Tareas clave: crear y enviar una solicitud de compra

Artículo
08/03/2018

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Puede usar una solicitud de compra para enviar una solicitud de artículos o servicios que requiera la organización.

Nota

Al usar solicitudes de compra, puede hacer lo siguiente:

Solicitar artículos y servicios de un catálogo interno. También puede solicitar artículos y servicios que no aparecen en el catálogo.
Solicitar artículos o servicios en nombre de otra persona, o para una unidad operativa o entidad jurídica distinta a aquella en la que ostenta un puesto principal.
Sugerir un proveedor al que pedir artículos o servicios.
Distribuir un importe de una línea de solicitud de compra a varias dimensiones y cuentas financieras.
Realizar comprobaciones presupuestarias en la solicitud de compra si su organización usa la comprobación presupuestaria.
Enviar la solicitud de compra para su revisión y aprobación.

¿Qué desea hacer?

Más información acerca de...

Creación de una solicitud de compra

Vista y modificación de las líneas de la solicitud de compra

Sugerir un proveedor

Distribución de un importe en una línea de solicitud de compra

Ejecución de una comprobación presupuestaria para una línea de la solicitud de compra

Enviar una solicitud de compra al flujo de trabajo

Trabajo con un propósito de pedido de Microsoft Dynamics AX 2012 R2

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Más información acerca de...

Haga clic en estos vínculos para obtener más información sobre los conceptos tratados en este tema.

Acerca de las solicitudes de compra

Acerca de los estados para solicitudes de compra

Visión general de un flujo de trabajo de solicitudes de compra

Creación de una solicitud de compra

Use este procedimiento para crear una solicitud de compra para solicitar artículos o servicios para usted mismo, en nombre de otras personas o para otras entidades jurídicas o unidades operativas. Si crea solicitudes de compra en nombre de otra persona, las directivas de compra que se apliquen a dicha persona, como la autoridad de compras o los artículos disponibles del catálogo, se aplicarán a esas líneas de solicitud de compra del solicitante. Si crea solicitudes de compra para otras entidades jurídicas o unidades operativas, las directivas de compras que se apliquen a dichas entidades jurídicas y unidades operativas se aplicarán a las líneas de la solicitud de compra.

Nota

Debe tener los permisos adecuados para poder especificar solicitudes de compra para otros usuarios u otras entidades jurídicas o unidades operativas. Para obtener más información acerca de cómo configurar estos permisos, vea Configurar permisos para pedir productos en nombre de otro usuario.

Haga clic en Adquisición y abastecimiento > Común > Solicitudes de compra > Solicitudes de compra preparadas por mí.
En la página de lista Solicitudes de compra preparadas por mí, en el panel de acciones, haga clic en Solicitud de compra.
En el formulario Preparar una nueva solicitud de compra, especifique un nombre para la solicitud de compra y seleccione la fecha de contabilidad y la fecha solicitada para la solicitud de compra. De forma predeterminada, estas fechas se copian en las líneas de la solicitud de compra. También se pueden cambiar a nivel de líneas. La fecha solicitada es la fecha de entrega solicitada. La fecha de contabilidad se usa para registrar el asiento contable en la contabilidad general y para validar si los fondos presupuestarios están disponibles.

Nota

La fecha solicitada se puede modificar para permitir un plazo asociado a un producto en una línea de solicitud de compra.
Si la solicitud de compra tiene líneas para gastos de proyectos, active la casilla Seleccionar proyecto predeterminado y especifique la información siguiente:
- En el campo Entidad jurídica compradora, seleccione la entidad jurídica a la que se asigna el proyecto.
- En el campo Id. de proyecto, seleccione el Id. de proyecto que aparecerá de forma predeterminada en todas las líneas de la solicitud de compra del proyecto.
Nota

Los datos del proyecto se pueden eliminar o modificar en el nivel de línea de solicitud de compra, pero solo se copiarán en las líneas de la solicitud de compra asignadas a la entidad jurídica compradora a la que se ha asignado el proyecto.
En el formulario Solicitudes de compra, en la ficha desplegable Encabezado de solicitud de compra, seleccione un motivo de justificación comercial y especifique una descripción. De forma predeterminada, el motivo de justificación comercial que seleccione aparece para las líneas de solicitud de compra, pero puede cambiar esta configuración en el nivel de línea.

