SharePoint 2010: SharePoint de Microsoft en línea: una visión general para Enterprise profesionales de TI

  • Artículo

SharePoint Online pone a disposición en la nube todas las funciones de SharePoint para colaborar, compartir contenidos y comunicarse.

Extraído de "Microsoft SharePoint en línea: una visión general para Enterprise profesionales de TI," publicado por Microsoft Corp.

Grupo de administración de productos de Microsoft SharePoint

El éxito de cualquier empresa depende en parte de sistemas y procesos que facilitan la comunicación y colaboración. Las intranets corporativas son parte integral de hacer negocios en grandes organizaciones. Se admite la colaboración durante las 24 horas a través de límites físicos y temporales y permiten nuevos canales de comunicación con socios, proveedores y clientes.

Las tecnologías de SharePoint de Microsoft han jugado un rol importantísimo en la promoción de comunicación y colaboración. Miles de organizaciones de todo el mundo utilizan productos de SharePoint 2010 para compartir información corporativa, implementar flujos de trabajo y administración de documentos, publicar informes y realizar otras tareas vitales.

Ahora otra tecnología potente aumenta SharePoint 2010: en línea de Microsoft SharePoint. Online de SharePoint, parte de la serie de Microsoft Office 365 para soluciones de productividad en línea, proporciona una plataforma para las grandes organizaciones a mejorar y ampliar la funcionalidad de existentes "en locales" implementaciones de SharePoint utilizando servicios basados en cloud. SharePoint en línea proporciona una ubicación única e integrada donde las personas pueden:

  • Colaborar con los miembros del equipo y el exterior
  • Encontrar recursos de la organización
  • Buscar información corporativa
  • Recabar perspectivas empresariales para decisiones bien fundadas

Aunque hay diferencias entre la administración de la "en locales" y las versiones basadas en la nube de SharePoint, los profesionales de TI pueden utilizar fácilmente sus habilidades existentes en el entorno de SharePoint en línea. Su intuitiva interfaz simplifica tareas como la creación de portales y sitios de colaboración, configuración de usuarios y establecer permisos, implementar herramientas de búsqueda eficaz y crear flujos de trabajo de proceso y formas de negocios.

SharePoint Online: una breve introducción a

SharePoint Online requiere un mínimo overhead porque no hay ninguna necesidad de implementar físicamente cualquier software in situ y porque Microsoft asume gran parte de la carga operativa de la administración de la infraestructura de TI y costo extra. Como un servicio basados en cloud, las organizaciones simplemente suscripción en línea de SharePoint. Está disponible en dos versiones, ambos ofrecen a través de licencias de suscripción de usuario flexible que incluyen acceso a todo el conjunto de Office 365 o servicios individuales:

  • SharePoint Online estándar está alojado en un entorno de multitenant de hardware compartidos en centros de datos de Microsoft y está diseñado para empresas de cualquier tamaño.
  • SharePoint Online dedicada está diseñado para empresas con al menos 5.000 usuarios. Proporciona características de escala de la empresa, tales como hosting dedicado y hardware, un entorno completamente personalizable y la capacidad de implementar el código de plena confianza.

Con cualquiera de las versiones, los controladores de Microsoft principales de la gestión de determinadas funciones de infraestructura de TI, incluida la gestión de hardware del servidor, la capa de Windows Server y SharePoint Online granja. SharePoint Online está alojada por Microsoft en centros de datos redundantes, dispersos geográficamente, que se beneficia de confiabilidad y disponibilidad de misión crítica. También se rige por las mismas políticas de seguridad y protocolos que se utilizan para las aplicaciones empresariales vitales.

SharePoint Online puede servir una amplia gama de enterprise casos de uso. Por ejemplo, las organizaciones pueden ampliar una intranet existente a ubicaciones remotas, como, por ejemplo, las tomas de rama o por menor. Otros casos de uso incluyen la creación de un sitio Web externo para eventos o proyectos de tiempo limitado o sitios que ofrecen los socios o proveedores con cuidadosamente controlaba el acceso a la información corporativa, como las especificaciones del producto o suministros de inventario. Con SharePoint Online, las organizaciones pueden crear los tipos más comunes y útiles de sitios. Entre ellas se incluyen:

