirán también acceso a Microsoft Office Professional Plus y Microsoft Office Web Apps.
Con tantos productos diferentes en el conjunto de aplicaciones de Microsoft Office 365, la cobertura integral del proceso de migración es un desafío. En cambio, veamos cómo realizará algunas tareas comunes en el nuevo entorno de Microsoft Office 365 y comience a pensar en algunos posibles problemas que pueda encontrar durante la transición.
Nombre de dominio
Una pregunta persistente es cómo afectará la transición a Microsoft Office 365 a los nombre de dominio de una organización. Exchange, SharePoint y Lync dependen claramente de Active Directory. La manera como sus nombres de dominio se vean afectados depende de si eligió mantener un Active Directory local y si decide usar la federación de identidades.
Si desea seguir hospedando a Active Directory, pero no desea la complicación de implementar la federación de identidades, puede hacer que Microsoft Office 365 controle los nombres de dominio a través de un proceso llamado redelegación parcial. Su organización conserva la propiedad del nombre de dominio, pero algunas funciones como el correo electrónico y el hospedaje web se redirigen a los servidores de Microsoft Office 365.
Microsoft hace que el proceso de redelegar un dominio para usarlo con Microsoft Office 365 sea bastante sencillo. La consola administrativa de Microsoft Office 365 le permite agregar un nombre de dominio (ver la figura 1).
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Figura 1 Puede agregar sus nombres de dominio existentes a Microsoft Office 365
Antes de que pueda agregar un dominio a Microsoft Office 365, tendrá que probar su propio nombre de dominio proporcionando las credenciales de inicio de sesión del registrador de dominios o del host.
Usuarios y grupos
Trabajar con usuarios y grupos en un entorno de Microsoft Office 365 puede requerir cierta adaptación. En vez de mostrar la consola de equipos y usuarios de Active Directory, Microsoft le ofrece la interfaz (ver la figura 2).
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Figura 2 La consola administrativa contiene un mecanismo para crear y administrar cuentas de usuario
Microsoft le entrega varias opciones para administrar las cuentas de usuario. Si ya cuenta con un entorno de Active Directory, su mejor opción será probablemente la sincronización de Active Directory. Esta establece una relación entre su Active Directory local y la nube de Microsoft Office 365. Puede seguir usando la infraestructura de Active Directory existente y todas las herramientas de administración de Active Directory.
Lo más importante que necesita saber sobre la sincronización de Active Directory es que el proceso sólo funciona de una manera. El contenido de Active Directory se copia a la nube, pero los cambios realizados en la nube no se replican en el Active Directory local. Aunque es técnicamente posible realizar cambios en las cuentas de usuario mediante la interfaz de la nube, dichos cambios nunca se replican en el Active Directory local y, finalmente, el proceso de sincronización los sobrescribirá.
Otra opción para administrar cuentas de usuario es usar la federación de identidades. La idea básica de la federación de identidades es que puede conservar el control de su propio entorno de Active Directory. Al implementar la versión 2.0 del Servicio de federación de Active Directory, puede permitir que los usuarios inicien sesión en la nube con sus credenciales de Active Directory normales.
Si piensa realizar la sincronización de Active Directory, Microsoft recomienda encarecidamente que primero habilite la federación de identidades. Si desea usar la sincronización de Active Directory, pero decido no habilitar la federación de identidades, debe redelegar su dominio como se describió anteriormente.
Comience en la nube
Vale la pena tener en cuenta que tener una implementación de Active Directory local no es prerrequisito para usar Microsoft Office 365. Asimismo, puede tener también una implementación local para mover todo a la nube, siempre que no esté ejecutando alguna aplicación local (aparte de las que se incluyen en Microsoft Office 365) que requiera acceso a Active Directory.
La interfaz administrativa le permite crear cuentas de usuario directamente en el entorno de Microsoft Office 365; sin embargo, no lo haga si está realizando sincronización de directorios. Aunque puede crear cuentas de usuario una a la vez a través de un asistente basado en web, la consola administrativa también le permite crear cuentas de usuario en forma masiva al rellenar un archivo CSV con información de las cuentas de usuario y luego al importar ese archivo. Puede ver que la consola administrativa ofrece una opción para descargar un archivo CSV en blanco o uno de ejemplo (ver la figura 3).
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Figura 3 Puede crear cuentas de usuario en forma masiva al agregar la información del usuario en un archivo CSV
Migrar usuarios existentes
Al igual que Microsoft Office 365 le permite crear cuentas de usuario nuevas en la nube, también puede migrar los usuarios actuales. Microsoft Office 365 incluye Exchange Server 2010. Aunque los datos del buzón se almacenan en un servidor de buzones, el buzón mismo es un atributo de Active Directory. Como tal, la migración de una cuenta de usuario significa también migrar el buzón del usuario.
