Guía de cambio de Microsoft 365

Nota:

Este artículo fue escrito por expertos de Microsoft en el campo que trabajan con clientes empresariales para implementar Microsoft 365.

Importante

La información de este artículo se aplica al entorno multiinquilino de Microsoft 365.

Cambio continuo en la nube

El entorno en la nube de Microsoft 365 es un conjunto de hiperescala de ofertas de servicio que cambia constantemente. En la industria tecnológica, ser constantemente de vanguardia beneficia a la productividad, la seguridad y la felicidad del usuario. El cambio en la nube de Microsoft tiene el propósito: ofrecer valor al cliente, proteger el entorno y deleitar a los usuarios. El ritmo de cambio en Microsoft 365 es rápido y continuo: ambos adjetivos describen la canalización de valor del cliente que este modelo ayuda. Microsoft ayuda a los usuarios a aumentar la eficacia en sus organizaciones al ofrecer características innovadoras y servicios seguros.

Microsoft usa un modelo de desarrollo ágil que promueve el desarrollo rápido. Este modelo acorta el tiempo desde el momento en que se inicia un cambio hasta cuando está en producción. Para ayudar a mejorar la facilidad de uso, nuestro objetivo es acortar el tiempo entre la implementación de características y la realización de valor para nuestros clientes. El desarrollo ágil es importante en el entorno de nube moderno. Con él, podemos ajustar de forma ágil las prioridades de ingeniería basadas en los comentarios de los clientes, la dinámica del mercado, los requisitos normativos y los riesgos emergentes. La rápida integración de los cambios en su entorno significa que recibimos datos de comentarios más rápido y, a continuación, podemos mejorar de forma iterativa nuestros servicios.

Muchos cambios se relacionan con las nuevas características diseñadas para mejorar la experiencia del usuario. Estos cambios son una categoría de cambio que se encuentra dentro de un conjunto más amplio. El conjunto más amplio de categorías de cambios incluye el mantenimiento del servicio, las actualizaciones de seguridad y las actualizaciones para satisfacer las necesidades del panorama normativo y de cumplimiento cambiante.

Microsoft mejora constantemente los servicios de Microsoft 365 para ayudar a todas las personas y todas las organizaciones del planeta a lograr más. Nuestro compromiso con la mejora de la experiencia del usuario significa que ofrecemos un flujo continuo de actualizaciones para el servicio. Y para facilitar el planeamiento de la implementación, publicamos actualizaciones de cliente en consonancia con los ciclos de versión. Diseñamos nuevas características para mejorar la productividad y deleitar a los usuarios. Igualmente importante es que las características funcionen en un entorno seguro y compatible. Como parte del modelo de responsabilidad compartida, Microsoft toma amplias medidas para proteger nuestro entorno. Nuestras certificaciones hospedadas en el Portal de confianza de servicios de Microsoft prueban nuestro cumplimiento con más de 100 marcos. La otra mitad del modelo de responsabilidad (su entorno) también debe ser segura y compatible, por lo que tenemos en cuenta cuidadosamente el posible impacto del cliente al estructurar los cambios y los procesos circundantes.

Históricamente, los departamentos de TI han controlado estrechamente la implementación de cambios en las organizaciones de clientes. El control de las implementaciones dentro del inquilino ocupa un lugar en el panorama moderno de la nube, pero una implementación de características más rápida es clave para dar valor a los usuarios. A medida que la nube de Microsoft adopta aún más un modelo de actualización continua, la capacidad de las organizaciones para tomar decisiones basadas en riesgos en las que los cambios requieren una evaluación pormenorizada y que se pueden implementar inmediatamente se convierte en fundamental.

Cuando Microsoft agrega funcionalidades y los usuarios aprovechan estas funcionalidades, la experiencia del usuario mejora según lo que admiten los datos. En el momento de escribir, una comparación de la puntuación de promotor neto (NPS)[1] entre los clientes que usan el canal de actualización continua (canal actual) y el canal Semi-Annual Enterprise muestra una ventaja de 10 puntos[2] con respecto al canal de actualización continua para Aplicaciones Microsoft 365. En la figura 1 se muestra una comparación.

Comparación de canales de versión de puntuación de net promoter.Figura 1

Nuestro objetivo es proporcionar a su organización cambios que se puedan controlar (siempre que sea posible), si se consideran que afectan a la organización, a la vez que se permite que la mayoría de los cambios fluyan a los usuarios para mejorar el valor, la productividad, la colaboración y la seguridad.

Control del cambio: desafíos y estrategia

A pesar de las abrumadoras ventajas de la rápida publicación y adopción de características, es importante usar una sólida estrategia de administración de cambios. Reconocemos que la administración del cambio, especialmente el cambio continuo en la nube, puede ser un desafío para las organizaciones. Los departamentos de TI y otras líneas de defensa a menudo creen que cada cambio debe revisarse en profundidad antes de implementar software nuevo en sus entornos. Esta podría ser una estrategia ventajosa para un subconjunto de cambios de alto impacto, pero revisar el 100 % de los cambios es una estrategia pesada que retrasa la implementación de las características en constante evolución que permiten a los usuarios.

No todas las características o cambios tienen el potencial de afectar a la seguridad o la estatura de cumplimiento, por lo que es posible que no sea necesario analizar en profundidad cada cambio. Para los cambios que afectan, proporcionamos opciones de configuración para controlar las características relacionadas. Para ayudar a los usuarios a adoptar nuevas características, de forma predeterminada, estos cambios suelen estar activados: es necesario realizar una acción por su parte para deshabilitar o limitar estas características.

La capacidad de controlar cambios impactantes es un diferenciador que ofrece Microsoft. La industria tecnológica se centra principalmente en la innovación, que generalmente se supone que tiene un impacto positivo en los usuarios. No es habitual encontrar granularidad de control sobre estas innovaciones ofrecidas por líderes tecnológicos u otros proveedores de nube. Al respetar su derecho a controlar los cambios más impactantes, estamos demostrando nuestro compromiso con la asociación y, en última instancia, su éxito. Además, nos comprometemos a mejorar la experiencia de cambio general. Al proporcionar transparencia en nuestro proceso de cambio, procedimientos y hoja de ruta, y mediante la supervisión de los comentarios de los clientes, queremos permitir que nuestros clientes evalúen e implementen el volumen de actualizaciones que publicamos.

