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Administración de proyectos en Project Web App

 

Se aplica a: Project Server 2010

Última modificación del tema: 2013-07-19

Resumen:  A continuación se describe el tercer artículo de una serie de ocho acerca de cómo usar Microsoft Project Web App con los datos de Microsoft Project Server 2010 y cómo realizar tareas relacionadas con la administración de proyectos.

Se aplica a:  Project Server 2010 | Project Web App

En este artículo:

La administración de proyectos con Project Web App (PWA) es una responsabilidad clave del jefe de proyecto. Este artículo describe los procedimientos que un jefe de proyecto debe seguir a la hora de administrar proyectos mediante PWA:

  • Creación de nuevos proyectos

  • Visualización y apertura de proyectos

  • Protección de proyectos mediante la característica Protección forzada

  • Configuración de permisos del proyecto

  • Modificación de los campos personalizados

  • Modificación de la propiedad de un proyecto

  • Exportación de los datos del Centro de proyectos a Microsoft Excel

  • Modificación de un plan del proyecto

El Centro de proyectos permite ver y realizar acciones en el plan de proyecto de nivel de resumen. Usa varias pestañas de cinta basadas en las acciones que se pueden llevar a cabo en el Centro de proyectos.

La pestaña de detalles Proyectos de la cinta dispone de varias partes dependiendo de si la acción implica la visualización o modificación de la información del proyecto o de la programación del plan de proyecto.

La pestaña Tarea, situada en Herramientas de programación en la cinta, permite a los jefes de proyecto modificar la programación del proyecto en PWA.

La pestaña Opciones, situada en Herramientas de programación en la cinta, incorpora funciones adicionales para visualizar los detalles de programación del proyecto y vincular la información al sitio del proyecto.

La pestaña Proyecto de la cinta de opciones muestra diferentes opciones cuando el proyecto está en modo de modificación. Permite modificar la información del proyecto.

La pestaña Permisos de la cinta de opciones aparece disponible cuando se selecciona un proyecto del Centro de proyectos y cuando se hace clic en el botón Permisos de proyecto. Esto permite a los usuarios con los permisos de proyecto necesarios, normalmente el jefe de proyecto, asignar derechos sobre el proyecto y sobre el sitio del proyecto a usuarios individuales o grupos que no pertenezcan al equipo del proyecto.

El Centro de proyectos muestra todos los proyectos que se hayan guardado y publicado en la base de datos de Project Server y para los que el usuario actual tenga permisos de visualización. La vista predeterminada, la vista de Resumen, muestra datos básicos acerca de los proyectos. También hay disponibles otras vistas de datos del proyecto. Además, es posible crear vistas personalizadas.

En el Centro de proyectos podrá hacer lo siguiente:

  • Ver la cartera de proyectos o de proyectos individuales. Podrá ver información resumida acerca de varios proyectos o información detallada de proyectos individuales.

  • Es posible ver la información acerca del proyecto de forma detallada o con una escala temporal de alto nivel con la posibilidad de aplicar filtros y agrupar los datos en distintas vistas.

  • Abrir un plan de proyecto para la modificación o como solo lectura en Project Professional o PWA.

  • Actualizar el proyecto con una lista de tareas de SharePoint.

  • Crear un equipo de proyecto a partir del grupo de recursos de empresa según las habilidades necesarias para el proyecto y según la disponibilidad de los recursos.

  • Establecer un plan de recursos asociado a un proyecto. Los planes de recursos permiten planificar la asignación de recursos sin que sean necesarias asignaciones específicas.

  • Configurar permisos del proyecto para recursos individuales o grupos de recursos para ver o modificar el proyecto.

  • Proteger y desproteger proyectos.

  • Cerrar tareas específicas de un proyecto para que los miembros del equipo ya no puedan actualizarlas.

  • La información detallada y de resumen del proyecto visible en la vista Centro de proyectos situada a la izquierda del gráfico de Gantt puede imprimirse o exportarse a Microsoft Excel.

  • Tener acceso al sitio de proyecto del proyecto individual, incluida la creación de un panel de discusión, la creación de una lista de documentos y archivos relacionados, la creación y actualización de riesgos y problemas y la configuración de bibliotecas de documentos.

  • Mostrar u ocultar subproyectos.

