Carpetas públicas en Exchange Server

Las carpetas públicas están diseñadas para un acceso compartido y ofrecen una manera fácil y efectiva de obtener, organizar y compartir información con otras personas de su grupo de trabajo u organización. Las carpetas públicas organizan el contenido en una jerarquía profunda que es más fácil de examinar. Los usuarios verán la jerarquía completa en Outlook, lo que les facilita encontrar el contenido que les interesa.

Las carpetas públicas están disponibles en los siguientes clientes de Outlook:

• Outlook en la Web (anteriormente conocido como Outlook Web App) para Exchange 2016 o posterior

• Versiones admitidas de Outlook para Exchange Server.

• Outlook para Mac 2016 y Outlook para Mac para Office 365.

Las carpetas públicas también se pueden usar como método de archivado para los grupos de distribución. Cuando una carpeta pública se habilita para correo y se agrega como miembro del grupo de distribución, el correo electrónico enviado al grupo se agrega automáticamente a la carpeta pública para referencia futura.

Las carpetas públicas no están diseñadas para hacer lo siguiente:

• Archivado de datos: los usuarios que tienen límites de buzón a veces usan carpetas públicas en lugar de buzones para archivar datos. Esto no se recomienda, ya que afecta al almacenamiento en las carpetas públicas y debilita el objetivo de los límites de buzón. En su lugar, se recomienda usar el archivado local en Exchange 2016 como solución de archivado.

• Uso compartido de documentos y colaboración: las carpetas públicas no proporcionan control de versiones ni otras características de administración de documentos, como la funcionalidad de protección y des check-out controlada y las notificaciones automáticas de cambios de contenido. En su lugar, se recomienda usar SharePoint como solución de uso compartido de documentación.

Para obtener más información sobre las carpetas públicas y otros métodos de colaboración en Exchange, consulte Colaboración.

Para examinar algunas de las preguntas más frecuentes sobre las carpetas públicas en Exchange, consulte Preguntas más frecuentes: Carpetas públicas.

Para obtener más información sobre los límites y las cuotas de las carpetas públicas, consulte Límites de carpetas públicas.

Arquitectura de carpetas públicas

Las carpetas públicas usan una infraestructura de buzón de correo para aprovechar las tecnologías de alta disponibilidad y almacenamiento existentes de la base de datos de buzones de correo. La arquitectura de carpetas públicas usa buzones especialmente diseñados para almacenar la jerarquía y el contenido de las carpetas públicas. Esto también significa que ya no hay una base de datos de carpetas públicas como en la versión anterior de Exchange. La alta disponibilidad para los buzones de correo de carpetas públicas se debe al grupo de disponibilidad de base de datos (DAG). Para obtener más información sobre los DAG, consulte Grupos de disponibilidad de bases de datos.

Los principales componentes de arquitectura de las carpetas públicas son los buzones de carpeta pública, que pueden residir en una o más bases de datos.

Buzones de carpetas públicas

Existen dos tipos de buzones de carpetas públicas: el buzón de jerarquía principal y buzones de jerarquía secundarios. Ambos tipos de buzones pueden incluir contenido:

• Buzón de jerarquía principal: el buzón de jerarquía principal es la única copia grabable de la jerarquía de carpetas públicas. La jerarquía de carpetas públicas se copiará en todos los demás buzones de carpetas públicas, pero serán copias de solo lectura.

• Buzones de jerarquía secundaria: los buzones de jerarquía secundaria también contienen contenido de carpeta pública y una copia de solo lectura de la jerarquía de carpetas públicas.

Los buzones de carpetas públicas se pueden administrar de dos maneras:

• En el Centro de administración de Exchange (EAC), vaya a Carpetas> públicasBuzones de carpetas públicas.

