Configurar el acceso a datos de Servicios de Excel mediante conexiones de datos incrustadas

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2011-08-08

Servicios de Excel en Microsoft SharePoint Server 2010 usa tres métodos de conexión a datos externos:

• Puede usar una cuenta de servicio desatendida. Para obtener más información, vea Configurar la cuenta de servicio desatendida de Servicios de Excel para un entorno de prueba de inteligencia empresarial.

• Puede usar un archivo de conexión de datos (ODC) de Office. Para obtener más información, vea Configurar el acceso a datos de Servicios de Excel mediante las conexiones a datos externos en un entorno de prueba de inteligencia empresarial.

• Puede incrustar un archivo de ODC en un libro. Este artículo describe el procedimiento para ello.

Para configurar el acceso a datos de Servicios de Excel para usar conexiones de datos incrustadas, hay que seguir el procedimiento que se indica a continuación:

1. Configurar una cuenta de acceso a datos

2. Configurar la aplicación Servicio de almacenamiento seguro

3. Crear y publicar un libro de Excel que usa una conexión de datos incrustada

4. Compruebe que los datos se actualizan en un archivo de Servicios de Excel

Configurar una cuenta de acceso a datos

Para configurar Servicios de Excel para usar conexiones de datos incrustadas, empezaremos por configurar una cuenta de acceso a datos. A continuación, concederemos esta a esta cuenta acceso de lectura a los datos que hay almacenados en SQL Server.

Para crear una cuenta para acceso a datos de Active Directory

1. Inicie sesión en Contoso-DC con la cuenta Contoso\administrator.

2. Haga clic en Inicio, en Herramientas administrativas y, a continuación, en Usuarios y equipos de Active Directory.

3. Expanda el nodo contoso.local.

4. Haga clic con el botón secundario en Usuarios, haga clic en Nuevo y, a continuación, en Usuario.

5. En los cuadros de texto Nombre completo y Nombre de inicio de sesión de usuario, escriba ExcelDataEmbed y, a continuación, haga clic en Siguiente.

6. Escriba y confirme una contraseña para la cuenta.

7. Desactive la casilla El usuario debe cambiar la contraseña en el siguiente inicio de sesión.

8. Seleccione la casilla La contraseña nunca expira.

9. Haga clic en Siguiente y, a continuación, en Finalizar.

Una vez creada la cuenta ExcelDataEmbed, el siguiente paso es concederle a la cuenta acceso de lectura a los datos necesarios. Realice el siguiente procedimiento para crear un inicio de sesión de SQL Server y conceder acceso de lectura a la base de datos.

Para crear un inicio de sesión de SQL Server

1. Inicie sesión en Contoso-SQL mediante la cuenta Contoso\SQLAdmin.

2. Haga clic en Inicio, en Todos los programas, en Microsoft SQL Server 2008 R2 y, a continuación, en SQL Server Management Studio.

3. En el cuadro de diálogo Conectar con el servidor, seleccione Motor de base de datos como el Tipo de servidor, escriba Contoso-SQL en el cuadro de texto Nombre de servidor y, a continuación, haga clic en Conectar.

4. En el Explorador de objetos, expanda Seguridad.

5. Haga clic con el botón secundario en Inicios de sesión y, a continuación, haga clic en Nuevo inicio de sesión.

   Se abrirá el cuadro de diálogo Inicio de sesión – Nuevo.

6. Junto al cuadro de texto Nombre de inicio de sesión, escriba Contoso\ExcelDataEmbed.

7. En el cuadro de diálogo Inicio de sesión – Nuevo, en el panel Seleccionar una página, haga clic en Asignación de usuarios.

   Aparecerá una lista de bases de datos.

8. Seleccione la casilla Asignación para la base de datos de ContosoRetailDW y, a continuación, en la sección Pertenencia al rol de la base de datos para: ContosoRetailDW, seleccione la casilla db_datareader.

9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Inicio de sesión – Nuevo. Observe que la cuenta de acceso a datos Contoso\ExcelDataEmbed se muestra en la lista Inicios de sesión.

Ahora que ha creado una cuenta de acceso a datos, el siguiente paso es configurar la aplicación Servicio de almacenamiento seguro.

Configurar la aplicación Servicio de almacenamiento seguro

Para configurar la aplicación Servicio de almacenamiento seguro, empezaremos por crear un grupo de Active Directory. Este grupo se usará para proporcionar acceso de datos a usuarios de Excel que usan conexiones de datos incrustadas.

Para crear un grupo de Active Directory para el acceso de datos de usuario

1. Inicie sesión en Contoso-DC con la cuenta Contoso\Administrator.

2. Haga clic en Inicio, en Herramientas administrativas y, a continuación, en Usuarios y equipos de Active Directory.

3. Expanda el nodo contoso.local.

4. Haga clic con el botón secundario en Usuarios, haga clic en Nuevoy, a continuación, en Grupo.

   Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo objeto – Grupo.

5. En el cuadro Nombre del grupo, escriba ExcelDataEmbedGroup y, a continuación, haga clic en Aceptar.

   Observe que ExcelDataEmbedGroup aparece en la lista de grupos y usuarios.