  • Actualizar el tipo de proyecto de empresa asociado al proyecto.

Es posible agrupar y ordenar la lista de proyectos en varios tipos de datos resumidos acerca de proyectos disponibles para la visualización, o bien, puede ver información detallada acerca de un proyecto determinado sin abrir Project Professional 2010. También es posible crear, modificar y asignar recursos a una programación de proyecto del Centro de proyectos. Además, es posible llevar a cabo funciones específicas en proyectos determinados. Por ejemplo, un jefe de proyecto puede proteger un proyecto que no se había protegido correctamente o un ejecutivo puede ver información acerca de un grupo de proyectos.

En PWA es posible iniciar nuevas programaciones de proyectos. Puede iniciar el proyecto con un plan de proyecto en blanco o usar una plantilla empresarial que use los tipos de proyecto de Project Server.

NotaNote
Es importante comprender que la creación de proyectos a partir de una plantilla en PWA no solo incluye la plantilla de programación, sino que también incluye la plantilla del área de trabajo del proyecto. Por ello, si su organización usa diferentes plantillas de área de trabajo, deberá crear la programación del proyecto en PWA para asegurarse de que se usa la plantilla de programación y de área de trabajo correctas.
Para crear una nueva programación de proyecto
  1. En PWA, seleccione Centro de proyectos en el Inicio rápido.

  2. En el Centro de proyectos, en la pestaña Proyectos de la cinta de opciones, seleccione Nuevo y especifique el plan de proyecto correspondiente.

  3. Aparece la página web Detalles de proyecto o Información del proyecto con campos para completar acerca del proyecto. Especifique la información del proyecto en los campos y seleccione Guardar.

    NotaNote
    Los campos que tengan un asterisco de color rojo (*) son campos OBLIGATORIOS que deben completarse para poder guardar el proyecto.

    La información del proyecto se guarda y PWA abre la página web Programar. Para cambiar de la página Información del proyecto/Detalles de proyecto y la página Programar, haga clic en el vínculo de la columna de navegación de la izquierda.

  4. Cuando la página Programar esté abierta, seleccione el botón Guardar de la cinta de opciones.

    Aparecerá un cuadro de mensaje de color amarillo en la esquina superior derecha de la programación de proyecto. Este cuadro indica el estado de la operación de almacenamiento. Cuando el proyecto se haya guardado en la base de datos, aparecerá el mensaje: La operación de guardar se realizó correctamente.

  5. Es importante tener en cuenta que en este punto el plan del proyecto se guarda en la base de datos de borrador/temporal de Project Server. El plan no estará visible para el resto de usuarios en el Centro de proyectos de PWA hasta que no se haya publicado. En caso de que otros usuarios necesiten ver el plan de inmediato, seleccione el botón Publicar en la pestaña Herramientas de programación de la cinta de opciones.

    Cuando el proyecto se haya publicado, aparecerá un mensaje de comprobación color amarillo en la esquina superior derecha de la programación del proyecto: Publicación completada satisfactoriamente.

  6. Cuando haya finalizado la configuración del proyecto y este se haya guardado y publicado correctamente, deberá proteger el plan del proyecto. Seleccione la pestaña Proyecto y haga clic en el botón Cerrar. De este modo, podrá modificar el plan del proyecto tanto en PWA como en Project Professional 2010.

    Aparecerá la ventana Cerrar. Seleccione para proteger el plan del proyecto.

Desde el Centro de proyectos es posible administrar proyectos, incluidos los documentos, problemas y riesgos asociados. También es posible establecer vínculos con el Área de trabajo de proyecto, analizar y modelar proyectos, crear listas de tareas pendientes o administrar proyectos administrativos. Además, podrá abrir proyectos directamente en Project Professional desde el Centro de proyectos de Project Web App.

NotaNote
La información y el acceso a características específicas se controlan mediante un conjunto de permisos que el administrador de Project Server administra en Project Web App.

Los datos publicados en la base de datos de Project Server pueden verse mediante el Centro de proyectos en Project Web App.

Para ver los datos de proyectos
  1. Inicie sesión en Project Web App. En la página de inicio de Project Web App, haga clic en el Centro de proyectos en Inicio rápido. El Centro de proyectos muestra todos los proyectos para los que tiene permisos de visualización.