• En el Shell de administración de Exchange, use el conjunto de cmdlets *-Mailbox . Los parámetros siguientes se han agregado al cmdlet New-Mailbox para admitir buzones de carpetas públicas:

  • PublicFolder: este parámetro se usa con el cmdlet New-Mailbox para crear un buzón de carpeta pública. Al crear un buzón de carpeta pública, se crea un nuevo buzón con el tipo de buzón de correo de PublicFolder. Para obtener más información, vea Crear un buzón de carpeta pública.

  • HoldForMigration: este parámetro solo se usa si va a migrar carpetas públicas de Exchange 2010 a Exchange 2016. Para obtener más información, consulte Migración de carpetas públicas más adelante en este tema.

  • IsHierarchyReady: este parámetro indica si el buzón de carpeta pública está listo para atender la jerarquía de carpetas públicas a los usuarios. Se establece $True en solo después de que toda la jerarquía se haya sincronizado con el buzón de carpeta pública. Si el parámetro se establece en $False, los usuarios no lo usarán para tener acceso a la jerarquía. Sin embargo, si establece la propiedad DefaultPublicFolderMailbox en un buzón de usuario en un buzón de carpeta pública específico, el usuario seguirá teniendo acceso al buzón de carpeta pública especificado incluso si el parámetro IsHierarchyReady está establecido en $False.

  • IsExcludedFromServingHierarchy: este parámetro impide que los usuarios accedan a la jerarquía de carpetas públicas en el buzón de carpeta pública especificado. A fin de mantener el equilibrio de carga, los usuarios se distribuyen por igual en los buzones de carpetas públicas de manera predeterminada. Cuando este parámetro se establece en un buzón de carpetas públicas, ese buzón no se incluye en el equilibrio de carga automático y los usuarios no podrán tener acceso a él para recuperar la jerarquía de carpetas públicas. No obstante, si establece la propiedad DefaultPublicFolderMailbox de un buzón de usuario en un buzón de carpetas públicas específico, el usuario podrá tener acceso al buzón de carpetas públicas especificado aunque el parámetro IsExcludedFromServingHierarchy no esté establecido para ese buzón de carpetas públicas.

Un buzón de jerarquía secundaria servirá solamente información de jerarquía de carpetas públicas a los usuarios si se ha especificado explícitamente en los buzones de los usuarios mediante la propiedad DefaultPublicFolderMailbox, o si se cumplen las condiciones siguientes:

• La propiedad IsHierarchyReady del buzón de carpeta pública se establece en $True.

• La propiedad IsExcludedFromServingHierarchy del buzón de carpeta pública está establecida en $False.

Jerarquía de carpetas públicas

La jerarquía de carpetas públicas contiene información organizativa y las propiedades de las carpetas, incluida la estructura de árbol. Cada buzón de carpetas públicas contiene una copia de la jerarquía de carpetas públicas. Solo hay una copia grabable de la jerarquía, que se encuentra en el buzón de carpetas de públicas principal. Para una carpeta específica, la información de jerarquía se utiliza para identificar lo siguiente:

• Permisos de la carpeta

• La posición de la carpeta dentro del árbol de carpetas públicas, incluidas las carpetas principales y secundarias

Sincronización de la jerarquía

El proceso de sincronización de la jerarquía de carpetas públicas usa la sincronización de cambios incrementales (ICS), que proporciona un mecanismo para supervisar y sincronizar los cambios en una jerarquía o contenido del almacén de Exchange. Los cambios incluyen la creación, modificación y eliminación de carpetas y mensajes. Cuando los usuarios están conectados y usan buzones de contenido, la sincronización se produce cada 15 minutos. Si no hay ningún usuario conectado al buzón de contenido, la sincronización se desencadenará con menos frecuencia (cada 24 horas). Si se realiza una operación de escritura como la creación de una carpeta en la jerarquía principal, la sincronización se desencadena inmediatamente (sincrónicamente) en el buzón de contenido.

