Creación de una directiva de retención para Exchange Online

En Exchange Online, puede usar directivas de retención de administración de registros de mensajería (MRM) para administrar el ciclo de vida del correo electrónico. Las directivas de retención se aplican al crear etiquetas de retención, agregarlas a una directiva de retención y aplicar la directiva a los usuarios del buzón de correo.

Para obtener más tareas de administración relacionadas con las directivas de retención, consulte Procedimientos de administración de registros de mensajería.

¿Qué necesita saber antes de empezar?

• Tiempo estimado para finalizar esta tarea: 30 minutos.

• Los procedimientos descritos en este tema requieren permisos específicos. Vea cada procedimiento para ver la información de permisos.

• La configuración de las directivas y etiquetas de retención de MRM está en el portal de cumplimiento Microsoft Purview.

• Los buzones a los que aplique estas directivas de retención deben residir en Microsoft 365.

Paso 1: Crear una etiqueta de retención

Deberá tener permisos asignados para poder llevar a cabo estos procedimientos. Para ver qué permisos necesita, consulte la entrada "Administración de registros de mensajería" en el tema Permisos de características en Exchange Online.

Uso del portal de cumplimiento de Purview para crear una etiqueta de retención

1. Inicie sesión en el portal de cumplimiento Microsoft Purview, vaya a Soluciones Administración>del ciclo de vida> de datos(heredado)>Etiquetas de retención de MRM y, a continuación, seleccione + Nueva etiqueta.

2. En la página Definir cómo se aplicará la etiqueta , seleccione una de las siguientes opciones y, a continuación, seleccione Siguiente:

   • Automáticamente en todo el buzón (valor predeterminado): seleccione esta opción para crear una etiqueta de directiva predeterminada (DPT). Puede usar etiquetas DTP para crear una directiva de eliminación predeterminada o una directiva de archivo predeterminada que se aplique a todos los elementos del buzón de correo.

     No puede usar esta configuración para crear un DPT para eliminar elementos de correo de voz. Para obtener más información sobre cómo crear un DPT para eliminar elementos de correo de voz, consulte el ejemplo de PowerShell Exchange Online en esta página.

   • Automáticamente a la carpeta predeterminada: seleccione esta opción para crear una etiqueta de directiva de retención (RPT) para una carpeta predeterminada como Bandeja de entrada o Elementos eliminados y, a continuación, seleccione la carpeta.

     Puede crear RPT solo con las acciones Eliminar y permitir la recuperación o Eliminar de forma permanente la retención.

   • Por usuarios a elementos y carpetas (personal): seleccione esta opción para crear etiquetas personales. Estas etiquetas permiten a los usuarios de Outlook y Outlook en la Web (anteriormente conocidos como Outlook Web App. o OWA) aplicar la configuración de archivo o eliminación a un mensaje o carpetas que son diferentes de la configuración aplicada a la carpeta primaria o a todo el buzón.

3. En la página Definir configuración de retención , el título y las opciones variarán en función del tipo de etiqueta seleccionada. Complete los campos siguientes y, a continuación, seleccione Siguiente:

   • Período de retención: seleccione una de las siguientes opciones:

     • Cuando el elemento alcance la siguiente antigüedad (en días): seleccione esta opción y especifique el número de días para conservar los elementos antes de que se muevan o eliminen. La antigüedad de retención para todos los elementos admitidos, excepto los del calendario y las tareas, se calcula a partir de la fecha de recepción o creación de un elemento. La antigüedad de retención para los elementos del calendario y las tareas se calcula a partir de la fecha de finalización.

     • Nunca: seleccione esta opción para especificar que los elementos no se deben eliminar ni mover nunca al archivo.

   • Acción de retención: seleccione una de las siguientes acciones que se realizarán después de que el elemento alcance su período de retención:

     • Eliminar y permitir la recuperación: seleccione esta acción para eliminar elementos, pero permitir que los usuarios los recuperen mediante la opción Recuperar elementos eliminados en Outlook o Outlook en la Web. Los elementos se retienen hasta que se alcance el período de retención de elementos eliminados configurado para la base de datos de buzones o el usuario de buzón.

     • Eliminar permanentemente: seleccione esta opción para eliminar permanentemente el elemento de la base de datos de buzones.

       Importante

       Aunque los buzones o elementos están sujetos a retenciones como directivas de retención de Microsoft 365 o etiquetas de retención, o suspensión por juicio, no se eliminarán permanentemente y seguirán devolviéndose en las búsquedas de exhibición de documentos electrónicos.

     • Mover elemento al archivo: esta acción solo está disponible si está creando una etiqueta DPT o personal. Seleccione esta acción para mover elementos al buzón de archivo del usuario.

4. En la página Nombre de la etiqueta , escriba un nombre y una descripción opcional y, a continuación, seleccione Siguiente:

   • Nombre: introduzca el nombre de la etiqueta de retención. El nombre de etiqueta se usa solo para mostrar y no afecta la carpeta ni al elemento al que se aplica una etiqueta. Tenga en cuenta que las etiquetas personales que proporcione a los usuarios están disponibles en Outlook y Outlook en la Web.