Desafíos

A partir de observaciones, comentarios y datos auxiliares del sector, hemos identificado un desafío clave al que se enfrentan nuestros clientes cuando aplican modelos de ingesta de cambios altamente restrictivos a la directiva de lanzamiento continuo de Microsoft 365. El desafío radica en la frecuencia con la que Microsoft actualiza los servicios en la nube moderna. Para ilustrar el desafío, suponga que Microsoft inserta 720 cambios al año, publicados linealmente. Si estos cambios están restringidos para la evaluación, los departamentos de TI que están implementando cambios podrían estar detrás de hasta 60 cambios después del primer mes. El trabajo pendiente resultante de los cambios aumenta la entropía en el entorno e impide que los usuarios usen las características y actualizaciones más recientes. La pregunta se convierte en: ¿es la organización capaz de procesar estos cambios rápidos de acuerdo con los procedimientos existentes o se deshabilitan los cambios porque no pueden coincidir con el ritmo de lanzamiento?

Importante

"¿Es la organización capaz de procesar estos cambios rápidos de acuerdo con los procedimientos existentes o se dejan los cambios deshabilitados porque no pueden coincidir con el ritmo de lanzamiento?"

El desafío se puede explicar aún más con la "metáfora del automóvil". Muchas organizaciones solo se centran en la funcionalidad y la seguridad. En el contexto de un vehículo, esto equivale a centrarse en llegar del punto A al punto B. En este caso, los propietarios están contentos si pueden arreglar el vehículo, si saben cómo funciona y si el vehículo tiene cinturón de seguridad. Sin embargo, retamos a los profesionales de TI que lo lean a considerar al usuario. Para el consumidor medio de vehículos, el transporte es más que de A a B. Los usuarios (conductores de consumidor) quieren una radio para entretenimiento, aire acondicionado para el control de clima y ventanas eléctricas para mayor comodidad. Los conductores quieren sistemas de frenado antibloqueo, airbags y cinturón de seguridad. Si el enfoque se centra únicamente en permitir que los usuarios lleguen al destino, es posible que desautorice a la población que quiere ser más segura, cómoda y eficiente en el viaje. Si las líneas de defensa de la organización dedican un tiempo valioso a dividir qué características son importantes, qué características se preocupan por los usuarios y qué características están causando interrupciones en el entorno de TI, la carga se vuelve insostenible. Esto exige la democratización de la evaluación de cambios; Para obtener más información, consulte la sección Change Evaluation Democratization (Democratización de la evaluación de cambios).

Aunque Microsoft no proporciona una opción de desactivación predeterminada, encontramos que muy pocos clientes aprovechan las opciones que proporcionamos para deshabilitar las características en sus entornos. Cuando las organizaciones emplean una estrategia "todo fuera" aprovechando nuestras configuraciones proporcionadas, el resultado es similar a la administración de software local. Las ventajas que originalmente se buscaban al migrar a la nube se ven en gran medida alienadas por este enfoque, ya que las innovaciones que los usuarios cuidan no están disponibles. Además, el ecosistema de Microsoft sufre la brecha en los datos de uso creados por esta estrategia. Por ejemplo, los datos de diagnóstico[3] proporcionan a Microsoft información valiosa sobre cómo usan las características nuestros clientes, cómo las características mejoran (o no) la experiencia general y los informes de bloqueos que nos ayudan a mantenernos al tanto de los problemas generalizados. Aunque proporcionamos a los clientes control sobre los datos de diagnóstico, el ejercicio de estos controles limita los datos que tenemos para mantener nuestro servicio seguro, actualizado y funcionando según lo esperado.

Citamos esto como un desafío porque reconocemos el delicado equilibrio que debe alcanzarse entre controlar el entorno, garantizar una formación adecuada y proporcionar a los empleados nuevas y emocionantes características. Los profesionales de TI están a la vanguardia del mantenimiento de este equilibrio: por eso Microsoft proporciona herramientas, transparencia e instrucciones para tomar decisiones de implementación basadas en riesgos. Las herramientas de administración de configuración, los planes de desarrollo de productos, las notificaciones de cambios y la documentación son manifestaciones de nuestro compromiso para ayudarle a alcanzar el equilibrio entre el riesgo de cambio y el riesgo.

Esta conversación se centra en las características que entregamos, no en las actualizaciones de seguridad que se producen en segundo plano. Las mismas características que desarrollamos con una exhaustiva investigación de mercado para aumentar la productividad y la satisfacción del usuario. Las características que ayudan a nuestros clientes a lograr más, con canales de comentarios abiertos para ajustar los comentarios negativos de forma ágil. Se requiere la participación del cliente para validar nuestras características, lo que significa que primero se deben implementar características en entornos de cliente para que los usuarios puedan aprovecharlas.

Estrategia

Se pueden identificar tres categorías de clientes en función de sus estrategias de cambio observadas: Maximizar el cambio, Permitir mayor restricción de alto impacto y Restringir todo el cambio. En la figura 2 se resumen estas categorías.

Diagrama de estrategia de cambio máximo.Figura 2

La estrategia Maximizar cambio es más aplicable a las pequeñas o medianas empresas que buscan optimizar la productividad del usuario y que funcionan sin cumplimiento ni requisitos normativos.

La categoría Permitir mayor restricción de alto impacto es la estrategia a la que se recomienda dirigirse, especialmente si su organización funciona en un entorno regulado o si tiene requisitos de seguridad estrictos (por ejemplo, en los servicios financieros, la atención sanitaria y los sectores aeroespaciales). Los datos NPS de la figura 1 admiten el caso de la implementación de un enfoque basado en riesgos para evaluar los cambios.