En una organización grande, cuando crea un nuevo buzón de carpetas públicas, la jerarquía debe sincronizarse a dicha carpeta pública antes de que los usuarios puedan conectarse a la misma. De lo contrario, los usuarios pueden ver una estructura de carpeta pública incompleta cuando se conecten con Outlook. Para dar tiempo para que se produzca esta sincronización sin que los usuarios traten de conectarse al nuevo buzón de carpeta pública, establezca el parámetro IsExcludedFromServingHierarchy en el cmdlet New-Mailbox al crear el buzón de carpeta pública. Este parámetro impide que los usuarios se conecten al buzón de carpeta pública que se acaba de crear. Una vez completada la sincronización, ejecute el cmdlet Set-Mailbox con el parámetro IsExcludedFromServingHierarchy establecido en false, lo que indica que el buzón de carpeta pública está listo para conectarse. También puede usar el cmdlet Get-PublicFolderMailboxDiagnostics para ver el estado de sincronización por las propiedades SyncInfo y AssistantInfo.

Para obtener más información, consulte Creación de una carpeta pública.

Contenido de carpetas públicas

El contenido de las carpetas públicas puede incluir mensajes de correo electrónico, mensajes, documentos y formularios electrónicos. Este contenido se almacena en el buzón de carpetas públicas, pero no se replica en varios buzones de carpetas públicas. Todos los usuarios acceden al mismo buzón de carpetas públicas para ver el mismo conjunto de contenidos. Si bien se puede realizar una búsqueda de texto completo del contenido de las carpetas públicas, no se puede buscar contenido de carpetas públicas entre carpetas públicas, ni Exchange Search lo indiza.

Migrar carpetas públicas

• Puede migrar carpetas públicas en los siguientes escenarios:

• De Exchange 2010 a Exchange 2016 o a Exchange Online.

• De Exchange 2016 o posterior a Exchange Online.

Si ya utiliza las carpetas públicas de Exchange 2010 SP3 en su organización, antes de instalar Exchange 2016 debe migrar dichas carpetas públicas a Exchange 2016. Para ello, debe usar los cmdlets PublicFolderMigrationRequst. Para obtener más información, consulte Uso de la migración por lotes para migrar carpetas públicas de Exchange 2010 a Exchange 2016. Si su organización está cambiando a Exchange Online, podrá migrar las carpetas públicas a la nube y actualizarlas al mismo tiempo. Para obtener más información, consulte Uso de la migración por lotes para migrar carpetas públicas heredadas a Microsoft 365, Office 365 y Exchange Online y Uso de la migración por lotes para migrar Exchange Server carpetas públicas a Exchange Online.

Debido a los cambios en la forma en que se almacenan las carpetas públicas, los buzones de Exchange 2010 no pueden acceder a la jerarquía de carpetas públicas en Exchange 2016 o en Exchange Online. Sin embargo, los buzones de usuario de Exchange 2016 pueden conectarse a carpetas públicas de Exchange 2010. Las carpetas públicas de Exchange 2016 y las carpetas públicas heredadas no pueden existir en su organización de Exchange simultáneamente. Esto significa efectivamente que no hay coexistencia entre las versiones. Actualmente, la migración de carpetas públicas a Exchange Server 2016 o a Exchange Online es un proceso de traslado que se realiza en un único paso.

Por este motivo, se recomienda que antes de migrar las carpetas públicas de Exchange 2010, primero debe migrar los buzones de Exchange 2010 a Exchange 2016 o Exchange Online. Para obtener más información sobre cómo migrar buzones de correo, vea Movimientos de buzones en Exchange Server, Migración de correo electrónico mediante el método de transición de Exchange y Realización de una migración provisional del correo electrónico a Microsoft 365 o Office 365.

Movimientos de carpetas públicas

Puede mover carpetas públicas a un buzón de carpeta pública distinto y puede mover los buzones de carpetas públicas a diferentes bases de datos de buzones de correo. Para mover carpetas públicas a diferentes buzones de carpetas públicas, puede usar el conjunto de cmdlets PublicFolderMoveRequest. Las subcarpetas de la carpeta pública que se está moviendo no se moverán de forma predeterminada. Si desea mover una rama de carpetas públicas, puede usar el Move-PublicFolderBranch.ps1 script instalado de forma predeterminada con Exchange. Para obtener más información, vea Mover una carpeta pública a otro buzón de carpeta pública.

