Microsoft SharePoint 2010: Planeación de los controles

Artículo
08/23/2016

Establecer una estructura de control eficaz requiere de investigación, planeación, ejecución precisa, y evaluación y mantenimiento constantes.

Steve Wright y Corey Erkes

Adaptado de "Gobernanza de SharePoint" (Apress, 2012)

Por lo que su organización ha decidido implementar una solución basada en SharePoint. Buscas en hardware, licencias de software, redes y todos los otros detalles técnicos que van a implementar SharePoint. En este momento, hay sólo tantas cuestiones técnicas que debe tener en cuenta, pero probablemente no están a la vanguardia de su mente. Quizás parezca obvios o parecen ser alguien más preocupación. Entre estos se incluyen:

¿Quién es el patrocinador ejecutivo para este proyecto; ¿o, en otras palabras, que está pagando por esto?
¿Qué se intenta lograr?
¿Cómo será mantener el sistema una vez que esté en su lugar?
¿Cómo aseguraremos el sistema proporciona los servicios de la empresa necesita? ¿Cómo serás capaz de decir si no es proporcionar valor?

Todas estas preguntas llevan a la necesidad de gobernanza. Por desgracia, responde no levantarse el sistema y ejecute cualquiera más rápido y no darles respuesta no evitan retrasos. Por eso tantos sitios se implementan sin un plan de gobierno establecido. También es por qué tantas personas fracasan. En cierto modo, los costos de inicio relativamente barato y fácil instalación de SharePoint contribuyen a este problema. Ningún negocio sería considerar la implementación de un datacenter multimillonaria sin una idea clara de lo que se utilizaría para y cómo se administra.

Idealmente, el patrocinador ejecutivo debería ser la persona que inicia la gobernanza del sistema. Se trata de la persona proporcionando el financiamiento para el proyecto, que tiene la autoridad para controlar los requisitos. El patrocinador, por tanto, tiene gran interés ver que el sistema está bien gestionado y devuelve el valor de la empresa.

El administrador de TI a menudo se encarga de crear el entorno de SharePoint por alguien en el negocio. En ese caso, inmediatamente deben identificar al patrocinador ejecutivo y participar en el esfuerzo de gobernanza. Sin la participación del patrocinador, una gobernanza eficaz no será posible debido a carecen de suficiente autoridad.

La tarea siguiente es establecer la visión del sitio. Esta declaración describe por qué está creando el sitio y qué valor esperar para volver a la organización. Hay muchas referencias disponibles para escribir declaraciones de buena visión y muchas formas de escribirlos. Aquí hay algunas sugerencias a tener en cuenta:

Escribir la declaración, aunque el sistema ya existe y ha logrado todos sus objetivos.
La declaración debe tener no más de una o dos frases.
La visión debe ser lo suficientemente general para cubrir el propósito completo del sistema, pero lo suficientemente específicos para guiar las decisiones posteriores en relación con su aplicación.
La declaración debe describir el papel del portal dentro de la organización y el valor que tiene la intención de proporcionar.

La declaración de visión será diferente para un sitio de Internet o intranet, extranet. Variará dependiendo del alcance del portal a través de los departamentos, divisiones o toda la empresa. La visión debe reflejar las características más importantes que proporcionarán valor a la empresa sin vivienda en lo obvio. Una declaración de visión describe lo que el sitio aspira a lograr en nombre de la empresa.

Además de la declaración de visión, esto puede ser buen momento para considerar la creación de una declaración de misión. La declaración de la misión es similar a la declaración de la visión en que ayuda a guiar el proceso de toma de decisiones. La diferencia es que una declaración de misión describe lo que el sistema va a hacer, Considerando que una declaración de visión describe lo que va a ser. Puede ser conveniente considerar la declaración de la Misión después de establecer el equipo de Gobierno.

Una vez que haya definido la visión y la misión, necesita comprender el alcance de los esfuerzos del Gobierno. Esto va de la mano con el alcance del sistema. Por ejemplo, si el sitio servirá como la intranet de una división dentro de la empresa, el esfuerzo del Gobierno se centrará en las necesidades de esa división. El ámbito de aplicación le permite decir lo que es y no es relevante para el proyecto, y es más importante concentrarse en lo que.