Microsoft aconseja a los clientes que sean intencionados con sus decisiones de deshabilitar un cambio y evitar dejar inconscientemente deshabilitados todos los cambios. Microsoft se esfuerza por permitirle tomar decisiones basadas en riesgos sobre los cambios que requieren una evaluación en profundidad, al tiempo que permite que el resto de los cambios se implementen inmediatamente con una evaluación mínima (y riesgo). Al identificar de forma proactiva nuestros niveles de impacto de cambios, descritos en la clasificación y notificación de cambios, y al mantenerse al tanto de los próximos cambios, descritos en fuentes de información sobre cambios, le ayudamos a tomar decisiones basadas en riesgos en las que los cambios requieren evaluación.

La observación del sector de Microsoft muestra que la estrategia Restringir todos los cambios es demasiado pesada y menos eficaz en el empoderamiento del usuario, ya que limita las ventajas de la innovación continua.

Consumo y administración de cambios: centro de mensajes y Planner

Todas las estrategias de cambio requieren comunicación y mensajería para que los usuarios consuman y actúen sobre el cambio. El centro de mensajes es el centro de notificaciones para los cambios planeados y otros anuncios importantes de Microsoft 365. El centro de mensajes se encuentra en el Centro de administración de Microsoft 365. Incluye próximas características nuevas y modificadas, mantenimiento planeado y otros anuncios importantes. Hay tres categorías para los mensajes:

  • Evitar o corregir problemas
  • Planear el cambio y
  • Mantenerse informado

Los atributos de mensaje que proporciona el Centro de mensajes incluyen Fecha de publicación, Id. de mensaje (para realizar el seguimiento de mensajes específicos), Título y (cambio/evento) Descripción. El Centro de mensajes es una fuente crítica de información importante para el planeamiento de cambios y el consumo de actualizaciones en Microsoft 365. La creación de proyectos y tareas a partir de estas notificaciones a menudo accionables es fundamental para una estrategia de cambio correcta. Para ayudarle a comprender mejor este contenido, Planner se ha integrado con el Centro de mensajes, lo que permite que los mensajes se sincronicen directamente con Planner.

Planner características incluyen:

  • Sincronización de mensajes desde el Centro de mensajes.
  • Seleccionar los tipos de mensajes sincronizados.
  • Establecer una cadencia para la sincronización de mensajes.

Después de sincronizar un mensaje con Planner, se muestra en Planner como una tarea. Los títulos de publicaciones del centro de mensajes tienen el prefijo del servicio asociado entre corchetes. Si se actualiza un mensaje, esa actualización también se sincroniza con la tarea Planner.

Cada tarea se estructura como:

  • El título de la publicación del mensaje tiene un prefijo entre corchetes (por ejemplo, "[SharePoint] Nueva característica") que indica el servicio al que está asociada la publicación. En la figura 3 se muestra un ejemplo.
  • La fecha de inicio se establece en la hora en que se creó la tarea en Planner.
  • La fecha de publicación de la publicación del mensaje se puede encontrar en las Notas.

Ejemplo de publicación del centro de mensajes.Figura 3

Al usar Planner para administrar tareas, agrupar tareas y formular un plan de acción para completar tareas estratégicamente, puede revisar los paneles y los equipos de administración de cambios para realizar un seguimiento eficaz de los cambios.

Cambiar tipos y métodos de control

Microsoft proporciona varias opciones y herramientas de versión para ayudar a controlar e implementar los cambios de una manera que se alinee con su estrategia. Anteriormente discutimos nuestra estrategia recomendada; En esta sección, se describe cómo puede implementar esta estrategia.

Los cambios de Microsoft 365 se publican en servicios (como SharePoint Online y Teams) y clientes, a los que se hace referencia como Aplicaciones Microsoft 365 (como Microsoft Word, Excel y PowerPoint). Los servicios y los clientes tienen diferentes opciones de versión y controles de implementación, por lo que es importante comprender las diferencias a medida que implementa la estrategia de administración de versiones.

Tipos de cambios para los servicios y clientes de Microsoft 365

Los cambios de Microsoft 365 se pueden planear o no planear, en función de la naturaleza de los cambios. Por ejemplo, las actualizaciones de seguridad no siempre están planeadas, porque son reacciones a riesgos o problemas emergentes en nuestros productos o servicios. En función del tipo de cambio, el canal de comunicación también puede variar. Los canales de comunicación se describen más adelante en la sección Cambiar clasificación y notificación. Para obtener un resumen de los tipos de cambio para los servicios y las aplicaciones cliente, consulte la tabla 1.

Tabla 1: Cambiar tipos de servicios y aplicaciones cliente de Microsoft 365

Elemento Funcionalidad Actualizaciones no relacionadas con la seguridad Seguridad
Tipo de cambio Actualizaciones de características

Nuevas características o aplicaciones

Características desusadas
Revisiones de cliente para problemas Revisiones de seguridad
¿Comunicación con la antelación suficiente? Aviso de 30 días para los cambios que requieren acción No; se incluyen en la compilación mensual para todos los canales No; se incluyen en la compilación mensual para todos los canales
Canal de comunicación Centro de mensajes en el Centro de administración de Microsoft 365

Hoja de ruta de Microsoft 365

Blog de Microsoft 365

Área de Microsoft 365 del Microsoft Tech Community
Información de publicación de actualizaciones para Aplicaciones de Microsoft 365 Boletín de seguridad o CVE
¿Requiere acción de administrador? A veces Rara vez Rara vez
¿Qué tipo de acción? Cambiar configuración

Comunicar los cambios a los usuarios

Validar las personalizaciones
Cambiar la configuración de administración

La responsabilidad de administrar estos cambios se comparte entre Microsoft y usted como administrador del inquilino de Microsoft 365. Para obtener más información, consulte el modelo de responsabilidad compartida de Microsoft.

Ahora que hemos descrito los tipos de cambios que puede esperar de los servicios de Microsoft 365 y las aplicaciones cliente, incluidas las responsabilidades asociadas, en la siguiente sección se exploran las distintas opciones de versión y los controles disponibles para cada uno.