  • Mis sitios de: las personas utilizan estos sitios para administrar, proteger y compartir información y documentos personales y seguir las actividades de sus colegas.
  • Sitios de equipo: se utilizan para mantener sincronizados los equipos y administrar proyectos importantes. Equipos pueden utilizar estos sitios para tareas tales como almacenar común documentos y notas de la reunión, los hitos clave de seguimiento y programaciones, establecer programas de entrega de proyecto y habilitar a las comunicaciones en tiempo real entre colegas.
  • Sitios de intranet: sitios que ofrecen información, y noticias de la compañía y mantener actualizada con las últimas noticias de empresa y la información de los empleados. Las organizaciones pueden utilizar para compartir información con empleados móviles o remotos, encontrar personas y documentos importantes, compartir ideas y buscar la entrada en foros de discusión y proporcionan acceso a información acerca de los procesos corporativos importantes, políticas, capacitación y reporting.
  • Sitios de Internet público: estas pueden crearse para tareas especiales y actividades, tales como eventos o actividades de tiempo limitado como promoción, de marketing o utilizadas para proporcionar catálogos de características o funciones para los productos. Los sitios se pueden llenar con contenido de la empresa, pero minimizar o eliminan el acceso directo a la red corporativa desde fuera del firewall.

Esta variedad de posibles casos de uso y los sitios muestra cómo SharePoint en línea es ideal para implementaciones de intranet empresariales híbrido. Permite a las organizaciones crear, distribuir y proporcionar acceso a la información y las cargas de trabajo, al controlar estrechamente el acceso a datos que residen detrás de firewalls en implementaciones de SharePoint el locales o en otros sistemas de línea de negocio de forma selectiva.

Implementación y administración de SharePoint en línea

Microsoft diseñó SharePoint Online de rápida instalación, configuración y administración, a través de una interfaz intuitiva para los usuarios y administradores. Esta sección proporciona información general de los requisitos del sistema y consideraciones de implementación esenciales y explica cómo utilizar la consola de administración de SharePoint en línea para administrar usuarios y sitios.

Aquí es una lista de los requisitos de sistema y el software necesario para tener acceso a SharePoint en línea y otros de Microsoft Online Services:

Sistemas operativos:

  • Windows 7
  • Service Pack 2 de Windows Vista
  • Windows XP SP3 con llamada a procedimiento remoto (RPC) a través de la revisión HTTP
  • Windows Home Edition (admite, pero no será compatible con identidad federada)
  • Windows Server 2008
  • Apple Mac OS X 10.4 (Tiger), 10.5 (Leopard) y 10.6 (Snow Leopard)

Software de sistema:

  • Microsoft.NET Framework 2.0, 3.0, 3.4, 4
  • Cliente Java 1.4.2 (para Mac OS X)
  • Los clientes de Office: Microsoft Office 2010 o Service Pack 2 de Office 2007
  • Office 2008 para Mac y edición de servicios Web de Microsoft Entourage 2008
  • 2011 De Office para Mac y Microsoft Outlook 2011 para Mac
  • .NET Framework 2.0
  • Cliente de Microsoft Lync 2010

Aplicaciones cliente

Conector de Microsoft Online Services

Software de explorador

  • Portal en línea de Microsoft
  • Internet Explorer 7, Internet Explorer 8 o 9 de Internet Explorer
  • Aplicación Web de Outlook (incluye una versión ligera que soporta un conjunto reducido de funciones a través de casi cualquier explorador
  • Firefox 3.0 o posterior
  • Safari 3 o posterior en Mac OS X 10.5
  • Google Chrome 3 y versiones posteriores
  • Opera

Consideraciones de implementación de esencial

Una vez que una organización decide utilizar SharePoint en línea, hay varios factores de implementación esencial tener en cuenta. De alto nivel, los profesionales de TI deben:

  • Evaluar cuidadosamente qué contenido para mover de un sistema existente, si es una implementación de SharePoint en locales o algún otro sistema de TI. Tenga en cuenta el valor de movimiento cuotas de almacenamiento de contenido, anteriores, el contenido debe estar disponible para las partes externas y tipos de archivos bloqueados, como *.exe, *.vbs, *.com y *.chm que no se puede mover a SharePoint en línea.
  • Considere las ventajas de distribuir el servicio en línea de SharePoint en etapas.
  • Evaluar el ancho de banda de Internet.
  • Establecer entornos de prueba que coincidirán con el entorno de producción.
  • Definir una estrategia de metadatos antes de importar el contenido o permitir que el contenido de nuevo.
  • Generar un mapa para el sitio Web principal y subsitios.
  • Tenga en cuenta cómo los usuarios encontrarán contenido.
  • Planee una jerarquía de delegación de administración.
  • Revisar las directivas de código personalizado y presentar sus diseños de alto nivel si utilizando SharePoint en línea dedicada.