6. Haga doble clic en ExcelDataEmbedGroup para abrirlo y editarlo.

7. Haga clic en la ficha Miembros y, a continuación, en Agregar.

   Se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios, contactos, equipos, cuentas de servicio o grupos.

8. En el cuadro Escribir los nombres de objeto para seleccionar, escriba Contoso\susan.burk; Contoso\john.woods y, a continuación, haga clic en Comprobar nombres.

   Se comprobarán las cuentas de usuario y aparecerán como hipervínculos.

9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios, contactos, equipos, cuentas de servicio o grupos.

10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades de ExcelDataEmbedGroup.

Ahora que se han creado las cuentas de Active Directory, el siguiente paso es configurar la aplicación Servicio de almacenamiento seguro. Empezaremos por crear una aplicación de destino.

Para crear una aplicación de destino

1. Inicie sesión en Contoso-AppSrv con la cuenta Contoso\FarmAdmin.

2. Haga clic en Inicio, en Todos los programas, en Productos de Microsoft SharePoint 2010 y, a continuación, en Administración central de SharePoint 2010.

3. En la página principal de Administración central, bajo Administración de aplicaciones, haga clic en Administrar aplicaciones de servicio.

4. Haga clic en la aplicación Servicio de almacenamiento seguro.

5. En la cinta de opciones, haga clic en Nuevo.

6. En el cuadro de texto Id. de la aplicación de destino, escriba ExcelServicesEmbeddedData.

7. En el cuadro de texto Nombre para mostrar, escriba Datos incrustados de Servicios de Excel.

8. En el cuadro de texto Correo electrónico de contacto, escriba farmadmin@contoso.local.

   Nota

   Aunque las notificaciones de correo electrónico no están configuradas en este entorno, debe especificar una dirección electrónico en el cuadro Correo electrónico de contacto.

9. En la lista desplegable Tipo de aplicación de destino, seleccione Grupo y, a continuación, haga clic en Siguiente.

10. Mantenga los campos de credenciales predeterminados, y, a continuación, haga clic en Siguiente.

11. En la página Especifique la configuración de pertenencia, en el cuadro Administradores de la aplicación de destino, escriba Contoso\FarmAdmin.

12. En el cuadro Miembros, escriba Contoso\ExcelDataEmbedGroup y, a continuación, haga clic en Aceptar. No salga de la página todavía.

13. Coloque el puntero en ExcelServicesEmbeddedData, haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Establecer credenciales.

    Se abrirá la página Establecer credenciales para la aplicación de destino de almacenamiento seguro (Grupo).

14. En el cuadro Nombre de usuario de Windows, escriba Contoso\ExcelDataEmbed.

15. Escriba y confirme la contraseña para la cuenta Contoso\ExcelDataEmbed y, a continuación, haga clic en Aceptar.

16. Haga clic en Aceptar.

Ahora que hemos configurado el acceso a datos de Servicios de Excel para usar conexiones de datos incrustadas, el siguiente paso es crear y publicar un libro de Excel que use una conexión incrustada. A continuación, usaremos este libro para comprobar que los datos se actualizan correctamente en Servicios de Excel.

Crear y publicar un libro de Excel que use una conexión de datos incrustada

En esta sección, se describe cómo crear un informe de tabla dinámica que usa datos almacenados en SQL Server y publicar el libro en SharePoint Server. A continuación, actualizaremos los datos del libro que usa la conexión incrustada.

Crear un informe de tabla dinámica con una tabla de SQL Server

Para este informe, usaremos una tabla que está almacenada en SQL Server.

Para crear un informe de tabla dinámica con datos externos de SQL Server

1. Inicie sesión en Contoso-Client con la cuenta Contoso\Susan.Burk.

2. En Microsoft Excel 2010, en la ficha Datos , en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, haga clic en Desde SQL Server. Se abrirá el Asistente para la conexión de datos.

3. En el cuadro Nombre del servidor, escriba Contoso-SQL y, a continuación, haga clic en Siguiente.

4. Use Seleccione la base de datos que contiene la información que desea para seleccionar ContosoRetailDW.

5. Seleccione la casilla Conectar con una tabla específica y, a continuación, seleccione DimStore. A continuación, haga clic en Siguiente.

6. En el cuadro Descripción, escriba Contoso Storesy, a continuación, haga clic en Finalizar.

   Se abrirá el cuadro de diálogo Importar datos.

   Nota

   Si se le indica que sustituya el archivo ODC que se ubica en el equipo local, haga clic en Sí.

7. En la sección Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro, haga clic en Informe de tabla dinámica y, a continuación, en Aceptar.

   Se abrirá un informe de tabla dinámica vacío.

8. En el panel Lista de campos de tabla dinámica, arrastre StoreType a la sección Etiquetas de filas.

9. Arrastre EmployeeCount a la sección Valores.

   El informe de tabla dinámica se actualizará para mostrar un recuento de almacenes que tienen empleados.

10. En la sección Valores, haga clic en la flecha abajo de EmployeeCount y, a continuación, haga clic en Configuración de campo de valor.

