Utility SpotlightKit de herramientas de actualización para plantillas y sitios de Sharepoint

Luis Câmara Manoel and Peter Skjøtt Larsen

Descargar el código de este artículo: Upgrade Toolkit for Windows SharePoint Services Sites and Templates (699KB)

Con la reciente llegada de Windows SharePoint Services (WSS) 3.0, muchos administradores se enfrentan a la tarea de actualizar los sitios y datos WSS 2.0 existentes a los nuevos entornos WSS 3.0. Aunque WSS 3.0 proporciona una amplia variedad de herramientas que migran adecuadamente los datos del sitio y

actualizan su estructura, quizá se necesiten tareas adicionales para mejorar la estructura de sitios o plantillas de sitio personalizados.

No obstante, es posible que sea necesario realizar tareas adicionales para actualizar la estructura de sitios o plantillas de sitio personalizados. Afortunadamente, el equipo Microsoft® Solution Accelerator lanza al mercado el Kit de herramientas de actualización para sitios y plantillas de Windows® SharePoint® Services, que ofrece instrucciones y herramientas para esta práctica (consulte la barra lateral "Recursos de WSS"). Este artículo se centra en algunos de los desafíos y soluciones asociados con la actualización de sitios personalizados a entornos WSS 3.0. Pero primero, consulte la barra lateral "Terminología de WSS" para obtener algunas definiciones de términos habituales.

Proceso de actualización

¿Por qué debe actualizar? WSS 3.0 incluye varias características nuevas que quizás convencerán a los propietarios de sitios que una actualización sea necesaria:

• Papelera de reciclaje, que permite a los usuarios recuperar documentos eliminados por error.
• Seguridad del nivel de elementos de la carpeta, que permite a los administradores de sitios controlar qué personas o grupos tienen acceso a las carpetas.
• Envío de correo electrónico a listas, que permite que las listas, como por ejemplo, las listas de mensajes de blog en un sitio SharePoint, reciban contenido por correo electrónico.
• Botón Acciones del sitio, que permite a los usuarios crear sitios y páginas, editar páginas y administrar la configuración de sitios en forma sencilla.
• Rutas de exploración, que proporcionan al usuario un contexto inmediato de navegación.
• Vistas móviles, que permiten a los usuarios móviles aprovechar las útiles capacidades de sincronización sin conexión.
• Fuentes RSS, que permiten que programas habilitados para RSS, como por ejemplo, Internet Explorer 7.0 y Outlook® 2007, recuperar información de listas.
• Creación de versiones en bibliotecas de documentos, que permite la creación y el control de versiones secundarias para desproteger documentos antes de la edición.

Debido a que el proceso de actualización de sitios y plantillas depende de pasos específicos anteriores y posteriores a la actualización del servidor a WSS 3.0 (consulte la figura 1), la definición de los requisitos de actualización de sitios y plantillas es un paso importante en la estrategia general de actualización de WSS 3.0. Los propietarios de sitio y los administradores de servidor deben trabajar conjuntamente para determinar en qué sitios y plantillas se deben crear instancias y cuáles se deben actualizar a un entorno WSS 3.0. Una vez seleccionados estos sitios personalizados, puede comenzar el trabajo de actualización.

Figura 1** Flujo de trabajo para la actualización de sitios y plantillas de WSS **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

Identificación de plantillas de sitios personalizados

¿Cómo determina si los sitios han sido personalizados? WSS 3.0 proporciona una herramienta de análisis previo a la actualización que genera un informe de los cambios realizados a las plantillas de sitio en toda la granja de servidores. Debe ejecutar esta herramienta antes comenzar la migración con el fin de seleccionar qué plantillas de sitio necesitan atención especial.

La herramienta ofrece un informe en formato XML, tal como el que se muestra en la figura 2. El elemento unghostedPage indica que un sitio fue personalizado.

Figure 2 Informe de la herramienta de análisis previo a la actualización de los cambios realizados a las plantillas de sitio