Opciones y controles de versión de servicio

Opciones de versión del servicio

Los servicios de Microsoft 365 proporcionan dos opciones para recibir nuevas actualizaciones de productos y características a medida que están disponibles: Versión estándar y Versión dirigida. [4] Estas opciones de versión le ayudan a administrar cómo su organización recibe las actualizaciones del servicio. Proporcionamos controles para que designe qué usuarios reciben actualizaciones, en función de su asociación a una de las opciones de versión.

A medida que Microsoft desarrolla productos y características, las nuevas versiones se validan en varias fases. En la figura 4 se describen estas fases, con cada fase de validación llegando a un público más amplio. Antes de pasar a la siguiente fase, se debe completar un umbral de implementaciones en la fase anterior sin problemas.

Diagrama de validación de administración de versiones.Figura 4

Los equipos de características de Microsoft son los primeros en validar las características que desarrollan.

Una vez resueltos los errores o problemas identificados, la característica se publica en la organización de Microsoft 365, lo que abarca una base de usuarios más amplia para la validación.

Una vez que la característica se considera lista, se publica para todo Microsoft, que se conoce internamente como "dogfooding" nuestros productos para identificar problemas, antes de que las actualizaciones lleguen al público.

Las siguientes fases son las versiones públicas. La versión de destino está formada por clientes que han configurado su inquilino, o usuarios específicos, para que estén en la opción Versión de destino. En esta fase se recopilan comentarios sustanciales y datos de rendimiento del producto a medida que nuestros clientes realizan pruebas de integración y validación amplia en muchos países o regiones, arquitecturas en la nube y profesionales de TI o usuarios avanzados. Si el inquilino o un subconjunto de los usuarios están configurados para la versión estándar, esta última fase es cuando estos usuarios (y el resto del mundo) reciben las nuevas características.

Para implementar la democratización de la estrategia de cambio dentro de su organización, aproveche la versión dirigida para los usuarios avanzados y de TI.

Controles de versión de servicio

El control principal para recibir actualizaciones de servicio es la configuración de las opciones de versión. Aunque Microsoft le proporciona control sobre la cadencia con la que los usuarios reciben actualizaciones, estos cambios se implementan en nuestros servicios en la nube de hiperescala (en lugar de en instalaciones de software que se ejecutan en la infraestructura de TI). Sería poco práctico para Microsoft administrar, actualizar y proteger una nube global con versiones específicas de nuestros servicios que se ejecutan para inquilinos específicos. Esto significa que los cambios de servicio proporcionan menos granularidad de control sobre la implementación que Aplicaciones Microsoft 365, ya que Aplicaciones Microsoft 365 tienen canales de versión y varias herramientas de implementación disponibles.

Puede configurar las opciones de versión en el portal de administración de Microsoft 365 como se describe en Configuración de la opción de versión en el Centro de administración. Vaya al portal y, a continuación, seleccione Configuración>Configuración de> la organizaciónPreferencias de versión del perfil>organizativo. En la figura 5 se muestra el panel de configuración en el que puede seleccionar tener a todos los usuarios en versión estándar, a todos los usuarios de la versión de destino o a usuarios específicos de la versión de destino.

Opciones de preferencias de versión.Figura 5

Es importante tener un inquilino de ensayo o prueba como parte de la estrategia de cambio. Algunas características requieren cambios en el inquilino antes de la manifestación en la experiencia del usuario. Estos cambios de inquilino se pueden implementar en el inquilino de almacenamiento provisional, por lo que puede obtener una vista previa de las características, a la vez que se conservan las configuraciones de inquilino de producción.

Canales y controles de versión de cliente

Canales de versión de cliente

Microsoft ofrece diferentes canales de actualización a los que los clientes pueden suscribirse para obtener actualizaciones de nuestros clientes de clic y ejecución, Aplicaciones Microsoft 365. Estos canales determinan la frecuencia con la que se publican los cambios en todo el inquilino o subdivisión suscrita de su inquilino, en función de la configuración del cliente. Los canales son un mecanismo eficaz a través del cual los departamentos de TI y los usuarios avanzados pueden evaluar y probar los próximos cambios sin dificultar su lanzamiento a la mayor población de usuarios. Para obtener más información, consulte Introducción a los canales de actualización para Aplicaciones Microsoft 365.

En la tabla 2 se proporciona una comparación de los canales de Aplicaciones Microsoft 365, canal actual, canal mensual de empresa y Semi-Annual canal enterprise.

Tabla 2: canales de actualización de Aplicaciones Microsoft 365

Nombre de canal Canal actual Canal mensual para empresas Canal empresarial semestral
Uso recomendado Proporcione a los usuarios nuevas características de Office en cuanto estén listos, pero no según una programación establecida. Proporcione a los usuarios nuevas características de Office solo una vez al mes y según una programación predecible. Para dispositivos seleccionados de su organización, donde se necesitan pruebas exhaustivas antes de implementar nuevas características de Office. Por ejemplo, para cumplir con los requisitos normativos, gubernamentales u otros requisitos de la organización. [5]
Frecuencia de publicación Al menos una vez al mes (probablemente más a menudo), pero no según una programación establecida Una vez al mes, el segundo martes del mes Una vez al mes, el segundo martes del mes
Actualizaciones de características Tan pronto como estén listos (normalmente una vez al mes), pero no según una programación establecida Una vez al mes, el segundo martes del mes Dos veces al año (en enero y julio), el segundo martes del mes
Actualizaciones de seguridad (si es necesario) Una vez al mes, el segundo martes del mes Una vez al mes, el segundo martes del mes Una vez al mes, el segundo martes del mes
Actualizaciones que no son de seguridad (si es necesario) Normalmente, al menos una vez al mes (posiblemente más a menudo), pero no según una programación establecida Una vez al mes, el segundo martes del mes Una vez al mes, el segundo martes del mes[6]
Duración de soporte técnico para una versión específica Hasta que se publique la siguiente versión con nuevas características, que suele ser de aproximadamente un mes Dos meses Catorce meses

Microsoft proporciona tres métodos principales para modificar Aplicaciones Microsoft 365 canales de actualización para dispositivos de su organización:

Al cambiar de canal, hay ciertas consideraciones, como la pérdida de características al cambiar los usuarios del canal actual a Semi-Annual canal de empresa. Para obtener una lista completa de consideraciones, consulte Consideraciones al cambiar de canales.

