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Creación y administración de buzones de sala

[Este tema es documentación previa y, por lo tanto, está sujeto a cambios en versiones futuras. Los temas en blanco se incluyen como marcadores. Si tiene comentarios, nos encantaría escucharlos. Envíenos un correo electrónico a ExchangeHelpFeedback@microsoft.com].  

Se aplica a:Exchange Online, Exchange Server 2016

Resumen: Procedimiento para crear un buzón de recursos (denominado buzón de sala) y una lista de salas, y para cambiar las propiedades del buzón de sala.

Un buzón de sala es un buzón de recursos que está asignado a una ubicación física, como una sala de conferencias, un auditorio o un aula. Con los buzones de sala, los usuarios pueden reservar fácilmente estas salas al incluir buzones de sala en las convocatorias de reunión. Al hacerlo, el buzón de sala usa opciones que puede configurar para decidir si la invitación se aceptará o denegará.

Para crear un buzón de sala, necesita ser administrador que pertenezca a los grupos de roles Administración de la organización o Administración de destinatarios.

Si quiere conceder a un usuario acceso a un buzón de sala para que pueda administrar directamente su calendario (por ejemplo, un asistente que necesita liberar tiempo para una reunión ejecutiva), puede hacerlo con las instrucciones que se indican en Administrar permisos para los destinatarios. Después de conceder permisos a un usuario para obtener acceso a un buzón de sala, podrá abrir el buzón según las instrucciones que se indican en Abrir y usar un buzón compartido en Outlook 2016 y Outlook 2013.

Para obtener información sobre los tipos de destinatarios que están disponibles en Exchange 2016, vea Destinatarios. Para obtener información sobre otro tipo de buzón de recursos, vea Administrar buzones de correo de equipamiento.

  • Tiempo estimado para finalizar:  5 minutos.

  • Deberá tener asignados permisos antes de poder llevar a cabo este procedimiento o procedimientos. Para ver qué permisos necesita, consulte elSección "Permisos de aprovisionamiento de destinatarios" en el tema Permisos de destinatarios.

  • Para obtener información acerca de los métodos abreviados de teclado aplicables a los procedimientos de este tema, consulte Métodos abreviados de teclado en el Centro de administración de Exchange.

  • Si utiliza buzones de sala o equipo de Office 365, consulte este artículo.

importantImportante:
Si ejecuta Exchange 2013 en un escenario híbrido, asegúrese de crear buzones de sala en la ubicación que corresponda. Cree localmente los buzones de sala de la organización local, y cree los buzones de sala de Exchange Online en la nube.
¿Ha experimentado algún problema? Solicite ayuda en los foros de Exchange. Visite los foros en Exchange Server, Exchange Online, o Exchange Online Protection.

  1. En el Centro de administración de Exchange, navegue a Destinatarios > Recursos.

  2. Para crear un buzón de sala, haga clic en Nuevo Icono Agregar > Buzón de sala.

  3. Use las opciones de la página para especificar la configuración del nuevo buzón de recursos.

    • * Nombre de sala   Use este cuadro para escribir un nombre para el buzón de sala. Es el nombre que aparece en la lista de buzones de correo de recursos en el Centro de administración de Exchange y en la libreta de direcciones de su organización. Este nombre es necesario y no puede superar los 64 caracteres.

      tipSugerencia:
      Aunque hay otros campos que describen los detalles de la sala, por ejemplo, Ubicación y Capacidad, considere la posibilidad de resumir los detalles más importantes en el nombre de sala mediante una convención de nomenclatura coherente. ¿Por qué? De este modo, los usuarios pueden ver fácilmente los detalles cuando seleccionen la sala en la libreta de direcciones en la convocatoria de reunión.
    • * Alias Un buzón de sala tiene una dirección de correo electrónico para recibir solicitudes de reserva. La dirección de correo electrónico está formada por un alias en la parte izquierda del símbolo @, que tiene que ser exclusivo en el bosque, y el nombre de dominio a la derecha. El alias es obligatorio.

