Planear reuniones grandes en Skype Empresarial Server

Resumen: Lea este tema para obtener información sobre los procedimientos recomendados para implementar y administrar reuniones grandes en Skype Empresarial Server.

El tamaño de las reuniones que Skype Empresarial Server pueden admitir depende de si las conferencias se hospedan en un grupo compartido o dedicado: entre 250 participantes en un grupo compartido y 1000 participantes en un grupo dedicado.

Las reuniones grandes normalmente tienen las siguientes características:

• El formato de la reunión es una presentación de uno a varios.

• Uno o unos pocos usuarios son presentadores y todo el mundo participa solo como asistentes.

• El uso compartido de una presentación de PowerPoint es la actividad principal de colaboración de datos.

• Se necesita audio y también se puede usar vídeo.

• Una persona dedicada, generalmente el organizador de la reunión o un asistente del organizador, configura la reunión con suficiente antelación.

• El personal dedicado (no los presentadores) ejecuta la reunión, incluida la conexión a una reunión en línea, la comprobación de que el uso compartido de audio, vídeo y diapositivas funciona, la administración de roles de usuario y la sala de espera, la activación y desactivación del silencio de los participantes, la realización de preguntas y la administración de grabaciones, según sea lo adecuado.

Cuando un usuario programa una reunión, Skype Empresarial Server crea un registro en la base de datos de conferencias, que almacena los datos de conferencia, pero no reserva ningún recurso de hardware para la reunión programada con antelación. En su lugar, Skype Empresarial Server tiene lógica de equilibrio de carga integrada para asignar dinámicamente recursos de conferencia en servidores front-end de manera que distribuya cargas de igual manera entre todos los servidores front-end del grupo. Esto suministra y usa los recursos de hardware de forma eficaz, pero es importante que planee adecuadamente para admitir reuniones muy grandes.

Por ejemplo, cuando un grupo de Skype Empresarial Server se ejecuta cerca de su capacidad máxima, cada servidor front-end podría hospedar aproximadamente 125 reuniones de tamaño medio. Agregar otra reunión pequeña no sería un problema, pero agregar una reunión de 1000 usuarios sería un problema porque los servidores front-end probablemente no podrían admitir una reunión tan grande al mismo tiempo que las otras 125 reuniones.

La compatibilidad con grandes reuniones de hasta 1000 participantes requiere abordar problemas relacionados con el modelo de hardware compartido y el modelo sin reservas. En general, necesita planear un grupo dedicado y seguir los procedimientos recomendados como se describe en las secciones siguientes.

Planificar un grupo dedicado

Si su organización requiere reuniones con más de 250 participantes, necesita planificar un grupo dedicado para admitir la carga.

Para tener suficientes recursos de CPU y memoria para reuniones de hasta 1000 usuarios, los servidores front-end que hacen de host no tienen que hospedar ninguna otra carga de trabajo de mensajería instantánea (MI), de presencia o de telefonía IP empresarial. Los servidores tampoco tienen que hospedar otras reuniones, independientemente de su tamaño. Para hospedar reuniones de hasta 1000 usuarios, debe configurar un grupo de Skype Empresarial Server independiente que se dedica a hospedar reuniones de gran tamaño.

Un grupo de Skype Empresarial Server que se dedica a hospedar reuniones grandes debe hospedar una y solo una reunión de hasta 1000 usuarios al mismo tiempo, por lo que es necesario reservar las horas de reunión con antelación a través de un proceso de programación fuera de banda para garantizar la compatibilidad dedicada de los servidores front-end. Para admitir más de una gran reunión al mismo tiempo, tendría que configurar varios grupos de grandes reuniones dedicados.

Para obtener más información sobre los requisitos de hardware y software, y planear una topología que admita reuniones grandes, vea Requisitos de hardware y software para conferencias en Skype Empresarial Server y Planear la topología de conferencia para Skype Empresarial Server.