<?xml version=”1.0” encoding=”utf-8”?>
<summary>
  <sites>
    <site url=”http://mscc-shr-v3-01” storage=”172767226”>
      <webs>
        <web url=”http://mscc-shr-v3-01/Board of Directors-Basic”>
          <unghostedPage url=”http://mscc-shr-v3-01/Board of Directors-Basic/Board Information/
                Forms/default.aspx” />
          <unghostedPage url=”http://mscc-shr-v3-01/Board of Directors-Basic/Board Information/
                Forms/AllItems.aspx” />
          <unghostedPage url=”http://mscc-shr-v3-01/Board of Directors-Basic/Board Information/
                Forms/DispForm.aspx” />
          <unghostedPage url=”http://mscc-shr-v3-01/Board of Directors-Basic/Board Information/
                Forms/EditForm.aspx” />
          <unghostedPage url=”http://mscc-shr-v3-01/Board of Directors-Basic/Board Information/
                Forms/Upload.aspx” />
          <unghostedPage url=”http://mscc-shr-v3-01/Board of Directors-Basic/Board Information/
                Forms/WebFldr.aspx” />
          <unghostedPage url=”http://mscc-shr-v3-01/Board of Directors-Basic/Company Finance and 
                Business Planning/Forms/AllItems.aspx” />
          <unghostedPage url=”http://mscc-shr-v3-01/Board of Directors-Basic/Company Finance and 
                Business Planning/Forms/DispForm.aspx” />
          <unghostedPage url=”http://mscc-shr-v3-01/Board of Directors-Basic/Company Finance and 
                Business Planning/Forms/EditForm.aspx” />

Definiciones de sitios personalizados

Es posible que la mayoría de los sitios personalizados de WSS 2.0 que desee actualizar hayan sido generados a partir de plantillas creadas desde definiciones de sitios estándar de WSS. Sin embargo, es posible que algunas de las plantillas de sitios personalizados se hayan generado a partir de definiciones de sitios personalizados. Este puede ser el caso si los desarrolladores de la organización crearon definiciones de sitios personalizados o si se adquirieron aplicaciones o plantillas de otros proveedores a partir de definiciones de sitios personalizados. Este artículo sólo cubrirá el escenario de definición de sitios estándar. Para obtener más información acerca del escenario de plantillas de sitios personalizados, consulte la barra lateral "Recursos de WSS".

Después de comprobar que los archivos .stp y los sitios están verdaderamente generados a partir de definiciones de sitio estándar, lo que significa que existen definiciones de actualización de sitio en WSS 3.0, puede proceder con la instalación y creación de instancias de sus sitios.

Para actualizar plantillas específicas de sitios WSS 2.0, primero deberá instalar las plantillas en un servidor WSS 2.0 (consulte la fase 1 de la figura 1). A continuación, deberá crear sitios basados en cada una de las plantillas instaladas.

Para agilizar el proceso de instalación de varios archivos .stp, la creación de instancias en varios sitios y la limpieza del servidor de cualquier archivo temporal después de que finalice el proceso de actualización, el acelerador de la solución proporcionará un conjunto de secuencias de comandos que aprovecha los comandos de Stsadm.exe (consulte la barra lateral "Secuencias de comandos de la solución" para obtener información más detallada). Stsadm.exe es una aplicación de línea de comandos que ofrece un conjunto completo de operaciones WSS para administrar servidores y sitios Sharepoint. Las secuencias de comandos de la solución automatizan este proceso permitiéndole instalar y crear una instancia por lotes o realizar estas tareas de manera secuencial. Se puede ahorrar mucho tiempo a la hora de instalar muchos .stp y crear instancias para una gran cantidad de sitios.

Secuencias de comandos de la solución

El proceso de instalación y creación del sitio usa dos secuencias de comandos que ejecutan Stsadm.exe:

• MiginstStp.cmd instala las plantillas de sitio mediante la operación addtemplate de Stsadm.exe. Esta operación tiene los parámetros _SOURCEFILELOCATION, _SOURCEFILENAME y _FILETITLE.
• MigMakeSite_1.cmd crea los nuevos sitios. MigMakeSite_1.cmd ejecuta la operación createweb de Stsadm.exe. Esta operación tiene los parámetros _SERVERURL, _SITENAME, _SITETEMPLATENAME y _SITETITLE.

Ejecute estas secuencias de comandos en el servidor WSS 2.0 local que tiene acceso a la ubicación de los archivos de la plantilla (.stp) guardada del sitio. Para ejecutar estas secuencias de comandos, debe ser miembro del grupo Administradores locales en el servidor o miembro del grupo Administradores de WSS con permisos para crear sitios. La guía Kit de herramientas de actualización para sitios y plantillas de SharePoint proporciona una descripción detallada acerca de cómo aprovechar al máximo estas secuencias de comandos. Una vez instalados los .stp y creadas las instancias de los sitios, estará listo para continuar con la actualización del servidor. Los métodos de actualización de WSS 3.0 se explican en detalle en "Actualización a Windows Sharepoint Services 3.0” (consulte el vínculo que figura en la barra lateral en "Recursos de WSS").

Terminología de WSS

La solución Servicios de Windows Sharepoint tiene terminología propia. Este es un breve glosario de términos que se usan con frecuencia.