  2. En esta página encontrará varias opciones de visualización disponibles. Para cambiar la vista actual, use la lista desplegable Ver y seleccione una vista.

  3. Para abrir la vista de detalles de algún proyecto, haga clic en el nombre del proyecto. Es posible que tenga que seleccionar el vínculo Programar en la columna de navegación izquierda para ver el plan del proyecto.

    Esta vista se parece a la vista de Project Professional 2010. Es posible modificar las tareas del proyecto en Project Web App. Para ello, seleccione el botón Editar de Herramientas de programación, en la pestaña Tarea. Esta vista muestra la publicación más reciente del proyecto en Project Server.

    En Project Web App, encontrará varias vistas en el nivel de tarea. Para cambiar las vistas, use la lista desplegable Ver en la pestaña Datos de la cinta de opciones. Por ejemplo, puede seleccionar la vista Trabajo de los recursos.

    Las vistas disponibles en la lista Ver pueden personalizarse. El administrador de Project Server puede crear tareas personalizadas, recursos y vistas de proyectos a través de la sección Administrar vistas de la página Configuración del servidor de Project Web App.

Puede usar las listas desplegables Filtrar y Agrupar por para personalizar el modo en que desea ordenar y agrupar los proyectos. Las características Filtrar y Agrupar por son de utilidad cuando el Centro de proyectos incluye un elevado número de proyectos. Esta característica incluye las opciones siguientes:

  • Filtrar    Permite filtrar los recursos mediante la aplicación de un filtro personalizado.

    Para usar un filtro personalizado, seleccione la opción Filtro personalizado de la lista desplegable Filtrar y defina el filtro personalizado que desea usar.

    También puede filtrar tareas de forma automática. Para ello seleccione la flecha hacia abajo situada a la derecha del encabezado de la columna.

  • Agrupar    Permite agrupar los proyectos según los valores especificados. En la lista desplegable Agrupar por, puede seleccionar una agrupación simple de la lista disponible, compuesta por las columnas activas en la vista, o puede crear un parámetro de agrupación personalizado en la lista desplegable Agrupar por. Cuando cree agrupaciones personalizadas, podrá especificar parámetros de agrupación adicionales a través de la lista desplegable Luego por. El segundo parámetro filtra los datos ya filtrados por el primer parámetro. Para quitar la agrupación, seleccione la opción Sin agrupar de la lista desplegable Agrupar por.

Puede abrir proyectos directamente en Project Professional 2010 desde el Centro de proyectos de PWA siempre que los proyectos que abra desde PWA sean del mismo tipo (o empresariales o no que no sean de la empresa). Si selecciona diez o más proyectos, tendrá la opción de abrirlos como solo lectura o de lectura/escritura.

En PWA, haga clic en el vínculo Centro de proyectos desde el Inicio rápido para abrir el Centro de proyectos. Seleccione el plan del proyecto que desea abrir. Especifique el modo en que desea abrir el proyecto desde la lista desplegable Abrir.

NotaNote
Si abre varios proyectos, estos se abrirán en Project Professional 2010 como un proyecto principal consolidado.

El proyecto se abre en Project Professional 2010.

Use la característica Abrir de PWA para abrir dos o más proyectos en Project Professional 2010 desde el Centro de proyectos de Project Web App como proyecto principal (consolidado). En el Centro de proyectos, podrá seleccionar proyectos individuales o podrá seleccionarlos en grupo mediante el encabezado de grupo del Centro de proyectos. En caso de que sea necesario consolidar diez o más proyectos en un proyecto principal en Project Professional 2010, tendrá la opción de abrirlos en un proyecto principal consolidado como proyecto de solo lectura o de lectura/escritura.

Tenga en cuenta lo siguiente a la hora de trabajar con proyectos principales abiertos desde el Centro de proyectos:

  • Podrá abrir tantos proyectos como desee como proyectos principales. Sin embargo, si intenta abrir diez proyectos o más, tendrá que especificar si desea abrirlos como lectura/escritura o como solo lectura. Dependiendo del tamaño de los proyectos seleccionados, esta acción puede llevar un tiempo considerable. Si selecciona la apertura de lectura/escritura, podrá modificar los proyectos, ya que estos se desprotegerán. En cambio, si selecciona la apertura de solo lectura, podrá ver los proyectos y los informes asociados pero no podrá modificarlos. Además, los proyectos no se desprotegerán.