Controles de versión de cliente

Junto con los canales de versión, que son controles inherentemente propios, Microsoft proporciona una selección de herramientas y configuraciones para implementar, controlar y administrar aún más los clientes de Microsoft 365. Las herramientas para administrar los dispositivos y los clientes de Microsoft 365 instalados en ellos se han descentralizado históricamente. Además de una multitud de opciones de terceros que están disponibles, las soluciones de Microsoft incluyen las siguientes herramientas:

Al adjuntar Intune a la implementación de Configuration Manager (lo que se conoce como administración conjunta), puede adjuntar la inteligencia de la nube de Microsoft 365 a los flujos de trabajo de maneras eficaces. Puede:

  • Automatice completamente las pruebas de compatibilidad para las actualizaciones de Windows.
  • Implemente las actualizaciones de cliente más rápido para que su organización sea segura y compatible rápidamente.
  • Realice acciones inmediatas en los dispositivos.

Administrar actualizaciones en Aplicaciones Microsoft 365 con Microsoft Configuration Manager es el origen para comprender lo siguiente:

  • Requisitos previos necesarios al usar Microsoft Configuration Manager para actualizar Aplicaciones Microsoft 365.

  • Cómo habilitar Configuration Manager para recibir notificaciones de paquetes de cliente de Microsoft 365.

  • Cómo permitir que los clientes de Microsoft 365 reciban actualizaciones de Configuration Manager.

  • Las opciones para permitir que los clientes reciban actualizaciones de Configuration Manager.[7]

Para obtener instrucciones completas para configurar la estrategia de implementación, consulte la documentación de Microsoft Configuration Manager.

El centro de administración de Aplicaciones Microsoft 365 está diseñado para ayudar a los administradores a reducir su costo total de propiedad a la vez que pueden ofrecer rápidamente características, seguridad y actualizaciones de calidad con Aplicaciones Microsoft 365. Las funcionalidades de información y control pueden proporcionar información de implementación más profunda y casi en tiempo real, notificación de problemas y acciones rápidas (posponer, restaurar, pausar y reanudar) para garantizar un tiempo de inactividad mínimo del usuario.

El centro de administración de Aplicaciones Microsoft 365 ofrece inventario y Actualización en la nube para administrar mejor las actualizaciones de dispositivos para Aplicaciones Microsoft 365.

Inventario de Office

  • Explore en profundidad las vistas detalladas de los dispositivos de Office y la información del complemento.
  • Vea información como la propagación de canal o compilación, agregue diversidad y mucho más.
  • Exporte los datos.

Moneda de seguridad

  • Vea un panel para ver el estado de cumplimiento de actualizaciones de seguridad entre canales.
  • Establezca el objetivo de destino y la escala de tiempo para realizar el seguimiento y el informe.
  • Identifique los dispositivos con errores y tome medidas de mitigación.

Actualización en la nube

  • Configure perfiles de actualización para dispositivos en el Canal mensual de empresa o canal actual para recibir actualizaciones automáticamente.
  • Aprovecha la optimización de entrega de Windows.
  • Mantener el cumplimiento del dispositivo con las fechas límite de actualización y las exclusiones de fechas de actualización.
  • Supervise la implementación de actualizaciones, proporcionándole información, así como la opción de pausar o revertir la implementación.

Importante

En el momento de la publicación, el centro de administración de Aplicaciones Microsoft 365 está disponible para los clientes empresariales con SKU E3 y versiones posteriores.

Controles de configuración de cliente

Después de implementar Aplicaciones Microsoft 365 en dispositivos y usuarios, con la cadencia definida y con herramientas de nivel empresarial, Microsoft le proporciona controles de configuración de cliente pormenorizados. Aplicaciones Microsoft 365 tienen más de 2000 opciones de configuración que le permiten modificar el comportamiento del cliente para adaptarse a los perfiles operativos, de cumplimiento y de riesgo de su organización.

Aunque la directiva de grupo se ha usado históricamente para aplicar la configuración de cliente y sigue siendo un método viable, hemos desarrollado un servicio nexus de sincronización basado en la nube que permite que las directivas se muevan con los usuarios: Cloud Policy. Este servicio le permite aplicar la configuración de directiva para Aplicaciones Microsoft 365 para empresas en el dispositivo de un usuario, incluso si el dispositivo no está unido a un dominio ni administrado de otro modo. Cuando un usuario inicia sesión en las Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas en un dispositivo, la configuración de la Directiva se desplaza a ese dispositivo. También puede aplicar algunas configuraciones de directiva para aplicaciones web de Office, tanto para los usuarios que han iniciado sesión como para los usuarios que acceden a documentos de forma anónima.

En la figura 6 se muestra el portal y el gran número de opciones de configuración de directiva disponibles para la configuración en el centro de administración de Aplicaciones Microsoft 365. También puede usar Cloud Policy directamente en el centro de administración de Microsoft Intune.

Captura de pantalla de la página web Editar configuración de directiva.Figura 6

Algunas opciones de configuración controlan el comportamiento básico del cliente, como la visibilidad de la barra de desplazamiento en Excel o la disponibilidad de subtítulos en directo en PowerPoint, mientras que otras configuraciones pueden ser importantes para los departamentos de seguridad, cumplimiento o riesgo. En la figura 7 se muestra la opción Cloud Policy para habilitar o deshabilitar experiencias conectadas en Aplicaciones Microsoft 365, que proporcionan a los usuarios servicios basados en web desde sus clientes de escritorio (como Translator, Bing Image Search y Mapas 3D).