Nota

Si desea configurar una solicitud de compra en espera, active la casilla En espera en el área Abastecimiento y proporcione una Explicación.

Este control solo está disponible si Microsoft Dynamics AX 2012 R3 está instalado.
Para agregar artículos de línea a la solicitud de compra, en la ficha desplegable Líneas de solicitud de compra, haga clic en Agregar artículos.

Nota

También puede hacer clic en Agregar línea para agregar un artículo de línea y especificar manualmente la información necesaria.
En el formulario Agregar artículos, en la ficha Artículos de catálogo, seleccione los artículos que desee agregar a la solicitud de compra y, a continuación, haga clic en Seleccionar ->. Puede seleccionar varios artículos para agregarlos a su solicitud de compra al mismo tiempo.

Nota

Si se necesitan detalles adicionales sobre el producto, el inventario o las dimensiones del proyecto para los artículos o servicios seleccionados, especifíquelos en la ficha Detalles del panel inferior.

La lista de artículos de la ficha Artículos de catálogo se filtra por solicitante, entidad jurídica compradora y unidad operativa receptora. También puede filtrar la lista por categoría de compras.

Nota

Si se le ha concedido permiso para solicitar artículos o servicios en nombre de otro usuario u otra entidad jurídica o unidad operativa, puede seleccionar el solicitante, la entidad jurídica compradora y la unidad operativa receptora en nombre de los que está autorizado a solicitar artículos o servicios.
Para agregar artículos que no se encuentran en un catálogo, haga clic en la ficha Artículos fuera del catálogo y siga estos pasos para cada uno de los productos que desee solicitar:
1. Especifique un nombre de producto.
2. Seleccione una categoría de compras para el producto y especifique una descripción opcional.
3. En el campo Cuenta de proveedor, realice una de las acciones siguientes:
  - Seleccione un proveedor aprobado.
  - Deje el campo en blanco. El agente de compras seleccionará a un proveedor durante el proceso de aprobación de la solicitud de compra.
  - Sugiera un nuevo proveedor para el producto. Para obtener más información sobre cómo sugerir un proveedor, vea el procedimiento "Sugerir un proveedor" más adelante en este tema.
4. Especifique una cantidad, un precio por unidad y una divisa para el producto y, a continuación, especifique la unidad de medida en la que se compra el producto.
5. Si el producto se puede pedir en línea, puede especificar una dirección web y el número de artículo externo asignado por el proveedor.
6. Haga clic en Seleccionar -> para agregar un artículo de fuera del catálogo a la lista de productos que desee agregar a la solicitud de compra.
Opcional: Puede especificar una reserva de presupuesto general en una línea de solicitud de compra. Si usa la contabilidad de proyectos, todos los detalles de proyecto y distribuciones de proyectos se copian. Debido a la referencia de la reserva de presupuesto, algunos de los detalles del proyecto no se pueden editar. Para obtener más información, vea About general budget reservations (Public sector) y Use project accounting with general budget reservations (Public sector).
En la lista de productos seleccionados, revise los artículos seleccionados.
- Para ver o modificar las dimensiones del producto, las dimensiones del inventario y las dimensiones del proyecto del producto seleccionado, haga clic en la ficha Detalles.
- Para quitar un producto, active la casilla situada junto a él y, a continuación, haga clic en Quitar.
Haga clic en Aceptar para agregar los productos a la solicitud de compra.
Visualice o modifique las líneas de la solicitud de compra y envíe la solicitud de compra para revisión y aprobación.

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Vista y modificación de las líneas de la solicitud de compra

Después de agregar productos a la solicitud de compra, puede ver las líneas de la solicitud de compra y ver o modificar los detalles de cada artículo de la línea. Puede continuar agregando o quitando artículos y servicios, siempre que la solicitud de compra tenga el estado Borrador. Si se ha enviado a revisión la solicitud de compra, debe recuperarla para poder quitar una línea de la solicitud de compra. Para obtener más información sobre los estados de las solicitudes de compra, consulte Acerca de los estados para solicitudes de compra.