Aplicar procedimientos recomendados para reuniones grandes

Después de configurar un grupo de servidores dedicado para reuniones de gran tamaño, puede realizar ciertos pasos para garantizar que las reuniones grandes hospedadas en el grupo proporcionen la mejor experiencia de usuario posible. Las siguientes secciones proporcionan instrucciones para administrar reuniones grandes:

• Crear organizadores de reuniones dedicados

• Crear moderadores dedicados

• Mantener un calendario de grandes reuniones independiente

• Implementar un proceso de programación de reuniones grandes

• Especificar detalles de programación correspondientes

• Crear una directiva de conferencia para reuniones grandes

Crear organizadores de reuniones dedicados

Para minimizar el tráfico de comunicaciones en tiempo real en el grupo de reuniones grandes, Microsoft no recomienda hospedar usuarios que inicien sesión periódicamente con Skype Empresarial clientes y participen en sesiones de mensajería instantánea (MI), presencia, conferencias y de voz. En cambio, realice alguna de las siguientes opciones:

• Crear una o más cuentas de usuarios dedicados solo para programar grandes reuniones

• Hospedar las cuentas de usuario del personal responsable de programar grandes reuniones en un grupo de servidores de grandes reuniones

Crear moderadores dedicados

En las reuniones que tengan cientos o miles de usuarios, recomendamos dedicar a una persona a moderar la sesión en línea. Esta persona dedicada puede ser un delegado del organizador de la reunión o un miembro del personal de soporte técnico para reuniones grandes de la organización. Es importante que, en el momento de programar la reunión, agregue como moderador al encargado dedicado a moderar la reunión, aunque puede promocionar a un asistente a la reunión en línea al rol de moderador mientras la reunión se está celebrando.

El moderador de la reunión puede usar todas las funcionalidades del moderador de Skype Empresarial clientes para administrar la reunión grande. Estas funciones incluyen:

• Supervisión de la sala de espera y admisión o rechazo de los usuarios en la sala

• Eliminación de los usuarios de la reunión que no tendrían que estar en ella

• Cambio de los tipos de acceso a la reunión

• Cambio de los roles de los participantes

• Invitar a otros participantes durante la reunión con la función de arrastrar y colocar, llamar por teléfono o el correo electrónico

• Desactivación o activación del audio del público o de usuarios individuales

• Administración del contenido de la reunión, como la carga o eliminación de contenido o el cambio del contenido activo

Mantener un calendario independiente

Para cada grupo de reunión grande, necesita mantener un calendario independiente de grandes reuniones programadas en ese grupo. Por ejemplo, puede hospedar una única cuenta de usuario en el grupo de reuniones grandes y usar Outlook con exchange y complemento de reunión en línea para Skype Empresarial mantener un calendario independiente. Si usa varias cuentas de usuario para habilitar personal de soporte para crear grandes reuniones, puede configurar un calendario independiente que agrupe todas las reuniones grandes creadas por los miembros del personal de soporte.

Mantener un calendario de reuniones independiente ayuda a evitar conflictos y garantizar que solo una reunión grande está activa en un determinado momento.

Implementar un proceso de programación

Dado que solo se admite una reunión grande a la vez en el grupo de reuniones grande dedicado, debe implementar un proceso de programación de reuniones grande para facilitar la configuración de reuniones grandes y ayudar a evitar conflictos. Skype Empresarial Server o Skype Empresarial clientes no proporcionan esta funcionalidad directamente. Una forma de implementar este tipo de proceso es usar el sistema de vales del equipo de soporte técnico de su organización, si está disponible.

Programar una reunión grande implica completar los siguientes pasos:

• El organizador de la reunión o el delegado determina la hora, la duración y el tamaño de la próxima reunión, además de presentar una lista de moderadores. Si se anticipa que el tamaño de la reunión va a superar los 250 usuarios o se desea garantizar la mejor experiencia de usuario para una reunión que no supere los 250 usuarios, el organizador o el delegado presentará una solicitud de convocatoria de reunión grande.

• El personal de programación comprobará si la fecha y la hora están disponibles. Como solo admitimos una única reunión grande en el grupo de servidores dedicado a la vez, el personal de programación comprobará el calendario de reuniones grandes para determinar si hay otra reunión programada para la fecha y la hora solicitadas. Si la hora solicitada está disponible, el personal aprobará la solicitud de reunión.