Comenzar a comunicarse

Es esencial la comunicación entre el equipo de Gobierno y el resto de la organización. En este punto, es una buena idea para empezar a abrir las líneas de comunicación. Los planes oficiales de educación y comunicación vienen después, pero acaba de obtener la palabra por ahora:

Piden voluntarios para el equipo de Gobierno.
Piden requisitos funcionales y de contenido propuestos.
Solicitar cualquier y todas las ideas que pueden agregar valor al portal del esfuerzo de gobernanza.

Liderazgo de gobernanza

Ahora que entiendes lo que usted está tratando de lograr y lo que no eres, que necesita montar un grupo para dirigir el esfuerzo de gobernanza. Se trata de la Comisión de Gobierno. No dejes que el Comité de palabra pongan en el camino. Si la cultura de la organización ve comités como cosas malas, llamar a otra cosa. Algunas alternativas comunes son Comité Directivo, equipo de liderazgo, centro de excelencia y así sucesivamente. Cualquiera que sea su nombre, este grupo establecerá las políticas y normas que hacen que el sistema funcionan.

Considerar los tipos de personas que deben hacer el equipo de Gobierno. Estos incluyen líderes, negocios y administración. Específicamente, es necesario determinar a los actores del sistema. Estas son las personas y departamentos con gran interés en ver que el proyecto tenga éxito. En la búsqueda de los actores del sistema, tenga en cuenta estas preguntas:

¿Quien está financiando el sistema?
¿Quién es responsable del éxito o el fracaso del sistema?
¿Que va a utilizar el sistema?
¿Que se verán afectados si el sistema no satisface las necesidades del negocio?
¿Que pasará tiempo implementar o mantener el sistema?
¿Quién será responsable de definir la arquitectura de la información del sistema?
¿Que proporcionará y consumir el contenido en el sistema?

Es probable que todas las partes interesadas podrán cometer el tiempo necesario para participar activamente en el esfuerzo de gobernanza. En su lugar, cada área debe designar a uno o más representantes. Estos representantes deben tener la experiencia y autoridad para tomar decisiones vinculantes para sus respectivos grupos.

Estos miembros del equipo se convertirá en mentores para los usuarios y los defensores del sistema dentro de su parte de la organización. Asegúrese de que nadie a incluirse en el equipo de Gobierno está comprometido con el esfuerzo en tiempo e interés.

También deben ser recompensados y reconocidos por sus contribuciones. Participan en este tipo de actividad puede llevar mucho tiempo, cuando de hecho bien. Es importante que esta vez ser factorizado en su carga de trabajo general y el plan de carrera. Preguntar a alguien para realizar este tipo de trabajo más allá su trabajo de 40 horas a la semana normal será inevitablemente convertir esto en una prioridad baja.

Definir los objetivos

Al igual que cualquier proyecto, SharePoint portal Gobierno necesita un conjunto de objetivos o metas bien definidas. Como con las declaraciones de visión, hay muchas ideas acerca de cómo establecer metas. Uno de los enfoques más comunes consiste en utilizar el S.M.A.R.T. enfoque:

Específicos. Objetivos deben especificar exactamente lo que es para llevar a cabo.
Mensurables. Objetivos deberían ser cuantificables y concretas para que podáis juzgar objetivamente progreso, el éxito y el fracaso.
Alcanzable. Nunca deben fijarse objetivos de tal manera que no puede lograrse plenamente. Es bueno establecer un objetivo difícil de alcanzar. Es inútil establecer una meta que está fuera del alcance.
Pertinentes. Objetivos siempre deben contribuir al logro de la misión y visión del proyecto.
Plazos. Objetivos deben venir con fecha de caducidad. Un objetivo abierto es de poca utilidad porque nunca tiene que cumplirse efectivamente.

Cuando se establecen objetivos para un proyecto de portal de SharePoint, intentar recordar por qué está realizando el proyecto. Los objetivos deben mover la organización al logro de la visión mientras proporciona una vara de medición para medir ese progreso.

Objetivos para el portal Gobierno a menudo asignan el valor proporcionado para el negocio. Estas pueden incluir cosas como reducir el costo total de propiedad o TCO, para el sistema y el establecimiento de políticas y estándares de la organización. Puede satisfacer estos objetivos mediante la definición y ejecución de servicios dentro del portal a los usuarios de negocios.