Haga clic en Adquisición y abastecimiento > Común > Solicitudes de compra > Solicitudes de compra preparadas por mí.
En la página de lista Solicitudes de compra preparadas por mí, haga doble clic en la solicitud de compra que contiene las líneas que desea modificar.
En el formulario Solicitudes de compra, en el panel de acciones, en la ficha Solicitud de compra, en el grupo Mantener, haga clic en Editar.
En la ficha desplegable Líneas de solicitud de compra, seleccione la línea que desee ver o modificar y, a continuación, haga clic en Detalles.
Vea o modifique la información sobre la dirección de entrega y otros detalles, como el grupo de activos fijos, el proyecto, las dimensiones financieras y las dimensiones de inventario para la línea.
Si el artículo de línea reúne las condiciones de un activo fijo, especifique información adicional sobre el artículo en la ficha desplegable Activos fijos. Una vez especificada la información del activo, el sistema evaluará los datos y asignará automáticamente el grupo de activos correspondiente al artículo. Los grupos de activos son códigos definidos por el usuario que identifican la finalidad de la compra del activo fijo.
Después de cambiar la línea de la solicitud de compra, en el Panel de acciones, en la ficha Línea de solicitud de compra, haga clic en Detalles de línea.
Si no va a realizar más cambios en las líneas de la solicitud de compra, envíe la solicitud de compra para su revisión y aprobación.

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Sugerir un proveedor

Utilice este procedimiento para sugerir un nuevo proveedor para un producto. Esta opción solo está disponible para las líneas de solicitudes de compra que hacen referencia a un servicio o un artículo de fuera del catálogo.

Haga clic en Adquisición y abastecimiento > Común > Solicitudes de compra > Solicitudes de compra preparadas por mí.
En la página de lista Solicitudes de compra preparadas por mí, seleccione la solicitud de compra para la que desee sugerir un proveedor y, a continuación, en el panel de acciones, en la ficha Solicitud de compra, haga clic en Editar.
En el formulario Solicitudes de compra, en la ficha desplegable Líneas de solicitud de compra, seleccione la línea para la que desee sugerir un proveedor. Haga clic en Línea de solicitud de compra > Sugerir proveedores.
En el formulario Sugerencias de proveedor, seleccione un proveedor de una lista de proveedores de la compañía o proponga un nuevo proveedor con el que desee establecer una relación comercial. Realice uno de los siguiente procedimientos:
- Para seleccionar un proveedor de la lista de proveedores de la compañía, haga clic en Agregar en la ficha desplegable Proveedores de empresa. En el campo Cuenta de proveedor, seleccione el proveedor de la compañía en la lista.
- Para proponer un nuevo proveedor, haga clic en Agregar en la ficha desplegable Nuevos proveedores propuestos. Especifique el nombre del proveedor propuesto y agregue información de contacto, como el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. Puede agregar detalles sobre su sugerencia en el campo Notas.

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Distribución de un importe en una línea de solicitud de compra

Use este procedimiento para distribuir un importe de la línea de solicitud de compra a varias dimensiones y cuentas financieras. También puede modificar las cuentas financieras predeterminadas en las que se ha registrado la compra de un artículo.

Haga clic en Adquisición y abastecimiento > Común > Solicitudes de compra > Solicitudes de compra preparadas por mí.
En la página de lista Solicitudes de compra preparadas por mí, cree una nueva solicitud de compra o seleccione una de la lista y, a continuación, en el Panel de acciones, en la ficha Solicitud de compra, haga clic en Editar.
En el formulario Solicitudes de compra, en la ficha desplegable Líneas de solicitud de compra, cree o seleccione una línea de solicitud de compra. Haga clic en Operaciones financieras > Distribuir importes.
En el formulario Distribuciones contables, puede ver la distribución predeterminada del producto en la línea de solicitud de compra seleccionada. Si desea anular la configuración existente y distribuir el coste del producto en varias dimensiones y cuentas financieras, siga estos pasos.
1. En el campo Líneas de solicitud de compra, seleccione el importe que desee distribuir. Puede distribuir el precio total, el descuento y los cargos de forma individual, o bien distribuir el importe neto de la línea.
2. En el campo Distribuido por, seleccione la forma de distribución. Puede realizar la distribución según el porcentaje, el importe o la cantidad.
3. Haga clic en Dividir para copiar la cuenta financiera en una nueva línea.
4. En la nueva línea, seleccione una dimensión y cuenta contable y, a continuación, especifique el importe que desee cobrar a cada cuenta o dimensión. El importe que especifique para la nueva línea se restará del importe de la línea original.
Si desea eliminar una línea de distribución, selecciónela y a continuación, haga clic en Eliminar. No puede eliminar la línea original.
Si desea borrar todas las distribuciones, excepto la línea original, haga clic en Restablecer.
Si desea dividir el importe de la línea original de manera igualitaria entre las dimensiones y las cuentas financieras de la lista, haga clic en Distribuir de forma equitativa.
Para guardar sus cambios y volver a la solicitud de compra, haga clic en Cerrar.