    • Ubicación, Teléfono, Capacidad   Puede usar estos campos para indicar los detalles acerca de la sala. No obstante, tal como se explicó anteriormente, puede incluir parte de esta información o toda ella en el nombre de la sala para que los usuarios puedan verla.

  4. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar para crear el buzón de sala.

Después de crear un buzón de sala, puede cambiar la forma en que administra las convocatorias de reunión (incluido si responde automáticamente o si un usuario necesita decidir lo que hacer). De forma predeterminada, aceptará o rechazará automáticamente las solicitudes según si estas entran en conflicto con una reunión existente de su calendario. También permite reuniones periódicas y reuniones hasta 180 días desde la fecha actual (y rechaza las solicitudes posteriores) que tengan como máximo 24 horas de duración. Para cambiar otras opciones, vea Cambiar otras propiedades de buzón de sala.

Para obtener información sobre cómo crear un buzón de sala con el Shell de administración de Exchange, vea los ejemplos 2 y 3 en New-Mailbox.

  1. En el Centro de administración de Exchange, navegue a Destinatarios > Recursos.

  2. En la lista de buzones de recursos, haga clic en el buzón de sala cuyas propiedades desea cambiar y, a continuación, haga clic en EditarIcono Editar.

  3. En la página de propiedades del buzón de sala, haga clic en Delegados de reserva (permitir respuestas automáticas o) o en Opciones de reserva (permitir reuniones periódicas, rechazar reuniones programadas con mucha posterioridad, etc.).

Use la sección Delegados de reserva para ver o cambiar la forma en que el buzón de sala administra las convocatorias de reunión y para definir quién puede aceptar o rechazar las solicitudes de reserva (si no se realiza automáticamente).

  • Seleccione una de las opciones siguientes para administrar las convocatorias de reunión.

    • Aceptar o rechazar solicitudes de reserva automáticamente Si selecciona esta opción, se rechazará automáticamente la convocatoria de reunión si hay un conflicto de programación con una reserva existente, o si la solicitud de reserva infringe los límites de programación del recurso (por ejemplo, si la duración de la reserva es demasiado larga).

    • Seleccionar delegados que puedan aceptar o rechazar solicitudes de reserva Si selecciona esta opción, uno de los usuarios que agregó a la lista Delegados siguiente será el responsable de aceptar o rechazar las convocatorias de reunión que se envían al buzón de sala. Si asigna más de un delegado de recursos, solo uno de ellos tiene que actuar en una convocatoria de reunión específica.

Use la sección Opciones de reserva para ver o cambiar la configuración de la directiva de reserva que define cuándo se puede programar la sala, por cuánto tiempo se puede reservar y con cuánta anticipación.

  • Permitir la repetición de reuniones Esta configuración permite o evita la repetición de reuniones para la sala.

  • Permitir la programación solo durante horario laboral Esta configuración acepta o rechaza las convocatorias de reunión que no se celebran durante el horario laboral definido para la sala (que, de forma predeterminada, es de 8:00 a 17:00 de lunes a viernes). Para configurar el horario laboral del buzón de sala, puede iniciar sesión en el buzón con Outlook en la web e ir a la página Opciones > Calendario > Apariencia del calendario, o bien puede usar Set-MailboxCalendarConfiguration.

  • Rechazar siempre si la fecha de finalización sobrepasa este límite   Esta configuración controla el comportamiento de las reuniones que se repiten que se extienden más allá de la fecha especificada por la opción de tiempo máximo de espera para reserva.

    • Si habilita esta opción, una solicitud de reserva que se repite se rechaza automáticamente si la reserva empieza en la fecha especificada o después de la fecha especificada por el valor del cuadro Tiempo máximo de espera para reserva y se extiende más allá de la fecha especifica. Esta es la configuración predeterminada.