Las migraciones no son una cuestión de “todo o nada”. Puede crear escenarios de coexistencia en las cuales tiene usuarios con buzones de Exchange locales, mientras que los buzones de otros usuarios se encuentran en la nube.
Dicho esto, las migraciones de usuarios a Microsoft Office 365 se tratan como migraciones de buzones. Dejando de lado la coexistencia, Microsoft Office 365 admite dos tipos de migraciones de buzón. Puede realizar una migración de Protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP) o una migración de Exchange local.
Migraciones de IMAP
Puede usar una migración de IMAP cuando necesite migrar datos de buzón desde un sistema de correo que no es Exchange o desde Exchange 5.5 o Exchange 2000. El proceso de migración real es relativamente simple, pero puede requerir bastante trabajo de preparación.
Antes de realizar una migración de IMAP, deberá crear buzones de Exchange para todos los usuarios cuyos datos de buzón va a migrar. También, tendrá que crear un archivo CSV con la dirección de correo electrónico, el nombre de usuario y la contraseña de cada buzón que va a migrar. Después de que haya reunido la información necesaria, puede usar la opción Migración de correo electrónico de Outlook Web App para realizar la migración real (ver la figura 4).
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Figura 4 Las migraciones de correo electrónico se hacen mediante Outlook Web App
En este momento, Microsoft Office 365 todavía se encuentra en las pruebas beta y hay cierta ambigüedad respecto a la cantidad de usuario que puede migrar eficazmente. La interfaz de Migración de correo electrónico indica que debe tener menos de 1.000 buzones, pero la documentación indica que puede realizar migraciones a gran escala al migrar los buzones en lotes. La documentación recomienda que limite cada lote en 2.500 buzones.
Migraciones de Exchange Server
Al igual que el caso de la migración de IMAP, una migración de Exchange mueve los datos de buzón a la nube. El proceso de migración mueve los mensajes, contactos y grupos de distribución.
Existen dos tipos diferentes de migraciones de Exchange. Una migración simple mueve todos los buzones de Exchange a la vez. Una migración por etapas migra un subconjunto de los buzones. Puede usar una migración por etapas en escenarios de coexistencia.
El primer paso al realizar una migración simple es especificar el tipo de migración. Puede optar por realizar una migración de Exchange 2007 y de versiones posteriores o una migración de Exchange 2003 y de versiones posteriores (ver la figura 5). La única diferencia real entre las dos es que la opción de Exchange 2007 usa el servicio Detección automática para detectar automáticamente la configuración de su conexión. La opción de Exchange 2003 requiere que especifique manualmente la configuración de su conexión.
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Figura 5 La opción de Exchange 2007 usa la opción Detección automática para detectar la configuración de la conexión
Como podrá imaginar, el proceso de migración puede tardar algún tiempo en completarse. Esto es especialmente cierto si tiene muchos buzones o buzones específicamente grandes (Microsoft Office 365 posee una cuota de buzón de 25 GB). Microsoft Office 365 usa dos métodos de sincronización diferentes para mantener los buzones sincronizados durante la migración.
En la sincronización inicial, se copian primero los datos del buzón a la nube. Posteriormente, Exchange realiza una sincronización incremental cada 24 horas. La sincronización incremental copia cualquier dato nuevo del buzón a la nube.
Después de que se hayan migrado todos los buzones, Exchange le envía un correo electrónico que le informa que la migración se ha completado. Este mensaje contiene dos archivos adjuntos. Uno de los archivos adjuntos es un archivo llamado MigrationErrors.csv. Este archivo muestra los buzones que no se pudieron migrar. El otro archivo adjunto se llama MigrationStatistics.csv. Este archivo contiene información sobre la cantidad de elementos que se migraron.
Sin embargo, aún más importante, el archivo MailboxStatistics.csv incluye una contraseña temporal para cada usuario. El usuario deberá usar esta contraseña cuando inicie sesión en la nube y luego restablecer la contraseña.
En este punto, puede redirigir el registro de Mail Exchange en el servidor DNS de la organización para que apunte al servidor de la nube. Esto hará que los mensajes vayan directamente al servidor de la nube. La migración se completa con una sincronización final y un mensaje de correo electrónico de confirmación. Luego, usted y sus usuarios estarán trabajando en la nube.
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Brien Posey*, MVP, es autor técnico independiente con miles de artículos y docenas de libros a su haber. Puede visitar su sitio web en brienposey.com.*