Compartir a través de

Guía básica para la administración de documentos

  • Artículo

En este artículo:

  • Antes de comenzar

  • Creación de tipos de contenido

  • Creación de bibliotecas de documentos

  • Asociación de tipos de contenido a bibliotecas de documentos

  • Adición de contenido a bibliotecas de documentos

  • Administración de permisos de contenido

Las características de administración de documentos de Microsoft Office SharePoint Server 2007 permiten controlar el ciclo de vida de los documentos de la organización incluido cómo se crean, revisan y usan los documentos, dónde se almacenan y cómo se eliminan o conservan. Un sistema de administración de documentos bien diseñado:

  • Organiza el contenido de una forma lógica.

  • Facilita la estandarización de la creación y presentación de contenido en una empresa.

  • Permite que los usuarios encuentren y compartan información con facilidad.

  • Facilita el control sobre el contenido.

Esta guía básica proporciona vínculos a artículos web, notas del producto, cursos, entradas de blog y herramientas que le ayudarán a implementar las características de administración de documentos del sitio basado en Office SharePoint Server 2007.

Los recursos que aparecen en esta página se organizan en la misma secuencia en que debe implementar las características de administración de documentos del sitio:

  1. Creación de tipos de contenido.

  2. Creación de bibliotecas de documentos.

  3. Asociación de tipos de contenido a bibliotecas de documentos.

  4. Adición de contenido.

Además de los recursos que aparecen en esta página, use la siguiente guía básica para obtener más información acerca de otras características que contribuyen a su solución de administración de documentos:

  • Guía básica para flujos de trabajo

    Los flujos de trabajo implementan procesos de negocio en los documentos de Office SharePoint Server 2007. Si necesita ayuda para diseñar e implementar flujos de trabajo, vea esta guía básica.

  • Guía básica para sitios y subsitios

    Su arquitectura de la información se implementa como un conjunto de bibliotecas de documentos en todo un conjunto de sitios y subsitios. Si necesita ayuda para implementar la arquitectura de la información, use los recursos que aparecen en esta página.

  • Guía básica para la administración de registros

    Esta página de guía básica proporciona vínculos a artículos web, notas del producto, cursos, entradas de blog y herramientas que le ayudarán a implementar las características de administración de registros de Office SharePoint Server 2007.

Antes de comenzar

Antes de implementar las características de administración de documentos en el sitio de SharePoint, repase los siguientes temas de introducción, que describen las capacidades de administración de documentos de Office SharePoint Server 2007 y las opciones de personalización disponibles para arquitectos de sitios, diseñadores, creadores y programadores:

Creación de tipos de contenido

Los tipos de contenido permiten administrar los metadatos y el comportamiento de un tipo de documento o elemento de lista de una forma centralizada y reutilizable. Un conjunto de tipos de contenido diseñado cuidadosamente fomenta la coherencia entre los documentos de la empresa y permite aplicar reglas empresariales a los documentos. Por ejemplo, se puede especificar cómo debe aprobarse para publicación un tipo de documento o cómo se deben auditar las acciones de un documento.

Para crear tipos de contenido eficaces:

  1. Defina el conjunto de metadatos que desea usar en todos los tipos de contenido. Para cada propiedad de metadatos única, defina una columna en la Galería de columnas de sitio. Al centralizar las definiciones de columna, se fomenta la coherencia de los metadatos en toda la empresa.

  2. Determine la jerarquía de los tipos de contenido que se van a implementar.

  3. Agregue columnas a cada tipo de contenido.

  4. Agregue directivas de administración de información a cada tipo de contenido. Puede definir un conjunto global de directivas o agregar las directivas directamente a los tipos de contenido.

  5. Asocie flujos de trabajo a los tipos de contenido.

  6. Para los tipos de contenido de documentos, agregue una plantilla predeterminada para los documentos de cada tipo.

Para obtener más información acerca de las técnicas para crear tipos de contenido, vea los siguientes recursos:

Definición de columnas

Las columnas que se usan en toda la colección de sitios se definen en la Galería de columnas de sitio en el sitio de nivel superior de la colección de sitios. Para obtener más información acerca de las técnicas para definir columnas, vea los siguientes recursos:

Adición de metadatos

Se pueden agregar metadatos a un tipo de contenido mediante la adición de columnas de la Galería de columnas de sitio o mediante la creación de nuevas columnas directamente en la definición del tipo de contenido. Para obtener más información acerca de las técnicas para definir metadatos en un tipo de contenido, vea los siguientes recursos:

Adición de directivas de administración de información

Una directiva de administración de información es un conjunto de reglas para un tipo de contenido. Cada regla de una directiva es una característica de directiva. Por ejemplo, una característica de directiva de administración de información podría especificar el tiempo que debe conservarse un tipo de contenido o podría proporcionar una auditoría de documentos. Se pueden definir las directivas de administración de información en la galería Directivas de colección de sitios y, a continuación, aplicarlas a los tipos de contenido, o se puede definir una directiva de administración de información directamente dentro de una definición de tipo de contenido.

Para obtener más información acerca de las técnicas para definir directivas de administración de información, vea los siguientes recursos:

Asociación de flujos de trabajo

Al asociar un flujo de trabajo a un tipo de contenido, se garantiza que el flujo de trabajo estará disponible para su uso con cualquier elemento de ese tipo. Para obtener más información acerca de las técnicas para asociar un flujo de trabajo a un tipo de contenido, vea los siguientes recursos:

Nota

También se puede asociar un flujo de trabajo directamente a una biblioteca de documentos. De esta forma, el flujo de trabajo está disponible para su uso con elementos de cualquier tipo de la biblioteca de documentos.

Si necesita ayuda para diseñar e implementar flujos de trabajo, vea Guía básica para flujos de trabajo.

Creación de bibliotecas de documentos

Las bibliotecas de documentos son ubicaciones de un sitio donde los usuarios pueden crear, recopilar, actualizar y administrar documentos. Las bibliotecas de documentos se diseñan e implementan para administrar el almacenamiento de contenido y para aumentar el nivel de la arquitectura de la información que se ajusta a las necesidades del sitio. Para obtener más información acerca de las técnicas para crear bibliotecas de documentos, vea los siguientes recursos:

Asociación de tipos de contenido a bibliotecas de documentos

Se pueden asociar varios tipos de contenido a una biblioteca de documentos. Al hacerlo, se especifica que la biblioteca puede contener elementos de ese tipo de contenido y que el comando Nuevo de esa biblioteca permitirá a los usuarios crear nuevos elementos de ese tipo. Para obtener más información acerca de las técnicas para asociar un tipo de contenido a una biblioteca de documentos, vea los siguientes recursos:

Adición de contenido a bibliotecas de documentos

Para obtener más información acerca de las técnicas para agregar contenido a una o más bibliotecas de documentos, vea los siguientes recursos:

Administración de permisos de contenido

Para obtener más información acerca de las técnicas para controlar el acceso al contenido del sitio, vea los siguientes recursos:

Descarga de este libro

Este tema se incluye en el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresión:

Vea una lista completa de los libros disponibles en la sección de libros descargables para Office SharePoint Server 2007.

Vea también

Conceptos

Planeación de Information Rights Management

Otros recursos

Creación o edición de un panel de información de documentos personalizado desde Office SharePoint Server 2007
Blog de SharePoint de Joel Oleson (en inglés)
Blog del equipo de Productos y Tecnologías de SharePoint (en inglés)
Comunidad de Productos y Tecnologías de SharePoint
Blog del equipo de administración de contenido empresarial (ECM) de Microsoft (en inglés)