    • Si deshabilita esta opción, una solicitud de reserva que se repite se acepta automáticamente si las solicitudes de reserva empiezan en la fecha especificada o después de la fecha especificada por el valor del cuadro Tiempo máximo de espera para reserva y se extiende más allá de la fecha especifica. Sin embargo, la cantidad de reservas se reduce, de manera que no sucedan después de la fecha especificada.

  • Tiempo máximo de espera para reserva (días)   Esta configuración especifica el número máximo de días anticipados con los que se puede reservar la sala. Una entrada válida es un entero entre el 0 y el 1.080. El valor predeterminado es 180 días.

  • Duración máxima (horas)   Esta configuración especifica la duración máxima con la que se puede reservar la sala en una solicitud de reserva. El valor predeterminado es 24 horas.

    Para las solicitudes de reserva de repetición, la duración máxima de reserva se aplica a la duración de cada instancia de solicitud de reserva que se repite.

En esta página, también hay un cuadro que se puede usar para escribir un mensaje que se enviará a los usuarios que realizan solicitudes de reserva de la sala.

Después de crear un buzón de sala, puede efectuar cambios y establecer propiedades adicionales mediante el Centro de administración de Exchange o Exchange PowerShell.

  1. En el Centro de administración de Exchange, navegue a Destinatarios > Recursos.

  2. En la lista de buzones de recursos, haga clic en el buzón de sala cuyas propiedades desea cambiar y, a continuación, haga clic en EditarIcono Editar.

  3. En la página de propiedades del buzón de sala, haga clic en una de las secciones siguientes para ver o cambiar propiedades (para las opciones de reserva, vea Cambiar la forma en que un buzón de sala administra las convocatorias de reunión).

Use la sección General para ver o cambiar información básica del recurso.

  • * Nombre de sala   Este nombre aparece en la lista de buzones de recursos en el Centro de administración de Exchange y en la libreta de direcciones de su organización. Si lo cambia, no puede superar los 64 caracteres.

  • * Nombre de correo electrónico   Este cuadro de solo lectura muestra la dirección de correo electrónico para el buzón de sala. Puede cambiarla en la sección Email Address.

  • Capacidad   Use este cuadro para escribir el número máxima de personas que pueden ocupar a sala de forma segura.

Haga clic en Más opciones para ver o cambiar estas propiedades adicionales:

  • Unidad organizativa   Este cuadro de solo lectura muestra la unidad organizativa (UO) que contiene la cuenta para el buzón de sala. Debe usar usuarios de Active Directory y equipos para mover la cuenta a otra unidad organizativa.

  • Base de datos de buzones de correo   Este cuadro de solo lectura muestra el nombre de la base de datos de buzones de correo que hospeda el buzón de sala. Use la página Migración en el Centro de administración de Exchange para mover el buzón de correo a otra base de datos.

  • * Alias Use este cuadro para cambiar el alias para el buzón de sala.

  • Ocultar de las listas de direcciones   Active esta casilla para evitar que el buzón de sala aparezca en la libreta de direcciones y otras listas de direcciones definidas en su organización de Exchange. Después de activar esta casilla, los usuarios aún podrán enviar mensajes de reserva al buzón de sala mediante la dirección de correo electrónico.

  • Departamento   Use este cuadro para especificar un nombre de departamento con el cual está asociada la sala. Puede usar esta propiedad para crear condiciones de destinatarios para grupos de distribución dinámicos y listas de direcciones.

  • Compañía   Use este cuadro para especificar un nombre de compañía con la cual está asociada la sala. Como en el caso de la propiedad "Departamento", puede usar esta propiedad para crear condiciones de destinatarios para grupos de distribución dinámicos y listas de direcciones.

  • Directiva de la libreta de direcciones   Use esta opción para especificar una directiva de libreta de direcciones (ABP) para el buzón de sala. Las ABP contienen una lista global de direcciones (GAL), una libreta de direcciones sin conexión (OAB), una lista de salas y un conjunto de listas de direcciones. Para obtener más información, consulte Dirección de políticas de libro en Exchange 2016.