• Si se aprueba la solicitud, el personal de programación (con las credenciales del grupo dedicado) usa el complemento para reunión en línea para Skype Empresarial con Outlook para configurar una reunión en el grupo de reuniones grandes dedicado. Como parte del aviso de aprobación, se proporcionará al solicitante la dirección URL que se usará para unirse a la reunión.

• El organizador de la reunión o el delegado usará Outlook para programar la próxima reunión y agregará a la invitación la dirección URL para unirse a la reunión. Después, el organizador de la reunión o el delegado especificará los usuarios que desea invitar y les enviará la invitación.

Especificar detalles de programación correspondientes

Tras comprobar para asegurarse de que no hay ninguna otra reunión programada a la hora solicitada, el personal de soporte técnico de la gran reunión que administra la solicitud programa la reunión en el grupo de servidores de reuniones grandes.

Para garantizar la mejor experiencia de usuario, es importante programar la reunión grande con los niveles de acceso adecuados y la configuración de la reunión que sea apropiada para las necesidades del organizador de la reunión. Tenga en cuenta las siguientes opciones de programación configuradas en Skype Empresarial Opciones de reunión:

• Use un nuevo espacio de reunión para cada reunión grande en lugar de volver a usar el espacio de reunión dedicado.

• Especifique el nivel de acceso de reunión de la siguiente manera:

  • Si al menos un invitado es externo a la organización, establezca el tipo de acceso de reunión en Cualquiera (sin restricciones). Esto le habilita para evitar tener que administrar una sala de espera potencialmente grande cuando la reunión está en curso.

  • Si la reunión es solo interna, establezca el tipo de acceso de reunión en Cualquiera de mi organización.

    Nota

    Evite establecer el tipo de acceso de reunión en Personas de mi compañía a quien invito porque cuando usa esta configuración, los organizadores necesitan agregar todas las direcciones de correo electrónico de usuario a la lista de invitados y no puede invitar a un grupo de distribución. Evite establecer el tipo de acceso de reunión en Solo yo, el organizador de la reunión porque esta configuración requiere que todos los participantes de la reunión, incluidos los moderadores, tengan que colocarse en la sala de espera en el tiempo de ejecución de la reunión. La persona responsable de la ejecución de la reunión grande necesita supervisar entonces constantemente la lista de la sala de espera y admitir a nuevos usuarios que estén en la sala de espera.

• Permita a los usuarios que marquen desde teléfonos para entrar en la reunión automáticamente activando la configuración Los autores de llamada entran directamente.

• Invitar de manera explícita a los siguientes usuarios:

  • Delegado y organizador de reunión (solicitante)

  • La lista de moderadores proporcionada por un solicitante de reunión

    Nota

    Si el tipo de acceso de reunión se establece en Las personas que yo elija, tiene que agregar de manera explícita a cada participante de una reunión grande como invitado de la reunión.

• Administrar de manera explícita moderadores, en lugar de establecer la opción de moderador a uno de los valores de promoción automática. Asegúrese de agregar los siguientes usuarios como moderadores:

  • Delegado y organizador de reunión (solicitante)

  • La lista de moderadores proporcionada por solicitantes de grandes reuniones

    Al administrar de manera explícita moderadores, puede limitar moderadores a una cantidad lo suficientemente pequeña como para hacer posible tener una reunión grande efectiva. Si la mayoría de los participantes de la reunión tienen el rol de asistente, ayuda a reducir la posibilidad de que las personas tomen el control de la presentación, eliminen una presentación de PowerPoint, pongan o quiten el silencio de los moderadores de manera accidental, y otras interrupciones de la reunión.

• Active la configuración Silenciar a todos los asistentes para asegurarse de que solo los moderadores pueden difundir audio a la reunión.

• Compruebe la configuración Bloquear el vídeo de los asistentes para asegurarse de que solo los moderadores puedan difundir el vídeo en la reunión.