  • Es posible guardar un proyecto principal si lo necesita para consultas frecuentes. Si guarda un proyecto principal en la base de datos de Project Server, deberá asignar al proyecto un nombre que facilite al resto de jefes de proyecto, jefes de recursos y miembros del equipo la identificación del proyecto. Si hace clic en el nombre del plan principal del Centro de proyectos, podrá ver los detalles del subproyecto en Project Web App.

  • Para mostrar los subproyectos en la lista de proyectos visibles del Centro de proyectos, active la casilla de Subproyectos en la cinta de opciones Proyectos.

NotaNote
Solo se pueden consolidar proyectos empresariales o que no pertenezcan a la empresa en Project Professional 2010 como proyecto principal mediante la característica Abrir proyecto. No es posible crear proyectos principales compuestos por proyectos de la empres y ajenos a la empresa.

En el Centro de proyectos de Project Web App, seleccione los proyectos que desea abrir en la programación principal. Puede seleccionar el modo en que desea abrir los proyectos en la lista desplegable Abrir.

Seleccione dos o más proyectos en el Centro de proyectos. También puede seleccionar un grupo de proyectos mediante el encabezado Código de esquema de proyecto de empresa del Centro de proyectos.

Los proyectos se abren en Project Professional 2010 como un proyecto consolidado. Si alguno de los proyectos está desprotegido para otro jefe de proyecto cuando abra el proyecto consolidado, dichos proyectos solo estarán disponibles como proyectos de solo lectura en Project Professional 2010.

Es posible que necesite forzar la protección de un proyecto cuando este se haya desprotegido. Esta situación puede producirse, por ejemplo, si su conexión a Project Server 2010 se interrumpe mientras un proyecto está abierto o si Project Professional 2010 se cierra de forma repentina antes de proteger el proyecto. Si un proyecto permanece desprotegido, aparecerá como desprotegido en el cuadro de diálogo Abrir desde Microsoft Project Server. Para forzar la protección de sus proyectos, use el vínculo Proteger mis proyectos del Centro de proyectos.

Para poder proteger proyectos enProject Web App, deberá disponer del permiso Proteger mis proyectos. Puede usar esta característica solo para proteger proyectos que usted haya desprotegido. No podrá proteger proyectos que estén desprotegidos para otros usuarios. (Solo el administrador de Project Server podrá proteger proyectos que estén desprotegidos para otros usuarios.)

Para forzar la protección de un proyecto que usted haya desprotegido
  1. En el Centro de proyectos de Project Web App, en la pestaña Proyectos, haga clic en Proteger mis proyectos.

  2. Seleccione el proyecto que desee proteger y, a continuación, haga clic en Proteger.

NotaNote
Si el proyecto aún está abierto en Project Professional 2010, se mostrará un aviso para indicar que el proyecto ya no está desprotegido y se le solicitará que cierre el proyecto (haga clic en Aceptar) o que guarde el proyecto de forma local (haga clic en Cancelar y, a continuación, guarde el proyecto de forma local).

Esta es una característica de PWA que permite a los jefes de proyecto con acceso a un proyecto determinado conceder a grupos o a usuarios individuales acceso a un plan o a un sitio de proyecto. Este acceso suele concederse a usuarios/grupos que no forman parte del equipo del proyecto, a menos que se conceda el acceso para permitir que el miembro del grupo actualice el plan del proyecto en nombre del jefe de proyecto.

Tras configurar el plan del proyecto, vuelva al Centro de proyectos para asegurarse de que las partes interesadas y el personal de administración puedan ver la información del proyecto.

Para configurar los permisos de un proyecto
  1. Seleccione el Centro de proyectos del inicio rápido. Haga clic en la celda situada a la derecha del nombre del plan del proyecto y seleccione el botón Permisos de proyecto.

  2. Haga clic en el botón Nuevo para agregar un usuario o un grupo a los permisos del proyecto.

    El grupo de recursos es demasiado grande y la aplicación no puede mostrar todos los recursos en una lista. Especifique el nombre (nombre o apellidos) en el campo Nombre y haga clic en el botón Filtrar.