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Ejecución de una comprobación presupuestaria para una línea de la solicitud de compra

Use este procedimiento para ver los detalles sobre advertencias o errores del presupuesto para los importes de una solicitud de compra o una línea de la solicitud de compra. Si su organización usa dimensiones, como departamentos o centros de coste, puede ver los resultados de la comprobación presupuestaria para una combinación de dimensiones y cuentas financieras asignada a una línea de la solicitud de compra.

Nota

El formulario que muestra el resultado de la comprobación presupuestaria está vacío si la comprobación presupuestaria es correcta, o si la organización no ha configurado un presupuesto.

Debe realizar una comprobación presupuestaria para poder ver el resultado de la comprobación presupuestaria. Al realizar una comprobación presupuestaria, el importe de la línea de la solicitud de compra se resta del importe presupuestario disponible. Si el importe de la línea supera el importe presupuestario disponible, recibirá una advertencia.

Haga clic en Adquisición y abastecimiento > Común > Solicitudes de compra > Solicitudes de compra preparadas por mí.
En la página de lista Solicitudes de compra preparadas por mí, cree una nueva solicitud de compra o seleccione una de la lista. En el panel de acciones, en la ficha Solicitud de compra, haga clic en Editar.
En el formulario Solicitudes de compra, puede realizar una comprobación presupuestaria para todas las líneas o para una línea seleccionada. Realice uno de los siguiente procedimientos:
- Para realizar una comprobación presupuestaria para todas las líneas, en el Panel de acciones, en la ficha Operaciones financieras, en el grupo Presupuesto, haga clic en Realizar comprobación presupuestaria.
- Para realizar una comprobación presupuestaria en una línea específica, en la ficha desplegable Líneas de solicitud de compra, seleccione una línea de solicitud de compra y, a continuación, haga clic en Operaciones financieras > Realizar comprobación presupuestaria.
Para ver el resultado de la comprobación presupuestaria, en el formulario Solicitudes de compra, en el panel de acciones, en la ficha Operaciones financieras, en el grupo Presupuesto, haga clic en Errores o advertencias de la comprobación presupuestaria.

El resultado de la comprobación presupuestaria puede ser Comprobación de presupuesto aprobada, Comprobación de presupuesto aprobada pero con advertencias o Comprobación de presupuesto no aprobada. El campo Detalle del resultado de la comprobación presupuestaria muestra una explicación detallada del resultado de la comprobación presupuestaria y las acciones sugeridas que puede realizar para gestionar el error o la advertencia.

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Enviar una solicitud de compra al flujo de trabajo

Para enviar una solicitud de compra (o el pedido de reabastecimiento) al flujo de trabajo, debe ser el preparador. Se deben rellenar todos los campos obligatorios, y la solicitud debe contener, como mínimo, un artículo para que se pueda enviar. La solicitud debe tener el estado Borrador.

El proceso del flujo de trabajo puede enrutar la solicitud a través del proceso de revisión como un documento único. Otra opción es que las líneas de la solicitud se puedan enrutar individualmente a los revisores adecuados. Si las líneas de la solicitud se revisan de manera individual, el proceso de revisión se debe completar para todas las líneas de la solicitud antes de que se pueda completar el proceso de revisión de la solicitud. El estado general de la solicitud lo controla el estado de las líneas de solicitud.

Para obtener más información sobre cómo configurar el flujo de trabajo de la líneas de solicitud, consulte Configurar flujos de trabajo de compras y abastecimiento.