Administración en línea de SharePoint

La consola de administración de SharePoint en línea es una interfaz clara y fácil de entender que los administradores usan para administrar las colecciones de sitios y perfiles de usuario, establecer parámetros para el uso de formularios de Microsoft InfoPath y tener acceso a la herramienta de gestión de almacén de término. La consola de administración proporciona una única ubicación desde la que los administradores pueden administrar todos los sitios Web y las páginas creadas en SharePoint en línea.

Dependiendo del tamaño de una organización y el volumen de contenido, puede ser útil crear subsitios, porque SharePoint Online puede soportar cientos o incluso miles de sitios. Puede organizar sitios y subsitios en cualquier número de formas, incluyendo por departamento o equipo, por propósito funcional, por contenido, por el cliente o proyecto o por niveles de permiso o sensibilidad.

Sitios de nivel superior y subsitios, incluidos los sitios de intranet y sitios de equipo permiten diferentes niveles de control de características y configuraciones. Mediante esta jerarquía, los administradores pueden permitir a los usuarios tener un sitio de trabajo principal para todo el equipo, además de sitios de trabajo individuales y compartidos para proyectos secundarios. Además, puede crear colecciones de sitios independientes para distintas divisiones o para sitios Web externos. Cómo de separar las colecciones de sitios depende del tamaño de la organización y necesidades del negocio.

Los administradores pueden designar a las personas como propietarios de la colección de sitios y como propietarios de nivel de sitio. Esta capacidad permite a los departamentos de TI crear jerarquías de control sobre los sitios para que la administración diaria de tareas específicas se puede delegar en los departamentos o individuos más apropiado.

Las grandes organizaciones también pueden utilizar SharePoint en línea para configurar sitios Web, incluidos los sitios con nombres de dominio independiente. Para mantener el control sobre el número de sitios creados y el ancho de banda que consumen, los administradores pueden establecer políticas de creación de sitios y puede análisis periódicos de conducta para ver qué sitios se utilizan y que se puede quitar debido a la falta de uso.

Administrar usuarios

Al planear una implementación de SharePoint en línea, es importante determinar qué información es necesaria para los usuarios. Esta información se almacenará en las propiedades de perfil de usuario y debe reflejar la configuración de la política de privacidad y de la organización. Propiedades de usuario son importantes porque se utilizan para buscar usuarios, cree una audiencia que se utilizará al destinar contenido y establecen relaciones entre compañeros y grupos de trabajo.

SharePoint en línea proporciona un conjunto de predeterminada las propiedades de perfil de usuario. Los administradores deben revisar estas propiedades y las directivas que les sean aplicables antes de decidir qué propiedades adicionales para crear y las propiedades que desea mantener o quitar. Algunas propiedades de perfil de usuario se pueden indizar por búsqueda de personas, y algunos se pueden replicar en todas las colecciones de sitios.

Las propiedades del perfil de usuario predeterminado se pueden complementar con propiedades adicionales, tales como conjuntos de término y cadenas — que establecer información de clave no estarían disponible. Por ejemplo, una propiedad de perfil podría ser denominada "afición favorita" o "Especialidad" y, a continuación, asociada con el término conjunto de "ocio" o "especialidades" desde el servicio de metadatos administrados. Los usuarios que actualizan sus perfiles, a continuación, pueden seleccionar un término en el plazo establecido como un valor para su perfil. Esta información puede utilizarse en la función de búsqueda de personas para encontrar rápidamente los colegas con intereses compartidos o experiencia específicas.

Establecer permisos y grupos de seguridad

En SharePoint Online, los niveles de permiso son colecciones de permisos que permiten a los usuarios realizar un conjunto de tareas relacionadas. Por ejemplo, el nivel de permiso Lectura incluye permisos para Ver elementos, Abrir elementos, Ver páginas y Ver versiones, todas las cuales son necesarias para ver páginas, documentos y elementos en SharePoint Online. Los permisos pueden incluirse en más de un nivel de permiso. Por lo que es importante examinar qué permisos se conceden a los usuarios y grupos de usuarios, se pueden heredar permisos.