    En la lista desplegable, seleccione la directiva que desea asociar con este buzón.

  • Atributos personalizados   Este sección muestra los atributos personalizados definidos para el buzón de sala. Para especificar valores de atributos personalizados, haga clic en EditarIcono Editar. Se pueden especificar hasta 15 atributos personalizados para el destinatario.

Use la sección Información de contacto para ver o cambiar la información de contacto para la sala. La información de esta página se muestra en la libreta de direcciones.

tipSugerencia:
Puede usar el cuadro Estado/provincia para crear condiciones de destinatario para grupos de distribución dinámicos, directivas de direcciones de correo electrónico o listas de direcciones.

Use la sección Dirección de correo electrónico para ver o cambiar las direcciones de correo electrónico asociadas con el buzón de sala. Esto incluye la dirección SMTP principal del buzón de correo y las direcciones proxy asociadas. Las direcciones SMTP principales (también conocidas como dirección de respuesta) se muestran en negrita en la lista de direcciones, con el valor SMTP en mayúscula en la columna Tipo.

  • Agregar    Haga clic en AgregarIcono Agregar para agregar una nueva dirección de correo electrónico para este buzón de correo. Seleccione uno de los siguientes tipos de dirección:

    • SMTP   Este es el tipo de dirección predeterminado. Haga clic en este botón y, a continuación, escriba la nueva dirección SMTP en el cuadro * Dirección de correo electrónico.

    • EUM   El servicio de mensajería unificada de Microsoft Exchange usa una dirección EUM (mensajería unificada de Exchange) para ubicar destinatarios habilitados para mensajería unificada dentro de una organización de Exchange. Las direcciones EUM constan del número de extensión y el plan de marcado de MU para el usuario habilitado para MU. Haga clic en este botón y escriba el número de extensión en el cuadro Dirección/extensión. A continuación, haga clic en Examinar y seleccione un plan de marcado para el buzón de correo.

    • Tipo de dirección personalizada   Haga clic en este botón y escriba uno de los tipos de dirección de correo electrónico que no sean SMTP admitidos en el cuadro * Dirección de correo.

      noteNota:
      Con excepción de las direcciones X.400, Exchange no valida las direcciones personalizadas para comprobar el formato correcto. Debe asegurarse de que la dirección personalizada que especifica cumpla los requisitos de formato para el tipo de dirección.
    noteNota:
    Cuando agrega una dirección de correo electrónico nueva, tiene la opción de convertirla en dirección SMTP principal.

  • Actualizar automáticamente las direcciones de correo electrónico según la directiva de dirección de correo electrónico aplicada al destinatario.   Seleccione esta casilla para que las direcciones de correo electrónico del destinatario se actualicen automáticamente según los cambios realizados en las directivas de direcciones de correo electrónico de su organización.

Use la sección Sugerencia de correo para agregar una sugerencia de correo e informar a los usuarios sobre posibles problemas antes de que envíen una solicitud de reserva al buzón de sala. La información sobre correo es texto que se muestra en la barra de información cuando este destinatario se agrega a los campos Para, CC o CCO de un nuevo mensaje de correo electrónico.

noteNota:
La información sobre correo puede incluir etiquetas HTML, pero no se permiten los scripts. La longitud de la información de una sugerencia de correo electrónico personalizada no puede superar los 175 caracteres mostrados. Las etiquetas HTML no se cuentan en el límite.

Use los siguientes conjuntos de cmdlets para ver y cambiar las propiedades del buzón de sala: cmdlets Get-Mailbox y Set-Mailbox para ver y cambiar las propiedades generales y las direcciones de correo electrónico para los buzones de sala. Use los cmdlets Get-CalendarProcessing y Set-CalendarProcessing para ver y cambiar los delegados y las opciones de reserva.

  • Get-User y Set-User   Use estos cmdlets para ver y configurar propiedades generales, como ubicación, departamento y nombres de compañías.

