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Seguridad y cumplimiento de Exchange Online

Exchange Online
 

Se aplica a:Exchange Online

Última modificación del tema:2015-03-09

El correo electrónico se ha convertido en un medio de comunicación confiable y siempre presente para los profesionales de la información en las organizaciones de cualquier tamaño. Los buzones y los almacenes de mensajería han pasado a considerarse repositorios de datos valiosos. Para las organizaciones resulta importante crear directivas de mensajería que dicten el uso correcto de los sistemas de mensajería, proporcionen instrucciones al usuario sobre cómo actuar con las directivas y, si es necesario, suministren detalles sobre los tipos de comunicación que no están permitidos.

Asimismo, las organizaciones deben crear directivas para administrar el ciclo de vida del correo electrónico, conservar los mensajes durante un período de tiempo en función de los requisitos empresariales, legales y reglamentarios, guardar los registros de correo electrónico para fines jurídicos y de investigación y poder afrontar la búsqueda y el suministro de los registros de correo electrónico necesarios para cumplir las solicitudes de exhibición de documentos electrónicos.

También se debe proteger la pérdida de información confidencial como la propiedad intelectual, secretos empresariales, planes de negocio o información de identificación personal (PII) que la organización recopila o administra.

En la siguiente tabla se ofrece una descripción general de las características de seguridad y cumplimiento de las normas en Microsoft Exchange Online y se incluyen vínculos a otros temas que le ayudarán a aprender más sobre estas características y a administrarlas.

 

Característica Descripción

Buzones de archivo en Exchange Online

Los buzones de archivo (denominados Archivado local) permiten que los usuarios de su organización de Office 365 tomen el control de los datos de mensajería, de manera que se proporciona un almacenamiento adicional de correo electrónico. Los usuarios pueden usar Outlook o Outlook Web App para ver los mensajes de su buzón de archivo y mover o copiar mensajes entre el buzón de correo principal y el buzón de archivo.

Conservación local y retención por juicio

Conservación local y Retención por juicio permiten conservar o archivar el contenido de los buzones con fines de cumplimiento de las normas y exhibición de documentos electrónicos.

Exhibición de documentos electrónicos en contexto

La exhibición de documentos electrónicos en contexto permite a los responsables del cumplimiento de las normas autorizados de su organización a buscar datos en los buzones de toda la organización de Exchange, mostrar vistas previas de los resultados, copiarlos a un buzón de correo de detección o exportarlos a un archivo .pst.

Buzones de correo inactivos en Exchange Online

Para conservar el contenido de los buzones eliminados indefinidamente, use buzones inactivos. Para pasar un buzón a inactivo, puede aplicar una Conservación local o una Retención por juicio en el buzón y, después, eliminar la cuenta de usuario de Office 365 correspondiente. Además de conservar el contenido de los buzones de correo, los administradores o los responsables del cumplimiento de las normas pueden usar la exhibición de documentos electrónicos en contexto para buscar en el contenido de un buzón inactivo.

Prevención de pérdida de datos (DLP)

La característica Prevención de pérdida de datos (DLP) ayuda a identificar y controlar la información confidencial, como números de identificación privados, números de tarjeta de crédito o formularios estándar usados en su organización. Puede configurar directivas de DLP para que los usuarios que envíen información confidencial reciban una notificación o para que se bloquee la transmisión de información confidencial.

Informes de auditoría de Exchange

Puede usar la funcionalidad de auditoría de Exchange Online para realizar un seguimiento de los cambios que Microsoft o los administradores de su organización realicen en la configuración de Exchange Online, y para auditar el acceso a los buzones por parte de personas que no sean el propietario del buzón.  En Exchange Online, las acciones auditadas son grabadas y se pueden ver en un informe en línea o exportar a un archivo.

Administración de registros de mensajes (MRM)

La administración de registros de mensajes (MRM) ayuda a su organización a administrar el ciclo de vida del correo electrónico para cumplir los requisitos reglamentarios y de la organización, y a reducir los riesgos legales asociados con el correo electrónico. En Exchange Online, puede usar Conservación local o Retención por juicio para conservar el correo electrónico y Etiquetas de retención y directivas de retención para archivar y eliminar el correo electrónico.

Information Rights Management en Exchange Online

Information Rights Management (IRM) ayuda, tanto a usted como a los usuarios, a controlar quién puede consultar, reenviar, imprimir o copiar información confidencial dentro de un correo electrónico. IRM puede usar su servidor local de Active Directory Rights Management Services (AD RMS) o Azure RMS.

Cifrado de mensajes de Office 365

El cifrado de mensajes de Office 365 permite enviar mensajes cifrados a personas dentro o fuera de la organización, independientemente del servicio de correo electrónico de destino, ya sea Outlook.com, Yahoo, Gmail u otro servicio. Los destinatarios designados pueden enviar respuestas cifradas.

S/MIME para la firma y el cifrado de mensajes

Las extensiones seguras multipropósito al correo de Internet (S/MIME) permiten a los usuarios enviar correo electrónico firmado y cifrado dentro de su organización para ayudarlos a proteger la información confidencial . Como administrador, puede habilitar la seguridad basada en S/MIME para su organización si tiene buzones en Exchange 2013 SP1 o Exchange Online.

Registro en diario

El registro en diario permite registrar las comunicaciones de correo electrónico de entrada y salida para ayudarle a cumplir los requisitos de cumplimiento legal, normativo y de la organización. En Exchange Online, puede crear reglas de registro en diario para entregar informes de diario a su buzón de correo local o sistema de archivado, o a un servicio de archivado externo.

Reglas de transporte

Puede usar reglas de transporte para inspeccionar los mensajes enviados o recibidos por sus usuarios, y realizar acciones como bloquear o redirigir un mensaje, retenerlo para que lo revise un administrador o responsable, o entregar una copia a otro destinatario si el mensaje cumple determinadas condiciones.

 
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