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Administración de problemas, riesgos y documentos en Project Web App

 

Se aplica a: Project Server 2010

Última modificación del tema: 2012-01-06

Resumen: A continuación se describe el sexto artículo de una serie de ocho acerca de cómo usar Microsoft Project Web App con los datos de Microsoft Project Server 2010 para realizar tareas relacionadas con la administración de proyectos.

Se aplica a:  Project Server 2010 | Project Web App

En este artículo:

  • Introducción a la administración de problemas, riesgos y documentos

  • Riesgos del proyecto

  • Problemas del proyecto

  • Documentos del proyecto

Introducción a la administración de problemas, riesgos y documentos

Las ventajas de la EPM Solution son las capacidades de colaboración que ofrece el producto con los componentes que se han incluido en este conjunto de soluciones. Estas funciones de colaboración se ven mejoradas gracias al uso de Microsoft SharePoint Foundation como marco de la administración de la colaboración del equipo.

Los artefactos de los proyectos como, por ejemplo, los riesgos, los problemas o la documentación pueden almacenarse, vincularse y adjuntarse a diferentes proyectos o tareas. Cuando se publica un plan de proyecto en el entorno de Microsoft Project Professional 2010, se crea automáticamente un sitio de proyecto (subsitio). Cada subsitio se crea según sus propias bibliotecas, por lo que es posible vincular riesgos, problemas y documentos.

Cuando use Microsoft Project Server 2010, dispondrá de las siguientes características de colaboración:

  • Riesgos   La administración de riesgos implica la identificación proactiva y el seguimiento de eventos y condiciones que pueden afectar a la futura planificación de un proyecto. Los riesgos pueden clasificarse según su gravedad y es posible asignar una estimación de la probabilidad con la que pueden producirse.

  • Problemas   Los problemas pueden usarse para llevar a cabo un seguimiento de los elementos de trabajo que no se identifiquen fácilmente como asignaciones o tareas de proyectos. Los jefes de proyecto, jefes de recursos y responsables de equipo pueden determinar si los problemas afectarán al proyecto para, de este modo, identificar estrategias de administración de dichos problemas y evitar que se conviertan en problemas mayores.

  • Documentos   Las bibliotecas de documentos ofrecen una ubicación donde los miembros del equipo pueden colaborar y compartir documentos, u otros artefactos del proyecto, con el resto de miembros del equipo.

  • Sitio del proyecto   Puede existir un sitio del proyecto para cada proyecto guardado en la base de datos de Project Server. El sitio del proyecto ofrece características de colaboración adicionales (como, por ejemplo, anuncios, alertas o entregas, así como la posibilidad de vincular estos elementos a las tareas del proyecto), ya que ofrece un sitio web para cada proyecto. De este modo, las capacidades de SharePoint Foundation están disponibles para el equipo del proyecto.

Como jefe de proyecto, es importante que sepa cómo entender y administrar las capacidades de colaboración de los sitios del proyecto que administre.

Riesgos del proyecto

Los riesgos son eventos o condiciones que pueden tener un efecto positivo o adverso en el resultado de un proyecto. En muchos aspectos, la administración de riesgos es de vital importancia para el éxito de la administración de proyectos. La administración de riesgos implica la identificación proactiva y el seguimiento de eventos y condiciones que pueden afectar a la futura planificación de un proyecto. Es necesario distinguir entre la identificación de los riesgos y el seguimiento de los problemas, ya que lo primero implica la identificación de un evento o condición que puede afectar al resultado de un proyecto, mientras que el seguimiento implica el seguimiento de un efecto real en el resultado del proyecto. Los riesgos pueden existir en el presente y pueden tener una probabilidad de que sucedan del 100 por cien. Los riesgos también pueden existir en el futuro a largo plazo y pueden tener una probabilidad de convertirse en un factor de peso en el ciclo de vida del proyecto del 100 por cien.

Es posible enviar los riesgos del proyecto y realizar un seguimiento de estos en el sitio del proyecto. De este modo se permite una mayor comunicación entre los miembros del equipo, ya que pueden disponer de un repositorio central. Es posible tener acceso a los riesgos mediante Microsoft Project Web App (PWA).

Adición de riesgos del proyecto

Use el procedimiento siguiente para agregar un riesgo del proyecto mediante Project Web App.

Para agregar un riesgo del proyecto

  1. Desde el Centro de proyectos, seleccione el proyecto y haga clic en el botón Sitio del proyecto. A continuación, haga clic en el proyecto en el que se almacenará la información acerca del riesgo.

  2. Cuando se abra el sitio del proyecto, haga clic en la opción Riesgos en Inicio rápido.

  3. Una vez abierta la página Riesgos, haga clic en Agregar nuevo elemento.

  4. Especifique la información acerca del riesgo en la plantilla de riesgo (el administrador del sistema puede modificar esta plantilla).

  5. Es posible adjuntar un archivo a este riesgo, o bien Vincular elementos al riesgo. Para ello, seleccione el botón asociado en la cinta de opciones Riesgo.