  • Get-Mailbox y Set-Mailbox   Use estos cmdlets para ver y configurar propiedades de buzones de correo, como direcciones de correo electrónico y base de datos de buzones de correo.

  • Get-CalendarProcessing y Set-CalendarProcessing   Use estos cmdlets para ver y configurar opciones de reserva y delegados.

Para obtener más información acerca de estos cmdlets, consulte los siguientes temas:

A continuación, se presentan algunos ejemplos de cómo usar Exchange PowerShell para cambiar las propiedades del buzón de sala.

En este ejemplo, se cambia el nombre de visualización, la dirección SMTP principal (denominada dirección de respuesta predeterminada) y la capacidad de la sala. Además, la dirección de respuesta anterior se mantiene como una dirección proxy.

Set-Mailbox "Conf Room 123" -DisplayName "Conf Room 31/123 (12)" -EmailAddresses SMTP:Rm33.123@contoso.com,smtp:rm123@contoso.com -ResourceCapacity 12

En este ejemplo, se configuran buzones de sala para permitir que las solicitudes de reserva se programen únicamente durante el horario laboral y se configura una duración máxima de 9 horas.

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox')} | Set-CalendarProcessing -ScheduleOnlyDuringWorkHours $true -MaximumDurationInMinutes 540

En este ejemplo, se usa el cmdlet Get-User para buscar todos los buzones de sala que corresponden a salas de conferencia privadas y, a continuación, se usa el cmdlet Set-CalendarProcessing para enviar solicitudes de reserva a un delegado denominado Robin Wood para su aceptación o rechazo.

Get-User -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox') -and (DisplayName -like 'Private*')} | Set-CalendarProcessing -AllBookInPolicy $false -AllRequestInPolicy $true -ResourceDelegates "Robin Wood"

Si quiere tener más de cien salas o ya creó más de cien, use una lista de salas para que sea más fácil organizarlas. Si su compañía dispone de varios edificios con salas que se pueden reservar para reuniones, le resultará útil crear listas de salas para cada edificio. Las listas de salas son grupos de distribución con una marca especial que puede usar de la misma forma que usa los grupos de distribución. Pero solo puede crear listas de salas con el Shell de administración de Exchange.

En este ejemplo crearemos una lista de salas para el edificio 32.

New-DistributionGroup -Name "Building 32 Conference Rooms" -OrganizationalUnit "contoso.com/rooms" -RoomList

En este ejemplo agregaremos confroom3223 a la lista de salas del edificio 32.

Add-DistributionGroupMember -Identity "Building 32 Conference Rooms" -Member confroom3223@contoso.com

Puede que, en el pasado, creara grupos de distribución que contuvieran las salas de conferencias. No tiene que volver a crearlos, sino que los convertiremos rápidamente en una lista de salas.

En este ejemplo convertiremos el grupo de distribución de salas de conferencias del edificio 34 en una lista de salas.

Set-DistributionGroup -Identity "Building 34 Conference Rooms" -RoomList

Para comprobar que las propiedades de un buzón de sala se cambiaron correctamente, realice lo siguiente:

  • En el Centro de administración de Exchange, seleccione el buzón y haga clic en EditarIcono Editar para visualizar la propiedad o característica que ha modificado. Según la propiedad que cambie, puede aparecer en el panel Detalles del buzón seleccionado.

  • En Exchange PowerShell, use el cmdlet Get-Mailbox para verificar los cambios. Una ventaja de usar Exchange PowerShell es que puede consultar varias propiedades de varios buzones. En el ejemplo anterior donde las solicitudes de reserva se podían programar únicamente durante el horario laboral y con una duración máxima de 9 horas, ejecute el siguiente comando para comprobar los nuevos valores.

    Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox')} | Get-CalendarProcessing | fl Identity,ScheduleOnlyDuringWorkHours,MaximumDurationInMinutes
    
 
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