Modificación de directivas de archivo en Exchange Online

En Exchange Online, puede usar directivas de archivo para mover automáticamente los elementos del buzón a archivos personales (locales) o basados en la nube. Las directivas de archivo son etiquetas de retención que usan la acción de retención Mover a archivo.

La instalación de Exchange crea una directiva de retención denominada Directiva de MRM predeterminada. Esta directiva tiene asignada una etiqueta de directiva predeterminada (DPT) que mueve los elementos al buzón de archivo después de dos años. La directiva también incluye una cantidad de etiquetas personales que los usuarios pueden aplicar a elementos de carpetas o buzones para mover o eliminar mensajes automáticamente. Si un buzón no tiene una directiva de retención asignada cuando se habilita el archivo, Exchange aplica automáticamente la Directiva de MRM predeterminada. También puede crear sus propias directivas de retención y archivo y aplicarlas a los usuarios de buzón. Para obtener más información, consulte Etiquetas de retención y directivas de retención.

Puede modificar las etiquetas de retención incluidas en la directiva predeterminada para satisfacer sus requisitos comerciales. Por ejemplo, puede modificar el DPT de archivo para mover elementos al archivo después de tres años, en lugar de dos. También puede crear etiquetas personales adicionales y agregarlas a una directiva de retención, incluida la directiva de MRM predeterminada, o permitir que los usuarios agreguen etiquetas personales a sus buzones desde Outlook en la Web opciones (anteriormente conocidas como Outlook Web App).

Para obtener más tareas de administración relacionadas con los archivos, consulte Habilitación de buzones de archivo en el portal de cumplimiento Microsoft Purview.

¿Qué necesita saber antes de comenzar?

• Tiempo estimado para finalizar: 5 minutos.

• Deberá tener permisos asignados para poder llevar a cabo estos procedimientos. Para ver qué permisos necesita, consulte la entrada "Administración de registros de mensajería" en el tema Permisos de características en Exchange Online.

• Para obtener información sobre los métodos abreviados de teclado que se pueden aplicar a los procedimientos de este tema, vea Métodos abreviados de teclado para el Centro de administración de Exchange.

Uso del EAC clásico para modificar la directiva de archivo predeterminada

1. Vaya aEtiquetas de retenciónde administración de cumplimiento>.

2. En la vista de lista, seleccione la etiqueta Movimiento predeterminado de 2 años al archivo y, a continuación, haga clic en Editar

   Sugerencia

   Puede hacer clic en la columna TIPO para clasificar las etiquetas de retención por tipo. La directiva de archivo predeterminada se muestra como tipo Predeterminado y tiene la acción de retención Archivo. Como alternativa, haga clic en NOMBRE para clasificar las etiquetas de retención por nombre.

3. En Etiqueta de retención, vea o modifique las siguientes configuraciones y, a continuación, haga clic en Guardar:

   • Nombre: use este cuadro en la parte superior de la página para ver o cambiar el nombre de la etiqueta.

   • Tipo de etiqueta de retención: este campo de solo lectura muestra el tipo de etiqueta.

   • Acción de retención: no modifique este campo para las directivas de archivo.

   • Período de retención: seleccione una de las siguientes opciones:

   • Nunca: haga clic en este botón para deshabilitar la etiqueta. Si se deshabilita la DPT, la etiqueta no se aplicará al buzón.

     Importante

     • El asistente de buzones no procesa los elementos que tienen aplicada una etiqueta de retención deshabilitada. Si quiere evitar que se aplique una determinada etiqueta a los elementos, le recomendamos que deshabilite la etiqueta en lugar de eliminarla. Al eliminar una etiqueta, la configuración de la etiqueta se elimina de Active Directory y el asistente de buzones procesa todos los mensajes para quitar la etiqueta eliminada.

     • Si un usuario aplica una etiqueta a un elemento porque cree que el elemento nunca se moverá, si se habilita la etiqueta más adelante, es posible que se muevan los elementos que el usuario quería conservar en el buzón principal.

   • Cuando el elemento alcanza la edad siguiente (en días): haga clic en este botón para especificar que los elementos se muevan al archivo después de un período determinado. De manera predeterminada, se establece esta configuración para mover los elementos al archivo después de dos años (730 días). Para modificar esta configuración, en el cuadro de texto que corresponda, escriba el número de días del período de retención. Los valores oscilan entre 1 y 24.855 días.

   • Comentario: use este cuadro para escribir un comentario que se mostrará a Outlook y Outlook en la Web usuarios.

Uso de Exchange Online PowerShell para modificar directivas de archivo

En este ejemplo se modifica la Default 2 year move to archive etiqueta para mover elementos después de 1095 días (3 años).

Set-RetentionPolicyTag "Default 2 year move to archive" -Name "Default 3 year move to archive" -AgeLimitForRetention 1095

En este ejemplo se deshabilita la Default 2 year move to archive etiqueta .

Set-RetentionPolicyTag "Default 2 year move to archive" -RetentionEnabled $false

Este ejemplo recupera todos las DPT de archivo y las etiquetas personales y las deshabilita.

Get-RetentionPolicyTag | ? {$_.RetentionAction -eq "MoveToArchive"} | Set-RetentionPolicyTag -RetentionEnabled $false

Para obtener más información acerca de la sintaxis y los parámetros, consulte Set-RetentionPolicyTag y Get-RetentionPolicyTag.

¿Cómo saber si el proceso se ha completado correctamente?

Use el cmdlet Get-RetentionPolicyTag para recuperar la configuración de la etiqueta de retención.

Este comando recupera las propiedades de la Default 2 year move to archive etiqueta de retención y canaliza la salida al cmdlet Format-List para mostrar todas las propiedades en formato de lista.

Get-RetentionPolicyTag "Default 2 year move to archive" | Format-List