Si utiliza reservas de presupuesto generales con sus solicitudes de compra, puede agregar una tarea de reserva al flujo de trabajo de solicitudes de compra. También puede crear flujos de trabajo de reservas de presupuesto generales. Para obtener más información, consulte Set up general budget reservation workflows (Public sector).

Haga clic en Adquisición y abastecimiento > Común > Solicitudes de compra > Solicitudes de compra preparadas por mí.
En la página de lista Solicitudes de compra preparadas por mí, seleccione la solicitud que desee enviar al flujo de trabajo.
En la barra de mensajes del flujo de trabajo, haga clic en Enviar.
En el cuadro de diálogo que se abre, especifique un comentario en el campo Comentario y, a continuación, haga clic en Enviar.
Para recuperar una solicitud que ha enviado al flujo de trabajo, en la barra de mensajes del flujo de trabajo, haga clic en Acciones > Recuperar.
Para ver el historial de flujo de trabajo de una solicitud que ha enviado al flujo de trabajo, en la barra de mensajes del flujo de trabajo, haga clic en Acciones > Ver historial.

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Trabajo con un propósito de pedido de Microsoft Dynamics AX 2012 R2

En Microsoft Dynamics AX 2012 R2, se introdujo el concepto de propósito de solicitud. Un propósito de solicitud permite mayor flexibilidad sobre la manera en que se puede cumplir la demanda de solicitud. Cuando se crea una solicitud, puede asignarle uno de los dos propósitos: consumo o reabastecimiento. El propósito predeterminado es consumo. Esto es equivalente a una solicitud de compra en versiones anteriores de Microsoft Dynamics AX, donde el propósito de reabastecimiento no estaba disponible. En función del propósito de solicitud y la configuración de la organización, la demanda de solicitud la puede cumplir un pedido de compra, un pedido de transferencia, un pedido de producción o un kanban. Para obtener más información acerca de los propósitos de solicitud y cómo estos afectan al proceso de solicitud, consulte Acerca de las solicitudes de compra.

Un pedido que tiene un propósito de reabastecimiento representa una demanda para reabastecer el inventario o solicitar artículos o servicios. Por ejemplo, podría crear una solicitud para reabastecer los artículos de modo que se puedan vender en una ubicación comercial específica en un plazo específico. La demanda se puede cumplir mediante un pedido de compra, pedido de transferencia, pedido de producción o un kanban. Cuando el propósito de solicitud es reabastecimiento, la demanda se expresa como una cantidad en lugar de un importe monetario. Por lo tanto, no se aplica la contabilidad de reserva de gasto, el control presupuestario, las reglas de negocios para la determinación de activos fijos (BRAD), la contabilidad de proyectos ni las reglas relacionadas. No se aplican las tareas descritas anteriormente en este tema que hacen referencia a la contabilidad, el presupuesto, los activos, las dimensiones financieras, el proyecto, los proveedores, etc. Solo los productos que se encuentran en existencias y liberados a la entidad jurídica especificada pueden cumplir la demanda de la solicitud de reabastecimiento.

El uso de solicitudes con un propósito de reabastecimiento le permite hacer lo siguiente:

Solicitar artículos y servicios de un catálogo interno.
Solicitar artículos o servicios en nombre de otra persona, o para una unidad operativa o entidad jurídica distinta a aquella en la que ostenta un puesto principal.
Enviar la solicitud de compra para su revisión y aprobación.

El propósito de la solicitud de Reabastecimiento debe habilitarse para su organización para poder crear una solicitud con un propósito de reabastecimiento. Para obtener más información acerca de la configuración de los propósitos de solicitud, consulte Regla del propósito del pedido (formulario).