Captura de pantalla del cuadro desplegable para habilitar o deshabilitar el uso de experiencias conectadas en Office que analizan el contenido.Figura 7

Microsoft proporciona controles de privacidad para que pueda cumplir las obligaciones de cumplimiento y seguridad a escala global, independientemente de las localidades operativas. Con Cloud Policy, puede usar un menú desplegable para modificar esta configuración y aplicar las modificaciones en los dispositivos que usan ese perfil.

Democratización de la evaluación de cambios

Anteriormente, compartimos datos que admiten el valor de usuario de estar en el canal actual, lo que proporciona actualizaciones continuas. Se recomienda este canal y el Canal mensual de empresa como dos soluciones para acelerar la evaluación y las pruebas de actualizaciones. Microsoft recomienda dos modelos para usar estos canales:

  • Inquilino de prueba: Para evaluar y probar las características entrantes, los clientes usan un inquilino de prueba que imita la producción. Para los clientes, se recomienda que el inquilino de prueba se suscriba al canal actual o al canal mensual de empresa. En el caso de los servicios, se recomienda que el inquilino de prueba se suscriba a la opción Versión de destino. Los inquilinos de prueba se usan para pruebas de integración y evaluación de productos independientes de la producción. Tradicionalmente, TI posee inquilinos de pruebas y opera las cuentas de prueba dentro. Se trata de un modelo centrado en TI que puede provocar cuellos de botella y evaluaciones incompletas. Se recomienda incluir usuarios de varios departamentos y roles en el inquilino de prueba. Los departamentos de TI no son expertos en todos los productos y no siempre son los más adecuados para realizar determinadas evaluaciones de productos. Para los servicios de Microsoft 365, están disponibles las opciones Versión dirigida y Versión estándar.

  • Usuario avanzado (experiencia): Para democratizar las evaluaciones de actualización, identifique a los usuarios avanzados en el inquilino de producción y suscríbalos a Canal actual o Canal mensual de empresa (Aplicaciones Microsoft 365) y la opción Versión dirigida (servicios). Solo los usuarios avanzados especificados reciben actualizaciones continuas o tempranas y sirven como fuente esencial de comentarios, errores y experiencia en varias líneas de negocio y experiencia del usuario.

Puede usar estos dos modelos simultáneamente para proporcionar una evaluación completa, eficaz y eficaz de las actualizaciones entrantes. Alejarse del modelo de aceptación centrado en TI y democratizar la evaluación en toda la organización mejora la velocidad y la calidad del esfuerzo. Si el resto de la organización se suscribe a Semi-Annual opción Enterprise Channel o Standard Release (Aplicaciones Microsoft 365 y servicios de Microsoft 365, respectivamente), las actualizaciones evaluadas en el inquilino de prueba, por parte de los usuarios avanzados y de TI, estarán listas para implementarse con menor fricción.

Internamente, Microsoft emplea estas estrategias de evaluación de cambios en un programa llamado Microsoft Elite. El programa Microsoft Elite está más allá de dogfood y actúa como nuestro programa de adopción temprana. Nuestros empleados prueban características y escenarios específicos; proporcionan comentarios de calidad que mejoran los programas y características antes de que se publiquen a nuestros clientes y compañeros. Puede usar las cadencias de versión y la estrategia de cambio descrita anteriormente para imitar este programa en su propio entorno.

Planes de cambio, directivas y procedimientos de Microsoft

La misión de cambio de Microsoft es permitir una entrega rápida, mejorar la productividad y deleitar a los clientes con nuevas aplicaciones y características, a la vez que se minimiza la fricción y la interrupción. La administración del cambio es un programa perenne que ofrece innovación continua a los usuarios. Los cambios son necesarios para mantener los productos y servicios seguros, actualizados y funcionando según lo esperado. Aunque la innovación es clave para ofrecer valor al usuario, reconocemos que los cambios impactantes en su entorno pueden crear riesgos legales, normativos, de seguridad o de cumplimiento. Para reducir el riesgo potencial, Microsoft se compromete a:

  • Siga las directivas y procedimientos de control de cambios definidos.
  • Notificarle de cambios impactantes con al menos 30 días de antelación.
  • Escuchar los comentarios de la comunidad para mejorar el proceso de lanzamiento de cambios.

Plan de administración de cambios

El plan de administración de cambios de Microsoft 365 es esencial para permitir a los clientes planear y administrar los cambios. En la figura 8 se muestran los pilares del plan.

Diagrama de los cuatro pilares del plan de administración de cambios de Microsoft 365.Figura 8

El Plan de administración de cambios de Microsoft describe tres fases de cambio y las acciones recomendadas del cliente asociadas a cada acción. En la tabla 3 se resumen las tres fases de cambio.

Tabla 3: Fases del plan de administración de cambios de Microsoft

Fase 1: Antes del cambio Fase 2: Durante el cambio Fase 3: Después del cambio
Identifique un centro de cambio de excelencia o un panel de gobernanza en la nube con representantes de cada línea de defensa de la empresa.

Valide las directivas de cambio existentes y cree directivas según sea necesario.
Tenga en cuenta el impacto del cambio en la organización y los usuarios. Proporcione comentarios sobre un próximo cambio de servicio mediante la comunicación del Centro de mensajes.
Conozca el cambio:
- Comprobación de la hoja de ruta del producto

- Compruebe el Centro de mensajes en el Centro de administración de Microsoft 365.
Tenga en cuenta los cambios de flujo de trabajo para ayudar a los equipos de implementación y aumentar la productividad de los usuarios mediante la adopción proactiva y la administración de cambios. Revise los factores que impulsan una implementación correcta en su organización y se adaptan para reducir el impacto y aumentar el reconocimiento y la eficacia.
Proporcione comentarios sobre un próximo cambio de servicio mediante la comunicación del Centro de mensajes. Asegúrese de que la sección de contactos y partes interesadas de su perfil de cliente esté completa y proporcionada a su Administrador técnico de cuentas (TAM). Los cambios están diseñados para beneficiar a los clientes. Ayude a los usuarios a tener en cuenta los cambios, comprenderlos y sacar el máximo partido de ellos.