Además de mover carpetas públicas, puede mover buzones de carpetas públicas a diferentes bases de datos de buzones de correo usando el conjunto de cmdlets MoveRequest. Es el mismo conjunto de cmdlets que se utiliza para mover buzones normales. Para obtener más información, consulte Move a public folder mailbox to a different mailbox database.

Los cmdlets PublicFolderMoveRequest y MoveRequest usan el servicio de replicación de buzones para mover carpetas públicas de forma asíncrona. Esto significa que el cmdlet no realiza el trabajo real y, durante la mayor parte del traslado, los buzones de carpetas públicas y carpetas públicas seguirán estando disponibles para los usuarios. Dado que el servicio de replicación de buzones realiza movimientos de buzones, solicitudes de importación y exportación y solicitudes de movimiento de carpetas públicas, es importante considerar la limitación y la administración de cargas de trabajo.

Cuotas de carpetas públicas

De forma predeterminada, los nuevos buzones de carpetas públicas heredan automáticamente los límites de tamaño de la base de datos de buzones. Como resultado, para evaluar con precisión el estado de la cuota de almacenamiento actual para el buzón de carpeta pública mediante el cmdlet Get-Mailbox , primero debe revisar el valor de la propiedad UseDatabaseQuotaDefaults :

• Si el valor es True, se omite la configuración por buzón y se usan los límites de base de datos de buzón.

• Si el valor es , se Falseusa la configuración por buzón.

Si la propiedad UseDatabaseQuotaDefaults es True y las propiedades ProhibitSendQuota, ProhibitSendReceiveQuota y IssueWarningQuota son unlimited, el tamaño del buzón no es realmente ilimitado. En su lugar, debe usar el cmdlet Get-MailboxDatabase y revisar los límites de almacenamiento de base de datos de buzón correspondientes para averiguar cuáles son los límites del buzón. Los límites de cuota de base de datos de buzón de correo predeterminados son:

• IssueWarningQuota: 1,9 GB

• ProhibitSendQuota: 2 GB

• ProhibitSendReceiveQuota: 2,3 GB

Para conocer las cuotas de la base de datos de buzones de correo, ejecute el cmdlet Get-MailboxDatabase.

Para establecer las cuotas en un buzón de carpeta pública, use el cmdlet Set-OrganizationConfig con los parámetros DefaultPublicFolderIssueWarningQuota y DefaultPublicFolderProhibitPostQuota .

Recuperación ante desastres

Las carpetas públicas se basan en la infraestructura del buzón de correo y usan los mismos mecanismos para la disponibilidad y redundancia. Cada buzón de carpeta pública puede tener varias copias redundantes con conmutación automática por error, exactamente igual que los buzones. Para más información, consulte Planeamiento de la alta disponibilidad y resistencia del sitio.

Además del escenario general de recuperación ante desastres, también puede restaurar carpetas públicas en las siguientes situaciones:

• Restauración de carpetas públicas eliminadas temporalmente: la carpeta pública se eliminó, pero todavía está dentro del período de retención.

• Restauración de buzones de carpetas públicas eliminadas temporalmente: el buzón de carpeta pública se eliminó y todavía está dentro del período de retención del buzón.

• Restauración del buzón de carpeta pública desde una base de datos de recuperación: puede recuperar un buzón de carpeta pública individual de la copia de seguridad cuando haya transcurrido el período de retención del buzón eliminado. A continuación, se extraen los datos del buzón restaurado y se copian a una carpeta de destino o se combinan con otro buzón.

En todas estas situaciones, la carpeta pública o el buzón de carpeta pública es recuperable usando los cmdlets MailboxRestoreRequest.

Para obtener más información, consulte Restaurar carpetas públicas y buzones de carpetas públicas de movimientos fallidos.