Definición del sitio Un conjunto de archivos que define un tipo de sitio específico. Una definición de sitio incluye archivos .xml, .aspx y .ascx, así como archivos de la página principal. También incluye archivos de la lista de plantillas y archivos de contenido almacenados en una carpeta especial del servidor web de aplicaciones. WSS incluye un conjunto de definiciones estándar de sitio, listas para usar que incluyen Sitio de equipo, Sitio en blanco y Área de documentos. Inicialmente, éstas son las únicas plantillas de sitio almacenadas en la galería de plantillas del sitio y disponibles la lista de selección de plantillas que aparece en Nuevo sitio de SharePoint.

Las plantillas de sitio definen cómo crear una instancia de un sitio de Sharepoint. Para crear un nuevo sitio de Sharepoint, debe seleccionar una plantilla de sitio en la que se basará el sitio. Por ejemplo, puede crear un nuevo sitio denominado "Junta directiva" basado en una plantilla estándar "Sitio en blanco". A continuación puede agregar listas, bibliotecas, elementos web y otros elementos personalizados a la instancia del sitio. Para que estos elementos personalizados estén disponibles a otros usuarios, puede guardar este sitio como una plantilla llamada "Junta directiva" que se basa en la definición de sitio "Sitio en blanco" la definición. WSS guarda la plantilla personalizada de sitio como un archivo .stp (plantilla de sitio), lo coloca en la galería de plantillas de sitio y lo muestra en la lista de selección de plantillas de la página Nuevo sitio de Sharepoint para que los usuarios puedan crear nuevos sitios basados en ella. Las plantillas de sitio contienen una serie de archivos de configuración de sitio, incluidos archivos .xml, .aspx, de imagen, etc. que se comprimen en un único archivo .stp. (Los archivos .stp cumplen una función similar a los archivos .cab). El más importante de estos archivos es Manifest.xml, que contiene información esencial como, por ejemplo, la estructura y navegación del sitio, listas y bibliotecas, ubicación de elementos web, definiciones de listas personalizadas y la definición del sitio en que se basa la plantilla personalizada del sitio.

Plantilla de aplicación Plantillas de sitio de Windows Sharepoint Services que están desarrolladas para cumplir los requisitos de procesos o tareas de negocio específicos. Son publicadas por Microsoft y están disponibles para su descarga gratuita a clientes de WSS.

Sitio personalizado Sitio de Sharepoint con una interfaz de usuario modificada.

Página principal U área en la que se puede almacenar información de diseño predeterminada, como por ejemplo, el encabezado, los controles de navegación y otros menús para obtener una interfaz coherente en todo el sitio.

Páginas fantasmas Páginas cuyo contenido no se almacena en la base de datos de contenido de WSS sino que se leen de un archivo de definición del sitio. Las páginas fantasmas no han sido personalizadas.

Páginas no fantasma Páginas modificadas a partir del archivo de definición del sitio y cuyo contenido se almacena en la base de datos de contenido de WSS.

Después de la actualización del servido: inspección del sitio

Ahora llegó a la fase 2 del flujo de trabajo de actualización (consulte de nuevo la figura 1). Entre los pasos de esta fase de actualización del sitio y las plantillas se incluyen:

1. Abrir y comprobar los sitios actualizados.
2. Aplicar la página principal predeterminada.
3. Corregir problemas de características y de diseño en los nuevos sitios.
4. Guardar los sitios corregidos como nuevas plantillas de sitio de WSS 3.0.
5. Volver a implementar las nuevas plantillas de sitio de WSS 3.0 en el servidor.
6. Crear sitios a partir de plantillas de sitio reimplementadas.
7. Abrir los nuevos sitios y comprobar que funcionan según lo previsto.
8. Iniciar el proceso de limpieza.

Restablecimiento de la definición de sitio

La primera vez que abra el sitio actualizado, observará que se asemeja mucho a un sitio de WSS 2.0. Para que el sitio se asemeje más a un sitio de WSS 3.0, en primer lugar deberá restablecer la definición de sitio en el nuevo sitio WSS 3.0. Esto corregirá la mayoría de los problemas de diseño y no se perderá ningún elemento personalizado creado en los elementos web, siempre y cuando los mismos ya residan en una zona de elementos web que existe en la página de definición del sitio. Esta acción aplicará también la página principal predeterminada a todas las páginas de los sitios.

Una página principal, como su nombre lo sugiere, es un área donde se puede almacenar información de diseño predeterminada, como por ejemplo, el encabezado, los controles de navegación y otros menús para obtener un aspecto coherente. Esto permite realizar cambios de diseño en la página principal y hacer que los cambios se propaguen a través de todo el sitio. Al aplicar páginas principales, toda la funcionalidad nativa de WSS 3.0 se habilita en los sitios actualizados.