Independientemente de la estrategia de cambio, asegurarse de que los usuarios comprendan los cambios más recientes es importante para una adopción correcta. La importancia de la adopción y la administración de cambios continúa a la alza a medida que Microsoft y el mayor mercado avanzan hacia el cambio continuo.

Clasificación y notificación de cambios

Microsoft clasifica los cambios para ayudar a los clientes a comprender y planear correctamente cada actualización. Las actualizaciones principales deben ser un enfoque clave para los clientes que evalúan y analizan los próximos cambios. Si un cambio se clasifica como una actualización importante, Microsoft se compromete a notificar a los clientes al menos 30 días antes de la implementación cuando sea necesaria una acción.

Para clasificarse como una actualización principal, los cambios deben cumplir uno o varios de los criterios siguientes:

  • Cambios en la productividad diaria, como bandeja de entrada, delegaciones de reuniones, uso compartido y acceso.
  • Cambios en los temas, elementos web y otros componentes que pueden afectar a las personalizaciones.
  • Aumenta o disminuye la capacidad visible, como el almacenamiento, el número de reglas, los elementos o las duraciones.
  • Cambio de marca que puede causar confusión del usuario o provocar cambios en el departamento de soporte técnico o colateral o cambios en la dirección URL.
  • Un nuevo servicio o aplicación.
  • Cambios que requieren una acción de administrador (exclusiva de prevent/fix).
  • Cambios en dónde se almacenan los datos (podrían afectar a los requisitos normativos o legales).

El Centro de mensajes del Centro de administración de Microsoft 365 es el origen principal de la información de cambio. El centro de mensajes marca los cambios de gran importancia (actualizaciones principales) con un signo de exclamación rojo (❗): esto les ayuda a ser fáciles de identificar y realizar un seguimiento durante varias fases de la versión. En la figura 9 se muestra una captura de pantalla.

Captura de pantalla de las preferencias del Centro de mensajes.Figura 9

Los mensajes se identifican en la columna del lado derecho anterior mediante una de tres categorías:

Evitar o corregir problemas: estos mensajes le informan de los problemas conocidos que afectan a su organización y pueden requerir que tome medidas para evitar interrupciones en el servicio. Evitar o corregir problemas son diferentes de los mensajes de Estado del servicio porque le piden que sea proactivo para evitar problemas.

Plan de cambio: estos mensajes le informan de los cambios en Microsoft 365 que pueden requerir que actúe para evitar interrupciones en el servicio. Por ejemplo, se le notificará sobre los próximos cambios en los requisitos del sistema y sobre las características que se quitarán. Para mantener el servicio en funcionamiento con normalidad, nos esforzamos por proporcionar al menos 30 días de aviso de cualquier cambio que requiera que un administrador actúe.

Manténgase informado: aquí es donde le notificamos sobre las características nuevas o actualizadas que estamos activando en su organización. Normalmente, las características se anuncian primero en la hoja de ruta de Microsoft 365. Los mensajes de confidencialidad también pueden informarle sobre el mantenimiento planeado de acuerdo con nuestro Contrato de nivel de servicio. El mantenimiento planeado puede dar lugar a un tiempo de inactivación, donde usted o los usuarios no pueden acceder a Microsoft 365, una característica específica o un servicio como el correo electrónico o OneDrive. Para obtener más información, consulte la documentación del Centro de mensajes.

Los mensajes "evitar o corregir problemas" y "planear el cambio" pueden requerir la acción de los administradores. Para ayudarle a priorizar y planear, la columna Act by contiene la fecha en la que se requiere la acción.

Importante

"Para ayudarle a priorizar y planear, la columna Act by contiene la fecha en la que se requiere la acción".

La interfaz de usuario de administrador del Centro de mensajes es una manera de obtener información sobre los cambios del servicio. Con Office 365 Service Communications API, puede crear soluciones automatizadas para consultar los siguientes datos pertinentes:

  • Obtener servicios: Devuelve la lista de servicios a los que está suscrito.
  • Obtener estado actual: Devuelve una vista en tiempo real de los incidentes de servicios actuales y en curso.
  • Obtener estado histórico: Obtenga una vista histórica de los incidentes de servicio.
  • Obtener mensajes: Busque las comunicaciones de incidentes y del Centro de mensajes, que incluyen información de cambios.

Nos comprometemos a mejorar continuamente nuestros procesos de notificación y clasificación de cambios. Nuestros esfuerzos para predecir qué cambios pueden afectar a los entornos de los clientes son la base de nuestras clasificaciones de cambios, pero estas predicciones son limitadas sin la intervención de nuestra comunidad de clientes. Los comentarios de los clientes que recibimos a través de diversos canales mejoran nuestra capacidad de responder a los problemas de cambio de una manera ágil, democratizada y centrada en el cliente.

Fuentes de canales de información y comentarios

Para garantizar una amplia difusión y accesibilidad, Microsoft publica información de cambios en varias ubicaciones. El Centro de mensajes del portal de Administración de Microsoft 365 es un origen clave de información específica del inquilino, pero debe prestar atención a todo el conjunto de orígenes para asegurarse de que está informado holísticamente de forma oportuna.

Orígenes de información de cambios

Plan de desarrollo de Microsoft 365

Microsoft 365 Roadmap es un sitio web público que retransmite el estado de los productos que están en desarrollo, lanzamiento o lanzamiento. Puede ver el estado de cada característica o carga de trabajo, buscar mediante etiquetas y confirmar las fechas de lanzamiento desde un único portal. Como se muestra en la figura 10, puede usar el filtrado para encontrar fácilmente servicios o características de interés.