Crear una directiva de conferencia

Cree una directiva de conferencias específica para reuniones grandes y, después, asígnela a los usuarios alojados en el grupo de reuniones grandes dedicado. Configure la directiva de conferencias por medio de las siguientes opciones:

• Establezca la opción MaxMeetingSize en 1000. (El valor predeterminado es 250).

• Establezca la opción AllowLargeMeetings en True.

• Establezca la opción EnableAppDesktopSharing en None.

• Establezca la opción AllowUserToScheduleMeetingsWithAppSharing en False.

• Establezca la opción AllowSharedNotes en False.

• Establezca la opción AllowAnnotations en False.

• Establezca la opción DisablePowerPointAnnotations en True.

• Establezca la opción AllowMultiview en False.

• Establezca la opción EnableMultiviewJoin en False.

La configuración de $true AllowLargeMeetings provoca lo siguiente:

• Oculta la lista de asistentes.

• Deshabilita los errores en la ventana de mensajería instantánea.

• Deshabilita el vídeo de varios fabricantes.

• Deshabilita la posibilidad de promover un asistente a moderador. Debe planear con antelación y declarar todos los moderadores antes de la reunión.

• Deshabilita la capacidad de reactivar el audio de asistentes individuales.

• Deshabilita la posibilidad de aplicar la característica Bloquear contenido destacado de vídeo a los asistentes.

• El marcado RTC en los usuarios no podrá reactivarse a sí mismos usando 6 porque falta la Asistencia virtual personal, responsable de los comandos DTMF en las reuniones grandes activas.

• Si el moderador/organizador programa una reunión en la que todos deben silenciarse primero ("Silenciar a todos"), los usuarios de RTC se silenciarán durante toda la llamada y no podrán reactivarse.

Excepto en la opción Tamaño máximo de la reunión, todas las demás opciones de la directiva de conferencia aquí especificadas son necesarias para deshabilitar las funciones de conferencia que no se necesitan en reuniones grandes.

Además, debe configurar el grupo de reuniones grandes dedicado para que cada Skype Empresarial Server usuario que se aloja en el grupo y responsable de administrar la programación de la reunión tenga los permisos adecuados. Para ello, siga estos pasos:

• Establezca la opción Designar como moderador en Ninguno. Normalmente, uno o varios participantes en una reunión grande son moderadores, por lo que los participantes no tienen que ser admitidos automáticamente como moderadores en las reuniones grandes. En su lugar, los moderadores necesitan designarse explícitamente en el momento de programar la reunión o promoverse explícitamente durante la reunión grande.

• Asegúrese de que la casilla Tipo de conferencia asignada de forma predeterminada no esté activada. Esta configuración controla si el complemento para reunión en línea para Skype Empresarial siempre programa conferencias con la conferencia asignada del organizador, lo que significa que las reuniones programadas tienen la misma dirección URL de unión e información de audio. En escenarios de colaboración de grupos pequeños, este tipo de conferencia asignada funciona bien porque todos tienen su propia conferencia asignada individual y la dirección URL de unión y la información de audio constantes ayudan a unirse rápidamente a la reunión. Pero, en un escenario de reuniones grandes, el personal de soporte de reuniones grandes programa las reuniones usando un único conjunto de credenciales y después proporciona las direcciones URL de unión y la información de audio a los convocantes de la reunión. En este caso, usar una dirección URL diferente para unirse a cada reunión funciona mejor.

• Asegúrese de que la casilla Admitir usuarios anónimos de forma predeterminada no esté activada a menos que se necesite. Esta configuración afecta al tipo de acceso de reunión predeterminado programado por el complemento de reunión en línea para Skype Empresarial cuando no se usa una conferencia asignada. La opción adecuada para esta configuración depende de las necesidades de su organización. Si la mayoría de las reuniones grandes de su organización son reuniones internas, no active esta opción. Si la mayoría de las reuniones grandes requiere que los usuarios externos puedan unirse, active esta opción.

Para obtener más información sobre cómo crear una directiva de conferencia, vea Administrar directivas de conferencia en Skype Empresarial Server.