Aunque ahora el sitio tenga el aspecto y la funcionalidad de un sitio WSS 3.0 nativo, es probable que todavía se encuentren áreas problemáticas, tales como paneles de discusión, elementos web personalizados, hipervínculos y temas.

Corrección de los elementos dañados

En las plantillas de sitio actualizadas y personalizadas pueden aparecer diferentes problemas. A continuación se muestran algunos de los problemas más comunes e ideas sencillas sobre cómo corregirlos.

La hoja de estilo predeterminada de WSS 2.0 aún se aplica a un sitio. Elimine la hoja de estilos antigua de SharePoint Designer.

Faltan elementos web o se encuentran en lugares equivocados. Mueva o inserte elementos web con SharePoint Designer.

Los elementos web no funcionan correctamente. Quite los elementos web que son incompatibles con WSS 3.0 y póngase en contacto con el desarrollador de elementos web para averiguar si los elementos web correspondientes se generaron para entornos WSS 3.0.

Las listas y bibliotecas personalizadas no se ven bien. Guarde los datos existentes; vuelva a crear la lista o biblioteca personalizada e importe los datos guardados.

Las características de WSS 3.0 habilitadas no están disponibles. Puede que las capacidades de colaboración en equipo se deban activar explícitamente en las características del sitio.

Los hipervínculos ya no funcionan. Los hipervínculos codificados pueden requerir actualización manual.

El tema ha cambiado. Aplique el tema de WSS apropiado.

Casi se ha terminado

A medida que se acerca el final del proceso y todos los problemas se corrigieron, es el momento de realizar una verificación final de los sitios. Debe guardar los sitios corregidos como plantillas de sitio WSS 3.0, realizar una nueva instalación de .stp y creación de instancia del sitio (aquí también se pueden usar secuencias de comandos de gran utilidad) y, por último, abrir el sitio para comprobar que todos los problemas se han solucionado y que los sitios y .stp están listos para la distribución adicional en el entorno de trabajo.

Alternativas a la actualización

Es posible que la actualización de plantillas mediante las herramientas y los procesos automatizados descritos aquí no siempre sea el mejor método. Si usa plantillas de terceros altamente personalizadas, actualizar por su cuenta las plantillas puede resultar sumamente difícil y quizá sería preferible esperar una nueva versión de la plantilla. En otros casos, crear una plantilla totalmente nueva en WSS 3.0 y a continuación implementar las características de la plantilla anterior puede ser la mejor opción.

Plantillas de aplicación

Hay un conjunto de plantillas de aplicación desarrolladas por Microsoft disponibles para WSS 2.0 y WSS 3.0. El nuevo conjunto de WSS 3.0 incluye versiones actualizadas de algunas de las plantillas de la aplicación de WSS 2.0. Si ha estado usando cualquiera de estas plantillas, puede cargar las versiones actualizadas de WSS 3.0 en el entorno WSS 3.0.

Si ha estado usando alguna de las plantillas de aplicación de WSS 2.0 que no se actualizó para WSS 3.0, el acelerador de la solución le ofrece un conjunto de plantillas de aplicación de WSS 2.0 actualizadas para funcionar en un entorno WSS 3.0.

Resumen

El Kit de herramientas de actualización para sitios y plantillas de SharePoint resultará en un elemento muy valioso para la retención de plantillas, sitios y elementos personalizados de 2.0 en el entorno 3.0. Para obtener información adicional acerca de este tema y descargar el kit de herramientas, visite los sitios indicados en la barra lateral "Recursos de WSS".

Deseamos expresar nuestro agradecimiento a Betty Houser por sus valiosas contribuciones a este artículo y al acelerador de soluciones.

Recursos de WSS

• Herramienta de análisis previo a la actualización
• Kit de herramientas de actualización para sitios y plantillas de Windows SharePoint Services
• Actualización a Windows SharePoint Services versión 3.0 (Windows SharePoint Services 3.0 Technical Library)
• Implementación de archivos de definición de actualizaciones y definiciones de nuevos sitios

Luis Câmara Manoel es Administrador de programas en el grupo Microsoft Solution Accelerator. Hace un año que trabaja con Microsoft. Anteriormente, Luis se desempeño como director de proyectos y programas en Novell Inc. y Volera en Provo, Utah. Se puede poner en contacto con Luis en la dirección luiscam@microsoft.com.

Peter Skjøtt Larsen es Director de producto en el grupo Microsoft Solution Accelerator. Trabaja con Microsoft desde hace más de cuatro años en desarrollo y marketing. Anteriormente desarrolló software cliente y de servidor para el sector financiero, de ingeniería y telecomunicaciones. Puede ponerse en contacto con Peter en la dirección petela@microsoft.com.

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