Es una buena idea evitar la asignación de permisos directamente a los usuarios individuales, porque es difícil realizar un seguimiento y administrar quién tiene acceso a sitios. En su lugar, asignar permisos a grupos y, a continuación, asignar a usuarios individuales a los grupos apropiados. Un grupo es un conjunto de usuarios que se define en el nivel de colección de sitios para facilitar la administración de permisos.

Después de crear una cuenta de usuario, un administrador podría asignar la cuenta a uno o varios grupos de seguridad. Un grupo de seguridad suele ser una colección de los empleados que se agrupan en función de sus funciones en la organización. Normalmente, todas las personas de un grupo de realizan los tipos de igual o similares de tareas, como los empleados de "Recursos humanos". Las personas de este grupo tendría permisos de seguridad para ver y trabajar con información que no está disponible para otras personas de la organización. Se recomienda que los administradores realizar análisis planificados de contenido para asegurarse de que la estructura de las asignaciones de cubre todas las maneras que los usuarios emplean SharePoint.

Importar usuarios en SharePoint Online

SharePoint Online recibe la información de perfil de usuario en uno de dos maneras: a través de identidades que se establecen durante la instalación inicial de Microsoft Online Services, o mediante la sincronización con el servicio de Active Directory en locales de la organización.

Servicio de directorio de Office 365

En el método Microsoft Online Services, servicio de directorio de la organización Office 365 proporciona sincronización unidireccional programada regularmente información del usuario. Los usuarios también pueden editar sus perfiles manualmente, normalmente a través de su página Mi perfil. Perfiles de usuario son útiles para identificar las conexiones entre los usuarios, como los jefes común, trabajo en grupo, pertenencia a grupos y sitios. Perfiles de usuario también contienen información acerca de los intereses de usuario y ayudar a los usuarios a encontrar a expertos para un área determinada mediante la característica de búsqueda de personas.

Sincronización de Active Directory

Las organizaciones con las instancias existentes de Active Directory pueden utilizar el servicio de directorio para configurar los usuarios de SharePoint en línea. Esto se consigue a través de Active Directory Federation Services (ADFS), una solución de Microsoft para la creación de soluciones de administración que extienden la implementación de una organización de Active Directory de identidad federada. Sincronización de Active Directory requiere privilegios administrativos para ambos Online de SharePoint y para la instancia de Active Directory detrás del firewall.

ADFS utiliza tecnologías de (SSO) de inicio de sesión única para autenticar un usuario en varias aplicaciones Web relacionados, incluyendo la suite completa de Office 365, durante la vida de una única sesión en línea. Para ello, ADFS compartir de forma segura identidades digitales y derechos o "afirma," a través de límites de seguridad y empresariales. Aunque ADFS permite migrar y sincronizados con SharePoint Online de los perfiles de usuario, información de Active Directory sólo va en una dirección, desde la implementación en locales de SharePoint en línea. Esto asegura que información de usuario de SharePoint en pantalla refleja los datos más actuales detrás del firewall, protegiendo la red.

Inicio de sesión en

Nota que SharePoint Online no requiere una aplicación cliente de inicio de sesión independiente, los usuarios iniciar sesión a través de una interfaz de navegador. Después de que se importan los perfiles de usuario, los usuarios acceso a SharePoint en línea con sus credenciales de Windows Live ID o de su inicio de sesión de Active Directory.

Administración continua de usuario

Administración diaria de los usuarios de SharePoint en línea es sencilla. La consola de administración le permite conceder o denegar el acceso al servicio seleccionando o eliminar usuarios. Los administradores también pueden conceder derechos administrativos a usuarios adicionales, designar los usuarios como propietarios de la colección de sitios o establecer los permisos y niveles de licencia para usuarios estándar o remotos.

Adición de usuarios externos

SharePoint Online también permite a las organizaciones colaborar con los usuarios fuera de la organización otorgando permiso para tener acceso a recursos en los sitios internos. Esta capacidad está pensada principalmente para simplificar el documento y el intercambio de información y no cumple con los requerimientos empresariales típicas de una solución completa de extranet.