   • Descripción: use este campo opcional para escribir notas administrativas o comentarios. El campo no se muestra a los usuarios.

5. Revise y envíe para crear la etiqueta con la configuración elegida.

Uso de Exchange Online PowerShell para crear una etiqueta de retención

Use el cmdlet New-RetentionPolicyTag para crear una etiqueta de retención. Diferentes opciones disponibles en el cmdlet le permiten crear diferentes tipos de etiquetas de retención. Use el parámetro Type para crear un DPT (valor de All), RPT (especifique un tipo de carpeta predeterminado, como Bandeja de entrada) o una etiqueta personal (valor de Personal).

En el ejemplo siguiente se crea un DPT para eliminar todos los mensajes del buzón después de 7 años (2.556 días):

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

En el ejemplo siguiente se crea un DPT para mover todos los mensajes al archivo In-Place en 2 años (730 días):

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive

En el ejemplo siguiente se crea un DPT para eliminar mensajes de correo de voz después de 20 días:

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

En el ejemplo siguiente se crea un RPT para eliminar permanentemente los mensajes de la carpeta Correo electrónico no deseado después de 30 días:

New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

En el ejemplo siguiente se crea una etiqueta personal para no eliminar nunca un mensaje:

New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false

Paso 2: Crear una directiva de retención

Deberá tener permisos asignados para poder llevar a cabo estos procedimientos. Para ver qué permisos necesita, consulte la entrada "Administración de registros de mensajería" en el tema Permisos de características en Exchange Online.

Uso de la portal de cumplimiento Microsoft Purview para crear una directiva de retención

1. Inicie sesión en el portal de cumplimiento Microsoft Purview y vaya a Soluciones Administración>del ciclo de vida> de datosExchange (heredado)>Directivas de retención de MRM y, a continuación, seleccione Nueva directiva.

2. En la página Configurar la directiva , escriba un nombre para la directiva de retención y, a continuación, seleccione + Agregar etiqueta para seleccionar las etiquetas que desea agregar a esta directiva de retención.

   Puede crear una directiva de retención sin agregarle ninguna etiqueta de retención, pero los elementos del buzón a los que se aplica la directiva no se moverán ni se eliminarán. También puede agregar y eliminar etiquetas de retención desde una directiva de retención después de crearla.

3. En la página Elegir etiquetas de retención , seleccione las etiquetas que desee y, a continuación, seleccione Agregar.

   Una directiva de retención puede contener las siguientes etiquetas:

   • Un DPT con la acción Mover elemento a archivo .

   • Un DPT con las acciones Eliminar y permitir recuperación o Eliminar permanentemente .

   • Un DPT para mensajes de correo de voz con las acciones Eliminar y permitir recuperación o Eliminar permanentemente .

   • Una RPT por carpeta predeterminada, como Bandeja de entrada para eliminar elementos.

   • Cualquier número de etiquetas personales.

   Nota:

   Si bien es posible agregar cualquier número de etiquetas personales a una directiva de retención, puede resultar confuso para los usuarios el hecho de tener muchas etiquetas personales con diferentes configuraciones de retención. Se recomienda vincular un máximo de diez etiquetas personales a una directiva de retención.

4. Revise y envíe para crear la directiva de retención con las configuraciones.

Puede crear una directiva de retención sin agregarle ninguna etiqueta de retención, pero los elementos del buzón a los que se aplica la directiva no se moverán ni se eliminarán. También puede agregar y eliminar etiquetas de retención desde una directiva de retención después de crearla.

Uso de Exchange Online PowerShell para crear una directiva de retención

En el ejemplo siguiente se crea la directiva de retención RetentionPolicy-Corp y se usa el parámetro RetentionPolicyTagLinks para asociar cinco etiquetas de retención a la directiva:

New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp"  -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"

Para obtener información detallada acerca de la sintaxis y los parámetros, consulte New-RetentionPolicy.

Paso 3: Aplicar una directiva de retención para usuarios de buzones de correo

Después de crear una directiva de retención, debe aplicarla a los usuarios de buzones de correo. Puede aplicar diferentes directivas de retención a diferentes conjuntos de usuarios. Para obtener instrucciones detalladas, consulte Aplicar una directiva de retención a los buzones.

¿Cómo saber si el proceso se ha completado correctamente?

Después de crear etiquetas de retención, agréguelas a la directiva de retención y aplique la directiva a un usuario de buzón de correo, la próxima vez que el asistente del buzón de correo de MRM procese el buzón de correo, los mensajes se mueven o eliminan en base a los parámetros que configuró en las etiquetas de retención.

Para comprobar si aplicó la directiva de retención, realice lo siguiente:

1. Reemplace <Mailbox Identity> por el nombre, la dirección de correo electrónico o el alias del buzón de correo y ejecute el siguiente comando en Exchange Online comando de PowerShell para ejecutar manualmente el asistente de MRM en un único buzón:

   Start-ManagedFolderAssistant -Identity "<Mailbox Identity>"
   

2. Inicie sesión en el buzón de correo con Outlook o Outlook en la web y compruebe que los mensajes se eliminan o se mueven a un archivo según la configuración de la directiva.