Noticias destacadas de utilidad: Creación segura de copias de seguridad de archivos PST
La herramienta gratuita de copia de seguridad en las carpetas personales de Microsoft puede ayudarle a hacer copias de seguridad periódicas de archivos PST de los usuarios.
Lance Whitney
Copia de archivos PST de Outlook de Microsoft es lento, pero esencial. Si su organización utiliza Outlook, tendrás que hacerlo en algún momento. A menos que almacenar archivos PST de los usuarios directamente en un servidor, son probablemente mantuvo en cada equipo individual donde puede ser perdidos o dañados por una variedad de razones. Copia de seguridad de las carpetas de archivo de correo electrónico importantes, Microsoft ofrece la utilidad de copia de seguridad de carpetas personales gratis.
Copia de seguridad de carpetas personales es una consola, pero siempre un goody. Esta herramienta puede hacer backup de un archivo PST completo a intervalos regulares, como hay espacio disponible en la ubicación de copia de seguridad. De forma predeterminada, sólo es totalmente compatible con Outlook 2002, 2003 y 2007. Un hack de registro breve hará trabajar con Outlook 2010, por lo que le preguntará si desea respaldar su PST.
Veamos primero probarlo en una sola computadora con Outlook. Descargue la herramienta de copia de seguridad de carpetas personales de El centro de descarga de Microsoft e instale el archivo pfbackup.exe.
Si está utilizando Outlook 2002, 2003 o 2007, puede abrir Outlook después de que la herramienta ha terminado de instalar. Si está utilizando Outlook 2010, deberá leer el documento de soporte de Microsoft, "Cómo habilitar el complemento de copia de seguridad de carpetas personales trabajar con Outlook 2010," o siga estos pasos:
- Abra el Editor del registro (regedit.exe) como administrador.
- Desplácese hasta la subclave siguiente:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\Addins\Microsoft.Outlook Backup.1. - Haga clic en el menú Edición, seleccione Nuevo y seleccione valor DWORD o valor DWORD (32 bits).
- Cambiar el valor a RequireShutdownNotification.
- Haga doble clic en el nombre del nuevo valor y cambiar los datos del valor a 1. Haga clic en Aceptar.
- Cierre el Editor del registro y abra Outlook 2010.
Después de abrir Outlook, necesita buscar el nuevo comando de copia de seguridad. En Outlook 2002, 2003 y 2007, haga clic en el menú Archivo y seleccione copia de seguridad. En Outlook 2010, necesitará hacer clic en la opción de Add-Ins en la parte superior para mostrar la cinta de complementos. Haga clic en el comando de copia de seguridad.
Debería ver la herramienta de copia de seguridad en las carpetas personales de Outlook aparecen (véase figura 1). Haga clic en el botón Opciones. En la ventana de opciones de copia de seguridad, puede establecer un aviso para que Outlook le avisan para que se ejecute una copia de seguridad. Puede establecer la duración de cualquier lugar de 1 a 999 días, pero el valor predeterminado de siete días probablemente funcionará bien en la mayoría de los casos.
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Figura 1 copia de seguridad de carpetas personales le permite establecer la duración recordatorio.
Verá los nombres de su archivo PST o archivos en la ventana de opciones de copia de seguridad (véase figura 2). La mayoría de los usuarios puede tener sólo un único archivo para sus cuentas corporativas. Algunos pueden tener dos archivos PST: uno para correo electrónico más reciente y un archivo archivado de correo más antiguo. Si ese es el caso, puede respaldar ambos archivos.
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Figura 2 puede seleccionar qué archivos PST que desee hacer copia funciona
Por último, deberás establecer la ubicación de almacenamiento para las copias de seguridad. Esto puede ser un tema espinoso en muchas organizaciones, como archivos PST de los usuarios a menudo pueden crecer para consumir varios gigabytes. Encontrar un lugar para albergar a todos los backups pesados puede ser problemático.
Dependiendo del tamaño de su organización y la cantidad de espacio libre en sus servidores, tal vez desee configurar las ubicaciones de copia de seguridad en un recurso compartido de red. Esto podría ser parte de red personal del usuario. Otra opción es que los usuarios hasta seguras unidades USB u otro medio portátil. Incluso puede optar por almacenar copias de seguridad de usuario de escritorio en un servidor y laptop copias de seguridad en un dispositivo portátil. De cualquier manera, considerar cuidadosamente sus planes de almacenamiento de copia de seguridad para asegurarse de que adapten a sus necesidades.
Escriba o busque la ubicación que has elegido para las copias de seguridad. Después de realizadas las selecciones para cerrar la ventana de opciones de Backup, haga clic en Aceptar. Deseará probar la copia de seguridad haciendo clic en el comando Guardar copia de seguridad. Outlook le dirá que necesita salir antes de que puede hacer backup de las carpetas personales (véase figura 3).
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Figura 3 deberás cerrar Outlook antes de comprometerse a una ubicación de almacenamiento para las copias de seguridad.
El siguiente paso es salir de Outlook. Debería ver un cuadro de diálogo estándar de copia de archivos de Windows que muestra que el archivo PST se copian en la ubicación de copia de seguridad (véase figura 4).
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Figura 4 al salir, copia de seguridad de carpetas personales copiará los archivos PST seleccionados.
Una vez que el archivo se copia, se puede comprobar la ubicación de copia de seguridad para garantizar que el PST fue copiado de hecho plenamente. También puede abrir Outlook y vuelva a ejecutar la herramienta de copia de seguridad. Esta vez, haga clic en Open Backup. Elija el archivo PST de copia. A continuación, agregará la copia de seguridad como un archivo de datos separados a Outlook, que puede navegar para confirmar que todas las carpetas correctas y mensajes fueron respaldados.
Siempre puede abrir la copia de seguridad, para recuperar un correo electrónico individual que se ha perdido o eliminado o recuperar toda la carpeta en caso el PST principal es perdido o dañado. También manualmente, puede respaldar el PST en cualquier momento. Incluso si haces esto, todavía recibirá un recordatorio de copia de seguridad basada en el número de días que seleccionó en la ventana de opciones de copia de seguridad.
Después de que has probado con éxito la herramienta de copia de seguridad de carpetas personales en un solo ordenador, es el momento de distribuir a los usuarios. Puede agrupar el archivo pfbackup.exe y el hack del registro para Outlook 2010 en un guión automatizado e instalar a través de una secuencia de comandos de inicio de sesión u otro método de implementación. Por supuesto, también tendrá que explicar a los usuarios cómo ejecutar la herramienta una vez que está instalado.
Configuración de la herramienta, encontrar el espacio de copia de seguridad y obtener de los usuarios para respaldar su archivos PST pueden requerir una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo. Pero cuando se piensa cuánta información vital sobre los usuarios almacenan en Outlook estos días, necesita asegurarse de que se copia información sobre una base regular.
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Lance Whitney es un escritor, entrenador de software y consultor de TI. Ha pasado cientos y cientos de horas trabajando con estaciones de trabajo y servidores de Windows. Originalmente un periodista, hizo un salto ciego en el mundo de TI en los primeros 90.