Captura de pantalla de la hoja de ruta de Microsoft 365 con filtros.Figura 10

Resumen semanal del centro de mensajes

Los administradores pueden usar el resumen semanal del Centro de mensajes para revisar las comunicaciones del Centro de mensajes por correo electrónico en un formato de resumen fácil de compartir. El resumen se creó en respuesta a los comentarios de los clientes y muestra las formas innovadoras en que la comunidad de Microsoft afecta al cambio en nuestros procesos. Los clientes pueden optar por no recibir correos electrónicos de resumen cambiando la configuración en el portal de administración. En la figura 11 se muestra un ejemplo del resumen.

Anuncio del Centro de mensajes de ejemplo.Figura 11

Aplicación móvil de administración de Microsoft

La aplicación móvil de administración de Microsoft 365 tiene más de 80 características que le ayudan a administrar su empresa cuando está en viaje. La aplicación está disponible para su descarga en apple App Store y Google Play. Con la aplicación móvil, puede realizar tareas comunes, como el restablecimiento de contraseña de usuario, agregar usuarios a un grupo y revisar las notificaciones y alertas de cambios. Se recomienda habilitar las alertas móviles para que se mantengan al tanto de las actualizaciones en el momento en que se publican. En la figura 12 se muestra una captura de pantalla de la aplicación móvil.

Captura de pantalla de la aplicación móvil de administración de Microsoft 365.
Figura 12

Para aprovechar las características de la aplicación móvil de administración de Microsoft 365, descargue la aplicación.

Otros recursos de información de cambios

Además de cambiar nuestros servicios, también actualizamos los clientes de Microsoft 365. Ambos conjuntos de cambios siguen nuestro plan de administración de cambios y se comunican en el Centro de mensajes. Para obtener documentación sobre los cambios de cliente, consulte:

Fuera de la documentación formal, se recomienda que los clientes se unan a la Microsoft Tech Community para mantener un pulso sobre cómo los cambios los administran e implementan los compañeros del sector. El Microsoft Tech Community es una fuente de información activa, sin procesar y en tiempo real. Supervisamos activamente la plataforma para comprender mejor cómo se reciben los cambios.

Canales de comentarios

Microsoft establece un bucle de comentarios virtuoso entre los clientes y nuestros productos. Hay varios ejemplos de cambios que se han revertido o modificado debido a los comentarios enviados por los clientes. Los clientes pueden proporcionar comentarios a través de varios canales:

  • Portal de administración de Microsoft 365
  • Centro de mensajes
  • Microsoft Tech Community

Portal de administración de Microsoft 365
En la parte inferior derecha de cada página del portal de administración, los clientes pueden proporcionar comentarios haciendo clic en el botón Dar comentarios , que se muestra en la figura 13.

Captura de pantalla del botón Dar comentarios.
Figura 13

Centro de mensajes

El botón Dar comentarios también existe en el Centro de mensajes para que pueda proporcionar comentarios sobre los cambios entrantes u otras notificaciones sin cambiar las páginas del portal. Los comentarios del Centro de mensajes van directamente a los equipos propietarios de ingeniería y marketing de Microsoft. Los propietarios de Microsoft reciben un informe diario de los nuevos comentarios que se han enviado. Si sus comentarios están relacionados con un cambio o mensaje específico, asegúrese de incluir el identificador del Centro de mensajes para que los comentarios se puedan correlacionar correctamente. En la figura 14, puede ver el botón Dar comentarios en la parte inferior derecha del Centro de mensajes.

Captura de pantalla de la página de configuración del Centro de mensajes.Figura 14

El Centro de mensajes también admite los botones Me gusta y No gusta , como se muestra en la figura 15, para cada mensaje. Con estos, puede proporcionar comentarios rápidamente. Agregamos estos comentarios y los usamos para comprender la recepción general por parte del cliente de los cambios recientes.

Captura de pantalla de los botones Me gusta y No gusta.Figura 15

Microsoft Tech Community

Esta comunidad actúa como una fuente de información de cambios de sus compañeros y como un foro para proporcionar comentarios. Supervisamos los foros de tech community para obtener comentarios valiosos y utilizamos la información para influir en las decisiones internas. En la figura 16 se muestra una lista de foros de comentarios.

Captura de pantalla de la lista de foros de comentarios.Figura 16

Footnotes

1: Net Promoter Score (NPS) es un cálculo del sector que mide las preferencias del usuario para un producto o servicio. NPS se calcula mediante la contabilidad de los usuarios que restan, admiten o son neutrales con respecto al objetivo del examen. Si se resta el porcentaje de detractores del porcentaje de patrocinadores, se obtiene la Puntuación neta del promotor, que puede oscilar entre -100 (si cada cliente es detractor) y un máximo de 100 (si cada cliente es promotor).

2: Con un margen de error de 1,5.

3: Microsoft proporciona controles sobre los datos de diagnóstico recopilados de los puntos de conexión de usuario, como se describe en Uso de la configuración de directivas para administrar los controles de privacidad para Aplicaciones Microsoft 365 para empresas. En la medida en que Microsoft sea un procesador o subprocesador de datos personales sujeto al RGPD, los Términos del RGPD de los Datos Adjuntos 3 de Microsoft Online Services data protection rigen ese procesamiento y las partes también aceptan los siguientes términos en esta subsitio ("Procesamiento de datos personales; RGPD").

4: Para obtener instrucciones sobre cómo participar en estas opciones de versión de servicio, consulte Configuración de las opciones de versión estándar o de destino.

5: Si toda la organización está en una cadencia semestral, es posible que descubra que el período de seis meses entre las actualizaciones de características hace que los clientes no cumplan los requisitos normativos o las directivas internas mientras espera un período tan prolongado entre versiones.

6: consta de un subconjunto seleccionado de actualizaciones que no son de seguridad para Semi-Annual Canal empresarial.

7: Para que Configuration Manager pueda administrar las actualizaciones de Office, es necesario habilitar un objeto COM de Office en el equipo donde está instalado Office. El objeto COM de Office toma comandos de Configuration Manager para descargar e instalar actualizaciones de cliente. Puede habilitar el objeto COM de Office mediante la directiva de cliente en Configuration Manager, directiva de grupo o la herramienta de implementación de Office. Si usa más de un método, el valor de directiva de grupo determina la configuración final.