Visualización y administración de riesgos

Use el procedimiento siguiente para ver los riesgos de un proyecto que tenga asignado. Cuando visualice el riesgo, tendrá la posibilidad de modificar el riesgo como, por ejemplo, con la adición de un elemento, la eliminación o administración de permisos.

Para ver los riesgos que tenga asignados

  1. Desde el Inicio rápido de Project Web App, haga clic en Problemas y riesgos.

  2. Haga clic en el nombre del proyecto que contenga el riesgo que desea abrir.

  3. Desde la página Riesgos del sitio del proyecto, elija el riesgo que desea ver o modificar.

  4. Es posible Agregar un elemento nuevo, Editar el riesgo, Eliminar el riesgo, Administrar permisos en el formulario o establecer una alerta mediante los mecanismos de notificación de SharePoint Foundation, si están habilitados.

Problemas del proyecto

El seguimiento de los problemas puede ser una parte importante de la administración del proyecto. Los problemas se usan para capturar elementos del trabajo que no se pueden identificar fácilmente en las asignaciones o tareas del proyecto. Los miembros del equipo y los jefes de proyecto pueden usar la página Problemas del sitio del proyecto. Los jefes de proyecto, jefes de recursos y responsables de equipo pueden determinar si los problemas afectarán al proyecto y pueden identificar estrategias de administración de dichos problemas antes de que los problemas se conviertan en problemas mayores.

Adición de problemas de proyecto

Use el procedimiento siguiente para agregar un problema de proyecto mediante Project Web App.

Para agregar un problema de proyecto

  1. Desde el Centro de proyectos, seleccione el proyecto y haga clic en el botón Sitio del proyecto. A continuación, haga clic en el proyecto del que desea almacenar la información de problemas.

  2. Cuando se abra el área de trabajo del proyecto, haga clic en la opción Problemas en Inicio rápido.

  3. Una vez abierta la página Problemas, haga clic en Agregar nuevo elemento.

  4. Especifique la información acerca del problema en la plantilla de problema (el administrador del sistema puede modificar esta plantilla).

  5. Al igual que con los riesgos, es posible adjuntar un archivo a este riesgo, o bien Vincular elementos al problema.. Para ello, seleccione uno de los botones de la cinta de opciones Problemas.

Visualización y administración de problemas

Use el procedimiento siguiente para ver los problemas de un proyecto que tenga asignado. En la página de detalles del problema, dispondrá de opciones para agregar elementos al problema, eliminar el problema y administrar los permisos del problema.

Para ver los problemas que tenga asignados

  1. Desde la página de inicio de Project Web App, haga clic en Problemas y riesgos.

  2. Haga clic en el Asunto de proyecto que desea abrir.

  3. Desde la página Problemas, seleccione el problema que desea ver o modificar.

  4. Es posible Agregar un elemento nuevo, Editar el problema, Eliminar el problema, Administrar permisos en el formulario o establecer una alerta mediante los mecanismos de notificación de SharePoint Foundation, si están habilitados.

Documentos del proyecto

Project Server 2010 integra la administración de documentos en el proceso de administración general del proyecto mediante la incorporación de la característica de biblioteca de documentos de SharePoint. Es posible asociar una biblioteca de documentos a cualquier proyecto que se haya publicado en la base de datos de Project Server. Además, proporciona a los miembros del equipo una ubicación donde pueden colaborar y compartir documentos (incluido documentos de Microsoft Word, Microsoft Excel, así como muchos otros formatos de documentos) fuera de un proyecto. Además de las bibliotecas de documentos, es posible usar una biblioteca pública para almacenar documentos relacionados con los proyectos de su organización.

Para tener acceso a la característica de administración de documentos de Project Server 2010, haga clic en el vínculo Bibliotecas de Project Web App y seleccione Documentos compartidos. O bien, puede ir directamente al sitio del proyecto desde Project Web App. Es posible crear bibliotecas de documentos para todos los proyectos que se hayan publicado en el sitio del proyecto. Los documentos se usan para capturar información no estructurada y relacionada con el proyecto que no está disponible en los proyectos normales.

Adición de documentos de proyecto

Use el procedimiento siguiente para agregar un documento a una biblioteca de documentos de un sitio de proyecto.

Para agregar un documento del proyecto

  1. Desde el Centro de proyectos, seleccione el proyecto del que desea abrir el sitio del proyecto y haga clic en el botón Sitio del proyecto en la cinta de opciones.

  2. Cuando se abra el sitio del proyecto, haga clic en la opción Documentos del proyecto en Inicio rápido.

    Se abre la página Documentos del proyecto.

  3. Una vez abierta la página Documentos del proyecto, haga clic en Agregar documento para cargar o importar uno o varios archivos a la lista de documentos. También puede modificar la configuración de la lista y del proceso con los permisos correctos. Para ello, haga clic en la pestaña Biblioteca, Configuración de biblioteca.

  4. Desde ahí, podrá Ver, Editar propiedades, Administrar permisos, Editar o Eliminar el documento, además de usar la opción Enviar a, en caso de que el uso del correo electrónico esté habilitado, Desproteger (función de Servicios de SharePoint que se usa para administrar el control de versiones) o establecer alertas (para las revisiones de los documentos).