    Seleccione los permisos que desea conceder al usuario o al grupo de cara al plan del proyecto y, a continuación, seleccione Guardar.

    NotaNote
    Se recomienda conceder al menos tres permisos a las partes interesadas y al personal de administración del proyecto.
  3. Se mostrarán el usuario/grupo y los permisos concedidos para el proyecto. Revise la información para asegurarse de que es correcta. A continuación, seleccione el botón Cerrar. En caso de que sea necesario conceder acceso a usuarios que no formen parte del proyecto, el jefe de proyecto puede definir el nivel de acceso concedido al grupo o a los usuarios individuales.

Es posible modificar la información de sus proyectos en los campos personalizados de proyectos empresariales. Para ello, deberá abrir la vista de detalles del proyecto en el Centro de proyectos de Project Web App. También es posible modificar directamente los campos personalizados empresariales en Project Professional 2010.

Para modificar un campo personalizado
  1. En el Centro de proyectos de Project Web App, haga clic en el nombre del plan del proyecto que desea abrir. Seleccione la vista Detalles de proyecto en Inicio rápido.

  2. Haga clic en el botón Editar.

  3. Modifique la información de los campos personalizados que sea necesario actualizar o modificar. Seleccione el botón Guardar y el botón Cerrar para proteger el proyecto. Al cerrar el proyecto volverá al Centro de proyectos.

El miembro de la organización que publique y guarde el proyecto por primera vez en la base de datos de Project Server será el propietario del proyecto. Es posible cambiar, más adelante, el propietario del proyecto mediante Project Web App.

Para cambiar la propiedad de un proyecto
  1. Como usuario actual, vaya al Centro de proyectos en Project Web App y haga clic en el nombre del plan del proyecto para abrir la vista Detalles de proyecto.

  2. En el Inicio rápido, seleccione Detalles de proyecto.

  3. En la página Detalles del proyecto, seleccione el botón Editar. En el campo Propietario, haga clic en el botón Examinar y busque el usuario al que desea transferir la propiedad del proyecto.

    Cuando haya modificado los detalles del proyecto, haga clic en el botón Guardar y en el botón Cerrar. A continuación, confirme que desea Proteger el proyecto.

  4. El nuevo propietario tendrá que abrir y publicar el proyecto.

Es posible exportar los datos del proyecto a Microsoft Excel 2010 desde Project Web App mediante la característica Exportar a Excel. Project Web App también permite copiar los datos mostrados en el control de cuadrícula de Project Web App para copiarlos en aplicaciones como, por ejemplo, Microsoft Excel, Microsoft Word o Microsoft Access.

NotaNote
La vista de proyecto de Project Web App tiene dos secciones: los datos de cuadrícula de Project Web App a la izquierda y los datos de partes de horas a la derecha. Deberá copiar y pegar ambas secciones para, a continuación, alinearlas en la aplicación en la que haya pegado los datos.
Para exportar los datos del Centro de proyectos a Microsoft Excel
  1. En el Centro de proyectos de Project Web App, debajo del control de cuadrícula, haga clic en el botón Exportar a Excel.

  2. Aparecerá el cuadro de diálogo Descarga de archivos. Seleccione Abrir.

  3. La vista del Centro de proyectos se abre en in Excel.

  4. Si aparece un cuadro de mensaje de Excel, haga clic en para comprobar la extensión del nombre del archivo.

  5. Haga clic en Guardar como en el menú Archivo de Excel si desea guardar los datos tal como se muestran. Es posible guardar los datos en cualquiera de los formatos admitidos en Excel.

    NotaNote
    También puede exportar los datos de cuadrícula a Excel mediante la característica Imprimir cuadrícula.

Project Server 2010 permite crear y modificar programaciones complejas en línea, además de asignar varios recursos a cada tarea. La interfaz de cinta de opciones ofrece una experiencia de navegación familiar y homogénea tanto si el jefe de proyecto crea la programación en el escritorio como en la web.

Para modificar una programación de proyecto en PWA
  1. Abra Internet Explorer e indique la dirección URL.

  2. Se abrirá la página de inicio de Project Web App (PWA). Seleccione el Centro de proyectos en el Inicio rápido.

  3. Busque el plan del proyecto y haga clic en el hipervínculo con el nombre del plan del proyecto. Se abrirán los detalles del plan del proyecto.