Crear un pedido con un propósito de reabastecimiento

Haga clic en Adquisición y abastecimiento > Común > Solicitudes de compra > Solicitudes de compra preparadas por mí.
En la página de lista Solicitudes de compra preparadas por mí, en el panel de acciones, haga clic en Solicitud de compra.
En el formulario Preparar una nueva solicitud de compra, especifique un nombre para la solicitud de compra y seleccione la fecha solicitada de la solicitud. De manera predeterminada, estas fechas se copian en las líneas de la solicitud. También se pueden cambiar a nivel de líneas. La fecha solicitada es la fecha de entrega solicitada.
Seleccione el propósito de solicitud Reabastecimiento. El propósito de solicitud puede preseleccionarse si Reabastecimiento es el propósito de solicitud predeterminado para su organización.
En el formulario Solicitudes de compra, en la ficha desplegable Encabezado de solicitud de compra, seleccione un motivo de justificación comercial y especifique una descripción. De manera predeterminada, el motivo de justificación comercial seleccionado aparece para las líneas de solicitud, pero puede cambiar esta configuración en el nivel de línea.
Para agregar artículos de línea a la solicitud, en la ficha desplegable Líneas de solicitud de compra, haga clic en Agregar artículos.

Nota

También puede hacer clic en Agregar línea para agregar un artículo de línea y especificar manualmente la información necesaria.
En el formulario Agregar artículos, en la ficha Artículos de catálogo, seleccione los artículos que desee agregar a la solicitud y, a continuación, haga clic en Seleccionar ->. Puede seleccionar varios artículos para agregarlos a su solicitud de compra al mismo tiempo.

Nota

Si se necesitan detalles adicionales sobre las dimensiones del producto o el inventario para los artículos o servicios seleccionados, especifíquelos en la ficha Detalles del panel inferior.

La lista de artículos de la ficha Artículos de catálogo se filtra por solicitante, entidad jurídica compradora y unidad operativa receptora. También puede filtrar la lista por categoría.

Nota

Si se le ha concedido permiso para solicitar artículos o servicios en nombre de otro usuario o en otra entidad jurídica o unidad operativa, puede seleccionar el solicitante, la entidad jurídica compradora y la unidad operativa receptora a la que ha autorizado a solicitar artículos o servicios.
Haga clic en Aceptar para agregar los productos a la solicitud.
Visualice o modifique las líneas del pedido. Envíe la solicitud para su revisión y aprobación.

Después de agregar productos a la solicitud, puede ver las líneas de la solicitud y ver o modificar los detalles de cada artículo de la línea. Puede continuar agregando o quitando artículos y servicios, siempre que la solicitud tenga el estado Borrador. Si se ha enviado a revisión la solicitud, debe recuperarla para poder quitar una línea de la solicitud. Para obtener más información acerca de los estados de solicitud, consulte Acerca de los estados para solicitudes de compra.

Ver y modificar las líneas de la solicitud de reabastecimiento

Haga clic en Adquisición y abastecimiento > Común > Solicitudes de compra > Solicitudes de compra preparadas por mí.
En la página de lista Solicitudes de compra preparadas por mí, haga doble clic en la solicitud que contiene las líneas que desea modificar.
En el formulario Solicitudes de compra, en el panel de acciones, en la ficha Solicitud de compra, en el grupo Mantener, haga clic en Editar.
En la ficha desplegable Líneas de solicitud de compra, seleccione la línea de la solicitud que desee ver o modificar y, a continuación, haga clic en Detalles.
Después de modificar la línea de la solicitud, en el Panel de acciones, en la ficha Línea de solicitud de compra, haga clic en Detalles de línea.
Si no va a realizar más cambios en las líneas, envíe la solicitud para su revisión y aprobación.

Enviar una solicitud de reabastecimiento al flujo de trabajo

Para usar las solicitudes con un propósito de reabastecimiento, Microsoft Dynamics AX 2012 R2 debe configurarse para incluir la demanda de solicitud en la programación maestra.
Después de que se configure la demanda de solicitud en la programación maestra, las solicitudes aprobadas que tengan un propósito de reabastecimiento se liberarán automáticamente a la programación maestra y el método de cumplimiento de la demanda creada por estas solicitudes se determinará automáticamente. Este método se determina según las directivas de suministro configuradas para los artículos en la organización y se planifica por medio de la programación maestra.
Después de crear y aprobar una solicitud de reabastecimiento, no se requiere ninguna acción adicional del usuario. Para obtener más información, vea Configurar planes maestros para incluir solicitudes.

Para obtener instrucciones detalladas acerca de cómo enviar un pedido de reabastecimiento al flujo de trabajo, vea “Enviar una solicitud de compra al flujo de trabajo" anteriormente en este tema.

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