Para permitir que estos usuarios externos tener acceso a un sitio de SharePoint en línea, un administrador debe habilitar el recurso compartido de administrar por la función de correo electrónico en el centro de administración de SharePoint. Esto le proporciona a cada administrador de la colección de sitios en el entorno de la opción Habilitar compartida externos en sus sitios. Los administradores de colección de sitios, a continuación, pueden permitir que las invitaciones de usuario externo para sus colecciones, después de que los diseñadores y propietarios de sitio pueden enviar una invitación por correo electrónico a los usuarios externos para tener acceso a sus sitios. Es una buena idea para realizar análisis periódicos y comprobaciones de seguridad para ocultar o eliminar sitios no utilizados o antiguos y para garantizar que los individuos no dispone de acceso no autorizado a un sitio.

Sólo los usuarios externos con un nombre de usuario válido de Windows Live ID y una contraseña, o Microsoft Online Services ID — puede tener acceso al sitio y la invitación expira después de un uso. Una vez que un usuario externo es un miembro o un visitante de un sitio, que el usuario puede agregarse a cualquier otro sitio en cualquier otra colección de sitios en el entorno.

Soluciones empresariales

SharePoint en línea incluye una gran cantidad de características que permiten a las organizaciones implementar y utilizar aplicaciones, herramientas y soluciones que refuerzan las comunicaciones y colaboración entre los usuarios y mejorar los procesos empresariales.

Hay también un amplio conjunto de herramientas y soluciones que están disponibles para su uso inmediato. Estos incluyen blogs, wikis y foros de discusión; calendarios; contenido etiquetado; Diagramas de Visio; y la posibilidad de modificar las bases de datos de Microsoft Access.

SharePoint en línea proporciona una consola de administración intuitiva donde profesionales de TI pueden crear sitios, provisioning de usuarios y admitir trabajo personalizado en sitios y soluciones de negocio. No se ha diseñado para reemplazar las implementaciones de SharePoint en locales. En su lugar, proporciona a los profesionales de TI una plataforma para responder a las necesidades del negocio con un costo mínimo y recursos de TI. También proporciona una excelente oportunidad para las organizaciones para probar la viabilidad de basados en cloud computing para operaciones fundamentales del negocio y para planear la interacción de los-locales y procesos en línea.

Al igual que con todas las ofertas de 365 de Office, los administradores de TI mantener el control. Los equipos de TI administración el programa de instalación, personalización y el acceso a SharePoint en línea. También puede delegar autoridad para tareas específicas a través de controles de acceso basados en papel o RBACs. Además, Microsoft trabaja con un conjunto de proveedores que se especializan en la administración y creación de soluciones personalizadas para las implementaciones de SharePoint en línea. Con SharePoint Online, los profesionales de TI con un servicio de cloud de bajo riesgo y de bajo costo para mejorar considerablemente las operaciones del negocio.

Descargar la guía completa aquí.

Recursos adicionales

Microsoft ha desarrollado recursos adicionales para los profesionales de TI está considerando SharePoint:

SharePoint socios en línea

Microsoft está trabajando con un grupo selecto de socios que están especializados en administrar y desarrollar soluciones personalizadas de SharePoint en línea. Ir aquí para tener acceso a la lista actual.

SharePoint en línea: Información detallada

Utilice estos vínculos para obtener más información acerca de SharePoint en línea y de la suite de Office 365:

Office 365: introducción y suscripción.

Cómo comprar Office 365: Conozca las diferencias entre comprar directamente desde Microsoft o a través de socios y descargar un PDF en la comparación de ofertas de servicios en línea.

SharePoint Online: una visión general para las empresas.

Centro de recursos de desarrollo de SharePoint Online: proporciona acceso a una variedad de recursos, incluida la planificación de las guías, blogs, ayuda para el usuario final y artículos para los desarrolladores.

Administración de SharePoint en línea— proporciona SharePoint en línea para la administración de Office 365 y la información de planificación para los profesionales de TI.

Guía de planificación en línea en SharePoint— detallada guía de planificación e implementación.

Planificación de la infraestructura y las guías de diseño para los servicios en línea: sitio Web de TechNet este es un buen sitio cuando vaya a utilizar SharePoint en línea.

SharePoint en línea para los trabajadores de información— discusión General y asistencia para IWs.

Planear la transición de 365 Office: una breve introducción con vínculos a recursos de fondo.

Sitio de la Comunidad de Office 365: información General y discusiones.