    Seleccione el vínculo Programar en el Inicio rápido. Aparecerán los detalles de programación del plan del proyecto.

  4. Haga clic en el botón Editar para modificar el plan del proyecto.

  5. Haga clic en la celda Nombre de tarea de la fila para agregar más filas al plan del proyecto. Haga clic en la flecha desplegable Modo para seleccionar el modo de tarea Programación automática o Programar manualmente. Especifique la información de tarea. Vuelva a presionar la tecla Entrar para crear una nueva fila de tarea.

    NotaNote
    Puede modificar la información que se muestra con el nombre de la tarea mediante el lista desplegable Ver de la pestaña Herramientas de programación de tarea.
  6. Seleccione el botón Guardar en la cinta de opciones.

    Aparecerá un cuadro de mensaje amarillo en la esquina superior derecha de la programación del proyecto para indicar el estado de la operación de almacenamiento.

    Cuando el proyecto se haya guardado en la base de datos, recibirá el mensaje La operación de guardar se realizó correctamente.

    En este punto, el plan del proyecto se guarda en la base de datos de borrador/temporal de Project Server 2010. El plan no estará visible para el resto de usuarios en el Centro de proyectos de PWA hasta que no esté Publicado. En caso de que otros usuarios necesiten ver el plan de inmediato, seleccione el botón Publicar en la pestaña Herramientas de programación de la cinta de opciones.

    Cuando el proyecto se haya publicado, aparecerá un mensaje de comprobación de color amarillo en la esquina superior derecha de la programación del proyecto: Publicación completada satisfactoriamente.

Para asignar recursos a las tareas de un proyecto, deberá crear un equipo de proyecto. Puede agregar recursos de empresa a equipos de proyecto mediante PWA y Project Professional con la característica Crear equipo desde la empresa.

Para agregar recursos a un plan de proyecto
  1. Cuando haya publicado el plan del proyecto, seleccione la pestaña Proyecto y haga clic en el botón Crear equipo.

  2. Cuando se abre la característica Crear equipo, se muestra un elevado número de recursos. Para buscar rápidamente los recursos necesarios, aplique un Filtro personalizado. Seleccione la lista desplegable Filtrar y haga clic en Filtro personalizado. Aplique un filtro.

  3. Cuando se aplique el filtro, seleccione el recurso deseado y haga clic en el botón Agregar. El nombre del recurso se agrega en la lista del equipo del proyecto, en la columna de la derecha. Haga clic en el botón Guardar y cerrar para guardar los cambios y volver al modo Editar del Centro de proyectos.

  4. En el modo Editar del Centro de proyectos, asigne recursos a las tareas, actualice la información del campo personalizado del nivel de tarea y configure la duración y la fecha de inicio. Tenga en cuenta que PWA permite asignar varios recursos a una misma tarea. Sin embargo, la asignación unitaria para los recursos será del 100% en la tarea.

    NotaNote
    Tras modificar la duración, el porcentaje completado, las tareas vinculadas/no vinculadas y las fechas de inicio o de finalización, deberá hacer clic en el botón Calcular para que se apliquen muchos de los cambios.
  5. Puede configurar las tareas y crear una lógica de proyecto mediante la creación de dependencias, la inserción de nuevas tareas, la eliminación de tareas, la marcación del porcentaje de finalización en las tareas o el ajuste del nivel de sangría de las tareas. Para ello, use los iconos de Herramientas de programación, en la pestaña Tarea de la cinta de opciones. Estas características funciona del mismo modo en PWA que en Project Professional.

  6. Cuando haya configurado las tareas y creado la lógica de programación, seleccione el botón Calcular para que todos los cambios se reflejen en los datos de la tarea. Cuando se haya configurado el plan del proyecto, seleccione el botón Guardar y, a continuación, haga clic en Publicar.

    NotaNote
    Los cambios de la programación de proyecto no estarán visibles en el Centro de proyectos o en la vista Tarea de los integrantes del equipo hasta que no se hayan publicado en Project Server.
  7. Para cerrar el plan del proyecto, seleccione la pestaña Proyecto en la cinta de opciones y haga clic en el botón Cerrar. Aparecerá la ventana Cerrar. Seleccione para proteger el plan del proyecto.

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