11. En la sección Resumir campo de valor por, haga clic en Suma y, a continuación, en Aceptar.

    Observe que el informe de tabla dinámica se actualiza para mostrar el número total de empleados para cada tipo de almacén.

    No cierre el libro. Manténgalo abierto para el siguiente procedimiento.

En este punto, hemos creado y guardado un informe de tabla dinámica en Excel. Sin embargo, aún no hemos incrustado la información de conexión de datos externos en el libro. El siguiente paso es configurar e incrustar esta conexión.

Para incrustar información de conexión de datos externos en un libro de Excel

1. En Excel 2010, en la ficha Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Conexiones.

   Se abrirá el cuadro de diálogo Conexiones del libro.

2. Seleccione la conexión Contoso-sql ContosoRetailDW DimStore y, a continuación, haga clic en Propiedades.

   Se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades de conexión.

3. Seleccione la ficha Definición.

4. En la sección Servicios de Excel, haga clic en Configuración de autenticación.

   Se abrirá el cuadro de diálogo Configuración de autenticación de Servicios de Excel.

5. Seleccione SSS y, en el cuadro Id. de SSS, escriba ExcelServicesEmbeddedData.

6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración de autenticación de Servicios de Excel y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades de conexión.

7. Si aparece una advertencia que indica que el vínculo al archivo ODC externo se eliminará, haga clic en Sí.

8. En el cuadro de diálogo Conexiones del libro, haga clic en Cerrar. No cierre el libro todavía.

En este punto, hemos creado un libro que contiene una conexión de datos incrustada. El siguiente paso es publicar el libro en SharePoint Server.

Para publicar el libro de ContosoStores

1. En Excel, haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, en Guardar y enviar.

2. Haga clic en Guardar en SharePoint.

3. En Ubicaciones, haga Buscar una ubicación y, a continuación, en Guardar como.

   Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.

4. En el cuadro Ubicación de la parte superior de la ventana, escriba http://contoso-appsrv/sites/BICenter/Documents.

   Nota

   Puede tardar un poco hasta que se actualice el cuadro de diálogo y se muestre el contenido del sitio.

5. En el cuadro Nombre de archivo, escriba ContosoStores.xlsx.

6. Seleccione la casilla Abrir libro con Excel en el explorador y, a continuación, haga clic en Guardar.

   Se abrirá una ventana del explorador y mostrará el libro de ContosoStores.

En este punto, hemos creado y publicado un libro que usa una conexión de datos incrustada. El siguiente y último paso es comprobar que los datos se actualicen correctamente.

Compruebe que los datos se actualizan en un archivo de Servicios de Excel

En esta sección, comprobamos que los datos del libro de Excel se actualizan con la conexión incrustada correctamente. Empezaremos por ver el libro de ContosoStores en una ventana del explorador. Modificamos una fila en la base de datos de SQL Server que usa el libro y, a continuación, confirmaremos que el libro muestra los datos actualizados de la manera prevista.

En el equipo de Contoso-Client, el libro ContosoStores se abre en una ventana del explorador. Observe que el informe de tabla dinámica muestra el número de empleados para cada tipo de almacén.

• Catálogo: 120 empleados

• En línea: 340 empleados

• Revendedor: 44 empleados

• Almacén: 10.535 empleados

El siguiente paso es modificar una fila de datos en la tabla que usa el libro ContosoStores. Cambiaremos uno de los almacenes del Revendedor a Almacén. Esto cambiará el número de empleados para los grupos Revendedor y Almacén.

Para actualizar datos en la base de datos de ContosoRetailDW

1. Inicie sesión en Contoso-SQL con la cuenta Contoso\SQLAdmin.

2. Haga clic en Inicio, haga clic en Todos los programas, en Microsoft SQL Server 2008 R2 y, a continuación, en SQL Server Management Studio.

3. En el cuadro de diálogo Conectar con el servidor, seleccione Motor de base de datos para el Tipo de servidor y, a continuación, haga clic en Conectar.

4. En la barra de herramientas, haga clic en Nueva consulta.

5. Escriba la siguiente consulta en la ventana de consulta:

   USE [ContosoRetailDW]
   GO
   UPDATE dbo.DimStore set dbo.DimStore.StoreType = 'Store' where dbo.DimStore.StoreDescription = 'Contoso Europe Reseller'
   GO
   

6. En la barra de herramientas, haga clic en Ejecutar.

   En el panel Mensajes , aparecerá (1 fila afectada).

Ahora que hemos cambiado uno de los almacenes del Revendedor a Almacén, el número de empleados de estos tipos de almacenes debería haber cambiado también.

En el equipo de Contoso-Client, vea el libro. El informe de tabla dinámica debería mostrar la siguiente información:

• Catálogo: 120 empleados

• En línea: 340 empleados

• Revendedor: 32 empleados

• Almacén: 10.547 empleados

Se puede ver que después de cambiar esta fila de datos, el Revendedor pasó de tener 44 empleados a 32 y el Almacén pasó de 10.535 empleados a 10.547. El almacén que hemos cambiado tiene 12 empleados. Por lo tanto, es correcto. Hemos confirmado que los datos se actualizan en el libro según lo previsto.

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