Otra consideración al establecer metas del Gobierno es crear un equilibrio entre flexibilidad y control. Buen gobierno requiere un enfoque equilibrado. Demasiado poco control puede provocar una falta de enfoque y un desperdicio de tiempo y recursos. Demasiado control puede sofocar la innovación y provocar que el sistema caiga en desuso. Uno de los objetivos de los esfuerzos del Gobierno debería ser efectivamente este equilibrio.

Asignar Roles y responsabilidades

Uno de los objetivos principales del Gobierno es asegurar que todos los involucrados entienden lo que se espera de ellos. Este proceso comienza estableciendo los roles de cada persona o departamento y asignación de responsabilidades a dichos roles. Aquí están algunos papeles comunes de gobernanza y las responsabilidades asociadas:

Patrocinador ejecutivo. Este proyecto "campeón" es usualmente asociado con la parte de la empresa proporcionando los recursos para el proyecto.

Gerente de proyecto. Esta persona impulsa el proyecto adelante y es a menudo a cargo de facilitar reuniones, asegurando que se cumplan los plazos y comunicarse con la organización en nombre del equipo.

Propietario de la empresa. Esto suele ser un administrador o funcionario superior de una de las unidades de negocio utilizando el sistema. Los dueños de negocios ayudan a establecer requisitos del sistema y proporcionar un canal para comentarios de los usuarios.

Usuario Mentor (entrenador). El mentor o entrenador está comprometida a ayudar a los usuarios aprovechar al máximo el sistema y puede realizar capacitación formal o informal, escribir blogs, responder preguntas y hacer otras formas de tutoría según sea necesario.

Usuario avanzado. Esta persona no ser técnica o es competente con nuevo diseño de contenido y aplicación dentro del portal y mayo, dependiendo del tipo de contenido que ayudan a autor.

Gerente de TI. Los administradores de TI proporcionan orientación a los administradores y desarrolladores asociados con el sistema.

Desarrollador de aplicaciones. Los desarrolladores de aplicaciones crean funcionalidad personalizada. Esto puede incluir nuevos elementos Web, flujos de trabajo, formularios de InfoPath y así sucesivamente. Los desarrolladores realizan personalizaciones altamente técnicas más allá del alcance de los usuarios avanzados.

Administrador del sistema. Los administradores de sistema instalación, controlar y actualización los servidores asociados con el portal.

Apoyo. Recursos de soporte están disponibles para responder preguntas y resolver problemas cuando ellos son reportados por los usuarios finales.

Arquitecto de la información. Esta persona ayuda a los propietarios de negocios definir metadatos, flujos de trabajo, las estructuras del sitio y otros componentes que controlan la organización de la información.

Diseñador de Web. Esta persona ayuda a establecer la apariencia del sitio junto con el arquitecto de la información y también ayuda a los desarrolladores y usuarios de poder aplicar el diseño del sitio.

Propietario del sitio. Cada sitio de SharePoint tiene uno o más propietarios que controlan el acceso al sitio.

Diseñador del sitio. Los controles de diseñador de sitio listas, bibliotecas y otros contenidos dentro del sitio. A menudo, el propietario del sitio y diseñador del sitio son la misma persona.

Sitio colaborador. Un colaborador de sitio agrega contenido nuevo o actualizado para el sitio.

Definir las responsabilidades de las funciones anteriores puede ser tan simple como crear una lista y asignar las responsabilidades para cada función. Mientras que una función puede ser responsable de una tarea, a menudo también están involucrados otros papeles. Existen numerosas variantes en las definiciones de estos términos, pero la idea general es el mismo.

Como su esfuerzo de gobernabilidad comienza, la lista de tareas será bastante corta. Como el sistema crece y surgen problemas, se puede expandir la lista según sea necesario para garantizar que todo el mundo está cómodo con los papeles de todos los involucrados.

Steve Wright

Steve Wright es un directivo en la gestión de inteligencia empresarial para Sogeti USA en Omaha, Nebraska Durante los años de la última es, Wright ha trabajado sobre control del tráfico aéreo, financiero, seguros y una multitud de otros tipos de sistemas. Ha creado y realizar revisiones técnicas para muchos títulos anteriores que abarca productos de Microsoft, incluyendo Windows, SharePoint, SQL Server y BizTalk.

Corey Erkes es consultor Gerente de Sogeti USA en Omaha, Nebraska Erkes ha trabajado con una amplia gama de empresas en distintos puntos de los ciclos de vida de sus implementaciones de SharePoint. También es uno de los miembros fundadores del grupo de usuarios de SharePoint de Omaha.

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